Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция – это локальный документ, который должен быть на каждом предприятии. В этом документе указаны все основные служебные обязанности того или иного сотрудника, в зависимости от занимаемой им должности, его профессиональных качеств и специфики выполняемых трудовых функций.

Перед тем как принять на работу и подписать с соискателем трудовой договор, работодатель должен дать ему ознакомиться его с его должностной инструкцией. Если не соблюсти эту процедуру, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.

Инструкция разрабатывается кадровиком совместно со специалистами юридического отдела. Утверждает её работодатель или же наёмный руководитель, если он наделён такими полномочиями. На документе должна стоять главная печать работодателя.

Должностные обязанности офис-менеджера

У офис-менеджера есть чёткая цель – это повышение эффективности документационного и организационного управления в компании. Этот работник относится к категории специалистов.

В должностные обязанности этого специалиста входит:

• выполнение работы секретаря всей компании;
• управление документацией;
• приёмка документов и подготовка их для личной подписи руководителя;
• фиксация оттиска гербовой печати предприятия на договорах и документах, где она должна быть;
• работа с вновь принимаемыми сотрудниками;
• приём и регистрация входящей корреспонденции;
• распределение её по адресатам;
• приём, регистрация и учёт входящей документации;
• работа с исходящей корреспонденцией, её приёмка, учёт и регистрация;
• выполнение поручений генерального директора и начальников структурных подразделений;
• присутствие на совещаниях;
• оформление документации во время совещания – протокола собрания;
• оформление доверенностей на сотрудников для получения корреспонденции, посылок, бандеролей и других ценностей;
• формирование дел на сотрудников, а также их учёт и сдача в архив дел тех сотрудников, которые уже уволились;
• работа с телефонными звонками, а также с другой офисной техникой;
• подготовка документации к совещанию;
• оповещение сотрудников о месте и времени проведения собрания или совещания;
• организация служебных поездок для генерального директора или начальников структурных подразделений. В организацию входит заказ билетов на самолёт или поезд, а также бронирование гостиниц;
• заказ канцелярских принадлежностей;
• организация встреч генерального директора с сотрудниками компании;
• организация встреч генерального директора с деловыми партнёрами;
• подготовка счетов для оплаты коммунальных услуг для арендодателей;
• координация работы уборщицы, водителей и курьеров;
• заказ воды для кулеров, если таковые имеются в офисе;
• соблюдение правил внутреннего распорядка и дисциплины труда;
• осуществление почтовой и интернет – подписки на печатные издания по просьбе работников и с разрешения генерального директора;
• выполнение некоторых служебных поручений генерального директора.

Скачать

Скачать образец должностной инструкции офис-менеджера в формате .doc вы можете
по этой ссылке