Авансовый отчет

Наверное, каждый сотрудник хотя бы один раз за все время своей работы сталкивался с таким понятием, как авансовый отчет. С юридической точки зрения он представляет собой особый документ, основной задачей которого является официальное подтверждение траты определенной суммы денежных средств. Данная сумма, в свою очередь, может быть выдана сотруднику заранее, на какие-либо нужды. В большинстве случаев эти нужды выражаются в командировочных расходах.

Как известно, огромное количество сотрудников регулярно направляется в командировки. Некоторые из них проходят в том же городе либо поблизости, в то время как другие командировки могут представлять собой поездки в другие города или даже государства.

Помимо служебных поездок авансовая отчетность может требоваться работодателю и в иных ситуациях. Например, иногда некоторые суммы денежных средств могут выдаваться сотрудникам для приобретения тех или иных товаров, необходимых им в работе.

Вне зависимости от конкретной причины выдачи денежных средств сама процедура всегда должна осуществляться в официальном порядке. Для этого уполномоченным лицом и составляется авансовый отчет, который потом выдается служащему. Чаще всего, данная обязанность возлагается на кадровых работников либо на сотрудников бухгалтерии.

Иногда выдача подчиненному определенной суммы денежных средств осуществляется уже после того, как они были потрачены. Например, сотрудник может оплатить командировочные расходы из собственного кармана и уже потом, после прибытия на место постоянной работы, получить соответствующую компенсацию от своего начальника. В таком случае выдача данной компенсации также должна быть осуществлена на основании заранее подготовленного авансового отчета.

Установленный образец бланка авансового отчета

Авансовый отчет нередко является основным и единственным документом, который помогает работодателю контролировать денежные расходы учреждения. Для того чтобы созданный документ обладал полноценной юридической силой, его составление должно быть основано на общепринятой форме. При желании, работодатель может внести определенные поправки в действующий бланк, однако ему все равно необходимо будет позаботиться об обязательном включении в документ следующей важной информации:

Дата составления данного отчета, а также его индивидуальный номер, который присваивается документу во время его регистрации внутри учреждения.
Реквизиты организации, в которой происходит составление данного документа. Сюда можно отнести полное наименование юридического лица, адрес расположения компании, а также коды ОКПО и ОКУД.
Наименование отдела, филиала или иного структурного подразделения, в котором составляется данный авансовый отчет.
Сведения о сотруднике, в отношении которого происходит составление данного документа. Здесь нужно указать ФИО физического лица, наименование его должности, отдел, в котором он исполняет свои трудовые функции и т.д.
Данные о самом авансе. Сюда, прежде всего, можно отнести указание точной суммы денежных средств, которые будут переданы сотруднику. Помимо этого, здесь же указывается и краткая информация об их прямом назначении.
Дополнительные сведения об остатке аванса либо о его перерасходе, в зависимости от конкретной ситуации.
Информация о различных дополнительных материалах, которые официально смогут подтвердить факт надлежащего расходования выданных денежных средств. Такими документами могут являться, например, билеты, различные квитанции, товарные чеки и т.д.
Дополнительные сведения, при условии, что они будут иметь прямое отношение к вопросу выдачи денежных средств и формирования авансового отчета.

После указания всей обязательной информации ответственному за составление отчета лицу необходимо будет проставить свою личную подпись. Более того, рядом необходимо оставить место для последующей простановки подписи и самим сотрудником, которому выдаются денежные средства. Подпись подчиненный должен ставить только при условии, что он подробно был ознакомлен с содержанием данного документа.

Процедура заполнения авансового отчета

В 2014 году в действующие тогда правила относительно порядка и особенностей заполнения авансовых отчетов были внесены некоторые изменения. В частности, теперь право на получение денежных средств под отчет будут иметь не только обычные, штатные сотрудники, но и другие лица. К последним, например, можно отнести специалистов, которые выполняют определенные профессиональные задачи на основании заключенного гражданско-правового договора. Главное, чтобы сама процедура заполнения документа была осуществлена в строгом соответствии со всеми установленными правилами и порядком.

Заполнение авансового отчета осуществляется в соответствии с заранее принятой формой – АО-1. Одна часть данного документа при этом заполняется ответственным лицом. Что же касается другой части отчета – сведения в нее обязательно должны быть внесены бухгалтером. Во время непосредственного заполнения особое внимание ответственному лицу необходимо будет обратить на следующие важные нюансы:

Авансовому отчету обязательно должен быть присвоен свой индивидуальный внутренний номер. Его присвоение происходит во время регистрации документа внутри учреждения.
В правом верхнем углу документа обязательно должна быть указана информация о директоре данного учреждения либо об ином лице, у которого имеются все необходимые полномочия для составления и утверждения подобных бумаг.
Отдельное место в авансовом отчете должно быть уделено указанию в нем всей важной бухгалтерской информации. Сюда, прежде всего, можно отнести следующие обязательные сведения: точную сумму выдаваемой денежной суммы, размер остатка или перерасхода и т.д.
Чуть ниже отмечается информация обо всех дополнительных документах, которые будут выступать в роли основных приложений к основному отчету.

