Справка о заработной плате

Справка о заработной плате – это документ, который выдается работодателем сотрудникам организации. В нем отражается доход работника за определенный период времени. По ст. 62 ТК РФ, такая справка должна быть выдана сотруднику предприятия (организации) в трехдневный срок с момента, когда он обратился за ней.

Когда нужна справка

Документ могут затребовать у человека различные государственные и негосударственные органы. В частности:

1. Пенсионный Фонд – в целях расчета и назначения пенсионного обеспечения.
2. Посольства иностранных государств – в целях оформления визы.
3. Банки – в целях оформления кредитов.
4. Центр Занятости - в целях постановки гражданина на учет в качестве безработного.
5. Органы социальной защиты - в целях подтверждения дохода.
6. Налоговая Инспекция - в целях подтверждения дохода.

Этот документ удостоверяет платежеспособность человека. Чаще всего на его основе выдаются кредиты. Кроме того, эта бумага необходима для выплаты пособий, пенсий. С этой целью граждане обращаются в органы социальной защиты, имея справку на руках.

Особенности в видах справки

1. Банковские организации, требуя от потенциального клиента справку о заработной плате, могут запрашивать данные не только об общем доходе, но и уровне дохода за каждый месяц. Это позволяет менеджерам банков определить финансовую состоятельность человека, а также стабильность его дохода.
2. Справка, предоставляемая в Центр Занятости, позволяет получить информацию о доходах, которые были получены сотрудником конкретного предприятия. Справка необходима для верного расчета пособия по безработице.
3. Справка в ОСЗН содержит подробную информацию о заработной плате сотрудника, а также данные о должности человека и его доходах, полученных за три месяца. Социальная защита также не выдает гражданам специальных бланков справки о доходах, поэтому принимает от граждан справки на бланках организации, ее выдавшей. В справке, которая предоставляется в органы, подчиняющиеся Департаменту социальной защиты населения, сведения о заработной плате человека вносятся в справку не за 12 месяцев, а за три месяца, 1 месяц с общей итоговой суммой.

В справке указываются данные:

• ИНН;
• данные о работе: дата приема на работу, увольнения, режим рабочего времени;
• показатель среднемесячного заработка, который исчисляется на основании данных о доходах за последний год;
• периоды, не учтенные при расчете заработной платы.

Справка для оформления визы оформляется без указания выплаченных, удержанных денежных средств. В ней обычно отражается информация о размере доходов за 12 месяцев, а также в среднем показателе за 30 дней. Эта справка должна быть заверена печатью организации и подписью должностного лица, при заполнении всех реквизитов. Достоверность справки проверяется особенно тщательно, поскольку посольства и консульства уделяют повышенное внимание к формальной составляющей этого документа.

Справка о заработной плате для начисления больничного листа сотрудникам предприятий, организаций была утверждена в 2011 году. В этом документе отражаются сведения о заработной плате, с указанием суммы удержания страховых выплат. Срок, за который отражаются эти данные, составляет два года. По этим данным рассчитывается размер больничного листа, а также декретные выплаты.

Справка о зарплате при увольнении выдается сотруднику вместе с трудовой книжкой. После того как человек официально трудоустроится, она предъявляется новому работодателю. Кадровая служба предприятия, где увольняется работник, должна подготовить этот документ в течение 3 дней. Работник пишет письменное заявление и относит в кадры. Отличие этого документа от иных справок о заработной плате состоит в том, что в 2011 году была утверждена строго унифицированная форма (согласно приказу №4Н). Новая кадровая служба предприятия, куда устроился работник, обязана потребовать у него эту справку. Справка необходима для расчета больничных выплат по новому месту работы.

Данная справка может быть выдана сотруднику в день его ухода, без написания какого-либо заявления на ее предоставление. Здесь все зависит от конкретного работодателя. При выдаче этой справки нужно учесть определенные нюансы:

1. Компания или предприятие, где работает сотрудник, собирающийся уходить, не могут выдать справку в день ухода работника. В этом случае, когда справка будет готова, нужно известить об этом человека по всем имеющимся контактам, а также получить его согласие в письменной форме на пересылку документа почтой.
2. Если сотрудник не может лично изъявить желание в получении справки, то от его имени это может сделать доверенное лицо. Но у него должна быть на руках доверенность. Ее форма не установлена, но в этом случае лучше заверить документ нотариально.
3. Если работодатель ликвидировал организацию либо просто отказывается выдавать этот документ, то можно сделать запрос в Пенсионный Фонд. В какой форме сделать этот запрос, установлено Приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 под номером 21н.

Справка об отсутствии задолженности. Гражданин вправе попросить у работодателя этот документ. В нем должно быть зафиксировано, что у работодателя отсутствует задолженность перед сотрудником по любому виду вознаграждения за труд. Документ формируется произвольно, так как унифицированной формы не существует. Но он должен быть заверен генеральным директором и главным бухгалтером предприятия.

Справка о задолженности включает текстовую часть с информацией: занимаемая сотрудником должность, длительность работы согласно ТК РФ, размер зарплаты, получаемой за определенный период времени без учета налоговых отчислений. Вся информация заверяется печатью. Заполняя справку о задержке заработной платы в свободной форме, бухгалтер должен учитывать ряд нюансов: следует отразить задолженность в бухгалтерском балансе в строке 622. Если зарплата выдается через банк, делать дополнительные проводки не требуется. Образец справки о задержке заработной платы выдается по заявлению работника, в котором содержится основная информация: дата составления документа, должность, ФИО руководителя компании, работника, подпись заявителя.

Оформление справки и образец

Документ содержит информацию о выплатах, которые были получены сотрудником предприятия за определенный период времени. В доход, который прописывается в справке, входят следующие составляющие:

• заработная плата;
• вознаграждения работника;
• иные выплаты.

Условием внесения этих сумм в документ является то, что на всех них начисляются страховые взносы. Но законодатель установил лимит сумм, которые облагаются взносами. В 2018 году он составляет 815 000 руб. (в 2017 г. – 755 000 руб). В справке нельзя указывать сумму свыше 755000.

За ошибки, обнаруженные в справках, несет ответственность выдавшая их организация. Если согласно информации, предоставленной в справке, государство выдаст гражданину пособие больше по размеру, чем это было бы положено, финансовые санкции несут на себе не получатели денег, а их работодатели.

Обычно справка оформляется на период 2 года, которые предшествуют моменту обращения за справкой. Необходимо учесть и часть текущего года.

Например:
Гражданин Ф. уволился из организации «Ромашка» 20 марта 2018 года. В его справке будет зафиксирован период с 1 января 2016 года по 20 марта 2018 года включительно. В этот период времени не может быть включено время, когда гражданин Ф. считался нетрудоспособным, находился в отпуске по уходу за ребенком, находился на больничном листе. Эти периоды должны быть указаны отдельной графой в справке. Если перед увольнением работник не осуществлял трудовую деятельность из-за перечисленных обстоятельств, то расчет его дохода происходит за 12 месяцев года, предшествовавших рабочему периоду. Справка о доходах заполняется черными или синими чернилами. Также документ можно составить на ПК. Вносить исправления, правки в готовую справку запрещено!

ОБРАЗЕЦ: