Правила ведения трудовых книжек

Трудовую книжку по праву можно назвать сборником сведений относительно профессиональной жизни любого гражданина. Появление данного документа, как правило, возникает во время первого трудоустройства человека на то или иное место работы. Именно на работодателя возлагаются обязанности по заполнению документа, включая и такую часть трудовой книжки, как ее титульный лист.

Главным назначением любой книжки, безусловно, является постоянный подсчет текущего стажа сотрудника. Эти сведения могут пригодиться в следующих, наиболее распространенных случаях:

во время трудоустройства соискателя на новое место работы. Иногда новый работодатель может поинтересоваться заслугами гражданина по предыдущему месту работы. Помимо этого, иногда начальники также интересуются непосредственной причиной ухода их нового сотрудника от последнего руководителя и т.д.;
во время обращения гражданина в различные инстанции. Наиболее распространенной из них, безусловно, можно назвать пенсионное учреждение. Обращение туда физического лица в большинстве случаев бывает связано с необходимостью оформления пенсионного обеспечения. В подобной ситуации на окончательный размер регулярной пенсии может оказывать прямое влияние именно определенное количество лет стажа.

Естественно, трудовой документ может потребоваться физическому лицу и в иных, самых различных ситуациях. Например, его нередко предоставляют в банковские учреждения, с целью получения потребительского кредита. В любом случае, вне зависимости от того, куда именно она будет предоставлена, вся информация должна быть внесена в нее в строгом соответствии с установленным порядком и существующими правилами.

Если говорить о том, какая именно информация всегда должна быть включена в трудовую книжку, к таковым можно отнести следующие сведения:

все данные, которые имеют прямое отношение к текущей работе, выполняемой сотрудником. Сюда можно отнести сведения относительно его приема на ту или иную должность, а также увольнения с нее и т.д.;
сведения о различных изменениях, которые происходят внутри одной организации. Сюда, например, можно отнести данные о переводе на другую должность, об оформлении внутреннего совместительства и т.д.;
различные успехи, которые смог достичь сотрудник за время своей профессиональной деятельности. Сюда можно отнести вознаграждения, присвоение различных званий, определенные поощрения со стороны работодателя и т.д.

Процедура внесения всех важных сведений в трудовые книжки в нашей стране регулируется различными законодательными нормами. Несоблюдение установленных правил со стороны работодателя будет считаться серьезным нарушением.

Особенности ведения и хранения трудовых книжек

Каждому кадровому работнику необходимо знать о некоторых основных правилах по ведению и хранению таких документов. К таковым можно отнести:

Даты. Все даты в документе должны быть проставлены исключительно арабскими цифрами. Простановка иных видов дат будет считаться нарушением существующего порядка заполнения.
Определенные цвета чернил. В соответствии с существующими правилами ответственным за заполнение лицом могут быть использованы чернила черного, синего либо фиолетового цветов. Не допускается размещение в трудовой книжке записей зеленым цветом и иными оттенками.
Обязательное отсутствие сокращений. Вся необходимая информация должна быть введена в трудовую книжку в полном объеме. Эти правила распространяются как на различные названия учреждений, так и на иные сведения. В любом случае, сокращения являются недопустимыми.
Состав сведений. Вдокумент может быть помещена исключительно та информация, которая регламентируется действующими законодательными нормами. К основным сведениям можно отнести: данные относительно профессиональной деятельности, различные достижения сотрудника, переводы на другие должности и т.д. В трудовую книжку не могут быть включены данные, которые не имеют прямого отношения к профессиональной службе физического лица.
Использование государственного языка. Все записи должны вноситься на русском языке либо на языке республики, которая входит в состав нашего государства.
Выполнение требований по срокам. Запись в трудовую книжку должна вноситься в том случае, если время работы конкретного сотрудника в организации составляет более 5 дней. Если же речь идет об увольнении – сведения относительно разрыва профессиональных отношений должны быть внесены в трудовой документ в последний день работы служащего в этой компании.
Обязательную нумерацию записей. Вся информация должна вноситься в трудовой документ в строго установленном порядке. В первый раз в книжку вносится запись под номером «1». Далее этот порядок всегда должен соблюдаться.
Обязательное ознакомление сотрудников с внесенными записями. Как только соответствующая информация будет зафиксирована в трудовом документе, каждый сотрудник организации должен быть с ней ознакомлен надлежащим образом. Более того, сам факт ознакомления подчиненного с представленной в книжке информацией в обязательном порядке должен быть подтвержден в письменной форме. Для этого сотрудник ставит свою личную подпись в самом конце записи.
Заполнение документа только ответственным лицом. Полномочия по внесению необходимой информации в трудовую книжку должны иметься лишь у 1-2 ответственных лиц организации. Как правило, такими лицами являются кадровые сотрудники. Главное, чтобы сама процедура назначения была проведена в официальном порядке. Для этого работодателем формируется соответствующее распоряжение, в которое включаются все важные сведения.