Если говорить о наиболее распространенных ошибках, которые чаще всего встречаются во время формирования работодателями авансовых отчетов, сюда можно включить следующие:

Авансовые отчеты в 2020 году

Составление авансовой отчетности нередко является оптимальным способом для осуществления постоянного контроля над расходованием денежных средств в каждой организации. Само расходование финансов при этом может быть связано с самыми различными обстоятельствами. Наиболее распространенными из них, безусловно, являются командировки сотрудников, а также приобретение некоторых товаров для работы или иных целей.

В 2020 году в действующие правила относительно формирования авансового отчета не будет внесено никаких кардинальных изменений. Во время данной процедуры, работодателями по-прежнему должна быть использована форма АО-1. Отчет всегда составляется в единственном экземпляре. Его главной особенностью также будет являться и тот факт, что в самой процедуре составления принимают непосредственное участие сразу несколько лиц. Таковыми, как правило, являются: сотрудник бухгалтерии, специалист по кадрам, а также сам служащий, которому выдаются денежные средства.

Авансовый отчет в бухгалтерии

В соответствии с установленными правилами, авансовый отчет обязательно должен быть представлен в отдел бухгалтерии. Причем данная процедура должна быть проведена строго в действующие сроки. Эти сроки, в свою очередь, могут устанавливаться работодателями самостоятельно. Главное - закрепить все принятые положения в официальном порядке. Для этого руководителем может быть создан отдельный внутренний документ, в который и вносятся все необходимые сведения.

После предоставления отчета в бухгалтерию главной задачей сотрудника данного отдела будет являться внимательная проверка нового документа. Особое внимание он должен обратить на те цифры, которые указаны в документе, включая точный размер выданной сумки, остатки финансовых средств, возможный перерасход и т.д.

Как только проверка документа бухгалтером будет завершена, ему обязательно нужно будет поставить свою личную подпись в положенном месте. После этого подчиненному выдается специальная отрывная записка. Именно она и должна быть выдана на руки подчиненному, как подтверждение факта сдачи самой отчетности.

Расходы по авансовому отчету

Одной из основных целей процедуры формирования авансового отчета, безусловно, является предоставление официальных подтверждений того факта, что денежные средства были потрачены сотрудником исключительно в надлежащих целях, которые ранее были поставлены руководителем.

Однако иногда на практике могут встречаться и такие ситуации, при которых сотрудник потратил свои денежные средства, например, когда сумма покупки была больше, чем ранее выданный аванс. В таком случае служащий сможет претендовать на предоставление ему дополнительной денежной компенсации. Тогда ему необходимо действовать следующим образом:

Сначала подчиненным должно быть составлено личное заявление на имя своего руководителя. В данном документе указывается просьба заинтересованного лица относительно получения необходимой суммы денежных средств.
Далее служащему нужно будет сформировать официальный отчет относительно понесенных им расходов. К этому отчету обязательно должны быть прикреплены дополнительные документы, включая чеки, квитанции и иные материалы.
На основании вышеуказанных документов руководитель должен будет составить официальный приказ о выдаче определенной суммы денежных средств.

Авансовые отчеты и НДС

В некоторых случаях у работодателя будет иметься законное право на использование вычета НДС по ранее оформленному авансовому отчету. К одним из наиболее распространенных случаев можно отнести такие ситуации, при которых подочетному лицу, во время траты ранее выданных денежных средств, была представлена на руки счет-фактура. Именно этот документ дает руководителю полноценную возможность для применения вычета.

Если же счет-фактуры не имеется, у ответственного лица все равно остается возможность для применения вычета. Прежде всего, начальное внимание необходимо обратить на различные дополнительные документы, которые имеются у подчиненного. Иногда бывает так, что в данных документах, во время указания итоговой стоимости совершенной покупки, отдельной строкой прописывается и размер НДС. Если подобные сведения действительно имеются – использование вычета будет являться вполне правомерным.

Однако следует отметить, что по вопросам применения вычета в авансовых отчетах до сих пор регулярно возникают самые различные споры и разногласия среди экспертов. В данном случае, необходимо помнить, что ориентироваться, прежде всего, необходимо на действующие нормы современного законодательства.

Итоги

Процедура формирования авансового отчета будет включать в себя следующие этапы:

Указание стандартной информации, в которую входят основные сведения: наименование юридического лица, ФИО руководителя организации, адрес расположения компании и т.д.
Включение в текст всех важных сведений относительно самой суммы отчета, а также иных данных. К последним можно отнести текущий бухгалтерский остаток, размер перерасхода, дополнительные суммы денежных средств и т.д.
Помещение информации о самом сотруднике. Сюда, прежде всего, можно отнести ФИО подчиненного, наименование структурного подразделения, в котором он осуществляет свою деятельность и т.д.
Последним этапом в формировании авансового отчета станет простановка личной подписи сотрудником. После этого готовый документ может быть сдан в отдел бухгалтерии для проведения проверки представленной информации. Если все было указано верно – уполномоченным лицом принимается соответствующее решение о выдаче денежных средств в ранее указанной сумме.