График отпусков по утвержденной форме Т-7 с образцом заполнения

Задать вопрос юристу бесплатно

В соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления отпусков ежегодно определяется графиком отпусков, составление которого является обязательным на любом предприятии независимо от формы собственности, вида трудового договора и обязанностей работника.

Действие данной статьи распространяется в равной мере на всех сотрудников, независимо от того, трудятся ли они полный рабочий день или работают по совместительству.

Порядок составления графика отпусков

В соответствии с Трудовым Законодательством РФ, каждый работник имеет право на отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней ежегодно, что закреплено в ст. 114-115 ТК РФ. График отпусков служит для пропорционального распределения отдыха всех работников с учетом их пожеланий, а также с учетом того факта, что отсутствие отдельно взятого сотрудника не должно сказываться на эффективности производства предприятия.

Начальная процедура составления графика очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, подразумевает желание каждого сотрудника, то есть составляется предварительный или черновой вариант графика отпусков в письменном виде. Затем руководитель предприятия прорабатывает полученный предварительный график уже с учетом производственной необходимости, после чего составляется окончательный вариант графика отпусков.

График отпусков составляется не в произвольной форме, а на специальном типовом бланке, форме №Т-7, которая является обязательной. Указанный график подписывается специалистом по кадровой службе, начальниками структурных подразделений, если таковые имеются, а затем утверждается руководителем и представителем профсоюза. Приказ об утверждении графика не является обязательным, так как подписи вышеперечисленных должностных лиц уже являются гарантией законности составленного документа.

Сроки составления графика отпусков

График очередности отпусков составляется один раз в год и должен быть утвержден не позднее 16 декабря, то есть за две недели до окончания календарного года. Далее в течение года в график вносятся данные о фактически полученных отпусках, а также о возможных переносах и иных обстоятельствах. В обязанности руководителя входит предупреждение каждого сотрудника под роспись о предоставлении отпуска за две недели до определенной в графике даты.

Как составить график отпусков

Несмотря на то, что в законодательстве прописана процедура составления графика отпусков, возникает много сложностей в связи с различной спецификой предприятия и численностью сотрудников. Поэтому на некоторых предприятиях порядок очередности предоставления отпусков может быть еще закреплен и в локальных актах, таких как трудовой или коллективный договор.

К примеру, производственная необходимость предприятия может не допускать отсутствие определенного количества сотрудников, что естественно создает некоторые трудности. Поэтому на уровне предприятия принимается решение, что ежемесячно для эффективности производства может отсутствовать не более 10% кадрового состава. Данное решение учитывается при последующем составлении графика, то есть если на предприятии трудится 120 человек, то ежемесячно может отсутствовать не более 10 работников.

Спорные вопросы при составлении графика  отпусков

График предоставления очередности отпусков составляется для сотрудников, которые имеют стаж работы свыше года, в связи с чем возникает вопрос, как соотносить периоды предоставления ежегодных отпусков вновь принятых сотрудников, которым в соответствии со ст. 121 ТК РФ отпуск должен быть предоставлен полной протяженностью по истечении шести месяцев. Данная категория сотрудников получает ежегодный отпуск сверх установленной очередности, о чем делается соответствующая отметка в графике.

Еще одним спорным вопросом при составлении графика отпусков является время года предоставления отпуска, то есть многие сотрудники хотят получить законный отдых в летнее время, что невозможно осуществить для всего коллектива.

Поэтому существует несколько категорий сотрудников, которые имеют право выбирать для отпуска удобное для них время. К таким сотрудникам относятся: Герои РФ и Кавалеры ордена Славы, участники боевых действий, сотрудники возрастом до 18 лет, мужчины, у которых жена находится в отпуске по беременности и родам.

Подобные льготы распространяются на женщин имеющих двоих несовершеннолетних детей, матерей-одиночек, беременных женщин, а также на сотрудников, которые работают по совместительству. Все категории граждан, имеющие указанные льготы оговорены в трудовом законодательстве, а также в ФЗ №1244—1, №4301-1,№5142-1,№2, №76.

Но, несмотря на то, что график отпусков при составлении предполагает учет пожелания самих сотрудников, возникают разные жизненные обстоятельства, которые могут существенно нарушить планы самого сотрудника и ему может понадобиться уйти в отпуск с нарушением графика. В этом случае закон, а именно ст. 124 ТК РФ гласит, что перенос отпуска возможен в случае:

  • несвоевременной оплаты отпускных, которые, кстати, должны быть выплачены за три календарных дня до отпуска.
  • при предупреждении о дате отпуска позднее установленных законом двух недель.
  • в случае производственной необходимости.

Также существуют личные обстоятельства самого сотрудника, которые могут вынудить попросить отпуск с нарушением графика.

В этом случае пишется заявление на имя руководителя с просьбой об изменении даты отпуска в связи с возникшими обстоятельствами, которые можно подкрепить документально, если есть такая возможность, либо передать в устной форме при общении с руководителем.

Нужен ли график отпусков

В п. 1 ст. 123 ТК РФ сказано, что работодатель обязан составлять график отпусков своих сотрудников каждый год. Если он будет пренебрегать этой обязанностью, то его можно привлечь к ответственности по ст. 5. 27 КоАП РФ.

Ранее у работодателей такой обязанности не было. Они могли самостоятельно решать, нужен им такой график или нет. Это привело к тому, что недобросовестные работодатели стали оспаривать время законного отдыха своих работников. Особенно это наблюдалось в тех фирмах, в которых основная прибыль зависит от сезонности. Например, монтажников кондиционеров перестали совсем отпускать в отпуск в период с апреля по октябрь.

Участились жалобы на работодателей, и законодатели закрепили данную обязанность в ТК РФ. Теперь работодатели не могут не пускать своих работников в отпуск.

График составляется на следующий рабочий год. При этом учитывается взаимозаменяемость работников, а также отпуска за прошлые годы. Не должно получиться так, что одни и те же работники отдыхают в июле, а другие постоянно в феврале. График должен быть составлен и утверждён до 15 декабря текущего года при составлении на следующий год. Составляется график работником кадровой службы, а утверждается руководителем. Как только руководитель утверждает график, он приобретает свою юридическую силу. Дальнейшее внесение изменений возможно лишь при соблюдении определённой процедуры.

Утверждение графика отпусков

Перед тем как подать график на утверждение начальству, необходимо его составить. Для этого стоит учесть следующие нюансы, прописанные в ст. 123 ТК РФ:

  • обязательно нужно учитывать пожелания каждого работника относительно времени отдыха в будущем году. Кроме того, не стоит забывать и том, что на предприятии могут быть работники, которые имеют преимущественное право уйти в отпуск в следующем году. Например, работница уходит в декрет и перед этим она желает отгулять свой отпуск;
  • каждый работник должен ознакомиться с уже составленным документом. Ознакомление происходит под подпись каждого работника;
  • если на предприятии есть представительный орган сотрудников. То перед тем как отдать документ на подпись руководителю, необходимо ознакомить с ним этот представительный орган. Руководитель этого органа также должен поставить свою подпись. Она свидетельствует о том, что процедура соблюдена, и возражений нет;
  • график должен быть утверждён не позднее чем за 2 недели до окончания рабочего года, то есть не позднее 15 декабря.

Руководитель от работодателя утверждает уже готовый документ. К нему не нужно приходить с набросками. Поэтому приступить к составлению графика нужно заранее, так как подготовка документа по всем правилам требует тщательного анализа и сбора информации. Как правило, за составление графика ответственен один работник отдела кадров. Он приступает к сбору информации в октябре, чтобы уложиться во всех необходимые сроки.

