Журнал трудовых договоров

Вопрос надлежащего кадрового учета является весьма важным абсолютно в любой организации. Сама процедура учета предполагает создание достаточно большого количества самых различных внутренних документов.

Как известно, трудовой договор является главным трудовым документом, на основании которого между работодателем и его новым сотрудником возникают официальные профессиональные отношения. В этот документ сторонами должны быть включены все важные сведения, имеющие прямое отношение к трудовой деятельности:

Информация относительно должности, на которую принимается новый сотрудник. Наименование такой должности должно точно совпадать со сведениями, которые закреплены в штатном расписании организации либо в ином внутреннем документе компании.
Сведения относительно установленного на предприятии режима труда. Каждый сотрудник должен выполнять свои профессиональные обязательства в соответствии с действующим в организации графиком. Следовательно, этот график обязательно должен быть закреплен в официальной форме.
Данные по оплате труда, а именно – размер заработной платы подчиненного, информация относительно различных надбавок, если таковые ему полагаются и т.д. Помимо этого, в трудовом договоре работодатель обязательно должен указать, в какие именно числа месяца сотрудник будет получать денежные средства на руки.
Сведения об отдыхе: продолжительность регулярного оплачиваемого отпуска, наличие дополнительных дней отдыха, если служащий вправе на них претендовать.
Дополнительные данные о некоторых привилегиях, которые могут иметься у служащего. Сюда можно отнести, например, возможность оформления административного отпуска абсолютно в любое время года, законное право на получение некоторых компенсаций за вредные условия труда и т.д.

Основываясь на вышесказанном, можно сделать справедливые выводы о том, что договор действительно представляет собой важнейший трудовой документ. Следовательно, работодатель обязан обеспечить надлежащий учет данного документа внутри компании. Одним из способов для обеспечения надлежащего учета будет являться ведение специального журнала трудовых договоров.

Ведение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Ведение журнала учета трудовых договоров было рекомендовано работодателям еще в 2003 году. Именно тогда уполномоченным органом был разработан и установлен официальный «Перечень типовых управленческих документов».

С тех пор многих работодателей волнует вопрос о том, является ли ведение журнала обязательным. Сразу следует отметить, что данные рекомендации целиком и полностью являются добровольными. То есть, если работодатель не желает заниматься ведением данного документа – он вполне может этого не делать. Однако здесь необходимо отметить основные преимущества, которые имеет журнал учета и регистрации трудовых договоров:

Постоянное внесение записей в хронологической последовательности. Такой метод фиксирования информации значительно облегчает последующий поиск важных сведений. Например, при увольнении сотруднику необходимо представить ту или иную справку. С помощью существующего журнала учета работодатель достаточно быстро сможет найти требующуюся ему информацию.
Каждый договор проходит официальную внутреннюю регистрацию в компании согласно установленному порядку. Это означает, что каждый из этих документов будет надлежащим образом учтен внутри организации. Такой метод способен максимально эффективно систематизировать информацию.
После прохождения регистрации у каждого договора появляются индивидуальные признаки, а именно – регистрационный номер и дата его вступления в законную силу. Это позволяет дополнительно систематизировать важные сведения и надлежащим образом вести их учет.
В специальном журнале учета определенная информация дополнительно дублируется. Это означает, что такой метод позволит работодателю еще лучше защитить важные сведения от возможной потери.
И, наконец, журнал учета договоров позволяет максимально систематизировать информацию. По соответствующим номерам документов создаются специальные папки, которые хранятся в учреждении. С помощью данного метода работодатель сможет достаточно быстро найти информацию даже о том договоре, который был заключен давно.

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Так как ведение журнала регистрации договоров не является обязательным требованием, действующими законодательными нормами не было установлено общепринятой формы для данного документа. Следовательно, внутренний бланк организации может быть составлен работодателем самостоятельно. Если ориентироваться на существующую практику, можно увидеть, что такой журнал представляет собой разлинованное поле, которое разделено на различные графы. Рассмотрим пример наименования граф в журнале регистрации договоров:

«Порядковый номер записи». Каждая запись в данный журнал должна быть внесена в соответствующей хронологической последовательности. В противном случае смысл ведения такого журнала вообще теряется.
«Дата заключения трудового договора». Здесь указывается точное число, в которое созданное соглашение было подписано сторонами.
«Регистрационный номер документа». Как уже было сказано выше, абсолютно каждый трудовой договор должен быть зарегистрирован внутри организации. Именно во время такой процедуры регистрации документу присваивается его индивидуальный номер, по которому его легко можно будет найти при появлении такой необходимости.
«ФИО сотрудника, с которым был заключен трудовой договор». Здесь указываются полные реквизиты служащего в соответствии с его паспортными данными.
«Наименование должности». Здесь указывается полное название должности, на которую был принят новый специалист.
«Вид договора». В зависимости от различных дополнительных обстоятельств заключенный договор может являться срочным либо бессрочным. Данная характеристика является весьма важной, именно поэтому ее обязательно следует указать в соответствующем журнале учета.
«Срок действия договора». Если документ срочный – указывается точная дата, в которую произойдет окончание периода действия документа. Если же договор носит бессрочный характер – в данной графе можно проставить прочерк.
«Перечень дополнительных документов к договору». В соответствии с установленными правилами условия ранее заключенного договора могут быть несколько изменены сторонами трудовых отношений. В таком случае работодателем должно быть оформлено отдельное соглашение. Его реквизиты, в свою очередь, обязательно вносятся в журнал регистрации.
«Примечание». В эту графу может быть включена различная дополнительная информация, которая будет иметь прямое отношение к ранее заключенному трудовому договору. Например, в случае расторжения соглашения, указывается: «Договор был расторгнут «___»_____г.».

