Хранение трудовых книжек

У каждого гражданина нашей страны, который хотя бы один раз в своей жизни был официально трудоустроен, имеется трудовая книжка. Значимость данного документа сложно переоценить. Несмотря на наличие постоянных слухов относительно скорой отмены трудовых книжек – они по-прежнему остаются актуальными.

Основной задачей данного документа является сохранение информации относительно профессиональной деятельности гражданина. Именно на основании трудовой книжки пенсионная организация сможет точно подсчитать имеющийся у конкретного лица стаж. В дальнейшем, на основании точного количества лет этого стажа, физическому лицу может быть назначено пенсионное обеспечение.

Порядок создания бланков, а также их последующего использования работодателями регулируется на законодательном уровне. Здесь нужно учитывать следующие важные правила:

Каждый работодатель обязан завести на нового работника трудовую книжку. Это правило распространяется только на те ситуации, при которых данного документа у гражданина ранее на руках не имелось. Это можно встретить при трудоустройстве молодых специалистов, у которых просто нет предыдущего опыта работы.
Трудовая книжка нового сотрудника должна быть заведена, не позднее чем в течение 5 календарных дней, после непосредственного начала исполнения данным работником своих профессиональных обязательств.
Если у работодателя на руках имеются запасные чистые трудовые книжки – он может выдать одну из них новому подчиненному за определенную плату.

Если же у нового сотрудника уже имеется опыт работы – значит трудовая книжка будет входить в перечень официальных документов, которые должны быть представлены соискателем в отдел кадров. В течение 5 дней сотрудник отдела кадров должен надлежащим образом заполнить представленный ему документ. Для этого в трудовую книжку вносится соответствующая запись о трудоустройстве физического лица в данную организацию.

Если основываться на современных законодательных нормах, можно отметить, что к процедуре заполнения трудовых книжек предъявляются достаточно точные и серьезные требования. В частности, неверное внесение записи в данный документ может прибавить сотруднику достаточно большое количество проблем.

Однако строгие правила устанавливаются современными нормами еще и в отношении последующего хранения трудовых книжек. В частности, работодатель должен организовать подходящее для этого место в своей компании.

Основные правила хранения трудовых книжек

В трудовую книжку вносится вся важная информация относительно профессиональной деятельности каждого гражданина. Помимо стандартных сведений о приеме и увольнении, в данном документе фиксируются и иные возможные события в жизни сотрудника. Сюда можно отнести, например, перевод на другое место работы, переименование организации, повышение в должности и т.д.

Все ключевые аспекты, относительно хранения данных документов, содержатся в положениях трудового законодательства, а именно – в статье 66 ТК РФ. Там отражены следующие важные принципы:

Основные условия хранения книжек, а также дополнительные правила относительно их ведения и заполнения.
Инструкции по изготовлению новых бланков.
Правила и особенности такой процедуры, как передача книжек новым работодателям.

Следует отметить, что правильное ведение и хранение трудовых книжек является не просто привилегией работодателя. Дело в том, что нарушение установленных правил обязательно будет служить весомым основанием для применения определённых мер ответственности.

Сам трудовой документ представляет собой бланк строгой отчетности, который состоит ровно из 20 пронумерованных разворотов. На каждой странице должны иметься индивидуальная серия и номер документа.

В соответствии с действующими правилами абсолютно у каждого работодателя должен иметься хотя бы небольшой резерв запасных трудовых книжек. Помимо этого, следует помнить, что иногда могут пригодиться и вкладыши к данным документам. Они требуются в том случае, если книжка конкретного сотрудника была уже полностью заполнена и туда просто невозможно включить новую информацию.

Что же касается порядка ведения данных документов, каждый работодатель обязан своевременно включать в них следующие сведения:

Информацию относительно трудоустройства сотрудника. Здесь сразу указывается дата принятия нового служащего, наименование его будущей должности, а также приказ работодателя, который является главным документом для трудоустройства.
Данные относительно внутренних переводов. Как известно, сотрудник при наличии у него такого желания и при согласии самого работодателя может быть переведен на другую должность внутри одной организации. Этот факт обязательно должен быть зафиксирован в письменной форме. Для этого специалистом вносится соответствующая запись в книжку.
Данные о различных заслугах и достижениях служащего. Сюда можно отнести присвоение нового звания, выражение официальной благодарности и т.д.
Информацию относительно увольнения служащего. Сюда можно отнести следующие сведения: непосредственные причины для расторжения профессиональных отношений, текущую дату, а также номер и дату издания соответствующего приказа.

