Табель учёта рабочего времени

Если предприятие позиционирует себя в качестве добросовестного работодателя, то оно обязано вести кадровый учёт. В любом случае, вне зависимости от того, сколько людей официально трудоустроено в этой фирме, табель учёта рабочего времени обязан быть.

Этот документ необходим для того, чтобы фиксировать точное количество часов, дней и недель, которое отработал той или иной работник в течение конкретного месяца. Это позволяет собрать актуальные сведения для начисления заработной платы и других выплат.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что данный документ имеет двойное назначение. А именно:

• получение сведений о фактически отработанном времени в течение календарного месяца;
• получение о сведения о неявках сотрудников на работу по уважительным и неуважительным причинам.

Кому необходим данный документ и для чего? Сведения предоставлены в виде таблицы:

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Для этого на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, это бухгалтер по расчёту заработной платы. Если предприятие большое, и на нём работает несколько тысяч человек, то такой табель будет вести помощник бухгалтера или же он сам.

Если же предприятие маленькое, и официально работает лишь один – два десятка человек, то нет смысла нанимать отдельного человека. Эти обязанности будут возложены на бухгалтера, который либо ответственен за расчёт зарплаты и иных выплат, либо ведёт весь учёт полностью. Ответственность на работника возлагается его должностными обязанностями. Поэтому отдел кадров должен проследить, чтобы должностная инструкция ответственного работника была составлена верно.

Учёт ведётся на основании приказов относительно кадрового перемещения. А приказы составляются на основании заявлений от работников или распоряжений от начальства.

Форма Т-13. Особенности формы

Согласно ст. 91 ТК РФ, учёт рабочего времени обязан вести каждый работодатель. Для этого он может использовать унифицированную форму или же разработать свою.

Существует 2 унифицированных формы табеля учёта рабочего времени. Обе они утверждены Госкомстатом. Это:

• форма Т-12;
• форма Т-13.

Форма Т-13 используется тогда, когда на предприятии ведётся автоматизированный учёт. То есть на входе и на выходе работник отмечает своё присутствие с помощью специального пропуска, который он прикладывает к считывающему устройству. Это устройство отмечает время прихода на работу и время ухода.

Заполняет табель ответственный человек, в обязанности которого это входит. В зависимости от специфики деятельности фирмы, заполнение может иметь свои нюансы. Поэтому их целесообразно прописать в соответствующем локальном акте. Также необходимо учесть и отразить следующие моменты:

• назначение ответственного (или ответственных) за ведение табеля;
• необходимость ведения отдельных табелей по подразделениям;
• утверждение дополнительных кодов для выходов или невыходов на работу;
• утверждение порядка отражения данных в табеле: все факты присутствия/отсутствия или только невыходы;
• определение порядка отражения данных по выходам/невыходам в сложных или нестандартных ситуациях.

Исходя из этих нюансов, строится порядок заполнения данного документа.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В табель нужно заносить данные о присутствии / отсутствии на рабочем месте всех сотрудников. Используется принцип «одна должность – одна позиция». То есть если работник является внутренним совместителем, то для него предусмотрено две позиции.

В табеле не ведётся учёт следующих работников:

• работающих неофициально;
• имеющих внешнее совместительство;
• работающих не по трудовому, а по гражданско-правовому договору.

Заполнение происходит в следующем порядке:

• титульный лист;
• табличная часть.

При заполнении титульного листа необходимо внести следующие данные:

• название компании. Можно использовать сокращённое название. Например, ООО «Бутон»;
• коды по ОКУД и ОКПО;
• нумерация по порядку. Как правило, именно так поступают в компаниях, чтобы не путаться. В течение каждого календарного года своя нумерация;
• отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа;
• под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Это выглядит следующим образом:

Переходим к заполнению табличной части. Это делается так:

• графа 1 – номер работника по порядку;
• графа 2 – ФИО работника, его должность;
• графа 3 – табельный номер этого работника.
• графа 4. Здесь указываются календарные даты текущего месяца, а также ставятся отметки о присутствии / отсутствии этого сотрудника на рабочем месте.
• графа 5 – количество дней и часов и за первую половину месяца
• графа 6 – те же сведения, но за полный месяц.

При заполнении формы Т-12 остальные графы не заполняются.

Форма Т-12

Эта форма заполняется тогда, когда учёт рабочего времени ведётся на предприятии вручную. Титульный лист заполняется точно так же, как и у формы Т-12, а вот в табличной части есть некие дополнения. Необходимо заполнить сведения о заработной плате, которые указываются в графах 7 – 13. Делается это так:

• в графах 7-9 фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе;
• если работник отсутствовал в какой-либо день (причина отсутствия роли не играет), эта информация прописывается в графах 10, 11, 12 и 13;
• в 14 графе проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Данные указываются в часах и днях;
• графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу;
• в 17 графе указывается суммарное количество праздничных и выходных дней. Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

По итогам заполнения документ должен быть подписан уполномоченными лицами:

• сотрудником, который отвечает за ведение данного табеля;
• представителем отдела кадров;
• начальником подразделения, для которого этот табель составлялся.

При подписании нужно указать:

• должность;
• фамилию полностью, а имя – отчество инициалами;
• подпись;
• дату подписания. Как правило, это последний день календарного месяца.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Заполнение табличной части табеля происходит определёнными числовыми и буквенными выражениями. При этом и число, и буквенный код имеют одинаковое значение.

Например, явка сотрудника на работу может быть обозначена в виде «Я» или числом «01». Полный перечень числовых и буквенных кодов приведён в таблице ниже:

У ответственного работника нередко возникает вопрос, когда нужно ставить код НН, то есть неявка сотрудника на работу без уважительной причины. Делать это нужно в те дни, когда работник не предупредил о том, что он будет отсутствовать.

Как только он явится на работу и предоставит руководству, а затем и в отдел кадров, оправдательный документ, тогда код НН может быть заменён на другой. Например, сотрудник заболел или попал в стационар, а возможности предупредить руководство у него не было. Кадровик ставит НН до те пор, пока сотрудник не принесёт больничный лист. Тогда код НН может быть исправлен на код Б.

Учёт рабочего времени в Т-12

Форма табеля учёта рабочего времени Т-12 заполняется тогда, когда лицо, ответственное за это, заполняет форму вручную. То есть на входе на предприятие не стоят специальные считыватели времени прихода и ухода работников. Если работодатель решит, он может сам разработать форму табеля, но она должна содержать в себе все те пункты, которые предусмотрены в форме Т-12, которая утверждена Госкомстатом.

Дата и подписи ответственных лиц

В конце каждого месяца табель должен быть подписан. Это делают:

• сотрудник, который отвечает за ведение данного табеля;
• представитель отдела кадров;
• начальник подразделения, для которого этот табель составлялся.

При подписании нужно указать:

• должность;
• фамилию полностью, а имя – отчество инициалами;
• подпись;
• дату подписания. Как правило, это последний день календарного месяца.

Итоги

Табель учёта рабочего времени должен быть на каждом предприятии. Ведётся он:

• по форме Т-12, если учёт осуществляется вручную;
• по форме Т-13, если учёт автоматизирован;
• по самостоятельно разработанной форме, которая утверждается руководством фирмы и закрепляется в соответствующем положении.

Табель ведёт:

• бухгалтер по заработной плате или его помощник;
• иное ответственное лицо, назначенное приказом по предприятию.

В конце каждого месяца табель подписывается ответственными лицами. Должно быть минимум 2 подписи:

• ответственного лица;
• руководителя подразделения, на которое табель оформляется.

Все табели хранятся в архиве организации, так как они могут потребоваться для проверки:

• инспекторам ФНС;
• инспекторам ФИТ;
• представителям Росстата.

При заполнении документа используются буквенные или числовые коды.