Какие справки должен выдать работодатель при увольнении работника

Далеко не все увольняющиеся работники знают, какие справки должен выдать работодатель при увольнении. В ст. 62 ТК РФ сказано, какие документы может требовать работник при увольнении.

Работник может требовать все документы, которые имеют отношение к его трудовой деятельности у данного работодателя. Работодатель обязан выдать все требуемые документы в течение 3-х дней после получения письменного уведомления от работника.

В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать работнику следующие документы:

• справку о доходах сотрудника у этого работодателя;
• выписку из трудовой книжки;
• другие документы, которые имеют отношение к осуществлению трудовой деятельности у этого работодателя;

 

а также копии следующих документов:

• приказа о приёме на работу;
• приказа об увольнении;
• приказов о повышении работника в должности;
• приказов о применении к работнику дисциплинарных взысканий.

 

Работник имеет право требовать эти документы не только при увольнении, но и в любое другое время.
Документы выдаются по письменному заявлению работника. Заявление пишется на имя работодателя и подаётся непосредственно работодателю или в отдел кадров. Заявление должно быть принято и зарегистрировано в соответствии с порядком.

Чтобы перестраховаться, работнику лучше написать 2 экземпляра заявления. На втором экземпляре нужно поставить отместку о приёме, а также номер входящего документа и подпись лица, принявшего заявление. Работодатель не имеет права не выдать работнику требуемые справки при увольнении и копии документов.
На каждой копии документа должна стоять печать «копия верна», печать работодателя и его подпись.

Все копии документов выдаются работнику в отделе кадров. Только справка по форме 2-НДФЛ выдаётся в бухгалтерии. Поэтому для получения этой справки, необходимо писать новое заявление. Выдача справки о доходах регламентирована п. 3 ст. 230 НК РФ.
Выдаётся эта справка, как правило, для предоставления работнику налоговых вычетов у нового работодателя. В этой справке указаны суммы начисленного и удержанного налога, чтобы новый работодатель не ошибся при предоставлении вычетов.

В п. 2 ст. 4.1 Закона № 255 сказано, что работодатель также обязан выдать увольняющемуся работнику справку о сумме заработка за последние 2 календарных года. Эта справка необходима для корректного расчёта у нового работодателя выплат по больничному листу в связи с нетрудоспособностью или материнством.

Эта справка также выдаётся в течение 3 календарных дней по письменному заявлению работника. Но работник может не писать заявление. Эта справка выдаётся в любом случае. Её невыдача считается нарушением законодательства по обязательному социальному страхованию.

Если работник после увольнения не выходит на новую работу, то он может попросить у работодателя справку о среднем заработке за последние 3 месяца. Эта справка необходима, если работник планирует встать на учёт в центр занятости.

Обязательные и необязательные справки при увольнении

Обязанности сторон трудовых отношений, в случае увольнения сотрудника, регулируются положениями ТК РФ. В частности, в статье 84 содержится информация о том, что работодатель должен выдать служащему некоторые важные документы. Все эти бумаги призваны отражать время работы человека в компании, а также иные важные особенности сотрудничества. Если говорить об обязательных бумагах, которые всегда выдаются на руки сотруднику в случае его ухода из организации, к таковым можно отнести следующие:

1. Трудовую книжку подчиненного. В этот документ помещается вся важная информация относительно трудоустройства сотрудника, непосредственных причин его увольнения из компании, а также иные важные сведения. По общим правилам, выдача трудовой книжки сотруднику на руки должна состояться в его последний день работы в данной организации. При этом сам факт выдачи обязательно должен быть зафиксирован работодателем в письменной форме. Для этого соответствующая запись о возврате трудовой книжки владельцу вносится в специальный журнал. Если у работодателя не имеется возможности осуществить выдачу документа в последний день работы сотрудника, при наличии согласия подчиненного книжка может быть направлена ему по почте.
2. Медицинскую книжку сотрудника. Естественно, выдача данного документа является обязательной только в том случае, если ранее подчиненный предоставлял его своему работодателю. Обязательные требования о наличии медкнижки устанавливаются в отношении многих профессий, включая, например, работу в общепите, а также иные профессиональные направления.
3. Расчетный лист. Он представляет собой особый документ бухгалтерской отчетности, фиксирующий сведения относительно всех денежных выплат, которые были заработаны сотрудником в последнем расчетном периоде. Помимо этого, сюда вносится информация и о различных компенсациях, премиях, а также иных подобных начислениях. Если с сотрудника были удержаны определенные суммы, например, в соответствии с официальным решением судебного органа, данный факт также обязательно должен быть отражен в расчетном листе.
4. Справку о заработной плате в соответствии с установленной формой. По общим правилам, туда помещаются сведения о зарплате сотрудника за три последних года его работы в данной организации. Очень часто подобный документ требуется гражданину для его последующего предоставления по месту новой работы либо для оформления пособия по безработице в местном отделении центра занятости.
5. Персональные данные служащего относительно произведенных работодателем страховых выплат. Оформление данного документа производится за период с начала последнего квартала и до момента официального расторжения сторонами трудового договора.
6. Специальную выписку из формы СЗВ-СТАЖ. В соответствии с действующими правилами заполнение данной выписки, а именно – графы №14, осуществляется только в том случае, если аннулирование трудового договора происходит 31 декабря. Заполнение разделов 4 и 5 происходит в той же ситуации, когда увольнение стало следствием выхода сотрудника на заслуженную пенсию.

Все вышеуказанные документы являются обязательными для выдачи во время увольнения сотрудника. Однако при наличии такого желания подчиненный вправе запросить у своего работодателя и иные требующиеся бумаги. К наиболее распространенным из них относят следующие:

• справка по форме 2-НДФЛ. Здесь указывается информация относительно заработка сотрудника в данной организации с начала календарного года до момента расторжения трудового договора;
• справка о среднем заработке подчиненного. Данный документ нередко требуется представить для оформления пособия по безработице;
• копия справки по форме СПВ-2. Этот документ может потребоваться в случае ухода сотрудника на пенсию по причине достижения установленного в стране возраста либо при появлении иных оснований для оформления обеспечения;
• копии различных локальных актов компании, которые оформлялись во время работы сотрудника в данной организации. Сюда можно отнести, например, распоряжения о переводах, о повышениях сотрудника, о несчастных случаях на производстве и т.д.

Каким образом можно подтвердить выдачу справок при увольнении?

На практике нередко можно встретить и такие ситуации, при которых работодатель выполнил свои обязательства относительно выдачи документов при увольнении, однако подчиненный утверждает обратное. Это может происходить по разным причинам, например, бывший работник просто потерял ранее полученные бумаги либо желает «насолить» работодателю и т.д. В таком случае у руководителя могут возникать вопросы о том, каким образом можно обезопасить себя и подтвердить надлежащее исполнение обязательств.

В вышеуказанной ситуации оптимальным решением станет фиксирование факта выдачи в документальной форме. Для этого можно составить специальную справку в произвольной форме. Главное, чтобы в нее включалась следующая основная информация:

1. Сведения о дате выдачи документов на руки сотруднику.
2. Информация о самом сотруднике, который увольняется – ФИО подчиненного, наименование занимаемой им должности, структурное подразделение, к которому он прикреплен и т.д.
3. Точный перечень выдаваемых на руки подчиненному документов. Рядом с названием каждого документа обязательно нужно указать его индивидуальные реквизиты, а именно – регистрационный номер, дату создания бумаги и т.д.

После того как все документы, указанные в специальной справке, будут выданы на руки подчиненному, ему обязательно нужно будет поставить свою личную подпись внизу бумаги. Если служащий, по каким-либо причинам, отказывается подписывать созданную работодателем справку, данный факт обязательно нужно зафиксировать в письменной форме. Для этого директору придется составить специальный внутренний акт в присутствии как минимум трех независимых свидетелей.

Вышеуказанная справка может быть применена для фиксации факта выдачи различных справок, которые являются как обязательными, так и необязательными. Однако необходимо помнить, что выдачу таких важных бумаг, как трудовая и медицинская книжка специалиста, желательно все же дополнительно фиксировать в специальных журналах. Эти журналы могут быть разработаны работодателем в свободной форме. Как правило, они представляют собой большую тетрадь формата А4, лист которой расчерчен на несколько столбцов. В этих столбцах фиксируется наименование выдаваемого документа, текущая дата, ФИО и должность сотрудника, который получает книжки на руки и т.д. После заполнения всех столбцов работник ставит свою личную подпись в соответствующей графе. Только в этом случае у работодателя на руках действительно останется весомое подтверждение того факта, что директор надлежащим образом выполнил свои обязательства.

Документы, содержащие пенсионные сведения

Помимо стандартных справок, непосредственно связанных с исполнением профессиональных обязательств, увольняющемуся сотруднику нередко выдают на руки и особые бумаги, содержащие в себе пенсионные сведения. Сюда, например, можно отнести документы о страховых отчислениях, которые были произведены работодателем с заработной платы сотрудника, а также с иных денежных выплат, получаемых подчиненным в процессе трудовой деятельности. Так, в процессе увольнения работнику может быть представлена следующая документация:

1. Персонифицированные сведения о застрахованных лицах. Они представляют собой индивидуальные сведения о взносах, которые были осуществлены за подчиненного с момента начала последнего квартала до момента непосредственного ухода служащего из организации.
2. Специальная форма СЗВ-М. Выписка из нее должна содержать в себе сведения только о данном сотруднике за соответствующий временной период.
3. Справка по специальной форме СЗВ-СТАЖ.

Следует отметить, что к вышеуказанному перечню могут быть прибавлены и некоторые иные документы, в которых также содержатся индивидуальные сведения о конкретном сотруднике. Например, увольняющемуся подчиненному могут потребоваться дополнительные бумаги в том случае, если его уход из организации напрямую связан с достижением пенсионного возраста. В такой ситуации подчиненный будет вправе потребовать предоставления еще одной справки по специальной форме СПВ-2. Оригинал готовой справки работодатель будет обязан сразу же направить в местное отделение пенсионной организации. Копия же данного документа выдается на руки увольняющемуся сотруднику.

Необходимо помнить, что необоснованный отказ работодателя в предоставлении обязательных документов будет являться серьезным нарушением с его стороны. У сотрудника в этом случае будет иметься законное право на предъявление официальных претензий в адрес начальства.