Должностная инструкция делопроизводителя

Скачать образец

Должностная инструкция – это локальный документ, в котором отражены обязанности работника, с учётом занимаемой им должности и специфики деятельности предприятии в целом.

Разрабатывается этот документ кадровыми работниками совместно с юристами. Он должен отвечать действующему законодательству.

Должностные инструкции должны быть на каждом предприятии. За их отсутствие на работодателя налагается штраф по ст. 5. 27 КоАП РФ. Работник должен быть ознакомлен с инструкцией по своей должности до того как он подпишет с работодателем трудовой договор. Если будущий сотрудник согласен с положениями документа, то он ставит на последнем листе подпись. Отсутствие подписи говорит о том, что работник либо не знаком со своими должностными обязанностями, либо не согласен с положениями документа. Привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей нельзя.

Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель относится к техническим работникам. Если компания крупная, то и документооборот будет достаточно большим. Без грамотного делопроизводителя, который будет организовывать, и регламентировать оборот документов, не обойтись.
Такому сотруднику нужна чёткая должностная инструкция, в которой будут прописаны все его обязанности на этом участке работы.

В его должностные обязанности входит:

приёмка и регистрация корреспонденции;
сортировка этой корреспонденции и распределение её по структурным подразделениям;
приёмка документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя;
оформление регистрационных карточек или формирование банка данных;
ведение картотеки прохождения документов;
осуществление контроля над исполнением документов; выдача необходимых справок по зарегистрированным документам;
направление исполненной документации по адресам;
ведение учёта получаемой и отправляемой документации;
систематизация и хранение текущего архива;
ведение работы по созданию справочного аппарата по документам;
разработка и принятие мер по быстрому и удобному поиску необходимых документов;
подготовка и сдача в архив документов, которые прошли все стадии делопроизводства;
составление описей дел, которые передаются в архив;
приёмка документов на подпись для заведующего канцелярией или начальника отдела документационного обеспечения;
обеспечение сохранности служебной документации;
выполнение отдельных поручений своего непосредственного руководителя.

Должностные обязанности делопроизводителя могут быть шире или уже. Это зависит от специфики деятельности предприятия, от численности работающих сотрудников, от величины предприятия, от его структуры и от штата канцелярии.

Чем подробнее составлена инструкция, тем меньше у работника и работодателя будет разногласий по поводу выполняемой работы и обязанностей работника.

Общие положения

Любая должностная инструкция, включая и инструкцию делопроизводителя, начинается с изложения в ней общих положений. Они представляют собой стандартную информацию относительно данной должности, некоторых особенностей работы сотрудника в конкретной организации и т.д. В раздел «Общие положения» могут быть включены следующие сведения:

Информация относительно принадлежности делопроизводителя к определенной категории сотрудников. По общим правилам, он относится к категории технических исполнителей.
Основные требования по образованию. На данной должности может работать лицо, имеющее начальное профессиональное образование. Что касается дополнительных требований по стажу – они, как правило, не предъявляются работодателем.
Информация о различных нормативно-правовых актах, содержание которых обязан знать делопроизводитель. К ним можно отнести следующие:
- положения, инструкции, а также иные локальные акты, которые имеются на данном предприятии и имеют прямое отношение к деятельности делопроизводителя;
- основные положения действующей Единой государственной системы делопроизводства;
- информацию по структуре предприятия, включая все его подразделения – отделы, офисы и т.д.;
- действующие стандарты по работе с важной документацией;
- основные положения современного законодательства в сфере трудовых отношений;
- правила внутреннего трудового распорядка, которые были разработаны и утверждены работодателем данной организации;
- основные положения по нормам охраны труда, а также некоторым стандартам.
Сведения о том, какими именно положениями и актами должен руководствоваться делопроизводитель в своей деятельности. К таким положениям можно отнести:
- трудовое законодательство РФ;
- действующий Устав предприятия;
- официальные приказы и распоряжения лиц, которым подчиняется делопроизводитель;
- действующие правила внутреннего трудового распорядка;
- утвержденную работодателем должностную инструкцию делопроизводителя.
Информация о том, кому именно подчиняется делопроизводитель в данной организации. Таким лицом может являться, например, начальник отдела кадров, заведующий канцелярией, директор компании, его заместитель и т.д.
Данные о том, кто сможет временно взять на себя обязанности делопроизводителя во время его отсутствия на рабочем месте. В большинстве случаев такие обязанности возлагаются на секретарей, сотрудников отдела кадров и иных служащих.

Права делопроизводителя

К основным правам, которые имеются у каждого делопроизводителя, можно отнести следующие:

Возможность внесения различных предложений для руководства, которые могут касаться следующих вопросов:
- внесения изменений в текущий рабочий процесс для максимального совершенствования исполнения делопроизводителем его трудовых обязанностей, которые были возложены на него положениями данной должностной инструкции;
- решения вопросов относительно привлечения сотрудников к различным видам дисциплинарной ответственности за ранее совершенные им нарушения.
Проведение внимательного ознакомления с различными локальными актами компании, содержание которых имеет прямое отношение к деятельности делопроизводителя, под собственную личную подпись.

