Уведомление о заключении трудового договора

Уведомление о заключении трудового договора представляет собой особый документ, который может потребоваться сторонам профессиональных отношений в некоторых ситуациях. Основным назначением данного документа является подтверждение того факта, что с определенным физическим лицом действительно было подписано официальное трудовое соглашение. Этот факт, в свою очередь, означает, что гражданин был принят на работу.

Как уже было сказано выше, уведомление о заключении договора может потребоваться лишь в некоторых ситуациях. В большинстве случаев оно нужно работодателю при трудоустройстве иностранного сотрудника. Как известно, иностранные граждане обладают полноценным правом на официальное трудоустройство в нашей стране. Они вправе выбирать требуемую им должность, подписывать договор, а также иные важные документы, на основании которых в будущем они начнут осуществлять свою профессиональную деятельность.

Положения современного законодательства гласят, что факт трудоустройства каждого иностранного гражданина обязательно должен быть зафиксирован в официальном порядке. Именно здесь работодателю и потребуется соответствующее уведомление, которое направляется в такую инстанцию, как Федеральная миграционная служба. Данные преследуют одну главную цель – осуществление более точного отчета в отношении количества мигрантов в нашем государстве.

Если говорить об основных ситуациях, при которых работодатель, в обязательном порядке, должен передать соответствующее уведомление в ФМС, к таковым можно отнести следующие:

Официальное подписание трудового договора с лицом, которое не является гражданином нашего государства. Следует отметить, что сюда можно включить как стандартное трудовое соглашение, так и договор гражданско-правового характера, который также может быть заключен с иностранными лицами, для выполнения каких-либо работ.
Расторжение трудового договора с иностранным гражданином. Потеря таким лицом официального места работы также является важным событием, которое обязательно должно быть отражено в соответствующем документе. Если же говорить о договоре гражданско-правового характера – сведения о его расторжении также должны быть переданы в уполномоченную инстанцию.

Образец уведомления о заключении трудового договора

Уведомление о приеме иностранного гражданина на работу всегда должно представлять собой официальный документ, который был составлен в соответствии с действующей формой. Образец данного документа всегда можно скачать в интернете и распечатать. Затем ответственному лицу останется лишь поместить всю необходимую информацию в соответствующие графы.

Все сведения включаются в документ с помощью специальных ячеек. Одна буква должна занимать одну такую ячейку. Если говорить о главных сведениях, которые в обязательном порядке всегда должны быть включены в уведомление, к таковым можно отнести следующие:

Информация о том, куда именно представляется настоящий документ. Здесь должно быть указано полное наименование уполномоченной инстанции, например: Федеральная миграционная служба №16 по г Москве.
Далее указывается определенный статус, который имеется у работодателя на момент составления данного документа. Им может являться, например, представитель юридического лица, индивидуальный предприниматель, руководитель официального филиала или представительства и т.д.
Далее в текст включается дополнительная информация об учреждении, руководителем которого и был подготовлен данный документ: ОКВЭД организации, адрес расположения компании, номер и дата ранее выданного аккредитационного документа и т.д.
Следующим этапом становится заполнение большого раздела о самом иностранном гражданине, который недавно был трудоустроен в официальном порядке. К основным сведениям о физическом лице можно отнести следующие: ФИО человека, его гражданство, место и дата рождения.

Во время заполнения данного документа ответственным лицом должны быть учтены все важные правила, которые были установлены по этому вопросу. Прежде всего, речь идет об аккуратности заполнения бумаги. Каждая буква должна быть помещена в отдельную ячейку. Желательно, чтобы контуры буквы не сильно выходили на пределы границ. В любом случае, абсолютно весь текст должен быть максимально читаемым.

Уведомление о заключении трудового договора с иностранцем

Если говорить о самом порядке действий, которые должны быть произведены работодателем после процедуры официального трудоустройства иностранного гражданина, он будет выглядеть следующим образом:

Заполнение специального бланка уведомления. Как уже было сказано выше, найти такую форму достаточно легко. Для этого заинтересованному лицу необходимо будет посетить соответствующие тематические сайты или юридическую программу. Если за последний временной период трудоустройство было осуществлено сразу в отношении нескольких иностранных граждан, можно заполнить сразу несколько бланков. Это позволит отправить их в уполномоченную инстанцию за один раз, сократив время данной процедуры.
Проверка заполненных бланков на возможные ошибки и недочеты. Вся информация, которая была помещена работодателем в соответствующее уведомление, должна быть проверена им максимально внимательно. Всегда следует помнить о том, что наличие самых различных ошибок может стать полноценной причиной для последующего отказа уполномоченной инстанции в приеме такого документа.
Простановка фирменных печатей учреждений. В соответствии с действующими требованиями, на каждом уведомлении о приеме на работу должна присутствовать официальная печать учреждения. Отсутствие этого реквизита сделает готовый документ недействительным.
Подача готовых уведомлений в уполномоченную инстанцию. Направить имеющуюся документацию можно несколькими способами. Во-первых, можно посетить местное отделение ФМС лично. Как правило, приемкой данных бумаг занимается специальный отдел. Помимо этого, в целях экономии времени, работодатель может использовать и иной способ. Все документы могут быть направлены в уполномоченную инстанцию по почте. Однако здесь всегда следует помнить о наличии небольшого риска утери данных бумаг.
Получение официального подтверждения о том, что документ действительно был принят уполномоченной инстанцией. Данное подтверждение представляет собой специальное отрывное уведомление в нижней части ранее составленного документа. Там государственный орган ставит официальную печать, подтверждая факт принятия. На данном этапе процедура отправки уведомления о трудоустройстве иностранного лица считается завершенной.

