Дубликат трудовой книжки

Трудовую книжку по праву можно назвать важнейшим документом абсолютно каждого гражданина. Она характеризуется включением в нее абсолютно всех сведений, имеющих прямое отношение к профессиональной деятельности физического лица. Именно на основании трудовой книжки гражданин сможет подтвердить наличие у него необходимого стажа. А это, как правило, является одним из основополагающих факторов в такой процедуре, как назначение пенсии.

Действующие требования устанавливают, что у одного человека должна иметься только одна книжка. При этом в первый раз заводится она во время первого трудоустройства физического лица. В таком случае работодатель обязан завести на нового сотрудника новый документ, внеся туда первую запись о трудоустройстве. После прохождения данной процедуры книжка отправляется к нынешнему работодателю для постоянного хранения.

Выдача хранящейся у работодателя книжки может быть обусловлена следующими причинами:

Увольнением сотрудника. В данном случае в обязанности абсолютно каждого руководителя будет входить надлежащее заполнение и последующая выдача документа на руки увольняющемуся сотруднику. При этом само основание для увольнения, а также иные особенности никаким значением обладать не будут.
Получением сотрудником трудовой книжки на четко ограниченный период времени. Иногда в жизни гражданина могут возникнуть и такие ситуации, при которых ему срочно потребуется трудовая книжка на несколько дней. Например, данный документ нередко требуют во время оформления потребительского кредита. В таком случае сотрудник может заявить своему руководителю о необходимости получения трудовой книжки. Делается это с помощью составления письменного заявления на имя начальника.

Однако иногда в жизни человека могут возникнуть и такие ситуации, при которых его книжка будет утеряна или серьезно повреждена. Здесь гражданин может столкнуться с невозможностью последующего использования документа. Именно в этой ситуации перед человеком обязательно встанет вопрос относительно получения дубликата.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки

Если говорить о важных правилах, которые были установлены в отношении процедуры заполнения дубликата трудовой книжки, к таковым можно отнести следующие:

Процедуру заполнения, начиная с внесения всей основной информации в титульный лист документа. Прежде всего, в левом верхнем углу указывается слово «Дубликат». Это требуется для того, чтобы читающему лицу сразу было понятно – перед ним не оригинал документа, а его своеобразная копия.
Заполнение основного раздела документа – «Сведения о работе». Прежде всего, сюда должна быть включена информация о точном количестве профессионального стажа физического лица, до того момента, пока человек не был трудоустроен к данному работодателю.
Указание дополнительной информации о том, у каких именно работодателей был получен данный стаж. В соответствующие графы должны быть внесены полные наименования всех компаний, а также даты трудоустройства туда сотрудника и его последующих увольнений.

Как видно из всего вышесказанного, работодатель, к которому обратился гражданин, будет обязан взять на себя ответственность по грамотному и аккуратному заполнению дубликата. Естественно, сама процедура заполнения должна осуществляться не со слов сотрудника, а на основании соответствующих подтверждений. Такими подтверждениями будут являться различные документы, которые должны быть представлены заинтересованным лицом, то есть самим сотрудником.

Вышеуказанные документы могут быть любыми. Главное, чтобы они действительно смогли подтвердить факт работы человека у конкретного работодателя в течение определенного периода времени. Наиболее распространенными подтверждениями факта работы будут являться следующие бумаги:

Заполнение дубликата работодатель может осуществлять только на основании вышеуказанных документов. Причем данные бумаги должны быть оформлены надлежащим образом. На них должна присутствовать печать, а также все необходимые реквизиты. Если на некоторые годы стажа сотрудник не смог представить документы – работодатель не должен дополнять дубликат данной информацией только со слов физического лица.

Отдельно следует упомянуть и о том, что сам факт выдачи гражданину на руки дубликата должен быть зафиксирован в официальной форме. Для этого работодателем вносится соответствующая запись в специальный журнал учета. После внесения с новой информацией в журнале обязательно должен быть ознакомлен и сам служащий. Если у него не имеется никаких возражений относительно содержания данной записи – он ставит свою подпись напротив нее. Только в этом случае работодатель при появлении такой необходимости сможет доказать, что им действительно проводилась выдача дубликата данному гражданину.

Процедура выдачи дубликата трудовой книжки

Как показывает существующая практика, дубликат трудового документа может понадобиться гражданину на основании следующих, наиболее распространенных причин:

Трудовая книжка была утеряна самим сотрудником. От потерь этого важного документа, к сожалению, никто не застрахован. Однако здесь нужно не впадать в панику и попытаться как можно быстрее получить дубликат.
Документ был потерян работодателем. Действующие правила устанавливают, что после трудоустройства служащего его трудовой документ отправляется на постоянное хранение к работодателю. На последнего при этом возлагаются важные обязательства, а именно – обеспечение всех необходимых условий для надлежащего хранения этих важных документов. Однако существующая практика показывает, что иногда даже ответственные и внимательные руководители теряют трудовые книжки своих сотрудников. Очень часто такая неприятность случается при переезде компании на новое место работы, а также при иных обстоятельствах.
Трудовой документ стал абсолютно непригодным для его дальнейшего использования. Здесь, как правило, речь идет о различных внешних факторах и видах воздействий, которые были оказаны на книжку. К наиболее распространенным можно отнести воздействие воды, огня и т.д. В любом случае, главным признаком здесь будет являться тот факт, что документ стал абсолютно нечитаемым и непригодным для его дальнейшего использования по назначению.

