Учет движения трудовых книжек

Трудовая книжка является особым документом в современных профессиональных отношениях. Именно в нее вносятся все важные сведения относительно трудовой деятельности, которую ведет физическое лицо. Главная особенность заключается в том, что данные в книжку могут заноситься в течение всей жизни гражданина. Впоследствии, именно на основании этой информации, происходит расчет пенсии для физического лица.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать справедливые выводы о том, что трудовая книжка является действительно важным документом. Именно поэтому к правилам ее заполнения и последующего хранения существующими нормами предъявляются особые требования.

Как известно, большинство времени трудовой документ хранится у работодателя. Руководитель организации получает ее на руки после официального трудоустройства сотрудника в его компанию. В этот момент на работодателя накладываются и различные дополнительные обязательства. В частности, он должен обеспечить надлежащее хранение и учет трудовых документов.

В большинстве случаев все вышеуказанные обязательства накладываются на кадровых работников. Именно у них, как правило, хранятся трудовые книжки. Более того, при необходимости кадровый работник выдает книжку на руки служащему.

Это может происходить в двух случаях:

При увольнении сотрудника. В данной ситуации, вне зависимости от самих причин и обстоятельств увольнения, работодатель будет обязан выдать трудовой документ на руки служащему в его последний день нахождения в организации.
При временной выдаче служащему трудовой книжки. Данная операция может быть произведена даже в том случае, если сотрудник не увольняется, однако ему требуется трудовой документ на небольшой период времени. Например, необходимость в этом нередко возникает в случае оформления потребительского кредита.

Во всех вышеуказанных ситуациях сам факт выдачи трудовой книжки служащему должен быть зафиксирован в надлежащей форме. Для этого ответственный специалист вносит соответствующую запись в специальный документ – журнал учета трудовых книжек. К этому действию современными нормами закона также предъявляются определенные требования.

Книга учета движения трудовых книжек

Положения трудового законодательства обязывают абсолютно всех работодателей обеспечить надлежащий учет и контроль внутреннего движения трудовых книжек, а также вкладышей к ним. Для этого современными руководителями могут быть использованы специальные книги или журналы учета.

Обязанности по постоянному ведению учетных документов возлагаются на кадровых работников. При этом ответственному специалисту необходимо знать о следующих особенностях и правилах:

Книга учета может представлять собой обычную большую тетрадь формата А4. В таком случае специалист сможет разлиновать документ самостоятельно, поделив его на соответствующие графы.
Сейчас в продаже можно встретить и уже готовые книги учета движения трудовых книжек. Они достаточно удобны в использовании, так как в них уже разлинованы все листы. При желании работодателем может быть использован и готовый документ.
Для того чтобы книга учета обладала полноценной правовой силой, документ должен быть прошнурован, а все его листы – пронумерованы. После этого шнуровка подтверждается личной подписью уполномоченного лица, а также фирменной печатью организации.
Оформление новой книги учета может быть осуществлено только после того, когда весь текущий документ будет полностью заполнен.

В действующую книгу учета должна быть своевременно внесена следующая информация:

сведения относительно тех трудовых книжек, которые были переданы в данную организацию от сотрудников, которые только что устроились на работу в компанию;
сведения о книжках, которые были заведены в данной организации. Этот пункт будет актуален для таких ситуаций, при которых у трудоустроившегося сотрудника на руках не было трудового документа. В данном случае обязанности по оформлению первой трудовой книжки гражданина будут возложены на его первого работодателя;
сведения о вкладышах к трудовых книжкам, которые могут быть выданы работодателем сотрудникам, в случае появления такой необходимости. В большинстве случаев данная необходимость возникает по причине полного заполнения трудового документа и отсутствия в нем свободного места для последующего включения туда всех требуемых данных.

Журнал учета движения трудовых книжек

Книгу учета трудовых документов иногда называют и журналом. Фактически эти два понятия являются абсолютно одинаковыми и не обладают никакими отличительными свойствами.

Журнал учета также может представлять собой обычную большую тетрадь. На титульном листе указывается наименование данного документа, а именно: «Журнал учета трудовых книжек». Чуть ниже помещается название юридического лица, а также фактическое место расположения организации. Сюда же вносятся сведения о годе, в котором данный документ был заведен.

Если говорить о том, у кого именно в организации могут иметься полномочия относительно заполнения трудовых документов, сюда можно отнести различных специалистов.

Фактически полномочия по заполнению могут быть возложены абсолютно на любого специалиста, вне зависимости от его должности. Однако каждому работодателю следует помнить о том, что в таком случае сама процедура возложения данных обязательств должна проходить в официальном порядке. Для этого руководителем составляется письменное распоряжение, в которое вносятся все необходимые сведения.

Абсолютно любой журнал учета трудовых книжек должен состоять из 13 основных глав:

В первую графу вносится регистрационный номер самого трудового документа или вкладыша к нему.
Во второй, третьей и четвертой графе указывается текущая дата, а именно – число, месяц и год, в который осуществляется заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее.
Пятая графа содержит в себе дополнительные сведения относительно рассматриваемого трудового документа, например, его индивидуальный регистрационный номер и т.д.
Далее идут сведения о самом сотруднике, который сдал трудовую книжку своему работодателю на хранение либо в отношении которого трудовой документ был заполнен. Здесь обязательно нужно указать полное наименование должности этого подчиненного.
В седьмой графе указывается полное наименование места работы сотрудника, например, название отдела или иного структурного подразделения, к которому он был прикреплен.
Далее идут сведения относительно документального основания, по которому сотрудник был трудоустроен к данному работодателю. В большинстве случаев таким документальным основанием является приказ о трудоустройстве, созданный руководителем компании.
Следующая графа требуется для простановки туда личной подписи ответственного лица, которое осуществило принятие трудового документа на руки, для последующего хранения.
Далее в графе указывается определенная сумма денежных средств, которая была взята с сотрудника за услугу по предоставлению ему новой трудовой книжки. Данная графа заполняется только в том случае, если для сотрудника это место работы является первым и до этого момента у него просто не имелось трудового документа.
В двенадцатой графе указывается точная дата, в которую трудовая книжка была выдана на руки сотруднику. Заполнение данного раздела осуществляется только в случае увольнения подчиненного, при котором работодатель будет обязан своевременно выдать ему на руки трудовой документ.
И, наконец, тринадцатая глава отводится для простановки там личной подписи самого сотрудника. Только в случае ее наличия запись будет считаться действительной.

Бланк учета движения трудовых книжек

Бланк учета движения трудовых книжек представляет собой стандартную и общепринятую форму, которая может быть использована абсолютно каждым работодателем. Заполнение данной формы необходимо осуществлять с максимальной ответственностью. Следует помнить, что неверное заполнение, а также наличие большого количества ошибок и неточностей может являться полноценным основанием для признания всего документа недействительным. Это, в свою очередь, может грозить работодателю применением к нему определённых мер ответственности.

Если говорить об основном назначении журнала учета трудовых книжек, сюда можно отнести следующие функции:

Для определения точного порядка работы с трудовыми книжками. Как уже было сказано выше, данный документ действительно является максимально важным. Следовательно, каждый работодатель должен ответственно подходить к заполнению и хранению.
С целью определения ответственности в случае утраты трудового документа или вкладыша к нему. К сотруднику, который нарушил установленные правила по ведению и хранению, могут быть применены различные формы дисциплинарного взыскания со стороны работодателя.

Процедура заполнения книги учета движения трудовых книжек

В большинстве случаев заполнение книги учета движения трудовых книжек происходит во время принятия в организацию нового сотрудника. В данной ситуации новый служащий будет обязан представить своему работодателю определенный перечень документов, в соответствии с установленными правилами. В этот перечень и будет входить трудовая книжка, при условии, что она имеется у гражданина.

Сразу после получения трудового документа ответственным специалистом должна быть внесена соответствующая запись в книгу или журнал учета. Заполнение книги учета необходимо осуществлять по порядку, с проставления соответствующего номера записи в первой графе. Следует отметить, что записи должны вноситься «по факту». Запрещается внесение информации задним числом или нарушение уже существующего порядка.

Основные правила учета движения трудовых книжек

Наиболее важные правила по учету движения трудовых книжек были установлены Правительством РФ от 16.04.2003 года. К ним можно отнести следующие важные положения:

Для осуществления основного учета в абсолютно каждой организации должны иметься два главных документа:
- приходно-расходная книга по учету бланков. Данный документ, как правило, ведется бухгалтером организации. При этом абсолютно каждому бланку трудовой книжки должен быть присвоен свой индивидуальный номер. Бланк трудовой книжки может быть выдан новому сотруднику, который трудоустраивается в данную организацию. В большинстве случаев данный документ предоставляется новому служащему на платной основе. При этом сам факт получения денежных средств также должен быть надлежащим образом зафиксирован работодателем в письменной форме;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Хранение этого документа, как правило, осуществляется отделом кадров. При необходимости в него своевременно должны вноситься соответствующие записи. Чаще всего причинами для появления такой необходимости выступает увольнение служащего либо принятие на работу нового сотрудника.
Оба вышеуказанных документа должны быть надлежащим образом пронумерованы и прошнурованы. Более того, на каждом из них должна иметься печать организации.

Итоги

Таким образом, сама процедура учета движения трудовых книжек в организации будет включать в себя следующие действия уполномоченных лиц:

Создание специального журнала учета. Осуществить данное действие достаточно легко – форму для журнала учета без труда можно найти в интернете. Далее ответственному лицу необходимо будет лишь заполнить журнал в соответствии с образцом.
Своевременное внесение в действующий журнал всей необходимой информации. Сюда можно отнести сведения о получении трудовой книжки работодателем либо, наоборот – о выдаче документа на руки его законному владельцу. Вне зависимости от типа внесенной информации, вся она должна быть подтверждена подписями сторон профессиональных отношений. В противном случае запись может быть признана недействительной.