Если говорить о наиболее распространенных причинах, по которым ФМС чаще всего отказывает в приеме вышеуказанных документов, к таковым можно отнести следующие:

Заполнение уведомления о заключении трудового договора

Во время составления и последующей подачи уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина ответственному лицу необходимо помнить о ряде важных нюансов данной процедуры:

Заполнение документа необходимо производить максимально аккуратно. Как уже было сказано выше, каждая буква должна быть вписана в отдельную ячейку.
Весьма важным нюансом также будет являться и тот факт, что сроки для составления и последующей подачи данного документа строго ограничиваются со стороны современных законодательных норм. Максимальный временной период при этом составляет всего лишь 3 дня. Отсчет необходимо начинать с момента официального трудоустройства физического лица, то есть с даты, которая указана в соответствующем соглашении. За вышеуказанный период времени работодатель должен подготовить уведомление, проверить его и выполнить другие требуемые действия для направления документа в уполномоченную инстанцию. Нарушение установленных законодательством сроков в отношении предоставления уведомлений может обернуться для работодателя действительно серьезными проблемами и применением к ответственным лицам серьезных мер наказания.
Одно уведомление может быть составлено только на одного сотрудника. Если к работодателю устроились сразу несколько иностранных граждан – значит ответственному лицу необходимо будет создать и отправить сразу несколько уведомлений.

Процедура подачи уведомления о заключении трудового договора

После того, как работодателем было составлено и еще раз проверено уведомление о приеме на работу иностранного гражданина, его необходимо будет направить в уполномоченную инстанцию. В большинстве случаев такой инстанцией выступает местное отделение ФМС.

Готовые документы могут быть направлены ответственным лицом следующими способами:

С помощью личного визита в учреждение. Как правило, подобные дела поручают юристам или специалистам по кадрам. В назначенное время они просто посещают соответствующий отдел в ФМС и передают туда все имеющиеся на руках документы. После того как все необходимые данные будут занесены в специальную базу, клиенту на руки должны быть выданы соответствующие подтверждения. Для этого специалист отрывает нижнюю часть уведомления и проставляет на ней печать организации.
С помощью отправления через Почту России. Данный вариант можно назвать весьма выгодным, особенно если у работодателя отсутствует лишнее время для посещения уполномоченной инстанции. В случае выбора этого способа, предварительно, в конверт обязательно нужно вложить опись документов, которые будут направлены в ФМС.

Электронное уведомление о заключении трудового договора

В соответствии с действующими правилами, уведомление о приеме на работу иностранного сотрудника может быть подано и в электронной форме. Данный вариант подачи, безусловно, можно назвать максимально удобным. Он позволяет экономить время работодателя и совершать все необходимые действия в пределах одного кабинета.

Для того чтобы создать электронную форму, заинтересованному лицу необходимо будет посетить главный интернет-портал, а именно – сайт государственных услуг. Следует отметить, что предварительно работодателю нужно будет пройти установленную процедуру регистрации. Она также подтверждает и прохождение такой дополнительной процедуры, как подтверждение собственной личности. Осуществить это можно различными способами, например, с помощью направления специального уведомления в местное отделение МФЦ, получения документа по почте и т.д.

После прохождения регистрации, на сайте государственных услуг необходимо будет найти соответствующий пункт меню, а именно – «Создание уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина». Далее система откроет стандартный, пустой бланк, в который нужно будет внести всю требуемую информацию. После выполнения данного этапа, работодатель нажимает кнопку «отправить» и направляет документ в уполномоченную инстанцию в электронной форме.

Итоги

Процедура подготовки уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина будет включать в себя следующие этапы:

Заполнение специального бланка. Всегда следует помнить, то свободная форма для данного документа является недопустимой. Он всегда должен быть составлен в строгом соответствии с существующим образцом.
Проверка указанных в документе сведений и простановка фирменной печати учреждения на каждом из готовых бланков. Необходимо помнить, что наличие любых недочетов, даже небольших на первый взгляд, является недопустимым.
Направление готовой документации в уполномоченную инстанцию. Оптимальным решением может стать личное посещение учреждения ответственным лицом. Все документы предоставляются в соответствующий отдел.
Если документ ранее был заполнен в электронной форме, его направление в ФМС будет осуществлено с помощью всего лишь одного нажатия на соответствующую кнопку. В качестве подтверждений работодателю должны прийти письма на электронную почту организации.