Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Бывают ситуации, когда работодатель должен произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении работника. Это происходит в тех случаях, когда работник отгуливает свой отпуск авансом.

Согласно ТК РФ, работник может уйти в отпуск уже через полгода после устройства на работу. В этом случае, ему предоставляется 28 календарных дней, хотя работник заработал только 14 дней. Получается, что 14 дней он отгулял авансом.

Если работник решил уволиться до окончания своего рабочего года, за который он уже отгулял отпуск, то работодатель имеет право произвести удержание за использованный авансом отпуск при увольнении.

Исключение составляют случаи, когда работник увольняется:

• при отказе перевестись на другую должность, так как эту он больше не может занимать по заключению медицинской комиссии – п. 8 ст. 77 ТК РФ;
• при ликвидации предприятия – п. 1 ст. 81 ТК РФ;
• при прекращении деятельности ИП – п. 1 ст. 81 ТК РФ;
• при сокращении – п. 2 ст. 81 ТК РФ;
• при смене собственника предприятия – п. 4 ст. 81 ТК РФ;
• при призыве работника на срочную военную службу – п. 1 ст. 83 ТК РФ;
• при восстановлении на этой должности работника, который ранее её занимал – п. 2 ст. 83 ТК РФ;
• если работник признан медицинской комиссией полностью непригодным к трудовой деятельности – п. 5 ст. 83 ТК РФ;
• при смерти одной из сторон трудового договора – п. 6 ст. 83 ТК РФ;
• при наступлении чрезвычайных ситуаций, а также техногенных и природных катастроф – п. 7 ст. 83 ТК РФ.

Удержание отпускных при увольнении – это право работодателя, а не его обязанность. Он самостоятельно решает, производить ли с увольняющегося сотрудника удержание или нет. Если принято положительное решение, то согласие работника на это не нужно.

Чтобы не ошибиться при подсчётах, необходимо правильно определить «отпускной» стаж. Для этого нужно посчитать количество целых месяцев и дней от даты принятия этого сотрудника на работу, до даты его увольнения.

По общему правилу, если количество дней будет больше 15, то нужно сделать округление в большую сторону до целого месяца.

Если дней будет меньше 15 – то в меньшую сторону до целого месяца.

Например, работник имеет 7 месяцев и 16 дней «отпускного» стажа. При округлении получается, что рассчитывать ему нужно как 8 месяцев.

Затем  нужно высчитать, сколько дней отпуска он наработал. Высчитывается это по формуле:

28 / 12 * М, где М – количество месяцев отпускного стажа.

Например, за 8 месяцев неиспользованного отпуска, работнику полагается  28 / 12 * 8 = 19 дней отпуска.

Теперь нужно подсчитать, сколько «отпускных» заработал этот работник. Например, его средний заработок получился 38 300 рублей. Следовательно, его отпускные равны 38 300 / 29, 3 * 19 = 24 836 рублей.

Работнику были выплачены отпускные за 28 календарных дней отпуска в размере 38 300 / 29, 3 * 28 = 36 600 рублей.

Следовательно, работодатель должен произвести удержание за отпуск при увольнении в размере 36 600 – 24 836 = 11 764 рубля.

При удержании необходимо придерживаться п. 1 ст. 138 ТК РФ. То есть, работодатель не имеет  права удерживать с работника более 20% от его заработной платы. Поэтому удержание отпускных будет ограничено этим пределом. Даже по письменному заявлению работника, работодатель не может удерживать более этого предела.

Если сумма всех выплат при увольнении меньше суммы удержания, то работник может добровольно внести недостающую сумму в кассу предприятия или перевести на расчётный счёт.

Если работник отказывается это делать добровольно, то работодатель имеет право обратиться в суд с иском о взыскании с него излишне выплаченных сумм, на основании ст. 382 и ст. 383 ТК РФ.

Всегда ли допускается удержание за неотработанные дни отпуска

Трудовое законодательство нашей страны действительно позволяет производить удержание из заработной платы увольняющихся сотрудников. Тут необходимо соблюдать лишь одно важное условие: удержание будет законным в том случае, если уходящий из организации служащий действительно получил отпуск за тот год, который он еще не отработал полностью. Только в такой ситуации работодатель действительно будет обладать законным правом на осуществление удержания в одностороннем порядке.

Однако в вышеуказанном правиле будут иметься и определенные исключения. В частности, действующими нормами был установлен перечень особых обстоятельств увольнения, при которых удержание денежных средств является недопустимым. К таким ситуациям можно отнести следующие:

1. Если служащий в официальном порядке отказался от перевода на другую должность, которая требуется ему в соответствии с полученными медицинскими показаниями. В таком случае единственным способом разрешения ситуации будет являться увольнение служащего по особым обстоятельствам. Однако здесь у работодателя не будет иметься права на осуществление удержания.
2. Увольнение сотрудника связано с реорганизацией учреждения либо с полной ликвидацией организации. В данном случае увольнение также происходит по независящим от служащего обстоятельствам. Следовательно, работодатель не сможет намеренно удержать доплату за отпуск.
3. Если служащий увольняется на основании распоряжения о сокращении, которое было вынесено руководителем организации либо иным уполномоченным лицом. Такие правила будут действовать и в отношении индивидуального предпринимателя.
4. Если во время непосредственного увольнения сотрудника произошла смена собственников имущества организации. Ими могут являться: генеральный директор компании, главный директор учреждения, а также иные лица.
5. Если профессиональная деятельность сотрудника была прервана по причине его направления на военную службу. В данном случае такой уход сотрудника будет приравнен к увольнению по независящим от него обстоятельствам.
6. Если уход служащего явился следствием возвращения на эту должность прежнего сотрудника, в соответствии с приказом судебного учреждения либо иной уполномоченной организации.
7. Если наступили иные чрезвычайные обстоятельства, не зависящие от воли сторон, которые являются прямой преградой для дальнейшего продолжения профессиональных отношений. Сюда можно отнести, например, введение в стране военного положения, крупное стихийное бедствие, аварии, эпидемии и т.д.