Процедура заполнения журнала трудовых договоров

Как уже было сказано выше, обязательных правил для заполнения журнала учета установлено не было. Однако существуют несколько важных рекомендаций, на которые нужно ориентироваться каждому работодателю:

Прежде всего, для заведения журнала подойдет большая тетрадь формата А4. При этом важным требованием будет являться наличие твердой обложки. Только в этом случае журнал сможет не потерять нормального вида в течение длительного периода времени.
Перед введением основных сведений о регистрации трудовых договоров ответственному лицу необходимо будет оформить титульный лист журнала. Туда помещается следующая информация:
- полное наименование организации в соответствии с данными ее Устава, а также адрес ее текущего расположения;
- дата начала ведения журнала;
- ФИО и должность ответственного лица.
- Помимо этого, каждый журнал должен быть прошнурован, а его страницы – пронумерованы в соответствии со стандартными правилами делопроизводства.

Форма журнала регистрации трудовых договоров

Как уже было сказано выше, действующими правилами не было установлено никакой обязательной формы для ведения журнала регистрации договоров. Каждый руководитель организации либо иное ответственное лицо вправе разработать собственный бланк для данного документа.

В большинстве случаев подобные обязательства возлагаются на сотрудников отдела кадров. Именно они создают журнал учета трудовых договоров, а также вносят в него все необходимые сведения.

Форма для журнала может быть абсолютно любой. Однако она обязательно должна включать в себя следующие основные сведения:

Информацию о вносимой записи, а именно – ее порядковый номер, а также дату внесения соответствующих сведений в журнал учета.
Данные о трудовом договоре, который недавно был заключен с новым сотрудником, – дату подписания контракта сторонами, а также регистрационный номер созданного соглашения.
Сведения о сотруднике, с которым был подписан новый трудовой договор. Сюда можно отнести ФИО подчиненного, наименование его должности, а также название отдела или иного структурного подразделения, в котором он будет осуществлять свою профессиональную деятельность.
Иные сведения, которые будут иметь прямое отношение к подписанному договору. Сюда можно отнести, например, номера дополнительных соглашений, которые были составлены к основному документу и т.д.

Сроки хранения журнала трудовых договоров

Ведение одного журнала учета трудовых договоров может осуществляться на протяжении неограниченного периода времени, пока в созданном ранее журнале не останется свободного места. Только в этом случае ответственным лицом может быть создан новый документ. В такой ситуации на старом журнале обязательно проставляется дата его окончания.

После выполнения вышеуказанных действий закончившийся журнал должен храниться в организации на протяжении достаточно длительного периода времени. Стандартный срок хранения при этом составляет 75 лет. После этого подобные документы могут подлежать уничтожению. Такой длительный период хранения объясняется следующим образом: в журнале учета действительно содержится важная информация относительно заключенных в компании трудовых договоров. Следовательно, подобные сведения могут потребоваться работодателю в любой момент, например, для предоставления их бывшему сотруднику.

Всегда ли нужен журнал регистрации трудовых договоров

Многих работодателей волнуют вопросы о том, всегда ли необходимо заниматься ведением журнала учета трудовых договоров. Сразу следует отметить, что такого требования вообще не содержится в действующих законодательных нормах. Следовательно, каждый работодатель сам вправе решать, вести ему подобный документ или нет.

Однако, если ориентироваться на существующую практику, можно отметить, что ведение данного документа действительно может оказаться весьма полезным. Прежде всего, оно помогает максимально быстро получать важную информацию по трудовым договорам, которые были заключены на предприятии в течение всего периода его деятельности.

Итоги

Таким образом, процедура создания журнала учета трудовых договоров будет включать в себя следующие этапы:

Прежде всего, работодателем должен быть определен сотрудник, который будет являться ответственным за ведение данного документа.
Далее служащим составляется журнал учета в соответствии со стандартными правилами делопроизводства. Форму журнала учета предварительно можно найти в интернете, изменив ее по собственному усмотрению.
После создания журнала ответственный специалист сможет приступить к выполнению своих обязанностей по регулярному заполнению данного документа. При этом в журнал должны аккуратно вноситься все важные данные с обязательным соблюдением их последовательности.