Что проверяет трудовая инспекция

Основания для проведения проверок

Статья 360 Трудового кодекса РФ содержит следующий перечень оснований для осуществления внеплановой проверки:

• истечение срока, в течение которого работодатель должен исполнить выданное Государственной инспекцией труда (далее – Инспекция) предписание об устранении нарушения;
• поступление в Инспекцию обращений и заявлений, указывающих на факты нарушений работодателями требований нормативно-правовых актов, которые содержат нормы трудового права;
• проверка трудовой инспекцией жалобы работника на нарушение его трудовых прав работодателем;
• поступление в Инспекцию запроса работника с просьбой о проведении проверки охраны и условий труда на его рабочем месте;
• наличие распоряжения (приказа) руководителя (его заместителя) Инспекции об осуществлении внеплановой проверки, которое издано на основании требования прокурора, поручения Президента РФ или Правительства РФ.

В соответствии с нормами действующего законодательства, плановая проверка трудовой инспекции может быть произведена лишь однократно в течение трех лет. Основанием для осуществления такой проверки является истечение трехлетнего срока со дня:

• завершения последней плановой проверки;
• государственной регистрации индивидуального предпринимателя или юридического лица;
• подачи субъектом проверки в уполномоченный орган специального уведомления о начале осуществления деятельности (в случаях, установленных законом).

Что может стать предметом проверки

Во время проведения контрольных мероприятий инспекция по труду проверяет документы, связанные с трудовыми отношениями и правилами охраны труда.
В обязательном порядке инспектор проверяет:

• трудовые договоры в письменной форме и их наличие;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• локальные нормативные акты и штатное расписание;
• трудовые книжки и правильность внесения записей;
• наличие подписей сотрудников на приказах о приеме на работу, назначении на другую должность и т.д.;
• книгу учета трудовых книжек и вкладыши;
• работу в выходные дни и сверхурочно (соответствующие приказы, согласия работников, согласования с профсоюзом);
• работу льготных категорий граждан (инвалидов, несовершеннолетних и т.д.);
• соблюдение правил охраны труда;
• наличие положения о персональных данных сотрудников;
• работу с иностранными гражданами.

Подготовка к проверке

Проверка инспекции по труду проводится на основании приказа или распоряжения руководителя (его заместителя) органа Инспекции. Копия этого приказа (распоряжения) вручается под роспись частному предпринимателю (его представителю) или руководителю (представителю) юридического лица. По просьбе вышеуказанных лиц инспекторы обязаны:

• предоставить необходимую информацию об органах и должностных лицах, производящих проверку;
• ознакомить их с административными регламентами осуществления надзорных (контрольных) мероприятий и порядком их осуществления.

Что необходимо предоставить инспектору?

Согласно норме ст. 357 Трудового кодекса РФ инспекторы вправе:

• требовать у работодателей и бесплатно получать от них все то, что проверяет инспекция по труду, т.е. любые документы, информацию, объяснения, которые необходимы для выполнения контрольных (надзорных) функций;
• изымать образцы обрабатываемых или используемых веществ и материалов с целью проведения их анализа.

По ходу проведения проверки Инспекция имеет право направить работодателю запрос с просьбой предоставить документы. Они предоставляются в форме копий, удостоверенных печатью (при ее наличии) и подписью предпринимателя (его представителя) или уполномоченного должностного лица организации.

Закон запрещает инспекторам:

• запрашивать информацию, документы, получать образцы, пробы, если они не относятся к тому, что проверяет трудовая инспекция;
• изымать оригиналы документов.

Оформление результата проверки

По результату проведенной проверки соответствующие должностные лица Инспекции составляют акт (два экземпляра). Приложением к акту могут являться (в случае наличия):

• протоколы отбора образцов производимой продукции, проб, полученных при обследовании объектов производственной и окружающей среды;
• заключения или протоколы проведенных испытаний, исследований и экспертиз;
• предписания с требованием об устранении нарушений;
• объяснения работников;
• иные документы, которые связаны с результатами проверки, либо их копии.

Ниже Вы можете ознакомиться с планом проверок государственной трудовой инспекции на 2013 год:

Ежегодный план проведения плановых проверок трудовой инспекции юридических лиц и индивидуальных предпринимателей г. Москвы - скачать и  г. Санкт-Петербурга скачать

На что чаще всего жалуются работники?

В процессе осуществления профессиональной деятельности у сотрудников могут появляться самые различные претензии в адрес начальства. Однако современная практика показывает, что наиболее распространенными из них являются следующие:

1. Задержка заработной платы либо неправомерный отказ работодателя от исполнения своих финансовых обязательств. Зарплата является главной причиной и стимулом для качественного исполнения регулярных профессиональных обязательств сотрудниками. На работодателя, в свою очередь, возлагается серьезная ответственность в отношении осуществления регулярных выплат.
   В соответствии с установленными правилами, денежные средства должны выдаваться современным работникам не реже, чем два раза за один календарный месяц. Именно поэтому во многих компаниях действует следующее правило: сначала служащие получают аванс и уже потом – оставшуюся часть своего заработка. Несоблюдение этого правила является серьезным нарушением со стороны работодателя.
   Помимо этого, положенные сотрудникам денежные средства должны выдаваться им в строго определенные даты. Эти даты фиксируются в соответствующем разделе каждого трудового договора, а также в иных внутренних документах компании. Нарушение существующего графика выплат работодателем так же дает сотрудникам законное право на предъявление официальных претензий в адрес начальства.
2. Незаконное произведенное увольнение. Как известно, каждый сотрудник может быть уволен из организации на основании собственного желания, по соглашению сторон, а также по одностороннему решению руководителя. Именно в последнем случае у работников, чаще всего, возникают претензии в адрес начальства.
3. Нарушение работодателем законных прав служащих на регулярное получение оплачиваемого отпуска. В соответствии со стандартными правилами период отдыха должен предоставляться сотрудникам каждый год. Его продолжительность, в большинстве случаев, составляет ровно 28 дней. Уход сотрудников в законный отпуск осуществляется на основании заранее составленного графика. При этом служащий может принимать самостоятельное решение о том, возьмет ли он отпуск целиком либо разделит данный период на несколько частей. Работодатель, в свою очередь, обязан исполнить требования служащего. В противном случае у сотрудника будут иметься все основания для обращения в уполномоченную инстанцию и предъявления официальных претензий.
4. Незаконное проведение работодателем сокращения. Право на сокращение у руководителя имеется, однако такие действия должны быть обоснованы с точки зрения законодательных норм. Более того, действующими правилами был установлен перечень особых категорий сотрудников, которые не могут подлежать сокращению ни при каких обстоятельствах. Следовательно, если работодатель все-таки примет решение сократить таких служащих, они смогут признать данное решение незаконным.

Обязан ли инспектор предупреждать о внеплановой проверке?

Проверка трудовой инспекцией представляет собой особую процедуру, во время которой особое внимание уделяется деятельности организации и ее соответствия установленным законодательным нормам. Естественно, для каждого работодателя такая проверка характеризуется серьезным стрессом. Дело в том, что обнаруженные в ходе проверочных мероприятий нарушения обязательно будут зафиксированы уполномоченными лицами в письменной форме. Более того, на основании обнаруженных несоответствий, в отношении работодателя могут быть установлены предусмотренные законодательством меры ответственности.

Именно поэтому современных руководителей нередко волнуют вопросы о том, обязан ли трудовой инспектор заранее предупредить работодателя о скором визите. Сразу следует отметить, что здесь все будет зависеть от непосредственного типа проверки, которая была избрана уполномоченным лицом, например:

1. Как известно, проверка трудовой инспекции может осуществляться в плановом режиме. В таком случае она будет представлять собой стандартную процедуру, которая исполняется уполномоченными лицами с установленной периодичностью. В данной ситуации трудовой инспектор действительно будет обязан заранее предупредить руководителя организации о грядущей проверке. Более того, предупреждение должно быть оформлено в письменном виде. Для этого трудовым инспектором составляется специальное уведомление, которое отправляется работодателю. Данный документ может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нем содержались следующие сведения: наименование и адрес организации, в которую направляется трудовой инспектор, основная информация о том, что в компании будет проведена проверка и т.д.
   Во время подготовки вышеуказанного уведомления уполномоченным лицом должно быть соблюдено и еще одно важное правило, а именно – установленные сроки, в которые работодатель должен быть осведомлен о проверке. В соответствии с действующими правилами, документ должен быть передан работодателю не позднее, чем за три дня до непосредственного начала проверки.
2. Второй разновидностью проверки трудовой инспекции можно назвать внеплановую. Она представляет собой особые мероприятия, которые, как и следует из их названия, проходят во внеплановом режиме. Для назначения внеплановой проверки у уполномоченного лица должны иметься определенные основания. В большинстве случаев таким основанием является получение письменного обращения от недовольного сотрудника. В своем письме он может сообщить о различных нарушениях, которые совершаются работодателем. О внеплановой проверке трудовой инспектор никогда не предупреждает руководителя организации.

Как минимизировать отрицательные последствия проверки?

Безусловно, итоги любой проверки трудовым инспектором напрямую будут зависеть от того, добросовестно ли работодатель осуществляет свою деятельность. Однако современная практика позволяет выделить несколько важных советов, соблюдение которых позволит сократить негативные последствия до минимума:

1. Прежде всего, желательно идти с инспектором на контакт. Не нужно пытаться установить для него препятствия для проведения проверки. Такое поведение работодателя только усугубит ситуацию и настроит инспектора против него.
2. Во время общения с инспектором нужно быть максимально сдержанным, не грубить и, тем более, не пытаться запугать его. Все это обернется лишь дополнительными проблемами для директора.
3. Кроме этого, необходимо быстро и качественно исполнять все требования уполномоченного лица. Например, инспектор может потребовать представить некоторые дополнительные документы компании для их внимательного изучения и т.д.
4. После получения соответствующего заключения о результатах проверки не нужно пытаться оспорить указанные в документе нарушения. Если работодатель действительно считает их несправедливыми, оспаривание решения трудового инспектора необходимо будет производить в судебном порядке.

Какие документы могут быть истребованы у работодателя?

По общим правилам, трудовой инспектор обязан заранее предупредить работодателя о грядущей проверке. Однако иногда на практике могут возникать и несколько иные ситуации. В частности, уполномоченными лицами может быть принято решение о проведении внеплановых проверочных мероприятий. Как правило, такое решение принимается в случае получения жалобы от другого лица, а также при других особых обстоятельствах.

Для того чтобы приход трудового инспектора не сопровождался негативными последствиями, работодателю необходимо знать о некоторых нюансах данной процедуры. Чтобы не упустить их, целесообразно будет использовать следующую схему действий для подготовки к проверке:

1. Проверка состава и грамотности составления основной документации предприятия. Все документы, которые, наверняка, будут проверены трудовой инспекцией, можно разделить на две основные категории:
   • документы, имеющие непосредственное отношение к профессиональным отношениям, которые возникают между работодателем и его подчиненными. Сюда, прежде всего, можно отнести приказы о трудоустройстве либо увольнении служащих, распоряжения о внутренних переводах, внутренние положения о заработной плате, о премировании работников и т.д.;
   • бумаги, содержание которых непосредственно связано с вопросами охраны труда в организации. К данной категории можно отнести различные журналы по технике безопасности, приказы об обеспечении сотрудников средствами индивидуальной защиты и т.д.
2. Проверка личных документов служащих. Сюда можно отнести, например, трудовые книжки подчиненных, их личные карточки учета, а также табели учета рабочего времени и подобные бумаги. Особое внимание инспектор может уделить и такому важному документу, как действующий в организации график отпусков.
3. Проверка трудовых соглашений, которые в официальном порядке должны быть заключены абсолютно со всеми сотрудниками организации. В соответствии с положениями трудового законодательства договор о профессиональных отношениях в обязательном порядке должен содержать в себе все важные пункты, перечень которых устанавливается на официальном уровне. Следует помнить, что отсутствие даже одного обязательного пункта будет являться полноценным основанием для признания всего договора недействительным. Помимо этого, заинтересованному лицу необходимо обратить внимание на следующие важные нюансы:
   • в трудовом соглашении нельзя использовать слишком «размытые формулировки». Например, если речь идет о размере заработной платы, которая устанавливается в отношении нового работника, – значит, здесь обязательно должна быть указана точная сумма, без каких-либо дополнительных ссылок на штатное расписание, либо иные документы;
   • особое внимание следует обратить на соблюдение прав сотрудников, которые принимаются на работу с предварительным периодом испытания. Само наличие такой проверки вовсе не означает, что работодатель, например, может временно уменьшить заработную плату подчиненному либо нарушить его права другим образом;
   • если речь идет о заключении срочного трудового договора, в соответствующем разделе документа обязательно должен быть указан точный период его действия. Он может быть выражен в конкретной дате либо, например, в определенном событии. Помимо этого, особое внимание нужно обратить и на обязательное указание непосредственного основания, по которому между сторонами было заключено именно срочное трудовое соглашение. Если веского основания, на самом деле, не имеется, договор автоматически будет считаться бессрочным.

Размеры штрафов и иные формы ответственности

В случае обнаружения того или иного нарушения в деятельности организации, уполномоченный инспектор может принять решение об установлении определённой меры ответственности в отношении работодателя. В большинстве случаев наказание будет выражено в виде денежного штрафа. Точный размер взыскания будет установлен инспектором в индивидуальном порядке. При этом следует учесть следующие важные нюансы:

1. Вне зависимости от количества обнаруженных нарушений, штраф все равно будет выписан только один. Это правило основано на действующих положениях трудового законодательства. За одну проверку инспектор вправе назначить только одно наказание, хотя и ходят слухи о том, что данное правило будет изменено в недалеком будущем.
2. