Приказ на отпуск без сохранения заработной платы

В ст. 128 ТК РФ сказано, что работник имеет право попросить работодателя предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы по уважительным причинам или семейным обстоятельствам.

Закон не указывает, какие причины являются уважительными. Это решает сам работодатель. Но есть причины, при наличии которых работодатель обязан предоставить своему сотруднику такой отпуск. Это:

• рождение ребёнка у сотрудника;
• его собственная свадьба;
• похороны близкого родственника. Продолжительность отпуска в этом случае до 5 календарных дней.

Кроме того, существуют такие категории работников, которым работодатель также обязан раз в год предоставить отпуск без сохранения заработной платы различной продолжительностью:

• участникам ВОВ – до 35 календарных дней;
• работающему пенсионеру, если он получает пенсию по старости – до 14 календарных дней;
• родителям, детям и супругам военнослужащих и работников других силовых структур, погибших во время исполнения своих обязанностей или погибших в результате болезни, полученной на службе – до 14 календарных дней;
• работающим инвалидам – до 60 календарных дней.

Любое отсутствие работника на работе должно быть оформлено документально. Если он решил взять отпуск «за свой счёт», он должен написать заявление на имя работодателя. В заявлении он указывает период отсутствия на рабочем месте, а также причину. Если работодатель сочтёт причину уважительной, он «даёт ход» заявлению.

Если предприятие большое и многочисленное, то сначала завизировать заявление должен начальник структурного подразделения, где работает заявитель. Своей подписью он соглашается с тем, что на время отсутствия данного сотрудника у него есть замена. После заявление визирует сам руководитель предприятия.

На основании заявления работник кадровой службы в 2018 году должен составить приказ. Это можно сделать на фирменном бланке организации, если такой разработан, или же на обычном листе бумаги.

Приказ о предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы должен содержать в себе следующую информацию:

• о работодателе – полное его название с указанием организационно-правовой формы;
• порядковый номер приказа. У кадровых приказов своя нумерация, она не должна пересекаться с нумерацией приказов, например, о проведении инвентаризации;
• дата составления приказа;
• «тело» приказа. Здесь указывается:
  • полностью ФИО работника;
  • если предприятие большое, то и его должность, а также структурное подразделение, где он работает;
  • основание приказа – «предоставление отпуска без сохранения заработной платы»;
  • период, на который этот отпуск предоставляется. Например, с 19.03.2018 года по 21.03.2018 года;
  • причина, которую работник указал в своём заявлении.
• основание выпуска приказа – заявление работника;
• должность руководителя, его подпись и расшифровка;
• строка для ознакомления работника с приказом – его ФИО, подпись и число, когда он ознакомился с приказом.

Какие сведения должны содержаться в приказе?

В готовом распоряжении о предоставлении сотруднику отпуска без сохранения заработной платы обязательно должны содержаться следующие основные сведения:

1. Полное наименование организации в соответствии с данными из ее Устава, а также ее код по ОКПО.
2. Индивидуальный номер распоряжения, который был присвоен ему во время прохождения регистрации внутри учреждения, а также дата проведенной регистрации.
3. ФИО и наименование должности служащего, которому предоставляют отпуск без сохранения оплаты.
4. Разновидность предоставляемого отпускного периода, а именно – «без оплаты».
5. Дата начала административного отдыха, а также его точная продолжительность.

Если говорить о самой процедуре предоставления подчиненным данной разновидности отдыха, сюда можно включить следующие основные этапы:

• предварительное обсуждение вопроса предоставления такого отпуска с работодателем. Следует отметить, что, в зависимости от некоторых индивидуальных особенностей конкретной ситуации, административный отпуск может предоставляться в обязательном порядке либо только по согласию начальника. Например, действующими нормами был установлен перечень особых категорий сотрудников, которым такой отпуск должен предоставляться ежегодно по их требованию. Сюда можно отнести пенсионеров, работников, у которых имеется инвалидность и т.д. Данным лицам можно не обсуждать вопрос предварительного оформления отпуска с работодателем, а сразу переходить к следующему этапу процедуры;
• составление письменного заявления сотрудником. Свои намерения относительно получения неоплачиваемого периода отдыха служащий всегда должен фиксировать в официальной форме. Заявление может быть составлено им в свободном порядке. Главное, чтобы там имелись сведения относительно продолжительности отдыха, непосредственных причин его оформления и даты начала отпускного периода;
• подготовку письменного распоряжения руководителем. Такой приказ может быть создан директором компании только на основании заявления, которое ранее было получено от подчиненного. В приказе обязательно фиксируется информация о том, что отпуск не является финансируемым со стороны начальства;
• ознакомление сотрудника с созданным распоряжением. После изучения представленной в приказе информации служащему обязательно нужно подписать документ. После этого готовый документ вновь передается работодателю на постоянное хранение.

Только после прохождения всех вышеуказанных этапов сотрудник может официально распоряжаться предоставленным ему отпуском. Необходимо помнить о том, что одна лишь подача заявления на такой отпуск еще вовсе не означает, что работодатель утвердил его и согласился предоставить требуемый период отдыха. Для этого сотруднику нужно дождаться именно официального распоряжения. В противном случае период отсутствия подчиненного на его рабочем месте может быть расценен работодателем как прогул. Это, в свою очередь, будет являться полноценным основанием для применения предусмотренных законодательством мер ответственности, включая и увольнение в одностороннем порядке.

Установленные требования по срокам хранения приказов на отпуск

Как известно, все локальные акты организации, включая и различные распоряжения работодателя, после их создания должны храниться внутри компании в течение установленных периодов времени. Это нужно для того, чтобы к имеющимся бумагам легко можно было вернуться в случае появления такой необходимости. Именно поэтому все приказы должны подшиваться в специальные папки и отправляться на полки кадрового либо архивного отдела.

В соответствии с установленными правилами срок хранения приказов о предоставлении отпуска внутри компании составляет ровно 5 лет. Только после истечения данного периода времени все подобные документы могут быть уничтожены работодателем.

Однако в вышеуказанном правиле существуют и некоторые важные нюансы. В частности, речь идет об особых приказах, которые связаны с предоставлением отпуска при наличии вредных или опасных условий труда. В таком случае минимальный срок хранения данных документов возрастает в десятки раз и составляет уже 75 лет. Следует отметить, что преждевременное уничтожение таких важных материалов является серьезным нарушением со стороны работодателя. Такое нарушение может быть легко выявлено в ходе проверки уполномоченной организацией, включая, например, Трудовую инспекцию. Отсутствие важных документов может стать полноценным основанием для последующего установления санкций. Они выражаются в денежных штрафах, а также в иных, более серьезных, видах ответственности.

Скачать

Скачать образец приказа на отпуск без сохранения зарплаты в формате .doc вы можете
по этой ссылке