Следует отметить, что указанный перечень прав не является исчерпывающим. При желании работодатель сможет наделить своего сотрудника и иными правами, при условии, что они не будут противоречить действующим законодательным нормам и стандартам.

Основные права делопроизводителя также должны быть закреплены в его должностной инструкции. После составления данного документа сотрудника обязательно знакомят с его содержанием. В будущем в утвержденную ранее инструкцию уполномоченными лицами могут быть внесены необходимые изменения. Для этого работодателем формируется официальное распоряжение. В нем указываются разделы должностной инструкции, в которые необходимо внести соответствующие поправки, а также новый, редакционный текст.

Ответственность делопроизводителя

Как и любой работник предприятия, делопроизводитель будет нести определенную ответственность перед своим работодателем. Она может быть применена уполномоченным лицом в следующих ситуациях:

За ненадлежащее исполнение либо полное игнорирование делопроизводителем своих прямых профессиональных обязательств. В таком случае работодатель вправе будет применить один из трех видов наказания, которые были установлены действующими нормами трудового законодательства.
В случае совершения серьезных правонарушений, которые могут являться объектами административной, гражданской и даже уголовной ответственности.
За совершение различных нарушений, результатом которых стало причинение работодателю материального вреда. В таком случае в отношении провинившегося сотрудника может быть установлена материальная ответственность в целях покрытия причиненного ущерба.

Права на установление определенной ответственности в отношении делопроизводителя в большинстве случаев будут иметься у руководителя организации либо у его заместителя. При этом уполномоченным лицам необходимо помнить о следующих основных правилах и некоторых важных нюансах:

вне зависимости от выбранного вида ответственности, назначена она может быть только в том случае, если сам факт совершения сотрудником того или иного нарушения действительно был подтвержден в официальной форме;
для подтверждения факта нарушения работодателем либо иным ответственным лицом должны быть созданы все необходимые документы. Главным из них, безусловно, будет являться приказ о назначении той или иной меры ответственности;
действующими нормами трудового законодательства было установлено всего три вида дисциплинарной ответственности, которая может быть применена в отношении провинившегося сотрудника. Эти наказания выражаются в замечании, выговоре либо увольнении. Безусловно, последний вариант санкции является наиболее серьезным. Он заключается в одностороннем увольнении сотрудника по соответствующему решению его работодателя;
в большинстве случаев сам факт совершения сотрудником того или иного нарушения подтверждается таким документом, как внутренний акт организации. Например, если речь идет о прогуле делопроизводителя – в этот акт заносится информация относительно его отсутствия на рабочем месте в течение определенного количества времени. Для того чтобы созданный документ действительно обладал полноценной правовой силой, он должен быть составлен в присутствии, как минимум 3 независимых свидетелей;
помимо создания необходимых подтверждающих документов, в обязанности работодателя будет входить осуществление и некоторых иных действий. В частности, он будет обязан запросить официальные разъяснения у провинившегося сотрудника относительно сложившейся ситуации. Например, если речь идет о прогуле, работодателю необходимо будет запросить у служащего письменные разъяснения по поводу причин его отсутствия на рабочем месте;
со всеми документами, которые были созданы в процессе установления сотруднику той или иной меры ответственности, должен быть надлежащим образом ознакомлен и сам служащий. В случае игнорирования данного этапа, служащий сможет оспорить действия работодателя и отменить назначение наказания.

Обязанности делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию

В должностные обязанности делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, могут входить следующие функции:

Осуществление постоянного контроля над процессом распределения входящей документации между исполнителями и другими работниками организации.
Предварительная передача важной корреспонденции руководителю отдела делопроизводства либо иному уполномоченному лицу.
Ведение постоянного учета входящей корреспонденции в виде своевременного проведения регистрации поступающих в организацию документов.
Проведение различных дополнительных операций с документами для их последующего хранения или надлежащего использования. Сюда можно отнести, например, составление описей для комплектов бумаг, формирование специальных актов для передачи документации в архив предприятия и т.д.
Ведение картотеки используемых и хранящихся в организации документов. Своевременная выдача другим сотрудникам требуемой им информации, которая содержится в хранимой документации.
Осуществление постоянного контроля над своевременным возвратом документации, которая ранее была выдана сотрудникам для временного пользования.
Выполнение отдельных поручений вышестоящих лиц, включая руководителя организации либо начальника соответствующего структурного подразделения.

Скачать

Скачать образец должностной инструкции делопроизводителя в формате .doc вы можете
по этой ссылке