Доплата за совмещение должностей на время отпуска

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все официально трудоустроенные граждане. Об этом сказано в ст. 114 ТК РФ. Но это не должно нарушать нормальный ход работы предприятия. Поэтому пока один сотрудник отдыхает, другой выполняет часть его обязанностей (или даже все).

Не стоит путать замещение и совмещение. Замещение, по трудовому кодексу – это временное освобождение работника от его обязанностей для выполнения обязанностей временно отсутствующего работника. А совмещение, согласно ст. 60.2 ТК РФ, - это выполнение своих трудовых обязанностей и обязанностей отсутствующего сотрудника.

За совмещение основному работнику предусмотрена доплата. Размер доплаты определяется по соглашению с работников, и зависит от объёма выполняемых работ. ТК РФ не устанавливает максимального и минимального размера доплаты за совмещение должностей.

Совмещение должностей допускается только с согласия самого работника. При этом согласие он должен дать в письменной форме. В ст. 74 ТК РФ сказано, что если производственная необходимость, то работодатель может перевести одного сотрудника на временное заместительство другого сотрудника, который находится в отпуске.

Временное заместительство возможно на срок до 1 месяца, оплачивается оно не ниже среднего заработка на прежней должности. Временное заместительство не оформляется отдельным трудовым договором, но оно влечёт за собой освобождение сотрудника от его основных обязанностей.

Совмещение должностей оформляется приказом руководителя предприятия. Сотрудник, которому оформляют совмещение, должен ознакомиться с приказом и подписать его. В приказе указывается:

ФИО сотрудника, которого замещают;
ФИО сотрудника, который замещает;
период, на который оформляется совместительство;
совмещаемая профессия;
объём дополнительной работы;
размер доплаты. Следует указать, от какого оклада будет идти расчёт.

Работник должен быть предупреждён о возможной замене им отсутствующего коллеги минимум за 2 месяца. Извещение направляется сотруднику в письменном виде. Если он его подписывает, то он соглашается.

Как рассчитать

Размер доплаты за совмещение своих обязанностей и обязанностей отдыхающего коллеги, оговаривается между работодателем и работником. Размер доплаты зависит от сложности выполняемой работы, а также от её объёма. Если совмещение производится неполный рабочий день, то оно доплачивается, исходя из объёма фактически выполненных работ пропорционально фактически отработанному времени.

Например. Оклад бухгалтера по расчёту заработной платы составляет 30 000 рублей в месяц, а оклад бухгалтера по учёту ТМЦ - 29 000 в месяц. Бухгалтер по расчёту зарплаты уходит в июне в отпуск на 20 календарных дней, и совмещение оформляют бухгалтеру по учёту ТМЦ.
Доплату устанавливают в размере 60% за полный рабочий месяц. За июнь бухгалтер по учёту ТМЦ получит следующую заработную плату:
30 000 * 60% = 18 000 рублей совмещение за полный месяц;
20 / 30 = 2/3 календарного месяца происходит совмещение;
18 000 * 2/3 = 12 000 оплата совмещения за 20 календарных дней отпуска другого бухгалтера;
29 000 + 12 000 = 41 000 рублей получит бухгалтер по учёту ТМЦ за июнь.

Доплата может быть уменьшена или прекращена, если совмещение приводит к ухудшению качества выпускаемой продукции или выполняемых работ. При изменении условий совмещения, работник должен быть предупреждён в письменном виде.
Как только работник выходит из отпуска, совмещение должностей прекращается «автоматически». Оформлять дополнительного приказа не нужно, так как в приказе на совмещение указан период. Поэтому, как только вернулся отдохнувший сотрудник и фактически приступил к своим обязанностям, доплата снимается.

Как грамотно оформить совмещение должностей?

В том случае, если обязанности временно отсутствующего сотрудника не получается пропорционально распределить между другими служащими, законодательными нормами предлагается два варианта оптимального решения такой проблемы:

Оформление с работником специального соглашения о совмещении должностей. С помощью такого документа на сотрудника будут возложены дополнительные профессиональные обязанности другого подчиненного. Время возложения таких обязанностей должно быть равно периоду отсутствия основного служащего на его рабочем месте.
Подписание со служащим специального соглашения о замещении должностей. Такой документ будет обладать главной особенностью, а именно: в соответствии с данным соглашением сотрудник будет заниматься исполнением профессиональных обязательств исключительно отсутствующего служащего.

Если ориентироваться на современную практику, можно отметить, что гораздо чаще встречается именно совмещение должностей. При работе в данном режиме один сотрудник выполняет сразу два вида обязанностей. Первыми являются его непосредственные обязательства, которые были возложены должностной инструкцией, а также иными положениями. Вторые же обязательства носят временный характер и выполняются за отсутствующего сотрудника.

Вне зависимости от конкретного выбора, любой руководитель должен уделить особое внимание максимально грамотному оформлению такого режима работы. Главным аспектом в данном случае будет являться предварительное получение согласия от самого служащего. В целях защиты интересов сотрудника действующими нормами были установлены особые правила. Они заключаются в следующем: дополнительные обязательства не могут быть возложены на подчиненного по одностороннему решению начальства. Более того, за отказ работника от принятия дополнительных обязательств у работодателя не будет иметься никакого права на увольнение такого служащего либо на установление иных мер ответственности в его отношении.

Другим важным аспектом процедуры совмещения должностей будет являться грамотный расчет доплаты. Естественно, ни один сотрудник не должен выполнять дополнительные функции бесплатно. Для этого работодатель должен установить в его отношении соответствующее вознаграждение. Оно может быть выражено в следующих формах:

в виде конкретной денежной суммы. Например, за совмещение работодатель установил сотруднику ежемесячную надбавку размером 25 000 рублей. Данная сумма является постоянной и неизменяемой. Она не зависит от размера основной заработной платы подчиненного, а также от иных дополнительных факторов;
в виде процентного соотношения от оклада исполнителя. Например, работодатель принял решение об установлении регулярной надбавки за совмещение, размер которой составляет 20% от оклада подчиненного. Следовательно, заработная плата сотрудника на определенный период времени будет увеличена именно на это значение.

Пример дополнительного соглашения на совмещение должностей

Пример дополнительного соглашения может выглядеть следующим образом:

Сначала в документ помещаются стандартные сведения относительно даты и места его составления, например:
«г. Москва 23.04.2019 года».
Далее идет описание сторон трудовых отношений, между которыми заключается данное соглашение:
«Общество с ограниченной ответственностью «Веста», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице руководителя Кострова Ивана Игоревича, действующего на основании Устава, с одной стороны и Антонов Василий Андреевич, именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
В связи с отсутствием основного сотрудника Фролова Ивана Юрьевича по причине его нахождения в очередном оплачиваемом отпуске, Работнику, наряду с его основными профессиональными обязательствами, поручается исполнение функций отсутствующего служащего. Период исполнения дополнительных обязательств: с 25.04.2019 по 16.05.2019 года включительно. Работнику устанавливается доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере 20 000 (Двадцати тысяч) рублей.
Работник обладает законным правом на досрочное прекращение исполнения дополнительных профессиональных обязательств по собственному желанию. В таком случае он будет обязан предупредить о данном факте работодателя не позднее, чем за 3 рабочих дня.
Настоящее соглашение составлено к трудовому договору №29 от 15.02.2018 года и является его неотъемлемой частью».

При желании в основную часть дополнительного соглашения могут быть внесены и иные сведения при условии, что они имеют прямое отношение к вопросу совмещения должностей сотрудником. После указания всей важной информации документ должен быть подписан работодателем и его подчиненным. Дополнительное соглашение всегда составляется в двух равноценных экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Пример приказа о совмещении должностей на время отпуска

Рассмотрим пример составления распоряжения о совмещении должностей внутри одной организации:

Начинать процедуру следует с указания стандартной информации, а именно – регистрационный номер приказа, дата и место его составления.
Далее идет указание основной информации относительно установления совмещения, например:
«В соответствии с положениями трудового законодательства – а именно, со ст.60 ТК РФ, ПРИКАЗЫВАЮ:
В связи с уходом в отпуск старшего менеджера Маркиной Светланы Игоревны, с 19.05.2019 по 17.06.2019 года возложить ее обязанности на менеджера по продажам Антонову Ольгу Петровну.
Установить Антоновой Ольге Петровне доплату за совмещение должностей в размере 15 000 рублей».

После составления данного документа на нем должны быть проставлены подписи следующих лиц:

руководителя организации либо иного уполномоченного служащего;
главного директора компании, так как в данном документе идет речь о финансовой операции в виде установления денежной надбавки на определенный период времени;
сотрудника, на которого, в соответствии с созданным распоряжением, возлагаются дополнительные профессиональные обязательства. Подпись подчиненного подтверждает тот факт, что у него не имеется абсолютно никаких возражений по поводу содержания документа. Работодателю всегда следует помнить о том, что отсутствие личной подписи сотрудника на таком приказе делает созданное распоряжение недействительным.

Как оформить замещение на время отпуска

Незаменимых сотрудников, как известно, нет. Однако на практике иногда все равно встречаются такие ситуации, при которых ушедший в отпуск работник выполнял слишком большое количество самых разнообразных функций. Возложить серьезный объем на другого специалиста возможно далеко не всегда. Более того, многие служащие знают о своих правах и не желают выполнять дополнительную работу без каких-либо вознаграждений за такой труд.

В вышеуказанной ситуации оптимальным решением может стать совмещение должностей. Однако работодатель должен провести эту процедуру в официальной форме, в полном соответствии с действующими требованиями. При этом сторонам трудовых отношений необходимо учесть ряд важных нюансов:

прежде всего, серьезное внимание нужно уделить предварительному обсуждению вопроса оплаты. Руководитель, например, может предложить свою сумму доплаты, а сотрудник, в свою очередь, согласиться с представленным предложением либо отказаться от него. Вознаграждение за совмещение может представлять собой как фиксированную денежную сумму, так и определенное процентное соотношение от оклада;
еще одним важным нюансом будет точное установление сроков, в течение которых сотрудник будет выполнять дополнительные функции. Точный период в обязательном порядке должен быть отражен в соглашении;
что касается основных правил составления соглашения – следует отметить, что обязательная форма для такого документа не установлена. Главное, чтобы в нем присутствовали все важные сведения относительно вопроса совмещения должностей. Такой документ всегда формируется в двух одинаковых экземплярах и подписывается обеими сторонами профессиональных отношений.