Должность в штатном расписании

С точки зрения современного законодательства в сфере труда, штатное расписание представляет собой особый документ, в котором формируются сведения абсолютно обо всех должностях, имеющихся в конкретной компании. Более того, туда включаются дополнительные данные о количестве лиц на каждой должности, а также о размере их тарифных ставок, величине установленных надбавок, если таковые имеются и т.д.

Другими словами, такое расписание можно назвать сборником основных сведений о конкретной организации. Действующими законодательными нормами установлено, что данный документ должен иметься абсолютно в каждой компании. Это неудивительно, ведь на его основании она фактически и осуществляет свою деятельность. Именно поэтому к формированию этого документа абсолютно каждый работодатель должен относиться с ответственностью.

Очень часто правильно оформленное штатное расписание является отличной «палочкой-выручалочкой» в случае появления судебного спора между работодателем и его подчиненным. Например, сотрудник был уволен по причине вынужденного сокращения штатного расписания. Однако подчиненный абсолютно не согласился с подобным решением работодателя и подал на него в суд. В таком случае, готовый документ будет являться прямым подтверждением того факта, что руководитель действительно выполнил собственные обязательства надлежащим образом и не нарушил законные права своего подчиненного.

Ввиду высокой важности данного документа к процедуре его формирования были предъявлены достаточно строгие требования. Страницы расписания обязательно должны быть надлежащим образом сшиты и пронумерованы.

Отдельно следует упомянуть и о некоторых особенных ситуациях, при которых у работодателей появляется необходимость внесения в действующее расписание определенных изменений и некоторых поправок. Основаниями для принятия такого решения могут являться самые различные обстоятельства. Например, наиболее распространенным из них можно назвать введение на предприятии новой должности. В таком случае она, в обязательном порядке, должна быть занесена работодателем в действующее штатное расписание.

Новая должность в штатном расписании

Внесение абсолютно любых корректировок в принятое расписание должно осуществляться на основании одного главного документа, а именно – соответствующего приказа руководителя юридического лица. Помимо этого, активное участие в данной процедуре, как правило, принимают и сотрудники отдела кадров.

Следует также отметить, что для внесения официальных изменений в имеющееся расписание у руководителя организации либо иного уполномоченного лица должны иметься действительно веские основания. К наиболее распространенным из них можно отнести следующие:

Реорганизация. Данная причина является наиболее распространенным основанием, по которому вносятся все необходимые изменения. Как известно, сама процедура реорганизации действительно нередко представляет собой серьезные изменения в текущем порядке деятельности любой компании. Все значимые нововведения обязательно должны быть отражены в одном из главных документов компании – штатном расписании.
Улучшение управления. Иногда работодатель вносит определенные изменения в существующую схему деятельности предприятия. Если нововведения действительно оказывают серьезное влияние на ранее существовавший порядок – все это должно быть зафиксировано в документальной форме.
Изменения в законе. Данную причину можно встретить достаточно редко, однако иногда именно она становится главным основанием для изменения штатного расписания. К ней можно отнести появление самых различных поправок или новых нормативно-правовых актов, которые будут оказывать прямое влияние на порядок и схему функционирования конкретного предприятия.
Переименование должностей. Данное явление может произойти по самым различным основаниям, включая и вышеуказанную причину. Если у работодателя появилась необходимость в смене названий должностей, которые, на данный момент времени, присутствуют в расписании, эта процедура должна быть проведена в официальной форме.
Изменения в окладах. Как известно, размер оклада для каждой должности является ее важнейшей характеристикой, которая обязательно должна быть указана в имеющемся расписании. Следовательно, рост оклада всегда будет являться полноценным основанием для внесения в действующий документ официальных изменений.

Внесение изменений в штатное расписание

В соответствии с современными требованиями, действующее расписание должно иметься абсолютно в каждой организации, вне зависимости от ее правовой формы, а также иных особенностей. Более того, официальное формирование данного документа должно происходить сразу после открытия фирмы.

Однако в процессе дальнейшей хозяйственной деятельности у предприятия может возникнуть необходимость изменить определенные единицы в штатном расписании. Самой распространенной причиной для внесения подобных изменений является появление необходимости в дополнительных штатных единицах. В таком случае перед работодателем встает вопрос относительно того, каким именно образом нужно вносить соответствующие изменения в действующее расписание.

Вне зависимости от фактических оснований, по которым определенные изменения вносятся в действующее расписание, сама процедура будет включать в себя следующие действия уполномоченного лица:

Оформление пояснительной записки. В данном документе заинтересованному лицу необходимо расшифровать, с чем именно связаны подобные изменения, как они будут осуществляться и т.д.
Издание официального распоряжения о внесении изменений в существующий документ. Как правило, данный документ готовится отделом кадров и подписывается руководителем предприятия. При этом в приказ должна быть занесена вся основная информация о том, с чем именно связаны подобные изменения и т.д. Помимо этого, в распоряжение обязательно должны быть внесены все сведения относительно ранее утвержденного штатного расписания.
Само внесение в расписание всех необходимых редакций, на основании выпущенного и утвержденного директором приказа.

Вышеуказанный порядок процедуры внесения изменений является стандартным. Однако следует отметить, что, в некоторых случаях, данный процесс будет характеризоваться наличием некоторых дополнительных этапов и важных нюансов. В частности, это касается таких ситуаций, при которых ранее утвержденное штатное расписание действительно серьезно меняется, а его состав практически полностью пересматривается. Например, в организации могут быть упразднены старые отделы и, наоборот, созданные новые структурные подразделения. В таком случае целесообразным решением может стать оформление абсолютно нового документа, в котором будут учтены все необходимые изменения и перестановки в организации.

Процедура сокращения должности

Каждый работодатель может столкнуться с такой ситуацией, при которой у него появится срочная необходимость сокращения одной или нескольких должностей. Причиной этому могут служить различные обстоятельства, включая резкое уменьшение дохода фирмы, наступление финансового кризиса, появление серьезных убытков и т.д.

В данном случае, сама процедура сокращения должности будет осуществляться в соответствии со всеми вышеуказанными стандартными требованиями. Прежде всего, работодателю необходимо будет разработать официальное распоряжение. В приказе обязательно нужно указать основания для введения таких изменений, а также иные важные сведения.

Ситуация несколько усложнится в том случае, если сокращаемая должность, на данный момент времени, является занятой, а не вакантной. Естественно, такие изменения будут означать, что сотрудник, работающий на этой должности, фактически будет уволен из организации. Альтернативой могут являться лишь другие подходящей вакантные должности, если таковые, на данный момент времени, имеются в компании.

В вышеуказанной ситуации работодатель должен позаботиться о своевременном уведомлении сотрудника о скором сокращении его должности. В данном случае подчиненному должно быть передано на руки официальное уведомление в обязательной письменной форме. Сделать это работодатель должен не позднее, чем за два месяца до последнего дня работы сотрудника в сокращаемой должности. Кроме уведомления, подчиненному могут быть передано на руки официальное предложение с другими должностями, на которые он сможет перейти в случае наличия такого желания.

Порядок должностей в штатном расписании

Как уже было сказано выше, составление официального расписания всегда должно быть осуществлено в самом начале деятельности абсолютно любой компании. Как правило, разработкой данного документа занимаются кадровые работники, руководитель, а также иные сотрудники организации.

Многих работодателей волнуют вопросы о том, в каком именно порядке все должности, существующие в компании, должны быть внесены в документ. Сразу следует отметить, что здесь существующими нормами закона не было установлено никаких особых требований или официального порядка. Если же ориентироваться на стандартные правила данной процедуры, можно отметить, что, в большинстве случаев, работодатели предпочитают указывать должности в соответствии с их значимостью или уровнем заработной платы. То есть первыми, как правило, идут руководители, а также начальники различных структурных подразделений и их заместители. Далее могут идти бухгалтеры, юристы и иные служащие.

Наименование должностей в штатном расписании

Безусловно, штатное расписание можно назвать весьма индивидуальным профессиональным документом, формирование которого происходит отдельно для каждой организации. При этом ответственными лицами должны быть учтены такие факторы, как конкретное направление деятельности этой компании и т.д. Таким же образом именуются и различные должности, присутствующие внутри организации. Очень часто их название соответствует конкретному направлению работы юридического органа.

Если говорить о действующих правилах в отношении наименования должностей, можно отметить, что в данном случае современными нормами законодательства были установлены некоторые официальные правила и требования. В частности, существует стандарт ЕТКС, в котором и прописываются все основные нюансы заполнения такого важного документа. Однако следует отметить, что использование ЕТКС далеко не всегда является обязательным условием. В большинстве случаев, в строгом соответствии с действующими стандартами работают лишь государственные учреждения и некоторые иные организации, по своему собственному усмотрению.

Итоги

Таким образом, процедура внесения поправок и редакций в принятое расписание будет включать в себя следующие действия уполномоченного лица:

Составление распоряжения. Абсолютно любые, даже самые несерьезные на первый взгляд поправки, могут быть внесены в существующее расписание только на основании заранее подготовленного и грамотно сформированного документа. В большинстве случаев, таким документом и будет являться официальный приказ начальства.
Ознакомление подчиненных с приказом. Данное действие необходимо проводить только в том случае, если изменения, например, выражаются в сокращении занятой должности в организации. В подобной ситуации, сотрудник должен узнать о том, что его должность будет сокращена как минимум за два календарных месяца до непосредственного сокращения.
Если речь идет о действительно серьезных изменениях, которые в корне могут поменять внутреннее устройство организации, возможно, одного внесения поправок будет недостаточно. В таком случае оптимальным решением может стать составление абсолютно нового документа.