Документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель 2021

Задать вопрос юристу бесплатно
30.03.2021

Далеко не все знают, какие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию должен выдать работодатель. Работодатель, согласно ст. 84.1 ТК РФ, должен выдать работнику копии всех документов, которые имеют отношение к работе данного сотрудника. Делается это в течение трёх дней после получения письменного заявления сотрудника о выдаче документов. Это кадровые бумаги, и выдаются они в отделе кадров.

Также при увольнении сотрудника по собственному желанию работодатель должен выдать ему справки, которые можно получить в бухгалтерии. Они также выдаются по письменному заявлению сотрудника.

Документы, которые обязан выдать работодатель

Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.

  1. От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
  2. Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
  3. Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
  4. Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
  5. Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
  6. Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
  7. Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.

Работодатель обязан выдать следующие документы:

  • трудовую книжку;
  • справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
  • иные документы по письменному заявлению от работника.

К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:

  • приказ о приёме данного сотрудника на работу;
  • приказы о повышении работника в должности;
  • приказы о переводе работника в другие отделы;
  • трудовой договор;
  • допсоглашения, если они заключались;
  • медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
  • приказ об увольнении;
  • трудовая книжка.

Работодатель должен выдать не оригиналы документов, а их копии. Только трудовая и медицинские книжки выдаются в оригинале.

Если увольняющийся работник является плательщиком алиментов, то в течение трёх дней после увольнения работодатель обязан сообщить судебному приставу сведения об увольнении. Эти же сведения он обязан сообщить и получателю алиментов. Уведомление приставам должно быть составлено в письменной, но произвольной форме. В нём нужно сообщить не только о факте увольнения, но и указать новое место работы или адрес, по которому проживает уволившийся работник. Если работодатель не сообщит эти сведения в установленный срок, то его можно привлечь к ответственности.

Справки при увольнении

Также работник должен получить различные справки в бухгалтерии работодателя. Справка о заработке понадобится увольняющемуся работнику для того чтобы предъявить ее новому работодателю. На основании этих данных, новый наниматель будет рассчитывать различные пособия:

  • по нетрудоспособности;
  • по беременности и родам;
  • по уходу за ребёнком.

В справке нужно указать:

  • сведения о работодателе;
  • сведения о работнике;
  • выплаты работнику, на которые начисляли соц¬взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
  • количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).

Ещё один документ – справка о среднем заработке за последние 3 месяца. Этот документ понадобится для постановки работника на учёт в центре занятости в качестве безработного.
Сведения персонифицированного учёта. Если работник настаивает, то работодатель должен дать ему 3 справки:

  • по форме СЗВ - М;
  • по форме СЗВ – СТАЖ;
  • раздел 3 расчёта по страховым взносам.

Эти справки нужны для начисления пенсии работнику. Также работник имеет право запросить сведения для того, чтобы убедиться в правильности передачи данных в ПФР. Отчёты по форме СЗВ – М и СЗВ – СТАЖ формируются только по увольняющемуся сотруднику. Другие работники не упоминаются.

Важно! Работодатель должен получить от работника подтверждение того, что эти сведения персонифицированного учёта он получил.

Это можно сделать 2 способами:

  • можно попросить его расписаться на экземплярах работодателя;
  • можно завести отдельный журнал.

Справка по форме 2-НДЛФ о начисленных и уплаченных налогах. Работодатель обязан выдать такую справку работнику. В ней содержатся сведения не только о заработной плате, но и обо всех выплатах на которые начислялись страховые взносы, а также сведения о бывшем работодателе.

Эта справка применяется на новом месте работы, если работник имеет право на получение налогового вычета по основаниям ст. 218 - 220 НК РФ.

В поле «Признак» нужно указать:

  • 1 – если НДФЛ был удержан со всех доходов увольняющегося работника;
  • 2 – если у сотрудника был такой доход, с которого налог не был удержан.

Все документы выдаются в день увольнения работника. Они могут быть вручены как лично в руки, так и высланы работнику по почте. Для этого работник должен написать письменное согласие. Все копии документов должны иметь печать «копия верна» и быть заверены печатью работодателя. Все бухгалтерские справки также должны содержать печать работодателя. Без этого они не имеют своей законной силы. Работодатель не имеет права задерживать выдачу документов. Это может быть расценено как препятствие в трудоустройстве, и работник в таком случае имеет право обратиться в суд.

Что делать, если документы не выдают

В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые - по письменному заявлению работника.

Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.

Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.

Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.

Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:

  • написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
  • направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.

В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:

  • написать жалобу в инспекцию по труду;
  • написать жалобу в прокуратуру.

Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:

  • при личном посещении;
  • почтовым отправлением;
  • через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.

