Электронная трудовая книжка

Трудовую книжку по праву можно назвать одним из главных документов в сфере профессиональных отношений. Ее основное назначение заключается в сборе всей важной информации относительно трудовой деятельности физического лица в течение всей его жизни. В данный документ вносятся следующие, наиболее распространенные сведения:

Информация о трудоустройстве. Как известно, сама процедура трудоустройства устанавливает в отношении работодателя определенные обязательства. Одним из таких обязательств является и заполнение трудовой книжки. В нее вносится запись относительно того, на какую именно должность был принят сотрудник, в каком структурном подразделении он будет осуществлять свою профессиональную деятельность и т.д.
Информация относительно увольнения служащего. Процедура разрыва профессиональных отношений также является важнейшим процессом, который требует от работодателя своевременного выполнения различных действий. В частности, руководитель обязан указать в книжке дату увольнения, непосредственную причину, а также иные важные сведения.
Данные относительно важных внутренних перестановок, которые имеют прямое отношение к конкретному работнику. Сюда можно отнести, например, повышение служащего в должности, смену наименования организации, возложение на сотрудника некоторых дополнительных обязанностей, совмещение должностей и т.д. Помимо этого, нередко в трудовую книжку вносится информация относительно награждения служащего, присвоения ему почетного звания и т.д.

Несмотря на важность вышеуказанного документа, в нашей стране уже достаточно давно можно встретить слухи о том, что в ближайшее время трудовые книжки будут упразднены. От документа не планируют отказываться совсем – правительство предполагает, что введение электронной формы станет оптимальным решением. Это вполне справедливо, ведь сейчас даже такие важные документы, как больничные листы, также были переведены на электронный формат. Жители РФ, в свою очередь, уже успели оценить преимущество такой формы. Безусловно, электронные документы экономят время для их заполнения, помогают избежать многочисленных ошибок. Помимо этого, здесь имеется и еще одно несомненное преимущество – наличие электронных бланков обеспечивает максимальную защиту от подделок.

Электронные трудовые книжки в 2020 году

Правительством РФ был создан подробный план дальнейшего перехода всей страны на электронный вариант трудовых книжек. В частности, все формальности по данному вопросу должны быть урегулированы к концу 2019 года. С 2020 года планируется осуществлять постепенное введение документов в электронной форме.

Начальным этапом в данной процедуре будет являться передача всех необходимых электронных сведений в Пенсионный Фонд РФ. Следует отметить, что туда должна передаваться информация как об обычных сотрудниках, так и о совместителях. К слову, на данный момент времени в отделениях пенсионных организаций уже имеются все необходимые сведения относительно профессиональной деятельности граждан в нашей стране. Эти сведения нужно будет дополнить лишь важной информацией относительно различных наград граждан, а также иных событий, которые фиксировались в их трудовых документах.

Многих граждан интересуют вопросы о том, останется ли трудовая книжка на руках после введения электронной формы для данного документа. Нужно понимать, что в наличии такого документа не будет иметься никакой необходимости. Все важные сведения будут переведены в электронные формы. Это означает, что у граждан на руках не останется вообще никаких документов, в которых могла бы быть зафиксирована информация относительно их профессиональной деятельности.

Однако в вышеуказанном правиле, скорее всего, будут иметься и определенные исключения. В частности, если у гражданина отсутствует желание избавляться от бумажного варианта трудовой книжки – никто не сможет заставить его это сделать. Более того, при необходимости работодатель будет обязан внести данные «по старинке», то есть в бумажный вариант трудового документа. Однако электронные записи в этом случае все равно должны производиться. То есть, по сути, запись будет просто дублироваться в документ, который имеется на руках у гражданина. Такие правила будут действовать для того, чтобы переход на электронные трудовые книжки проходил максимально плавно и безболезненно для современных сотрудников. Планируется, что в 2023 году переход на электронную форму документов будет окончательно завершен.

Трудовая книжка в электронном виде

Считается, что работники очень быстро смогут привыкнуть к электронной форме трудовых книжек, а также оценить несомненные преимущества такой формы документов. К главным плюсам можно отнести следующие:

Легкое восстановление. Для многих сотрудников потеря трудовой книжки представляет собой настоящую трагедию. Это вполне объяснимо, ведь все сведения, которые имелись в данном документе, необходимо будет восстановить. Для этого придется осуществлять самые различные действия – искать прежних работодателей, посылать официальные запросы в местные архивы и т.д. При наличии электронного документа такая ситуация отнюдь не будет являться чем-то страшным. Дело в том, что все записи, которые ранее содержались в документе, будут продублированы в специальной электронной базе. Следовательно, ни о каких потерях и появлении дополнительных проблем не будет и речи.
Грамотное формирование будущей пенсии физических лиц. При наличии электронного документа работник может быть полностью уверен в том, что за его трудовую деятельность работодатель осуществляет все необходимые денежные взносы. Сведения о регулярных платежах формируются в системе автоматически. Если же говорить о нынешней ситуации, можно отметить, что сейчас узнать о том, перечисляет ли работодатель все установленные взносы или нет, поможет лишь специальная проверка. После введения электронных документов все это сделать будет значительно проще.
Дополнительную защиту прав служащих. Современная практика содержит в себе немало случаев, когда работодатель грубо нарушал права служащего, например, во время его увольнения из организации. Выражалось это в задержке выдачи трудового документа. Подобные ситуации являются особо актуальными в том случае, если стороны профессиональных отношений расстаются на не слишком положительной ноте, например, со спорами, взаимными претензиями и т.д. Если же говорить об электронном документе – сведения об увольнении будут поступать в специальную базу автоматически. Это означает, что сотруднику не нужно будет забирать свою трудовую книжку и беспокоиться по данному вопросу.
Значительную экономию времени. У граждан пропадет необходимость забирать трудовые книжки у работодателя для последующего предоставления этих документов в другие инстанции, например, в банковские учреждения. Теперь сделать это будет значительно проще – по специальному запросу все необходимые сведения будут представлены физическому лицу.

Процедура перехода на электронные трудовые книжки

Процедура перехода на электронные трудовые документы начнется с общего и активного тестирования всей системы. Сейчас в Пенсионном Фонде уже создаются все необходимые условия для начала перехода.

Согласно существующему законопроекту для начальной проверки будет выбрано несколько работодателей, которые помогут понять принцип работы системы. Внутри каждой организации произойдет оформление всех требуемых документов. Прежде всего, сам факт перехода на электронную форму трудовых книжек должен быть зафиксирован работодателем в официальном порядке. Для этого все важные сведения должны быть внесены в коллективный договор либо в иные внутренние документы компании. В частности, руководителем организации может быть сформировано отдельное положение по введению электронных форм трудовых документов. После создания такого положения с его содержанием должен быть ознакомлен абсолютно каждый служащий организации.

Следует также отметить, что все расходы, непосредственно связанные с переходом на электронную форму документов, в обязательном порядке должны быть возложены именно на работодателя. Сюда можно отнести и приобретение электронно-цифровых подписей, а также осуществление иных важных действий.

Когда введут электронную трудовую книжку

Начальный этап по введению трудовой книжки в электронной форме планируется начать уже в конце 2019 года. Естественно, данный проект будет запущен лишь в строго ограниченном количестве организаций.

Прежде всего, для успешного проведения эксперимента каждому работодателю придется произвести установку электронно-цифровых подписей внутри организации. Именно с помощью данных подписей ответственными лицами и будет вноситься вся необходимая информация в электронные документы.

Далее руководителям необходимо будет уладить и некоторые внутренние формальные вопросы. В частности, каждый сотрудник должен быть оповещен о факте введения электронных документов на конкретном предприятии. Более того, само оповещение должно проходить в официальной форме. Для этого с каждым служащим должно быть заключено специальное дополнительное соглашение к действующему трудовому договору.

Помимо этого, в действующих нормах содержится информация о том, что после введения электронных форм документа работодатель не обязан будет хранить у себя бумажные документы. Это означает, что у руководителей появится законное право на сдачу всех имеющихся у него трудовых документов в архив. Сама процедура сдачи при этом должна быть осуществлена в официальной форме. Для этого составляется соответствующий письменный акт, а также иные требуемые документы.

Как посмотреть свою электронную трудовую книжку

Как уже было сказано выше, электронный вариант трудовой книжки действительно будет обладать целым рядом важных преимуществ. Однако сейчас граждан все равно волнует огромное количество вопросов о том, каким именно образом нужно будет использовать виртуальный документ. Это вполне объяснимо – ведь все привыкли, что их трудовая книжка фактически может находиться в двух местах: либо у работодателя, либо у самого гражданина на руках, если на данный момент времени он нигде официально не трудоустроен.

Однако беспокоиться по вышеуказанному поводу вовсе не стоит. Планируется, что у владельца трудового документа будет иметься постоянный доступ к своей трудовой книжке и к ее содержанию. Для этого необходимо будет зайти на специальный сайт, ввести там все свои личные данные и получить требуемую информацию. Такой же доступ будет иметься и у работодателя. Теперь он сможет регулярно вносить все необходимые изменения в трудовую книжку служащего в электронной форме.

Если говорить о бумажном варианте данного документа, можно выделить его наиболее распространенные минусы, которые постоянно добавляли гражданам дополнительных проблем:

Итоги

Процедура перехода на электронную форму трудовых книжек будет включать в себя следующие этапы:

Предварительное тестирование системы. Для этого будут отобрано несколько работодателей, в организациях которых произойдет введение электронной системы. На основании достигнутых результатов и будут сделаны логичные выводы.
Далее планируется активное распространение системы электронных документов. Всех работодателей обяжут приобрести электронные подписи, а также произвести иные действия, которые будут необходимыми в конкретной ситуации для завершения процедуры.
И, наконец, к концу 2022 года планируется полный переход на электронный вариант трудовых книжек. При этом в течение некоторого времени также останутся и стандартные бумажные варианты. С их помощью процедура перехода пройдет более незаметно и бесхлопотно для сотрудников и их работодателей.