Расчёт отпускных при неполностью отработанных днях

В ст. 114 ТК РФ сказано, что каждый работник, который официально трудоустроен, имеет право на отпуск. Продолжительность отпуска на «общих» основаниях – 28 календарных дней. Но есть категории работников, которые имеют право на дополнительный отпуск.

Кроме того, отпуск должен быть оплачен работодателем, исходя из среднего заработка за последний год. Речь идёт не о календарных годах, а о рабочих.
Каждый рабочий год начинается с даты, когда сотрудник заключил с работодателем трудовой договор.

Ежегодный отпуск каждого сотрудника оплачивается работодателем. Но далеко не каждый работник знает, как правильно рассчитывается компенсация за отпуск. Сумма отпускных зависит от заработка сотрудника за последний его рабочий год, а также от количества фактически отработанных им дней в этом году. Заработная плата с прошлых мест работы не учитывается.

При расчёте годового заработка конкретного сотрудника учитываются все «трудовые» выплаты:

заработная плата;
официальные премии, которые прописаны в трудовом договоре;
различные компенсации и выплаты.

Не учитываются следующие выплаты:

материальная помощь;
компенсация за обед и проезд;
выплаты по больничному листу;
выплаты в период отпуска по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком до 1,5 лет;
другие выплаты.

Формула для расчёта отпускных следующая:
Отп = сред. Зарпл. * кол-во дней отпсука, где Отп – сумма отпускных, а сред. Зарпл. – это средний дневной заработок сотрудника за последний рабочий год.

Средний заработок конкретного сотрудника за последний отработанным им рабочий год рассчитывается по следующей формуле:
Ср. зарпл = Д / 12 / 29,3, где Д – общая сумма годового дохода, 12 – количество месяцев в году, а 29, 3 – среднее количество дней в году. Эта величина постоянная и установлена она Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённой Постановлением Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 года. В 2018 году постоянная величина 29,3 используется для расчёта отпускных только при полностью отработанных месяцах.

Право на отпуск возникает уже через полгода непрерывной работы у этого работодателя. В данном случае, отпуск предоставляется авансом. Если работник решит уволиться, то из его заработной платы вычтут часть отпускных, которую он ещё не «заработал».
За полгода работы сотрудник «накапливает» 14 календарных дней отпуска, а за полный год – 28 календарных дней.

Начиная со 2-го рабочего года, отпуск будет предоставляться каждые 11 месяцев, строго по графику отпусков. Он должен быть составлен и подписан в конце календарного года на следующий календарный год.

Но не всё время работы может учитываться при расчёте стажа, дающего право данному сотруднику уйти в отпуск. На практике может получить так, что по документам сотрудник отработал рабочий год, но не заработал на полный, 28 – дневный отпуск.

В стаж, дающий право на отпуск, согласно ст. 121 ТК РФ, не входят:

периоды, когда сотрудник фактически отсутствовал на работе без уважительных причин;
периоды по уходу за детьми, до достижения ими 3 лет.

При расчёте стажа на дополнительный отпуск, учитывается только фактически отработанное время в условиях, перечисленных в ст. 116 ТК РФ. В таких случаях придётся считать отпускные, когда дни отработаны не полностью. Но расчёт производится в фактически отработанных днях.

Для того чтобы рассчитать, сколько дней отпуска сотрудник наработал за определённый период, необходимо воспользоваться формулой: (М * К) / 12, где М – количество месяцев, отработанных фактически, К – количество дней отпуска, а 12 – количество дней в году.
Например, сотрудник уходит в отпуск, но при этом он фактически отработал у данного работодателя 8 месяцев и 17 дней. По правилам округления, он отработал полные 9 месяцев. Таким образом, он наработал:
(9 * 28) / 12 = 21 календарный день

Если месяц отработан не полностью, то нужно пользоваться правилами округления. То есть, если в текущем месяце сотрудник отработал менее 14 календарных дней, то округление будет в меньшую сторону. Если же больше 14 дней, то - в большую. Например, он отработал 7 месяцев и 9 дней. По правилам округления, для расчёта будет использовано 7 полных месяцев. Если же он отработал 7 месяцев и 20 дней, то будет использовано 8 полных месяцев.

Если расчетный период отработан не полностью, то средний доход такого сотрудника за 1 день рассчитывается по формуле:
Д / (29,3 * число полных месяцев и дней), где Д – это доход сотрудника за отработанным им рабочий год.

Как рассчитать дни расчетного периода для отпуска

На практике редко случается так, что сотрудник полностью отрабатывает 12 календарных месяцев. Он может болеть, уехать в командировку или «гулять» очередной отпуск. То есть, иметь в расчётном периоде дни, когда ему начислялся средний заработок. В расчетное время для отпускных эти периоды не входят.

Кроме того, нужно считать, что месяц отработан не полностью при следующих ситуациях:

в данном месяце сотрудник имеет 4 дня больничного, но при этом он работал 4 субботы. В этом календарном месяце 22 рабочих дня, и сотрудник отработал 22 рабочих дня. Но считать месяц полностью отработанным нельзя, так как при расчёте среднего заработка не учитываются дни больничного. И не важно, что сотрудник имел переработки;
сотрудник устроился на работу 9 января, сразу после новогодних праздников. За январь ему начислили полный оклад, так как он отработал все рабочие дни в данном месяце. Но такой месяц полностью отработанным считать нельзя, и не важно, что с 1 по 9 января были выходные дни.

Количество отработанных дней при расчете отпускных

Для расчёта необходимо знать, как считать календарные дни расчетного периода. Нужно учитывать все дни, когда сотрудник фактически находился на рабочем месте. Перечень всех исключаемых периодов можно найти в п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 года № 922.
Если год отработан не полностью, то сотрудник получит сумму отпускных меньше, чем сотрудник с таким же окладом.

Дни расчетного периода для отпуска

Например, сотрудник уходит в отпуск, отработав 5 месяцев и 16 дней. Его доход за последний рабочий год – 235 000 рублей. Его среднедневной заработок будет:
(235 000 / (29,3 * 5 + 16) = 1 446,2 рубля

За это время он заработал (6 * 28) / 12 = 14 дней отпуска. Поэтому на руки он получит 1 446, 2 * 14 = 20 246, 8 рублей

С чего начать процедуру расчета отпускных

В большинстве случаев расчетом точной суммы отпускной выплаты занимается отдел бухгалтерии в организации. Размер каждой выплаты устанавливается в индивидуальном порядке и может зависеть от различных показателей. Наиболее важными из них являются следующие:

Заработок сотрудника, который он получает ежемесячно. Именно на основании данного показателя происходит определение другой важной величины – среднего заработка за соответствующий расчетный период.
Количество отпускных дней, которые оформляются служащим. Как известно, стандартная продолжительность регулярного отдыха составляет ровно 28 календарных дней. Однако иногда сотрудниками оформляются периоды совершенно иной продолжительности. Например, некоторым служащим положены регулярные дополнительные дни отдыха. Помимо этого, иногда подчиненные разбивают свой отпуск на несколько частей. В любом случае, чем больше отпускных дней оформляется подчиненным – тем на больший размер компенсации сможет претендовать служащий.

Для грамотного определения точной суммы отпускных ответственному лицу необходимо знать об установленном алгоритме данной процедуры. В частности, начальным этапом в ней будет являться выделение учетного периода. По стандартным правилам, таким периодом будут являться последние 12 месяцев, в которые служащий исполнял свои профессиональные обязательства в данной организации.

Однако иногда на практике можно встретить и такие ситуации, при которых стаж работы подчиненного в текущей инстанции не достиг минимальной отметки в 12 месяцев. Как известно, право на оформление отпуска возникает у сотрудника спустя полгода работы после официального трудоустройства. Следовательно, даже если подчиненный еще не отработал год, у него все равно уже будет иметься полноценное право на оформление отдыха. Однако здесь бухгалтеру необходимо будет обратить свое внимание на некоторые важные нюансы в расчетах. В частности, по причине отсутствия требуемого количества стажа во внимание должно быть принято время работы «по факту». То есть здесь учитывается период с момента непосредственного трудоустройства гражданина в данную компанию и до момента последнего дня его работы перед началом отдыха. Именно за этот временной период бухгалтером должен быть рассчитан средний доход подчиненного.

Размер среднего дневного заработка

Стандартная формула установления размера среднего заработка сотрудника выглядит следующим образом: все выплаты, полученные подчиненным в соответствующем расчетном периоде, необходимо разделить на количество смен, отработанных в таком временном отрезке. Данная формула применяется по следующему алгоритму:

Сначала ответственному лицу необходимо определить общую базу дохода подчиненного за расчетный период. Для этого бухгалтером складываются основные выплаты, которые были получены служащим за это время. Следует помнить, что учету подлежат не все возможные суммы. Например, здесь не должны фигурировать выплаты, являющиеся материальной помощью, а также некоторые разновидности выданных подчиненному премий.
После установления точной прибыли за расчетный период можно переходить к вычислению среднего размера заработка служащего. Для этого вышеуказанное значение необходимо разделить на точное количество отработанных сотрудником смен. Получить такую информацию можно в отделе кадров на основании такого документа, как табель учета рабочего времени. Получившееся после данных вычислений значение будет являться средним заработком служащего за один день его работы.
Заключительным этапом станет определение точного размера положенной сотруднику компенсации. Для этого размер среднего заработка необходимо умножить на количество дней отдыха, которые оформляются подчиненным. Получившаяся сумма должна быть выдана на руки сотруднику в его последний день работы в организации перед началом официального оплачиваемого отпуска.

Расчеты несколько изменятся в том случае, если в определенном месяце дни были не полностью отработаны сотрудником. Здесь должна быть применена следующая формула: фактическое количество отработанных подчиненным дней в месяце необходимо разделить на число дней в конкретном месячном периоде, а затем умножить на стандартный показатель – 29,3. С помощью данной формулы можно рассчитать точный размер компенсации, которая будет положена сотруднику при неполном отработанном месяце. Если таких месяцев было несколько – значит, к каждому из них данная формула должна применяться отдельно. К неотработанным сменам должны быть отнесены выходные дни, а также официальные государственные праздники.