Оформление при приеме на работу

В список полномочий каждого работодателя в нашей стране входит осуществление приема новых сотрудников. Персонал подбирается в соответствии с такими важными условиями, как: требования к конкретной должности, общая нуждаемость компании в дополнительных кадрах и т.д.

Вне зависимости от того, на какую именно должность принимается новый подчиненный, а также иных факторов, каждому работодателю нужно знать о главном правиле – сама процедура трудоустройства должна быть проведена в строгом соответствии с установленными нормами.

Сама процедура оформления новых служащих регулируется следующими нормативно-правовыми актами:

Трудовым Кодексом РФ. В главах 10 и 11 данного документа дается четкое понятие относительно процедуры трудоустройства, а также о ее основных этапов, которые обязательно должны быть пройдены сторонами профессиональных отношений. Здесь подробно разбираются детали подготовки официальных трудовых соглашений, а также многие иные нюансы.
Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 года. Здесь описываются основные требования и правила относительно грамотного учета и ведения таких важных документов, как трудовые книжки.
Постановлением Государственного Комитета статистики №1 от 05.01.2004 года. В данном нормативно-правовом акте был утвержден перечень основных документов, которые обязательно должны предоставляться новыми служащими во время их официальной процедуры трудоустройства в организацию.

Однако, несмотря на вышеуказанные документы, существующая статистика показывает, что огромное количество работодателей до сих пор нарушает установленные правила. В частности, нередко процедура трудоустройства проводится при пропуске некоторых важных этапов. Иногда руководитель необоснованно отказывает в выполнении собственных обязательств по заключению с новым сотрудником трудового соглашения или включения соответствующей записи в трудовую книжку.

Вне зависимости от точной разновидности нарушения, всем служащим следует помнить о том, что подобные действия руководства будут являться серьезным нарушением существующих правил. Это означает, что сотрудники, в индивидуальном или коллективном порядке, смогут обратиться в уполномоченную инстанцию и представить туда официальную жалобу.

Порядок оформления во время приема на работу

В большинстве случаев первая встреча работодателя и его потенциального сотрудника проходит во время собеседования. Оно представляет собой официальную беседу, во время которой будущий начальник сможет задать соискателю все интересующие его вопросы, узнать о наличии у него необходимого опыта и т.д. После собеседования, как правило, принимается окончательное решение о трудоустройстве работника либо об отказе в принятии его на вакантную должность.

Если решение работодателя все же было положительным, стороны смогут приступить к официальной процедуре трудоустройства. В соответствии с установленными правилами, она будет включать в себя следующие обязательные этапы:

Прежде всего, в прямые обязанности будущего работника будет входить предоставление всех требуемых документов своему начальнику. Перечень этих бумаг закрепляется на законодательном уровне. К основным из них можно отнести следующие: документ, подтверждающий личность физического лица, дипломы, а также иные бумаги об имеющемся у него образовании, дополнительные свидетельства о курсах повышения квалификации, если таковые имеются, а также СНИЛС и трудовую книжку. При необходимости директором компании могут быть истребованы и дополнительные материалы, например, для подтверждения тех или иных фактов.
Как только документы были представлены в отдел кадров и проверены уполномоченным специалистом, будущему сотруднику данной организации необходимо будет совершить еще один важный шаг, а именно – составить личное заявление о трудоустройстве. Данный документ нужен для того, чтобы зафиксировать желание служащего. Формирование заявления можно осуществить в свободном порядке. Главное, чтобы там были указаны намерения гражданина относительно его работы в этом учреждении.
Следующим этапом становится подготовка работодателем трудового договора. Особых требований к форме данного документа установлено не было. Однако в него в обязательном порядке должны быть включены все действительно важные сведения, которые имеют прямое отношение к будущей профессиональной деятельности сотрудника в этом учреждении. К основной информации можно отнести: размер заработной платы, установленный для служащего график работы, наличие дополнительных дотаций и привилегий, если таковые имеются, порядок предоставления всех причитающихся выплат и иные детали. Договор всегда должен быть составлен в двух одинаковых экземплярах – по одному для каждой из сторон.
После подписания договора работодателю необходимо будет создать официальное распоряжение о трудоустройстве физического лица. Для этого уполномоченным лицом может быть использована типовая форма для данного документа либо специально созданный бланк. Основной задачей приказа является официальное фиксирование того факта, что руководитель действительно принимает сотрудника на соответствующую должность. В содержание документа должны быть включены следующие сведения: наименование должности, структурное подразделение, в котором служащий будет исполнять свои трудовые функции и т.д. После составления приказа документ обязательно должен быть представлен сотруднику для ознакомления.
И, наконец, заключительным этапом в процедуре трудоустройства станет заполнение трудовой книжки, которая должна быть представлена служащим еще на первом этапе.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Трудовая книжка любого сотрудника является важнейшим документом, в который регулярно включаются все необходимые сведения относительно его профессиональной деятельности. Именно поэтому она входит в список обязательных бумаг, которые должен представить сотрудник во время своего непосредственного трудоустройства.

Обязанности по заполнению трудовых книжек в организации, как правило, возлагаются на отдел кадров. Данные специалисты должны знать об установленных правилах относительно заполнения этих документов:

Уже существующая нумерация в трудовой книжке никогда не должна нарушаться. Именно поэтому сначала в любой записи указывается ее точный порядковый номер.
Далее в соответствующей графе отмечается текущая дата, в которую и происходит внесение записи в трудовую книжку. Следует отметить, что проставленное число действительно должно быть сегодняшним. Не допускается внесение записей «задними числами».
Следующим этапом становится указание основной информации о том, что сотрудник принимается на соответствующую должность.
Рядом, в следующей графе, указывается ссылка на документ, являющийся главным основанием для трудоустройства. Практически всегда в роли данной бумаги выступает ранее созданное работодателем распоряжение о принятии сотрудника на вакантную должность.
И, наконец, как только все необходимые сведения будут внесены в трудовую книжку, ответственным за заполнение лицом должна быть проставлена личная подпись в предназначенной для нее графе. После этого подпись дополнительно заверяется печатью учреждения.

Оформление трудового договора при приеме на работу

Трудовой договор можно признать одним из главных документов, который в обязательном порядке должен быть оформлен работодателем во время принятия в организацию нового работника. Основной функцией трудового договора является официальное фиксирование всех важных моментов, которые будут иметь прямое отношение к будущим профессиональным отношениям сторон. Документ обязательно должен содержать в себе следующие сведения:

Информацию относительно самого сотрудника. В первый раздел документа включаются личные данные нового служащего – его ФИО, паспортные сведения, а также название должности, в которой он и будет исполнять свои функции. Чуть ниже указываются сведения о директоре предприятия или ином уполномоченном лице.
Сведения относительно установленного в организации режима работы. Как известно, каждый сотрудник должен трудиться в соответствии с существующим графиком.
Информацию по денежному вопросу. Сюда можно отнести точный размер будущего заработка служащего, дни выдачи денежных средств сотруднику, размер дополнительных выплат, если таковые ему положены и т.д.
Данные по испытательному сроку. Полномочия по установлению определенного периода проверки имеются у каждого работодателя. В таком случае в договоре обязательно должен быть закреплен точный срок испытания, а также иные важные нюансы по этому вопросу.
Информацию относительно разрешения споров между сторонами, которые могут возникнуть в процессе профессиональных отношений. Как правило, такие способы предусматривают обращение заинтересованных лиц в суд или иные уполномоченные инстанции.

Оформление документов при приеме на работу

Оформление всех необходимых документов всегда будет являться обязательным этапом абсолютно в любой процедуре трудоустройства. Если говорить о том, какие документы должны иметься всегда, к ним можно отнести следующие бумаги:

Заявление служащего. Без него работодатель не сможет создать последующий приказ о трудоустройстве. В заявлении обязательно должна быть указана дата, с которой сотрудник желает начать работу в данной компании.
Трудовой договор. Официальное трудовое соглашение должно присутствовать всегда, вне зависимости от типа профессиональной деятельности, должности, на которую устраивается сотрудник, а также от иных нюансов. Трудовой договор может быть составлен после формирования служащим вышеуказанного письменного заявления. Работодатель должен позаботиться о том, чтобы в данный документ была включена действительно вся важная информация.
Приказ о трудоустройстве. Без этого документа также не сможет обойтись ни одна процедура приема на работу. Для того чтобы приказ обладал полноценной трудовой силой, в него должны быть включены следующие сведения: наименование типа занятости, например, основная работа или деятельность по совместительству, информация о самом сотруднике, данные о должности, в которой он будет исполнять трудовые обязательства и т.д. Важным этапом также будет являться и ознакомление служащего с содержанием созданного приказа. Сам факт ознакомления подтверждается личной подписью.
Дополнительные кадровые документы. Сюда можно отнести личное дело и карточку учета, которая заводится на каждого нового сотрудника в организации.

Как видно, основных документов, которые должны быть оформлены во время трудоустройства в обязательном порядке, не так уж и много. Никакой путаницы с ними возникнуть не должно. Главное – соблюдать существующую последовательность и установленные правила.

Итоги

Таким образом, процедура оформления нового сотрудника на вакантную должность будет включать в себя следующие этапы:

Предоставление служащим всех необходимых документов. Полный перечень бумаг при приеме на работу установлен законодательством РФ.
Составление будущим сотрудником письменного заявления о трудоустройстве на имя директора организации или иного уполномоченного лица.
Формирование работодателем официального трудового соглашения в двух одинаковых экземплярах, по одному для каждой из сторон.
Составление отделом кадров соответствующего приказа о трудоустройстве.
Оформление кадровыми работниками некоторых дополнительных внутренних документов. К таковым можно отнести, например, личное дело служащего.
Внесение соответствующей записи о трудоустройстве в трудовую книжку физического лица.