Включению в график подлежат следующие виды отпусков:

  • ежегодный (ст. 114 ТК РФ);
  • дополнительный (ст. 116 ТК РФ);
  • нереализованный в предыдущем периоде;
  • при совмещении трудовой деятельности (ст. 286 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утверждён руководителем, в него возможно внесение коррективов по следующим причинам:

  • отзыв работника из отпуска;
  • перенос отпуска по просьбе работника;
  • приём на работу нового работника;
  • иные причины. Например, по графику у работницы Н. отпуск в ноябре, а в сентябре она уходит в декрет и решила отгулять свой отпуск в августе. Об этом становится известно лишь в марте.

Существует несколько законных способов для утверждения графика:

  1. Наличие утверждающей резолюции на самом документе. То есть руководитель работодателя ставит свою подпись и надпись «утверждаю».
  2. Издание приказа об утверждении графика отпусков на следующий рабочий год. Такой способ характерен для крупных предприятий.

Когда издаётся приказ, в нём кроме того, что руководитель утверждает график на следующий рабочий год, могут быть прописаны следующие пункты:

  • список работников, которые назначаются ответственными за исполнение норм приказа. То есть в каждом структурном подразделении есть человек, который следит за тем, чтобы график соблюдался;
  • нормы о выделении денежных средств на оплату отпусков работников.

Заполнение графика отпусков

Когда ответственный работник приступает к составлению графика, он должен учитывать:

  • пожелания сотрудников. Следует понимать, что наиболее благоприятный период в России для отдыха - это период с мая по сентябрь. И каждый работник желает отдохнуть именно в тёплое время года, а не зимой. Поэтому стоит отталкиваться не только от желания работников, но и от того, когда тот или иной работник отдыхал в прошлом году. Стоит ориентироваться не только на слова работников, но и на документы за прошлые годы;
  • нормы действующего законодательства относительно того, что некоторые работники имеют право на преимущественный уход в отпуск в текущем году;
  • очередность предоставления отпусков. Определение этой важной составляющей обязывает работника кадровой службы составлять перечень сотрудников, имеющих право преимущественного выбора времени отдыха. Таким категориям льготы предоставляются на основании ТК РФ и прочих нормативно-правовых актов, например закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ;
  • продолжительность отпусков. Некоторые работники могут иметь право на дополнительный отпуск. Дни дополнительного отдыха они могут использовать, а могут попросить компенсацию деньгами. Если работник желает использовать эти дни для отдыха, то их необходимо включить в график;
  • оптимальное распределение отпусков и взаимозаменяемость персонала. Чтобы компания круглый год работала эффективно, необходимо отслеживать, сколько работников находится в отпуске одновременно. Оптимальное распределение сотрудников при разработке графика — нахождение в отпуске единовременно не более 30% от общей численности личного состава;
  • специфика трудовой деятельности и потребность в обеспечении эффективной работы компании.

Порядок проведения мероприятий по оформлению графика отпусков должен быть прописан во внутренних документах компании. Если этого не сделать, то при оформлении нужно обращаться к трудовому законодательству или опираться на сложившуюся практику.

Перед тем как приступить к окончательному формированию графика, необходимо провести некоторую предварительную работу. Есть 2 пути:

  • если на предприятии несколько структурных подразделений, то сначала нужно составить график по каждому такому подразделению, потом утвердить его у руководителя подразделения, а затем объединить и составить общий график по предприятию. Только после этого можно давать документ на утверждение руководителю;
  • если компания небольшая, то стоит провести личную беседу с каждым работником относительно его предстоящего отпуска. Затем составить график с учётом этих бесед.

Приказ о графике отпусков

Когда график отпусков будет представлен руководителю, он должен его утвердить. Но мало поставить свою подпись и сделать визу «утверждаю». Кадровая служба должна выпустить соответствующий приказ об утверждении графика отпусков.

При этом составление приказа не является обязательным действием, поэтому унифицированной формы не существует.