Во всех вышеуказанных ситуациях у гражданина будет иметься законное право на обращение к работодателю. Сама процедура выдачи дубликата при этом будет включать в себя следующие этапы:

сначала заинтересованным лицом должно быть составлено письменное заявление на имя руководителя компании. Данный документ формируется в свободном порядке, без какой-либо обязательной формы. Главное, чтобы в нем четко было указано намерение гражданина относительно получения им дубликата;
далее руководитель организации рассматривает представленную информацию и принимает соответствующее решение;
следующим этапом станет подготовка дубликата уполномоченным лицом, на основании распоряжения от руководства.

Следует отметить, что этапы процедуры выдачи дубликата могут несколько меняться, в зависимости от конкретной ситуации и имеющихся у нее особенностей. В любом случае, главное правило останется неизменным – все данные в дубликат должны вноситься уполномоченным лицом исключительно на основании представленных сотрудником официальных документов.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Во время оформления дубликата ответственным лицом должны быть учтены следующие важные правила и нюансы:

Прежде всего, на новом документе обязательно должна присутствовать надпись «Дубликат». Ставится она на титульном листе новой трудовой книжки.
Что же касается процедуры последующего заполнения нового документа – она должна осуществляться в стандартном порядке. Никаких дополнительных правил для заполнения дубликата действующими нормами установлено не было.
На первом же развороте новой книжки необходимо будет заполнить стандартный раздел, а именно – «Сведения о работе». При этом сначала здесь должен быть отражен общий профессиональный стаж физического лица, который имелся у него до официального трудоустройства в данную компанию.
Далее необходимо более детально отметить все периоды работы сотрудника у предыдущих работодателей. К основным сведениям будут относиться даты начала и окончания трудовой деятельности. Важным нюансом здесь будет являться и тот факт, что нумеровать записи не нужно.

Заполнение раздела «Сведения о работе» также может быть осуществлено работодателем исключительно на основании необходимых подтверждающих документов. Если сотрудник подобные документы не представил, но просит сделать запись с его собственных слов – работодатель может смело отказывать в удовлетворении данной просьбы.

Конечно же, в идеале дубликат должен быть заполнен полностью. Его содержание при этом будет являться точно таким же, как и в основной трудовой книжке. Однако на практике не всегда происходит именно так. В частности, сотрудник может просто не найти абсолютно всех подтверждающих документов. В этом случае оптимальным решением может стать, например, обращение в местный городской архив.

Там обязательно должны остаться сведения относительно официальной деятельности сотрудника в конкретной организации. Получение данных сведений происходит на основании запроса. Он составляется заинтересованным лицом в свободной форме и направляется в учреждение по почте или во время личного посещения. Если необходимые сведения имеются – они обязательно будут переданы заявителю в ближайшее время.

Пример заполнения дубликата трудовой книжки

Рассмотрим пример заполнения дубликата, который был составлен для сотрудника по причине утери им трудового документа:

Сначала заполняется титульный лист. В правом верхнем углу при этом указывается слово «Дубликат». Далее в текст включаются личные данные о сотруднике, например:
«Васильев Сергей Федорович, дата рождения: 14.04.1978 года. Образование: высшее, юридическое. Специальность: гражданское право. Дата заполнение: 23.03.2019 года».
Далее можно приступать к заполнению основного раздела дубликата. Прежде всего, туда должны быть включены сведения об уже имеющемся у сотрудника профессиональном стаже:
«Общий трудовой стаж составляет: 12 лет 2 месяца».
Затем работодатель должен указать подробную информацию относительно периодов трудоустройства физического лица у разных работодателей, например:
«19.04.2000 года – 30.05.2007 года – ЗАО «Экспострой, юридический отдел на должность юрисконсульта»;
«08.06.2007 года – 05.04.2010 года – ООО «Юристплюс» на должность главного юриста» и т.д.

Итоги

Процедура создания и последующей выдачи дубликата трудовой книжки будет состоять из следующих основных этапов:

Обращение сотрудника к работодателю с просьбой о предоставлении дубликата. Данное обращение необходимо будет оформить в письменном виде. Для этого заинтересованным лицом составляется соответствующее заявление.
Подготовка дубликата уполномоченным специалистом. Следует помнить, что включение всех необходимых сведений в дубликат может происходить только при условии наличия всех требуемых подтверждающих документов. Если трудовая книжка у сотрудника была сильно испорчена, но все же сохранилась – оформить дубликат будет значительно проще. Если же документа на руках больше не имеется – сотруднику обязательно понадобятся дополнительные бумаги для подтверждения факта работы.
Выдача дубликата сотруднику на руки и фиксирование факта выдачи. Следует помнить, что сама выдача обязательно должна быть отмечена работодателем в письменной форме. Для этого в специальный журнал учета трудовых книжек вносится соответствующая запись. Напротив данной записи сотрудник, получивший дубликат на руки, обязательно должен поставить свою личную подпись.