Ведение и хранение трудовых книжек

Так как трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности, к ее хранению предъявляются официальные требования. В первую очередь все передвижения трудовых книжек должны быть оформлены надлежащим образом. Для этого работодателем создаются следующие документы:

Приходно-расходный журнал. Данный документ, как правило, хранится в отделе бухгалтерии. В него включаются сведения относительно имеющихся в организации чистых бланков книжек. Во время выдачи новой книжки на руки сотруднику – данный факт обязательно фиксируется. Для этого в имеющийся журнал вносится соответствующая запись.
Журнал учета и движения. Этот документ, как правило, хранится в отделе кадров. Периодически туда должна вноситься следующая информация:
- информация о новой трудовой книжке, которая отправляется на постоянное хранение к работодателю. Такая запись, как правило, вносится во время трудоустройства нового сотрудника;
- сведения о выдаче трудовых книжек на руки работникам на строго ограниченный временной период. У каждого сотрудника действительно имеется законное право на временное получение своего трудового документа. Например, книжка может потребоваться для предоставления ее в ту или иную инстанцию – банковское учреждение и т.д. В этом случае ему необходимо будет написать личное заявление на имя своего работодателя. Начальник отдела кадров, на основании данного заявления, произведет выдачу документа;
- информация относительно трудовых книжек, которые были выданы сотрудникам на руки по причине увольнения. Во время официального расторжения профессиональных отношений на работодателя будут наложены определенные обязательства. В частности, ему необходимо будет выдать трудовую книжку на руки сотруднику строго в установленные сроки. Выдача должна быть осуществлена в последний день нахождения служащего на своем рабочем месте. Сам факт выдачи также в обязательном порядке должен быть зафиксирован. Для этого кадровый работник вносит соответствующую запись в существующий журнал учета.

Правила учета и хранения трудовых книжек

После трудоустройства сотрудника его книжка попадает на длительное хранение к работодателю. Если говорить об основных правилах данного хранения, можно отметить следующие:

Хранение подобных документов должно осуществляться в железных сейфах либо в специально отведенных для этого помещениях. Нередко трудовые книжки хранятся в отделе кадров.
В процессе своей деятельности работодатель обязан обеспечить надлежащий учет трудовых книжек. Как правило, для этого назначается один ответственный специалист, который будет вносить в документы необходимые записи, а также совершать иные действия, которые потребуются в конкретной ситуации.
В случае увольнения сотрудника, работодатель будет обязан своевременно выдать на руки его документ. Делается это в последний день работы подчиненного в данной организации. Следует отметить, что правило о своевременной выдаче трудовой книжки будет действовать абсолютно в любой ситуации, вне зависимости от конкретных причин увольнения работника, а также иных важных факторов.

Назначение ответственного за хранение трудовых книжек

В соответствии с действующими требованиями, вся ответственность за надлежащее ведение и хранение трудовых книжек в организации целиком и полностью возлагается именно на работодателя. Однако директор компании, в свою очередь, вправе возложить данные обязательства на другого сотрудника. В большинстве случаев таким сотрудником является руководитель или служащий отдела кадров.

Сама процедура возложения ответственности должна проходить в официальной форме. Для этого работодателем создается письменное распоряжение. Для того чтобы данный документ обладал полноценной правовой силой, в нем должна содержаться следующая информация:

Данные о самом сотруднике, на которого будут возложены обязательства, а именно – ФИО подчиненного, наименование его должности, а также структурное подразделение, в котором он осуществляет свою деятельность.
Информация о непосредственных обязательствах, которые будут возложены на сотрудника. Здесь необходимо будет перечислить все действия, которые должен выполнять данный работник.
Дата, с которой приказ вступит в свою законную силу и т.д.

Установленный срок хранения трудовых книжек

Любая трудовая книжка будет содержать в себе персональные данные о сотруднике. Следовательно, работодатель обязан обеспечить такому важному документу надлежащие условия для его хранения.

У работодателя должны иметься в наличии трудовые книжки всех штатных сотрудников. Исключением, в данном случае, будут являться совместители. У них этот документ, как правило, хранится по основному месту работы.

Хранение имеющихся трудовых книжек должно осуществляться на постоянной основе. Выдача данных документов может производиться только по следующим основаниям:

По причине увольнения служащего. В таком случае документ должен быть выдан ему на руки незамедлительно. Следует помнить, что любые задержки будут являться серьезным нарушением со стороны работодателя.
По причине необходимости получения трудовой книжки на руки сотрудником на четко ограниченный временной период. Следует помнить, что выдача данного документа должна быть осуществлена в строгом соответствии с установленными правилами. В случае их нарушения, в отношении работодателя могут быть установлены соответствующие меры наказания. Наиболее распространенными из них являются следующие:

Итоги

Таким образом, процедура обеспечения надлежащего хранения и учета трудовых книжек в организации будет включать в себя следующие этапы:

Выбор ответственного сотрудника, на которого будут возложены все важные обязательства. Оптимальным решением может стать возложение данных обязательств на представителя отдела кадров. Предварительно работник должен быть оповещен о подобных намерениях его начальника.
Издание официального распоряжения руководителем. В данный документ должна быть внесена вся основная информация, включая сведения о самом сотруднике, перечень обязательств, которыми он будет наделен, дата, с которой все обязательства вступят в свою законную силу и т.д.
Создание специальных журналов учета, в которых будет отражаться вся важная информация относительно движения книжек внутри организации. В журнал учета должны вноситься все важные записи, непосредственно касающиеся трудовых книжек. Сюда можно отнести: информацию относительно выдачи документов на руки, сведения о временном предоставлении книжек сотрудникам и т.д.