Служебная командировка

Кадровая служба является тем органом, на который ложится основная работа по документальной подготовке. Однако перед тем как перейти к оформлению документов, попробуем ответить на некоторые вопросы. Что такое командировка? Какова ее максимальная продолжительность? Кого можно отправлять в командировку?

Что такое служебная командировка

Служебной командировкой называется поездка работника на некоторое время для выполнения служебного задания, полученного по распоряжению руководителя, вне постоянного места работы.

Служебными командировками не являются периодические поездки сотрудников, связанные с основной работой, носящей разъездной характер. Об этом говорится в ст. 166 ТК РФ. Командировкой также является ситуация, когда сотрудник головного офиса едет в подразделение или филиал, которые находятся в иной местности. Цель служебной командировки определяет непосредственно служебное задание, которое получает сотрудник и которое оформляется в соответствующих документах.

Поездки водителей, экспедиторов, курьеров, работа которых осуществляется в дороге или имеет разъездной характер, командировками также не считаются. Но это совсем не означает отсутствие необходимости возмещения таким сотрудникам расходов, связанных с их служебными поездками. Так, ст. 168.1 ТК РФ гарантирует работникам соответствующих специальностей возмещение:

• расходов по аренде жилого помещения;
• расходов, связанных с проездом;
• дополнительных расходов, относящихся к проживанию вне дома. К ним относятся: полевое довольствие, суточные расходы.
• иные дополнительные расходы.

В любой организации должны быть соответствующие документы: коллективный договор, нормативные акты или дополнительные соглашения, которые будут регулировать данный список работ или должностей сотрудников.

Кого по законодательству можно отправить в служебную командировку

В соответствии с определением слова «служебная командировка» в командировку должны направляться только те сотрудники, с которыми заключается трудовой договор.

ТК РФ четко регулирует вопрос: кто не может быть отправлен в командировку. К соответствующей категории граждан относятся:

• беременные женщины в соответствии со ст. 259 ТК РФ;
• сотрудники, взятые на работу и оформленные по ученическому договору, в соответствии со ст. 203 ТК РФ. При этом есть дополнительный нюанс: командировка не должна относиться к их ученичеству;
• работники, не достигшие совершеннолетнего возраста в соответствии со ст. 268 ТК РФ.

Согласно Трудовому Законодательству РФ есть исключения: спортсмены, сотрудники СМИ, работники цирков, театров, концертных организаций и т.д.

Действующий ТК РФ четко выделяет категории граждан, которых работодатель имеет право отправить в служебную командировку, но при одном и важном условии: данные лица не имеют запрета с медицинской точки зрения на соответствующие поездки, а также лично дали в письменной форме согласие отправиться в командировку, о чем говорится в ст. 259 ТК РФ.

К таковым можно отнести следующие категории граждан:

• женщины, которые имеют детей, не достигших 3-летнего возраста;
• работники, дети которых имеют группу инвалидности;
• матери или отцы, которые самостоятельно воспитывают ребенка, не достигшего 5-летнего возраста;
• работники, ухаживающие за больными членами семьи.

Срок командировки

Срок командировки регулируется в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Положение о служебных командировках утверждено в Постановлении Правительства РФ от 13 ноября 2008 № 749. В соответствии с ним срок служебной командировки определяется самим работодателем и зависит от сложности и объема выполняемого задания, а также иных обстоятельств, от которых может зависеть исполнение поручения.

День отправления любого транспортного средства, которое использовал командированный сотрудник, является датой выезда в командировку, а день прибытия данного транспорта на постоянное место работы – датой приезда из командировки. Есть один нюанс: если сотрудник выехал в командировку до 24 часов включительно, то будут считаться текущие сутки, а начиная с 0 часов и позже – последующие сутки.

Служебная командировка может продолжаться неограниченное количество времени, поскольку ни максимальный, ни минимальный сроки служебной командировки нигде не установлены.

Регулирование со стороны законодательства

Процесс направления сотрудника в командировку регулируется на официальном уровне. Вся необходимая информация по данному вопросу содержится в положениях трудового законодательства, в частности – в главе 24 ТК РФ. Там указано точное понятие служебной командировки, ее основные признаки, а также гарантии и компенсации, которые положены направляемому в служебную поездку служащему.

Для того чтобы глава 24 ТК РФ действовала в отношении конкретной поездки подчиненного, сначала необходимо признать такую поездку именно служебной командировкой. Для этого работодателю нужно помнить о некоторых важных условиях, в частности:

1. В поездку направляется полноценный сотрудник предприятия. Тут подразумевается, что гражданин должен быть трудоустроен в данной организации в официальном порядке. Это означает, что со служащим должен быть заключен трудовой договор, а также внесена соответствующая запись о трудоустройстве в трудовую книжку физического лица.
2. Оформляемая поездка сотрудника характеризуется его перемещением в другой пункт, место расположения которого отличается от текущего места нахождения работы сотрудника.
3. Сама процедура направления служащего в такую поездку осуществляется в установленном порядке. Это означает, что данное действие происходит на основании распоряжения директора организации либо иного уполномоченного лица. Выпущенный таким лицом приказ при этом должен содержать в себе все важные сведения относительно будущей поездки сотрудника.
4. Главной целью организуемой поездки является выполнение того или иного служебного задания. Такое задание может предусматривать самые различные действия сотрудника, например: встречу с потенциальными клиентами, принятие участия в семинаре, подписание важного договора на поставку товаров, обмен опытом с другими компаниями и т.д. Список таких заданий достаточно обширен. Главное, чтобы поставленная перед сотрудником цель имела прямое отношение к его профессиональной деятельности в данной организации.
5. Продолжительность такой поездки обладает строго очерченными временными рамками. В соответствии с действующими требованиями, абсолютно каждая служебная поездка должна характеризоваться указанием точных сроков. В соответствующую дату окончания командировки сотрудник будет обязан явиться на свое рабочее место.
6. Во время такой поездки сотрудник не занимается исполнением своих стандартных профессиональных задач. Отличным примером такой ситуации может являться труд курьера. Как известно, в его регулярные служебные функции входят постоянные поездки. Естественно, такие поездки не могут быть признаны командировками.

При каких условиях поездку нельзя признать служебной командировкой?

Действующими нормами был установлен список особых ограничений, при наличии которых та или иная поездка в различные пункты назначения не может быть признана командировкой. Сюда можно отнести следующие обстоятельства:

1. Поездки служащих, чья работа связана с постоянными разъездами. Как уже было сказано выше, сюда можно отнести курьеров или, например, водителей. Главное, чтобы разъездной характер их работы был зафиксирован в официальном порядке. Для этого соответствующие сведения о работе конкретного служащего вносятся в его главный документ – трудовой договор.
2. Если сотрудник периодически совершает поездки, которые являются неотъемлемой частью его трудовой деятельности. Сюда можно отнести, например, менеджеров. Допустим, такой сотрудник три дня в неделю проводит в офисе, а в оставшееся время – встречается с клиентами с целью оформления всех необходимых документов. Можно сказать, что работа такого сотрудника периодически носит разъездной характер. Следовательно, подобные поездки являются нормой и не могут признаваться работодателем служебными командировками.
3. Если работник, совершающий различные поездки, не был трудоустроен в организации в официальном порядке. Как известно, сама процедура трудоустройства представляет собой особый процесс, каждый этап которого регулируется со стороны действующих законодательных норм. В этот процесс входит обязательное оформление сторонами всех необходимых бумаг. В случае пропуска данного этапа, произведенное трудоустройство служащего нельзя будет признать официальным. Это, в свою очередь, лишит сотрудника законного права на получение различных компенсаций за свои служебные поездки.

Если ни одного из вышеуказанных обстоятельств не имеется, значит, поездка сотрудника в другой пункт назначения с профессиональными целями должна быть признана работодателем служебной командировкой. Это, в свою очередь, станет полноценным основанием для последующего предоставления служащему положенных компенсаций. Главной из них, безусловно, будет являться денежная компенсация за понесенные сотрудником расходы. Размер такой компенсации всегда устанавливается работодателем в индивидуальном порядке. Точная сумма будет зависеть от величины расходов, которые были понесены сотрудником в служебной поездке. Следует отметить, что такие расходы должны быть подтверждены заинтересованным лицом в документальной форме. В противном случае у работодателя будут иметься законные основания для отказа в предоставлении денежной компенсации.

Разновидности служебных командировок

Все командировки, в которые могут быть направлены сотрудники в нашей стране, в зависимости от различных обстоятельств и некоторых индивидуальных характеристик, можно разделить на несколько основных групп:

1. По непосредственному месту нахождения:
   • в пределах нашего государства;
   • зарубежные командировки.
   
   Современная практика показывает, что в большинстве случаев сотрудники направляются в поездки по нашей стране. Что же касается зарубежных поездок, в них очень часто направляются работники крупных и известных организаций.
2. По сроку пребывания служащего в пункте назначения:
   • краткосрочные;
   • длительные.
   
   Направление в длительные командировки, как правило, выбирается только в самых исключительных случаях, когда перед сотрудником ставят действительно большое количество самых различных задач.
3. По количеству лиц, направленных в одну командировку:
   - одиночные и групповые. Групповой признается командировка, в которую входит два и более сотрудника.
4. По характеру возникновения необходимости в направлении сотрудника в командировку:
   - плановые и внеплановые.
   Необходимость в организации внеплановой командировки может возникнуть по самым различным обстоятельствам. Главное, чтобы работодателем своевременно были оформлены все требуемые документы.

Вне зависимости от того, какая именно командировка была выбрана работодателем, в его прямые обязанности будет входить выполнение всех важных мероприятий. К таковым можно отнести выплату «суточных». Они представляют собой особую сумму, которая выдается сотруднику еще до его отъезда и предназначается на оплату различных нужд, непосредственно связанных со служебной командировкой.