Восстановление трудовой книжки

Трудовая книжка содержит в себе информацию о каждом конкретном работающем гражданине. Документ предоставляется работодателю при приеме на работу, характеризует своего владельца с точки зрения специалиста, опытного или начинающего работника. В этом документе отражены дисциплинарные взыскания. Таким образом, вся необходимая работодателю информация о конкретном человеке, его личных, профессиональных качествах отражена в этом документе.

Кто обязан восстанавливать трудовую книжку

Трудовая книжка является документом строгой отчетности. Внесение в нее информации происходит только уполномоченным лицом. Во время работы человека в определенной компании, организации трудовая книжка находится в ведении работодателя, на хранении, за это работодатель несет ответственность. Трудовая книжка хранится в шкафу несгораемого типа. Ключи от него имеются только у начальника, а работнику трудовая книжка выдается в строго определенных случаях.

Термин «восстановление» трудовой книжки не используется. Вместо него применяется слово «дубликат». Алгоритм выдачи дубликата определен в законе, в частности, этому вопросу посвящены пункты 31-32 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление высшего органа исполнительной ветви власти №225), Инструкция по заполнению трудовых книжек (Постановление Мин Труда №69 2003).

Иногда случается так, что книжку нужно восстанавливать. В частности, в обстоятельствах потери ее работником, либо его работодателем, у которого она хранилась, из-за повреждения документа, утрата из-за ЧП. В этих ситуациях нужно получать его дубликат.

Потеря трудовой книжки самими гражданами более частое явление. Например, если человек попросил выдать ему книжку по статье 62 ТК РФ в целях ее предоставления в органы социального страхования и обеспечения. В этот период она была потеряна. В этой ситуации работник обязан немедленно обратиться к своему начальнику с целью оформления дубликата. За 15 дней руководство обязано выдать дубликат. Процедура его оформления достаточно проста, регламентирована Правилами и Инструкцией. Если работник не имел ранее никаких мест работы, то трудовая книжка восстанавливается по бумагам, которые находятся у специалистов Отдела Кадров. В дубликате должна быть отражена следующая информация:

• в правом верхнем углу страница №1 должна стоять надпись «дубликат»;
• сведения о работнике (информация должна быть получена из паспорта, документов об образовании);
• информация о работе, переводы, увольнения на основании трудовых контрактов, дополнительных соглашений, личной карточки Т-2;
• поощрения, благодарности.

Определенного списка документов, по которым происходит восстановление трудовой книжки, не существует. Если человек ранее трудился в другой организации, то образец заполнения дубликата несколько иной по сравнению с первым случаем. В разделе сведений о работе вносится информация об общем трудовом стаже человека, без наименования организаций, где трудился работник. Далее вносится информация о работе в предыдущей организации, включая данные об увольнении, переводе на основании имеющихся у работника документов: трудового договора, личной карточки Т-2, приказов.

ВАЖНО: Сведения о гражданах вносятся в соответствующую графу трудовой книжки только на основании информации, полученной из приказов или иных документов. Вносить в дубликат информацию о гражданине с его слов нельзя!

Если потеря книжки произошла в результате виновных действий работодателя, он несет ответственность за ее восстановление. Работодатель самостоятельно восстанавливает документ, не прибегая в этом вопросе к помощи самого сотрудника. Работник в этой ситуации не должен писать заявление об оформлении дубликата взамен утраченной трудовой книжки.

Как подтвердить утерю трудовой книжки

Если произошла неприятность, то есть утеря трудовой книжки, паниковать не нужно. Данные из этого документа можно восстановить и включить в дубликат. Он будет полностью заменять предыдущую трудовую книжку. При утере документа человек составляет заявление на имя своего руководителя. В заявлении он указывает факт утери, обстоятельства, предшествующие этому, просит выдать дубликат трудовой книжки.

Заявление на восстановление

Строгой формы написания и составления заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрено. Но оно должно быть написано корректно, без ошибок. Заявление подается работодателю по последнему месту работы человека. В первом абзаце заявления человек должен написать наименование последнего места работы, во втором – основание обращения за дубликатом этого документа: кража, непригодность и т.д. Факт кражи не должен подтверждаться документально, но в случае порчи книжки, ее можно приложить к заявлению. В третьем абзаце работодателю следует напомнить, что ему отводится 15 дней чтобы сделать сотруднику предприятия дубликат документа.

Чтобы избежать неприятностей, связанных с написанием, вручением заявления работодателю, заявление отпечатывается в нескольких экземплярах. Один вручается секретарю, второй остается у заявителя. На этом экземпляре делается пометка о вручении, на документе проставляется дата принятия заявления работодателем.

