Расчёт среднесписочной численности для отчётности

Производить расчёт среднесписочной численности работников необходимо регулярно – за квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Эти данные требует Росстат в обязательном порядке. Но чтобы правильно подать сведения и верно заполнить все отчёты, необходимо производить расчёт каждый месяц.

Расчет среднесписочной численности работников

Каждый год, не позднее 20 января, ООО и ИП должны сдавать сведения о среднесписочной численности за прошедший год. При этом предприниматели отчитываются только в том случае, если у них в штате есть нанятые сотрудники. Юридические лица подают сведения в Росстат вне зависимости от того, если у них работники в штате или нет. Кроме того, не позднее 20 числа того месяца, который следует за месяцем создания и открытия организации, эти данные должны быть поданы.

Бланк отчёта довольно простой, его утвердил Росстат, ничего выдумывать не нужно. В нём только указываются сведения о средней численности работников за предыдущий год. Но заполняться этот бланк должен в соответствии с требованиями того же Росстата.

Сначала нужно понять, что же входит в состав списочной численности работников. В списочный состав включаются:

фактически явившиеся, в том числе и в дни простоя;
находившиеся в командировках, если сохраняется зарплата;
не явившиеся по болезни (на весь период листка нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);
находившиеся в отпусках по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком;
находившиеся в отпусках (оплачиваемых и за свой счет);
получившие день отдыха за выход в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
имевшие выходной день по графику или за переработку рабочего времени;
принятые временно для замещения отсутствующих сотрудников;
не явившиеся по причине выполнения государственных или общественных обязанностей;
принятые на неполный рабочий день/неделю или на полставки;
надомники;
принятые с испытательным сроком;
сотрудники, имеющие специальные звания;
повышающие квалификацию или приобретающие новую профессию с отрывом от производства, если сохраняется зарплата;
направленные временно из других организаций, если на основном рабочем месте не сохраняется зарплата;
студенты на практике, если они зачислены на рабочие места;
находящиеся в учебном отпуске, если зарплата сохраняется частично или полностью;
обучающиеся в образовательных учреждениях и аспирантурах с полным или частичным сохранением заработка;
иные сотрудники, согласно инструкции Росстата.

Не включаются в списочную численность:

внешние совместители;
принятые по договорам ГПХ;
подавшие заявление об увольнении и прекратившие деятельность до истечения срока предупреждения или без предупреждения администрации;
переведённые в другую организацию, если заработная плата на основном месте не сохраняется;
направленные за границу;
собственники организаций, не получающие зарплату;
индивидуальные предприниматели, т.к. они не могут заключить с собой трудовой договор;
члены кооператива, не заключившие трудовых договоров со своей организацией;
направленные на обучение с отрывом от производства, получающие стипендию за счет работодателя;
принятые по ученическому договору на профессиональное обучение с выплатой стипендии;
адвокаты;
военнослужащие при исполнении обязанностей военной службы;
привлечённые по договорам с госорганизациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы).

Для того чтобы правильно подсчитать среднесписочную численность сотрудников, необходимо каждый день вести табель учёта. Используют 2 формы этого документа:

Т-12;
Т-13 для предприятий, на которых установлены автоматические турникеты для учёта входа и выхода сотрудников.

Расчет среднесписочной численности онлайн

Если не получается произвести расчёт самостоятельно, или бухгалтерская кадровая программа это не предусматривает, можно воспользоваться онлайн – калькулятором.

В интернете много сервисов, которые помогут это сделать. Нужно точно ввести все данные, указанные выше, и получить результат. Он довольно точный! Для верности лучше пересчитать самостоятельно или воспользоваться не одним сервисом, а несколькими.

Расчет среднесписочной численности за месяц

Действовать нужно в следующем порядке:

Нужно подсчитать, сколько на предприятия трудится работников, которые имеют неполную занятость в течение конкретного месяца. Так как большинство предприятий уже давно перешли на ведение учёта на компьютере, то поступить нужно так:
- ввести точное количество часов, которое отработали такие сотрудники в текущем месяце;
- ввести продолжительность рабочего дня в часах, которая установлена в данной организации;
- указать сколько было в текущем месяце рабочих дней.
Далее компьютер выдаст результат. Если число будет нецелым, нужно округлить. Применяются простые математические правила:
- если число после запятой меньше пяти, то округление происходит в меньшую сторону;
- если больше пяти, то в большую.
Можно воспользоваться онлайн-калькулятором.
Теперь нужно рассчитать среднюю численность тех работников, которые были полностью заняты в текущем месяце. Делается это так:
- указывается количество календарных дней в месяце;
- количество полностью занятых в текущем месяце работников. Указывать нужно по каждой календарной дате.
Получится число. Если оно не целое, то нужно его округлить, воспользовавшись правилом, указанным выше.
Теперь нужно сложить полученные ранее результаты. Это и будет среднесписочная численность работников в текущем месяце.

При заполнении отчётов за отчётный период для Росстата, нужно будет складывать все полученные данные и делить на то количество месяцев, за которые происходило суммирование. Тогда ошибок не будет.

Формула расчета среднесписочной численности

В инструкции Росстата сказано так: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».

Стоит понимать, что есть 3 категории работников, которые учитываются в списочной численности, но при этом не включаются в расчёт среднесписочной численности:

женщины, которые на момент произведения расчётов находятся в отпуске по беременности и родам;
женщины или иные работники, которые находятся в отпуске по уходу за ребёнком до тех пор, пока ему не исполнится 1,5 или 3 года;
сотрудники, взявшие дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или для того, чтобы поступить в учебное заведение.

Если в месяце было всего несколько рабочих дней у конкретной компании, то Росстат приводит другую формулу для расчёта. «Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц, определяется путем деления суммы численности списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце».

Если год отработан организацией не полностью, то Росстат даёт следующие указания: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».

Пример расчета среднесписочной численности

Чтобы точно понять, как рассчитывается среднесписочная численность работников, необходимо привести наглядный пример.

На конец декабря среднесписочная численность сотрудников ООО «Ромашка» была 27 человек. После праздников, 11 января, на работу было принято ещё 9 человек, но при этом в конце января (30.01) уволилось 6.

Расчёт:

с 01.01. по 10.01 – 27 человек
с 11.01 по 29.01 – 36 сотрудников
с 30.01 по 31.01 – 30 работников

Считаем:

(10 * 27) + (19 * 36) + (2 * 30) = 1 014
1 014 / 31 = 32, 7

Так как получилось нецелое число, его необходимо округлить. После запятой стоит цифра больше 5. Следовательно, нужно округлить в большую сторону. Получается, что среднесписочная численность сотрудников на конец января составляет 33 человека.

Другой пример. Фирма ООО «Лютик» зарегистрировалась 10 марта. Сразу же по договору было принято на работу 17 человек. До конца марта их состав не менялся.

Расчёт:

22 * 17 = 374
374 / 31 = 12, 1. По правилам округления получается, что в марте среднесписочная численность составила 12 работников Чтобы подсчитать СПЧ по итогам года, необходимо сложить все показатели за каждый месяц, а потом разделить на 12.

Пример:

СЧР за 1 квартал – 44 человека
СЧР за 2 квартал – 42 человека
СЧР за квартал – 45 человек
СЧР за 4 квартал – 41 человек

Расчёт СЧР за год:

(44*3) + (42*3) + (45*3) + (41*3) = 516
516 / 12 = 43 сотрудника

Сделаем расчёт СЧР за неполный год работы. Вводные данные следующие:

август – 270
сентябрь – 287
октябрь – 284
ноябрь – 269
декабрь – 274

Считаем: (270 + 287 + 284 + 269 + 274) / 12 = 115, 3. После округления получается, что средний показатель равен 115 человек.

Чтобы рассчитать СЧР по тем сотрудникам, которые работают неполное рабочее время, нужно:

рассчитать количество человек-часов по всем работникам, которые имеют неполное рабочее время;
рассчитать среднюю продолжительность рабочего дня;
произвести расчёт СЧР.

Необходимо привести пример. В ООО «Неон» один работник работает 6 часов в день, а второй – 5 часов в день. В июне 2018 года был 21 рабочий день. Продолжительность рабочей недели 40 часов (8 * 5). Делаем расчёт:

6 * 21 = 126 часов отработал один работник
5 * 21 = 105 часов отработал второй работник
231 час они отработали вдвоём в июне
231 / 8 = 28, 8 – количество человека – дней
28, 8 / 21 = 1, 4. Согласно правилам округления получается 1.

Итоги

Для того чтобы правильно рассчитать СЧР за год, необходимо делать расчёты каждый месяц. Для этого нужно:

высчитать, сколько сотрудников в среднем работают неполный день;
рассчитать сколько сотрудников, в среднем, работают полный день;
сложить.

Чтобы произвести расчёт за квартал, полугодие или иной период времени, необходимо:

рассчитать показатели по каждому месяцу;
потом их сложить;
полученную сумму разделить на то количество месяцев, за который происходит расчёт.

Все данные вносятся в отчёт, который необходимо сдать в Росстат до 20 января следующего года. Когда фирма только начинает свою деятельность, необходимо подать отчёт о СЧР до 20 числа следующего месяца после месяца регистрации. Индивидуальные предприниматели отчитываются только тогда, когда у них в штате есть нанятые работники. Юридические же лица сдают отчёт, даже если нанятых работников нет.

При подсчёте необходимо руководствоваться указаниями Росстата. В отчётности для ФНС указывают данные по итогам года, а в отчётности для ФСС – по каждому отчётному периоду времени – квартал, полугодие, 9 месяцев, год. Также в инструкции Росстата приведён точный перечень сотрудников, которых нужно считать, а которые не нужно считать. Эти правила нужно соблюдать.

Данные для расчёта нужно брать из табеля учётного времени, который должен быть на каждом предприятии. Для этого также используют унифицированную форму. Заполнение должно происходить каждый день. За несвоевременную сдачу отчёта по СЧР предусмотрен штраф. Поэтому нужно внимательно относиться к срокам сдачи и не нарушать их.