В каком случае могут появиться неотработанные отпускные дни?

Многие современные работники просто не понимают механизм начисления неотработанных отпускных дней. Именно поэтому, в случае удержания из заработной платы, у них очень часто появляются не совсем обоснованные претензии к своему работодателю. Рассмотрим пример возникновения неотработанных отпускных дней:
«Васин И.В. устроился в ООО «Клевер» на должность менеджера 01.07.2018 года. В соответствии с действующими правилами трудового законодательства полноценное право на оформление первого отпускного периода, стандартная продолжительность которого составляет ровно 14 дней, возникло у него в январе 2019 года. Однако на тот период времени у сотрудника появилась необходимость в получении полноценного отпуска, продолжительность которого равна 28 календарным дням. Он попросил такой отпуск у работодателя, на что получил положительный ответ от начальника.

Во время пребывания в отпуске Васин И.В. неожиданно нашел новое, более привлекательное для него место работы. Сразу после окончания периода отдыха сотрудником было составлено заявление об увольнении по собственному желанию.

Таким образом, во время оформления увольнения возникшая ситуация выглядела так: сотрудник, который отработал лишь половину своего законного отпуска, использовал весь период отдыха целиком. Можно сказать, что 14 дней отдыха были взяты у компании авансом. Следовательно, на основании существующих правил у работодателя появилась законная возможность для осуществления удержания из начисленной заработной платы подчиненного.

Если же говорить об основных принципах установления точного размера удержания за отпуск – здесь применяется стандартная схема, которая используется и во время расчета отпускных выплат. Главным показателем в данном случае будет являться размер среднего заработка сотрудника. Далее эту сумму необходимо будет умножить на точное количество отпускных дней, которые были взяты служащим авансом и еще не были отработаны им на момент непосредственного увольнения.

Проводки при удержании за неотработанные дни отпуска

Безусловно, удержание заработной платы представляет собой серьезную процедуру, при которой каждое действие работодателя должно быть зафиксировано в документальной форме. Это нужно для того, чтобы в будущем у руководителя организации имелись все необходимые подтверждения того факта, что он действительно все сделал правильно и не нарушил законные права служащего. Вполне возможно, что сотрудник захочет предъявить соответствующие претензии в отношении действий собственного начальника.

Во время осуществления удержания из заработной платы основная информация должна быть закреплена уполномоченным лицом в бухгалтерских документах. Для этого составляются проводки. Правила и особенности их составления аналогичны тем, которые применяются во время начисления отпускных. Однако некоторые различия здесь все же будут иметься. Прежде всего, все суммы, которые удерживаются с доходов подчиненных, должны быть зафиксированы в документах соответствующим знаком «-».

Дебет счетов будет выглядеть следующим образом: 20 – основное производство, 26 – общехозяйственные расходы, 44 – расходы на продажу и т.д.

Особое внимание при осуществлении удержания необходимо уделить и установлению налоговой базы. В частности, она должна быть уменьшена на излишне начисленную сумму отпускных выплат.

Что же касается основных особенностей расчета – все они будут выглядеть стандартным образом. После официального установления суммы удержания работодатель сможет приступить к подготовке иных требующихся документов. Главным из них в этом случае будет являться распоряжение руководителя компании относительно удержания определенной суммы денежных средств из заработка служащего.

Можно ли обойтись без удержаний за отпуск?

Для многих работодателей процесс удержания денежных средств за неотработанный сотрудником отпуск представляет собой не слишком приятную процедуру. Это вполне понятно, ведь такая новость может испортить отношения между работодателем и увольняющимся подчиненным. Более того, сотрудник может посчитать подобное решение начальника абсолютно несправедливым и попробовать обратиться в соответствующие инстанции.

Именно поэтому современные работодатели нередко задаются вопросом о том, можно ли как-то избежать удержания? Для этого можно использовать следующие способы:

1. Предварительное подписание сторонами трудовых отношений специального соглашения о прощении долгов. Такой документ чаще всего встречается в тех ситуациях, когда в роли работодателя выступает индивидуальный предприниматель. В соглашении прописываются все нюансы разрешения ситуации, при которой сотрудником не будут отработаны все дни отпуска на момент увольнения. Документ в обязательном порядке должен быть подписан как руководителем организации, так и самим сотрудником.
2. В некоторых случаях, даже при отсутствии предварительно заключенного соглашения, работодатель может просто «простить» сотрудника и отпустить его из организации без каких-либо принудительных удержаний. Подобные ситуации также чаще всего можно встретить у индивидуальных предпринимателей. В некоторых случаях такие решения действительно будут являться оптимальными, особенно если речь идет о совсем небольшом количестве неотработанных отпускных дней. Здесь работодатель сможет просто избавить себя от дополнительных забот относительно составления требуемых документов, заполнения бухгалтерской отчетности и иных действий.