Голограмма в трудовой книжке

Главным назначением трудовой книжки является постоянный учет сведений относительно профессиональной деятельности гражданина. Ответственным за внесение соответствующей информации в данный документ является именно работодатель. Необходимость учета трудового стажа была введена в действующие нормы достаточно давно – несколько десятков лет назад. Именно тогда в общепринятый оборот был введен такой документ, как трудовая книжка. С тех пор в современных нормах законодательства иногда появляются различные проекты по отмене этих документов. Однако до сих пор этот вопрос не выходил дальше обычных обсуждений. На основании данной информации можно сделать соответствующие выводы о том, что важность этого документа действительно высока.

Если говорить об основных функциях, которые возлагаются на трудовые книжки, сюда, безусловно, можно отнести фиксирование всех важных событий в профессиональной деятельности физических лиц. На основании данной информации в будущем происходит начисление соответствующего размера пенсии для гражданина. Для этого документ предоставляется в пенсионную организацию по месту жительства.

Исходя из важности данного документа, действующими законодательными нормами были предприняты серьезные меры относительно обеспечения ему должной защиты от подделок. В частности, полномочия по изготовлению книжек имеются лишь у нескольких организаций в нашей стране. Более того, данный документ относится к бланкам строгой отчетности. Это означает, что каждый экземпляр должен обладать определенными индивидуальными признаками. К таковым можно отнести серию и номер.

Если говорить о главных мерах безопасности, которые сейчас применяются в отношении трудовых книжек, сюда, прежде всего, можно отнести наличие на них специальных голографических наклеек. Данный метод обеспечения безопасности был введен в нашей стране несколько лет назад. С тех пор он активно используется.

В соответствии с замыслами разработчиков, именно голограммы на трудовых книжках смогут обеспечить максимальную защиту от подделок данного документа. Данный вид защиты направлен на то, чтобы гражданин не мог просто так исключить из документа различные записи либо внести туда неправомерные изменения без соответствующих на то оснований. Однако необходимо отметить, что большинство современных бланков трудовых книжек все равно изготавливается без голографических наклеек.

Куда клеить голограмму

Если обратиться к действующим законодательным нормам, можно увидеть, что информации относительно голографических наклеек в трудовых книжках, а также особенностей и порядка их использования в законе очень мало. Именно поэтому у современных кадровых работников мнения по данному поводу часто расходятся.

Основные требования по учету и ведению этих документов представлены в следующих нормативно-правовых актах:

В Трудовом Кодексе РФ. Там указывается главная информация относительно назначения трудовой книжки, некоторых особенностей ее использования, хранения и т.д.
В Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 года №225 «О трудовых книжках». В данном нормативно-правовом акте содержатся более подробные и точные сведения относительно учета трудовых документов, правила их выдачи сотрудникам на руки и иных важных вопросов.

Однако необходимо отметить, что ни в одном из вышеуказанных актов не содержится информация об использовании голографических наклеек для трудовых книжек. Единственным источником, в котором можно найти хотя бы какие-то сведения, является официальное Письмо ФГУП «Госзнак» от 27.01.2007 года. Именно в этом акте присутствует информация относительно порядка использования голографических наклеек, а также общего оформления трудовых документов в современных организациях.

В вышеуказанном письме также можно найти сведения об основных назначениях наклеек для трудовых документов:

Предоставление максимальной гарантии в подлинности документа. Как уже было сказано выше, главной функцией является именно сохранение безопасности для трудовых книжек. Наклейки были разработаны и утверждены после того, как статистика показала высокое количество случаев подделок.
Обеспечение максимальной защиты от незаконного внесения различных изменений в данные документы. Определенные поправки все же могут вноситься в трудовые книжки, однако данная процедура должна быть проведена в строгом соответствии с установленными правилами. В большинстве случаев все исправления вносятся текущим либо бывшим работодателем физического лица. При этом внесение абсолютно любой информации должно быть основано на соответствующих документальных подтверждениях. Если их не имеется – у лица просто не будет полномочий для осуществления необходимых поправок.

Образец голограммы в трудовой книжке

Первые планы по введению защиты трудовых книжек появились в нашей страны в 2007 году. Именно тогда и была разработана текущая форма голографических наклеек. Однако официальное появление первой трудовой книжки с голограммой произошло в 2008 году. Парадоксом является тот факт, что на данный момент времени в продаже можно встретить как бланки трудовых книжек с голограммой, так и без них. Именно этот факт до сих вызывает многочисленные споры среди современных работодателей.

Несмотря на то, что официально голограммы для трудовых документов появились уже более 10 лет, на законодательном уровне обязательность наличия данных наклеек до сих пор не закреплена. Следует помнить, что ранее утвержденное письмо ФГУП «Госзнак» носит исключительно рекомендательный характер. На основании данной информации можно сделать справедливые выводы о том, что использование голографических наклеек до сих пор может быть осуществлено лишь по желанию работодателя. Если же он не желает этого делать – он вправе использовать стандартные бланки, без каких-либо дополнительных элементов защиты. Сам факт наличия или отсутствия наклеек не будет оказывать никакого влияния на правовую силу данного документа.

Многих работодателей, которые все-таки решили использовать дополнительные элементы защиты для своих трудовых книжек, волнуют вопросы о том, куда именно должны быть приклеена голографическая наклейка. Здесь сразу необходимо отметить, что действующими нормами также не был определен точный порядок применения этой защиты. Иногда в местах продажи этих бланков строгой отчетности желающие могут получить письменные рекомендации относительно использования наклеек.

Если ориентироваться на существующую практику, можно сделать следующие выводы относительно мест приклеивания данных элементов:

Сама голограмма представляет собой круглую полупрозрачную наклейку. Ее изображение всегда отличается наличием на нем двуглавого орла.
Диаметр данного элемента защиты составляет до 2 сантиметров. К каждому бланку может быть приложено до 6 наклеек.
Оптимальным способом использования данного элемента является его наклеивание на какую-либо важную информацию, содержащуюся в трудовой книжке. Например, можно наклеить этот элемент рядом с основным номером трудового документа.
Во время приклеивания очень важно будет расположить элемент максимально корректно. Как уже было сказано выше, он должен располагаться на важной информации, однако ни в коем случае не закрывать ее полностью. Помимо этого, орел на самой наклейке должен находиться в правильном положении. Во время наклеивания также обязательно нужно расправить все складки, если таковые будут иметься.
Необходимо помнить, что данный элемент защиты может быть использован только однократно. Это правило будет действовать даже в том случае, если наклейка была использована некорректно. В подобной ситуации нельзя пытаться отклеить данный элемент либо произвести с ним иные манипуляции.

Голограмма на вкладыш в трудовой книжке

В соответствии с действующими законодательными правилами вкладыш является официальной составляющей трудовой книжки. Данный документ может быть использован только при наличии на то соответствующих оснований. В большинстве случаев таким основанием будет являться нехватка места в основной части документа. Именно в этой ситуации работодатель физического лица для внесения соответствующих записей в трудовой документ может использовать специальный вкладыш. Фактически он представляет собой просто запасные страницы для трудового документа.

Так как вкладыш является полноценной частью трудовой книжки, следовательно, в его отношении также могут быть применены соответствующие защитные элементы. Однако следует отметить, что и здесь их применение целиком и полностью будет зависеть исключительно от желания самого работодателя.

Если же говорить о том, куда именно клеить голограмму во вкладыше для трудовой книжки, то здесь невозможно будет найти точного ответа. У вкладыша имеется индивидуальный номер серии, а также соответствующий регистрационный номер. Следовательно, наклейка может быть использована рядом с данными элементами.

Если же говорить о других правилах относительно использования наклейки, здесь нужно использовать стандартные требования. В частности, голограмма должна быть наклеена максимально аккуратно, без каких-либо складок или иных портящих ее элементов. Естественно, орел на наклейке также должен быть расположен правильно.

Зачем нужна голограмма в трудовой книжке

Как уже было сказано выше, основным назначением голограммы является обеспечение дополнительной безопасности трудовым книжкам. Рассмотрим пример использования голограммы на трудовом документе в организации:

Сотрудником компании был совершен грубый дисциплинарный проступок. Работодатель, в свою очередь, назначил для своего подчиненного справедливое наказание, которое заключалось в увольнении по одностороннему решению начальника.
В последний день нахождения сотрудника на его рабочем месте в трудовой документ была внесена соответствующая запись. В соответствии с установленными правилами в данной записи содержалась и непосредственная причина увольнения. Запись была подтверждена подписью ответственного лица, а также фирменной печатью организации. Кроме того, в качестве дополнительного элемента защиты работодателем была использована и специально предусмотренная для этого голографическая наклейка.
Естественно, сотрудник не был доволен решением руководства и не желал, чтобы конкретная причина увольнения, а именно – совершение дисциплинарного проступка была указана в его трудовом документе. Для того чтобы изменить сложившуюся ситуацию, он попытался оторвать наклейку, однако у него ничего не вышло. Так как наклейка одноразовая, удалить ее незаметно не получилось. Результатом подобных действий стала порча документа.

Итоги

Таким образом, процедура использования голографической наклейки для трудовой книжки включает в себя следующие важные аспекты:

Прежде всего, необходимо помнить, что данный документ всегда может быть использован лишь единожды. Именно поэтому к процедуре его использования необходимо отнестись с максимальной ответственностью.
Во время использования этого элемента защиты наклеить голограмму нужно аккуратно, без каких-либо складок или иных дефектов.
Если работодатель не знает, куда именно клеить защитный элемент – можно руководствоваться следующим правилом: «Использование голограммы подразумевает ее наклеивание на какой-либо важный информационный элемент в трудовой книжке». Таким элементом может являться номер документа.
И, наконец, необходимо помнить, что использование трудовых книжек с наклейками не является обязательным требованием действующего законодательства. Следовательно, при желании работодатель может использовать самые простые бланки без каких-либо дополнительных элементов защиты.