Постановление Правительства РФ о ведении и хранении трудовых книжек

Как уже было сказано выше, процедуры ведения и последующего хранения таких важных документов, как трудовые книжки, регулируются на законодательном уровне. Это осуществляется с помощью следующих нормативно-правовых актов:

Трудовым Кодексом РФ. Он является основным документом, с помощью которого происходит постоянное регулирование современных профессиональных отношений. Именно в нем содержится основная информация о том, что на работодателя возлагаются обязательства по надлежащему заполнению и верному хранению.
КоАП РФ. С помощью данного документа определяется уровень ответственности, который может быть назначен в отношении лица, нарушившего установленные требования и порядок.
Постановлением Министерства труда «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». В данном официальном документе содержатся действительно важные сведения относительно особенностей ведения трудовых книжек современными работодателями.
Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках». Этот нормативно-правовой акт содержит в себе наиболее точную и подробную информацию относительно особенностей и правил заполнения трудовых документов. Данным постановлением должны руководствоваться все кадровые сотрудники, осуществляющие заполнение важных документов.

Книга учета трудовых книжек

Вопрос учета книжек является важнейшим аспектом в области ведения и хранения данных документов. Дело в том, что любая трудовая книжка представляет собой бланк строгой отчетности. Более того, в нее всегда включаются максимально важные и ценные сведения. Все эти аспекты, безусловно, должны стать основными причинами для действительно внимательного отношения работодателей к этим документам.

Для осуществления надлежащего учета действующими законодательными нормами были установлены правила относительно обязательного наличия в каждой организации специального документа, а именно – книги учета. В нее вносится информация относительно всех движений, которые совершаются с трудовыми документами внутри конкретной организации.

Фактически книга учета может представлять собой обычную тетрадь, в которой содержатся все необходимые графы. В них включается следующая информация:

сведения о том, в какую именно дату руководителем была получена конкретная трудовая книжка;
информация о сотруднике, которому принадлежит этот трудовой документ. Сюда можно отнести и дополнительные сведения о подчиненном, а именно – наименование его должности, отдел, в котором он трудится и т.д.;
данные о фактическом действии, которое было произведено с трудовой книжкой. Сюда можно отнести, например, получение документа работодателем либо, наоборот, его выдачу на руки служащему.

Правила заполнения трудовых книжек

Заполнение важного профессионального документа всегда должно осуществляться ответственным за данную процедуру лицом своевременно. В большинстве случаев внесение необходимой информации в этот документ производится специалистом по кадрам. При этом им должны быть учтены следующие важные нюансы:

Заполнение документа производится по порядку.
Сначала ответственным лицом указывается порядковый номер записи в соответствии с существующей системой нумерации. Этот порядок всегда должен сохраняться, так как, например, в случае внесения записи «задним числом», вся информация может быть признана недействительной.
Далее уполномоченным специалистом должна быть указана текущая дата, в которую запись вносится в трудовой документ сотрудника.
Следующим этапом становится указание основной информации, по причине которой запись и вносится в документ. Если речь идет о трудоустройстве нового специалиста, необходимо внести сведения о том, что сотрудник был принят в учреждение на соответствующую должность и т.д.
Далее в запись обязательно нужно включить ссылку на документальное основание. Например, если речь идет о трудоустройстве сотрудника, главным основанием для внесения записи будет являться официальное распоряжение руководителя компании. В данном случае в трудовую книжку необходимо будет включить номер этого распоряжения, а также дату его вынесения уполномоченным лицом.
После указания всей основной информации, в трудовую книжку необходимо будет внести сведения о лице, которое осуществило заполнение данного документа. Здесь указывается точное наименование должности специалиста, а также его ФИО.
И, наконец, после того как сотрудник будет ознакомлен с новой записью в его трудовом документе, ему обязательно нужно будет подтвердить факт отсутствия каких-либо возражений. Делается это с помощью простановки личной подписи в соответствующей колонке.

Итоги

Таким образом, процесс ведения будет включать в себя следующие основные и наиболее важные процедуры:

Обязательное создание и последующее ведение книги учета. Она представляет собой особый документ, который должен иметься в каждой компании. Именно в него вносится основная информация обо всех манипуляциях, которые могут быть произведены с профессиональными документами сотрудников внутри конкретной организации. Сюда можно отнести, например, получение документа работодателем, выдачу книжки на руки сотруднику при увольнении, выдачу подчиненному заверенной копии документа и т.д.
Заполнение книжки в строгом соответствии с установленными правилами. Во время внесения необходимой информации в документ ответственному лицу следует ориентироваться на официальный порядок заполнения, который был принят положениями закона.
Предварительное назначение ответственного за ведение книжки лица в официальном порядке. В большинстве случаев полномочия по ведению и заполнению трудовых документов в организации возлагаются на кадровых служащих. Сама процедура возложения при этом должна проходить в официальном порядке, с помощью составления и утверждения соответствующего распоряжения директором компании. В документе указывается полный перечень обязательств, сроки действия созданного приказа, а также иные важные сведения по данному вопросу.