Если секретариат предприятия не принимает заявление от гражданина, отказывается делать пометку о вручении, документ может быть отправлен почтой с уведомлением о вручении.

ВАЖНО: если дубликат делается работодателем, с кем у работника заключен текущий трудовой договор, дубликат трудовой книжки выдается только при увольнении.

Если предприятие ликвидировано, восстановить трудовую книжку также возможно. И здесь человек может действовать при помощи нескольких вариантов:

• обращение в ПФР;
• обращение в Государственный Архив;
• заявление в судебный орган.

Для восстановления трудового стажа человек может обратиться в местное подразделение Пенсионного Фонда. Запрос отправляется в форме письменного документа, лично. Через 10 дней с даты получения запроса ПФР должен выдать справку об имеющемся у человека трудовом стаже, периодах работы заявителя. Эта услуга бесплатная.

Государственный архив является надежным, но достаточно сложным методом. Обращаться необходимо по месту регистрации бывшего предприятия. В архиве на запрос гражданина (письменная форма) выдадут справку с данными о том, где, сколько, когда работало обратившееся лицо.

Самый долгий вариант восстановления - это обращение за помощью к суду. Этот орган устанавливает наличие юридического факта, а именно трудовой деятельности отдельно взятого человека.

Судья в пределах своих полномочий направляет самостоятельно всем бывшим работодателям человека запросы. В них он задает вопросы относительно трудовой деятельности заявителя, стажа его работы у конкретного работодателя, должности, на которой трудился заявитель. Как показывает практика, ответы на его вопросы приходят быстрее, чем при обращении к разным организациям от имени обычного гражданина. В суде для доказывания тех или иных обстоятельств дела могут быть использованы показания свидетелей.

Документы, на основании которых делаются записи в трудовую

Записи в дубликат вносятся на основании документов, которые оформлены надлежащим образом. К ним относятся:

• трудовые контракты;
• справки с бывших мест трудовой деятельности;
• cправки из архивов (муниципальный, федеральный), которые могут подтвердить временные интервалы работы у конкретного работодателя;
• информация из приказов (прием, увольнение), копии;
• счета (лицевые), документы на выдачу заработной платы;
• решение судебного органа об установлении человеку трудового стажа.

Надлежащее оформление документов означает, что все эти бумаги должны быть предоставлены работодателю в подлиннике и заверены верным образом.

Массовая утеря трудовых работодателем

Если работодатель массово не отдает трудовые книжки наемному персоналу, вероятно, они были утеряны. Такое возможно при наличии различных обстоятельств: трудовой стаж каждого из работников предприятия определяется специальной комиссией.

Комиссию для определения трудового стажа каждого из работников создает исполнительный орган власти на местах. Среди членов комиссии можно наблюдать представителей профсоюзов, работодателей, а также сотрудников иных учреждений. По итогам работы комиссия выносит решение, выраженное в специальном акте. В нем указываются основные периоды трудовой деятельности конкретного человека, его общий стаж работы, должность, профессия. Акт передается работодателю. На основании этого документа комиссия выдает дубликаты.

Нужно ли восстанавливать работнику трудовую книжку

Трудовая книжка выступает основным документом, подтверждающим стаж. Это установлено в статье 66 ТК РФ. Трудовую книжку необходимо восстанавливать вне зависимости от того, кто виноват в ее утрате: работодатель или сам сотрудник.

В первом случае, если утрата произошла по вине руководителя организации, работник может рассчитывать на выплату компенсации виновными лицами по определению судебного органа, а также материального ущерба, который был понесен в процессе восстановления трудовой книжки. Возмещение ущерба происходит в стандартном порядке статей 232, 233, 235 и 237 ТК РФ: цена бланка, расходы на сбор справок из смежных организаций, и т.п.).

Человек, который узнал, что его трудовая книжка потеряна по его вине, обязан написать заявление. Если по вине работодателя - последний обязан восстановить документ. В нем должны быть зафиксированы предыдущие места работы, с указанием наименования организации, длительности трудового стажа человека. Дубликат выдается руководителем. Но только после получения от работника информации о том, какой стаж работы был на предыдущих местах трудовой деятельности.

В процессе оформления дубликата по регламентированным правилам, в него вносится информация о дате поступления человека на работу в конкретную организацию, стаж работы до трудовой деятельности у конкретного работодателя, информация о поощрениях, награде. Общий трудовой стаж в трудовой книжке указывается суммарно: сначала определятся общее число лет, месяцев, дней трудовой деятельности без уточнения наименования организации, периодов работы и должностей конкретного работника.