Работодатель может издать этот документ на бланке свободной формы. Нужно включить следующие пункты:

 

  • сведения о работодателе;
  • порядковый номер и дата составления;
  • сама суть распоряжения;
  • подпись самого руководителя, расшифровка подписи, а также указание должности;
  • подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения. Также необходимо расшифровать подпись каждого работника и указать его должность.

Образец графика

График отпусков составляется по форме Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Именно эту форму рекомендуется использовать, так как она содержит в себе все необходимые графы. Кроме того, в этой форме документа предусмотрена возможность для добавления дополнительных строф и граф, если возникнет такая необходимость.

Обязательным реквизитом, при выборе любой формы графика, является дата его составления и подпись руководителя предприятия.

Рекомендуемая форма графика отпусков:

 

                                                         │   Код  │

                                                         ├────────┤

                                           Форма по ОКУД │ 0301020│

                  ООО "Фрегат"                           ├────────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │52564479│

            наименование организации                     └────────┘

 

Мнение выборного профсоюзного                                              УТВЕРЖДАЮ

органа                                                                                  Ген. директор

от "__" ________ 20__ г. N ___ учтено        ┌─────────┬───────────┬─────┐ Руководитель --------------

                                             │  Номер  │    Дата   │ На  │                должность

                                             │документа│составления│ год │Никифоров   В.В. Никифоров

                                             ├─────────┼───────────┼─────┤ ------- -------------------

                             ГРАФИК ОТПУСКОВ │  20-г/о │ 15.12.2014│ 2015│ личная  расшифровка подписи

                                             └─────────┴───────────┴─────┘ подпись

                                                                              16   декабря   14

                                                                             "--" -------- 20-- г.

 

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

ОТПУСК

Примечание

количество календарных дней

дата

перенесение отпуска

запланированная

фактическая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Дирекция

Генеральный директор

Никифоров В.В.

 

3

28.04.2015

 

 

 

 

28

01.09.2015

 

Заместитель генерального директора

Аршинов К.П.

 

28

22.06.2015

 

 

 

 

 

Коммерческий директор

Леонтьев П.В.

 

28

01.06.2015

 

 

 

 

 

...

 

 

 

 

 

 

 

 

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Петрова Н.В.

 

31

27.07.2015

 

 

 

 

 

Бухгалтер

Лаврова Н.С.

 

28

01.06.2015

 

 

 

 

 

Бухгалтер-кассир

Воронова Т.Н.

 

28

10.08.2015

 

 

 

 

 

...

 

 

 

 

 

 

 

 

Торговый отдел

Директор магазина

Павлова С.И.

 

28

13.07.2015

 

 

 

 

 

Менеджер

Кириллов И.П.

 

11

09.02.2015

 

 

 

 

28

07.09.2015

 

 

и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

                           Начальник

Руководитель кадровой    отдела кадров Евстигнеева       Н.К. Евстигнеева

службы                   ------------- -----------     --------------------

                           должность      личная       расшифровка подписи

 

                                         подпись

Кадровые работники наиболее часто допускают следующие ошибки:

  • вовсе не составляют график отпусков. В ст. 123 ТК РФ сказано, что составление данного документа является обязанностью работодателя. Кроме того, использовать свои отпуска работники должны в соответствии с этим графиком;
  • нарушение сроков утверждения графика. Сделать это нужно за 2 недели до окончания календарного года, то есть до 15 декабря;
  • несвоевременное оповещение работника о предстоящем отпуске;
  • несвоевременная выплата отпускных;
  • нарушение норм ст. 125 ТК РФ, в которой сказано, что при дроблении отпуска, одна из его частей не может быть меньше 14 календарных дней;
  • несоблюдение прав некоторых работников при составлении графика.

За все эти нарушения работодателя можно привлечь к ответственности.

Скачать

Скачать образец графика отпусков в формате .doc вы можете
по этой ссылке

4.33
Комментариев нет.
Автор: E-Mail: Текст комментария: