Должностная инструкция администратора

Скачать образец

Должностная инструкция – это локальный документ, который должен быть у каждого работодателя, который имеет наёмных рабочих. В инструкции описываются обязанности работников той или иной должности. Широта этих обязанностей зависит от специфики деятельности работодателя и от квалификации самого сотрудника.

Трудовая инспекция обязана проверять должностные инструкции. Если их не будет обнаружено или они будут оформлены не в соответствии с законом, то предприятие ожидает штраф по ст. 5. 27 КоАП РФ.

Перед тем как подписать с работником трудовой договор, работодатель должен ознакомить его со всеми документами, в том числе и с должностной инструкцией. Ознакомившись с ней, работник должен поставить на последней странице свою подпись. Если её нет, то работодатель не имеет права привлекать этого работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей.

Общие положения

Администратор является тем работником, которого можно встретить в самых различных организациях и учреждениях. На таких сотрудников, как правило, возлагается достаточно большое количество функций и обязательств. Именно поэтому должностная инструкция для данного подчиненного должна быть разработана максимально внимательно, с учетом не только общих законодательных правил, но и отдельных аспектов деятельности конкретной организации.

Раздел общих сведений должностной инструкции администратора должен включать в себя следующую информацию:

Информацию о принадлежности администратора к той или иной категории сотрудников. В соответствии с общими правилами данный служащий является специалистом.
Основные правила и установленный порядок назначения сотрудника на должность администратора, а также освобождения от нее. Все эти действия осуществляются на основании главного документа, а именно – распоряжения директора компании либо иного уполномоченного лица.
Сведения относительно подчиненности администратора. Как правило, он исполняет поручения генерального директора заведения, а также иных лиц, например, заместителей руководителя и т.д.
Особенности передачи обязанностей другому лицу, в случае временного отсутствия администратора на его рабочем месте. Таким лицом может выступать, например, секретарь либо иной сотрудник организации. Назначение ответственного специалиста осуществляется в официальном порядке, путем письменного распоряжения директора.
Перечень требований, которые предъявляются в отношении лиц, претендующих на должность администратора. К основным из них можно отнести следующие:
- наличие среднего либо средне-профессионального образования;
- наличие опыта работа в подобной должности, минимальная продолжительность которого составляет 6 месяцев.
Перечень знаний, которыми должен руководствоваться администратор в процессе своей трудовой деятельности. Сюда можно отнести следующие:
- содержание основных актов и постановлений, имеющих прямое отношение к порядку предоставления различных услуг населению;
- внутреннюю структуру организации, в которой трудоустроен администратор;
- правила внутреннего трудового распорядка, которые были установлены и утверждены работодателем;
- сущность основных методов и принципов, которые используются в конкретной организации во время обслуживания населения;
- содержание различных приказов руководства при условии, что подобные распоряжения имеют прямое отношение к профессиональной деятельности администратора в данной организации;
- виды услуг, которые предоставляются населению данной организацией и т.д.
Перечень различных нормативно-правовых актов, на основании которых администратор осуществляет свою трудовую деятельность. Сюда можно отнести следующие нормы:
- действующие положения российского законодательства;
- Устав организации, который был разработан и утвержден работодателем;
- иные локальные акты компании, включая положения действующей должностной инструкции;
- приказы и распоряжения, которые составляются руководителем организации, а также иными уполномоченными лицами.

Должностные обязанности администратора

Администратор есть в любом предприятии сферы услуг. Это может быть слон красоты, гостиница, спа-комплекс или любое другое предприятие бытовых услуг.

В зависимости от специфики деятельности предприятия и от широты клиентуры, должностные обязанности администратора могут несколько отличаться.Как правило, это должен быть специалист, имеющий среднее профессиональное образование и опыт работы от полугода. Это стандартные требования к данной профессии.

В его должностные обязанности входит:

обеспечение работы по эффективному и культурному обслуживанию клиентов;
обеспечение им комфортного ожидания и пребывания;
консультирование новых клиентов по поводу услуг, предоставляемых предприятием;
оповещение клиентов о проводимых акциях и наличии бонусных программ;
ведение записи на приём или бронирование номеров, в зависимости от специфики деятельности;
ведение клиентской базы;
информирование специалистов об имеющихся у них записях клиентов. Это применительно к салонам красоты и парикмахерским;
принятие мер по предотвращению и недопущению конфликтных ситуаций между клиентами;
рассмотрение и разбор жалоб от посетителей, у которых есть претензии к обслуживанию;
обеспечение чистоты и порядка на своём рабочем месте;
если речь идёт о салоне красоты, то обеспечение чистоты всех рабочих мест;
контроль над деятельностью уборщиц;
составление заявок на заказ продукции, которая необходима для деятельности предприятия. Например, заказ бытовой химии для уборки номеров в гостинице или же заказ средств по уходу за волосами для салона красоты;
вызов ремонтников. Например, для ремонта кондиционеров или устранения протечки;
контроль над работниками по соблюдению техники безопасности, трудовой и производственной дисциплины, правил внутреннего распорядка и дисциплины труда, требований санитарии и личной гигиены;
информирование руководства фирмы обо всех недостатках в работе персонала и обо всех жалобах со стороны потребителей.

Права администратора

Во время выполнения возложенных на администратора задач он будет обладать следующими основными и наиболее важными правами:

Возможность на ознакомление со всеми решениями руководства, а также иными локальными актами при условии, что их содержание имеет прямое отношение к трудовой деятельности администратора в данной организации.
Право на предоставление руководству компаний официальных предложений по внесению различных изменений в текущий рабочий процесс. Цели подобных изменений могут заключаться в следующем:
- в увеличении эффективности деятельности компании;
- в упрощении процедур выполнения некоторых профессиональных задач администратором;
- в иных изменениях, которые могут оказать благоприятное влияние на общее развитие организации, повышение регулярных доходов и т.д.
Возможность предоставления руководству официальных требований относительно обеспечения нормальных условий труда для надлежащего выполнения профессиональных функций.
Предоставление директору компании информации о различных нарушениях, которые были выявлены администратором для их скорейшего устранения либо принятия иных мер уполномоченными лицами.
Постоянное принятие различных решений, в рамках собственной компетенции, и обязательно – в интересах компании.

Помимо этого, у администратора, безусловно, будут иметься и все стандартные права, которые предоставляются каждому сотруднику. Сюда можно включить следующие:

право на регулярное получение заработка. Следует помнить, что даже минимальные задержки со стороны работодателя являются серьезным нарушением законных прав сотрудника. В соответствии с действующими правилами каждый служащий должен получать заработок в строго отведенные для этого даты;
право на оформление регулярного оплачиваемого отпуска. Стандартная продолжительность отпускного периода для администратора будет составлять ровно 28 календарных дней. Уход сотрудника на положенный отдых осуществляется на основании заранее составленного и утвержденного графика;
право на получение всех социальных льгот, включая, например, компенсацию за период нахождения сотрудника на больничном.

Ответственность администратора

В случае совершения определенных нарушений, в отношении администратора могут быть установлены предусмотренные законодательством меры ответственности. К наиболее распространенным видам проступков можно отнести следующие:

неисполнение либо ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, которые были возложены на администратора положениями должностной инструкции, а также иными локальными актами компании;
нарушение различных внутренних правил компании, включая, разглашение конфиденциальной информации, коммерческой тайны и т.д.;
игнорирование действующих положений внутренней трудовой дисциплины, а также техники противопожарной безопасности, норм охраны труда и т.д.

В зависимости от степени серьезности совершенного проступка, в отношении провинившегося сотрудника могут быть установлены различные меры ответственности, например:

Дисциплинарная ответственность. Она может быть выражена в замечании работодателя, а также в выговоре либо в одностороннем увольнении. Безусловно, последнюю меру наказания по праву можно признать наиболее серьезной. Перед установлением той или иной ответственности работодателю необходимо будет заручиться полноценными доказательствами вины конкретного сотрудника. В противном случае всю процедуру установления наказания можно будет признать неправомерной.
Материальная ответственность. Для установления данного вида ответственности работодателю необходимо будет выполнить следующие условия:
- прежде всего, изначально с сотрудником должно быть заключено специальное соглашение. В нем указываются все необходимые сведения о том, что подчиненный действительно несет ответственность за материальный вред, причиненный работодателю. С готовым документом в обязательном порядке должен быть ознакомлен и сам администратор. Такое соглашение будет обладать полноценной правовой силой только в том случае, если на нем присутствует личная подпись сотрудника, подтверждающая факт ознакомления и согласия с представленной там информацией;
- далее, для предъявления претензий в адрес сотрудника, работодатель также должен подготовить все необходимые доказательства, включая различные акты, составленные в присутствии свидетелей, и иные бумаги.
Уголовная ответственность. Данная мера наказания может быть установлена исключительно в судебном порядке. Обратиться в суд может любое заинтересованное лицо. В большинстве случаев таким лицом является работодатель. Он предъявляет в адрес сотрудника официальные обвинения в совершении тех или иных нарушений. Уголовное наказание может быть выражено в наложении ареста на имущество, в установлении крупного штрафа, в лишении свободы на определенный срок, а также в других видах ответственности.

Скачать

Скачать образец должностной инструкции администратора в формате .doc вы можете
по этой ссылке