Сейчас наиболее популярный способ подачи обращений от граждан – с помощью онлайн – приёмных через официальные сайты государственных органов. Срок рассмотрения обращения – 30 дней с момента регистрации документа. При подаче жалобы через интернет, датой регистрации является дата получения заявителем электронного уведомления.

В жалобе на работодателя необходимо указать причину её подачи. В данном случае стоит применить такую формулировку: «Прошу привлечь работодателя за нарушение трудового законодательства к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и выдать предписание о выдаче мне, в соответствии со ст. 62 ТК РФ, документов за период моей работы». Соответствующими надзорными органами будет проведена проверка. Если такое нарушение совершено впервые, то работодателю может быть вынесено только предупреждение или наложен минимальный штраф. Если же подобное происходит регулярно, и работодатель уже привлекался к ответственности со стороны инспекции или прокуратуры, то размер штрафа возрастает в несколько раз.

Выплаты при увольнении

При увольнении по собственному желанию работнику положены обязательные и необязательные компенсации. К обязательным относятся те, которые предусмотрены законодательством. К необязательным относятся те, которые предусмотрены локальными нормативными актами.

При увольнении сотрудника по его собственной инициативе, работодатель должен ему выплатить:

  • заработную плату за фактически отработанное до даты увольнения время;
  • компенсацию за неиспользованный отпуск;
  • пособие по нетрудоспособности, если работник заболел в период обязательной отработки.

Зарплата за фактически отработанное время считается за те дни в текущем месяце, которые ещё не были оплачены, и в течение которых увольняющийся работник фактически присутствовал на работе. Компенсация за отпуск полагается всем работникам, которые не успели использовать дни своего законного отдыха в текущем рабочем году вплоть до даты увольнения. Если работник отработал 11 месяцев перед увольнением и не ходил в отпуск, то он имеет право на получение компенсации в полном объёме.

По соглашению между работником и работодателем сотрудник может уйти в отпуск перед увольнением, используя накопившиеся у него дни. Если он их не отгуляет, то компенсацию нужно будет выплатить при увольнении. К необязательным выплатам относится выходное пособие, которое может быть предусмотрено коллективным договором. Его выплата – это исключительная инициатива работодателя. Но если она предусмотрена локальным нормативным актом, то выплатить её необходимо.

Размер выходного пособия определяется также самим работодателем. Он может быть установлен в фиксированной сумме или же напрямую зависеть от оклада увольняющегося.
Например, может быть прописано, что при увольнении работнику (вне зависимости от его должности и квалификации) выплачивается пособие в размере 50 000 рублей. Или же можно указать: «в размере трёх окладов». Все выплаты должны быть произведены в последний рабочий день увольняющегося работника. Об этом сказано в ст. 140 ТК РФ. Если работник, по каким-либо причинам (уважительным), отсутствует на рабочем месте в свой последний рабочий день, то выплаты производятся не позднее следующего дня. Средства могут быть выданы на руки или же переведены на банковскую карту работника.

Заключение

Выдача увольняющемуся сотруднику предусмотренных денежных средств и документов – это обязанность работодателя. При уклонении от её выполнения, работодателя можно привлечь к административной ответственности.

4.62

Автор: Алиса
Я решила уволиться с 01.11. 2019 года. Отработала 2 недели. И уже нашла новую работу. По новому месту работы меня просят принести документы для расчёта больничного и вычета. Где мне их взять?
Автор: трудовой консультант
Когда вы будете увольняться и подписывать приказ, работодатель должен выдать вам документы. Они пригодятся для нового трудоустройства. В частности, справку по форме 2НДФЛ и справку по форме 182Н. Эти документы обязательны к выдаче вместе с трудовой книжкой. На их основании новый работодатель будет предоставлять вам социальные вычеты, а также начислять пособия, которые рассчитываются из среднего заработка.
Автор: екатерина ивановна
При увольнении мне не выдали справку по форме 182Н. На новом месте работы её требуют обязательно, а прежний работодатель не желает мне её выдавать. Говорит, что не обязан. На все мои аргументы он отвечает, что это мои проблемы. Как мне быть?
Автор: трудовой консультант
Справку по форме 182Н, так же как и справку по форме 2НДФЛ работодатель обязан выдать даже без письменного запроса. Но раз он так себя ведёт, вам необходимо пойти официальным путём. Составьте запрос в 2 экземплярах, укажите просьбу выдать документы и свое право на обращение в контролирующие и надзорные органы. Передайте 1 экземпляр работодателю, а на своём потребуйте поставить дату входящего. Если через 3 дня ответа не будет, обращайтесь в инспекцию по труду.
Автор: Жанна
Работник увольняется, мне необходимо выдать ему справку по форме 2НДФЛ для того, чтобы он смог получать налоговый вычет по новому месту работы. Но я не знаю, как её верно заполнить (только недавно работаю бухгалтером).
Автор: трудовой консультант
Она оформляется на стандартном утвержденном бланке. Её типовая форма есть в любой компьютерной программе для автоматизации учёта. В поле «Признак» нужно указать: 1 – если НДФЛ был удержан со всех доходов увольняющегося работника или 2 – если у сотрудника был такой доход, с которого налог не был удержан.
Автор: Екатерина
Имею ли я право не выдавать увольняющемуся работнику документы и справки. Руководство говорит, что это их право, а не обязанность. Я считаю, что выдать нужно всё, что требует увольняющийся работник. Как быть?
Автор: трудовой консультант
Вы правы, вы должны предоставить увольняющемуся работнику все его «трудовые»» документы. Некоторые выдаются без запроса, а некоторые через запрос, но все в обязательном порядке. Выдать можно только ту документацию, которая имеет отношение к этому работнику. Выдаются копии, в оригинале только трудовая и медкнижка.
Автор: иван
Я написал заявление на увольнение и пошёл срок отработки. Но я заболел, вышел, когда срок отработки истёк. Трудовую мне не отдадут пока я не отработаю те дни, которые проболел. Разве больничный не входит в срок отработки? Как я могу получить свою трудовую?
Автор: трудовой консультант
Больничный входит и оплачивается. Для того чтобы получить трудовую книжку, вам необходимо написать письменный запрос на имя работодателя. Оформить его в 2 экземплярах, один ему, второй вам (с номером входящего и датой регистрации). Если через 3 дня ответа не будет или он будет отрицательный, обращайтесь в инспекцию по труду или в прокуратуру.
Автор: Кирилл Александрович
Я уволился ещё месяц назад. Работал в должности бригадира, был материально ответственным лицом. Но трудовую мне до сих пор не отдали, так как не нашли нового бригадира и не произошла передача ТМЦ. Но за этот месяц их могли растащить! Как я могу быть ответственным, если уже не работаю? Как мне получить трудовую?
Автор: трудовой консультант
Напишите заявление на имя руководителя с просьбой выдать трудовую книжку. В течение 3 дней оно должно быть рассмотрено. Если ваша просьба будет проигнорирована или будет дан отказ (устный или письменный), можете писать жалобу в инспекцию по труду и в прокуратуру.
Автор: Анна
Я решила уволиться, но директор в отпуске, мое заявление никто не подписал. Срок отработки уже прошёл. Как мне быть? Никто не хочет брать на себя ответственность за увольнение сотрудника?
Автор: трудовой консультант
Когда руководства нет по каким-либо причинам, обязанности принимает кто-то другой. Это регулируется приказом. Поэтому ваше заявление кто-то должен был подписать. У вас есть доказательство того, что вы это заявление писали? Если нет, напишите ещё раз, отправьте по почте, отработайте ещё 2 недели и спокойно уходите. Это не будет прогулом!
Автор: Ольга
Я нахожусь в декрете, предприятие ликвидируется. Не могу забрать свои документы, мне их не отдают. Как можно их получить?
Автор: трудовой консультант
Вас предупредили за 2 месяца о том, что предприятие ликвидируется? Как с вами уже прекратили трудовые отношения, на каком основании? Если работодатель Вас не уведомил вовремя, то он нарушил порядок увольнения. Вы можете подать на них в суд и оспорить увольнение. Если все нормы соблюдены, но просто не отдают трудовую, напишите письменное требование о возврате. Если в течение 3 дней не будет реакции, можете пожаловать в инспекцию по труду.
Автор: Евгения Олеговна
При трудоустройстве необходима была медицинская книжка, её оплачивал работодатель, так как у них заключён договор с медцентром. Сейчас я увольняюсь, а начальство мне медицинскую книжку отдавать не хочет, мотивируя это тем, что они за неё заплатили. Правы ли они?
Автор: трудовой консультант
Нет, медосмотры проходят за счёт работодателя. Из-за невозврата медкнижки вы не можете снова трудоустроиться. Можете подать иск в суд с требованием вернуть документ и выплатить вам моральный вред по причине невозможности продолжения трудовой деятельности. Будете внимательны! Срок давности по делам об увольнении – 1 месяц с момента получения приказа.
Автор: Анатолий
Я работал в другом городе, уволился. Написал заявление работодателю с просьбой вернуть документы по почте. Тишина! Спустя 3 дня написал ещё одно и направил его по почте. Оно вернулось обратно из-за истечения срока ожидания. Что мне делать?
Автор: трудовой консультант
Работодатель обязан вернуть вам трудовую книжку по почте. Насчёт других документов однозначного ответа в ТК РФ и в других нормативных документах нет. Если и трудовую он не вернул, тогда однозначно нужно идти в суд. Из-за отсутствия трудовой вы не можете трудоустроиться. Это нарушение трудовых прав бывшим работодателем.
Автор: E-Mail: Текст комментария: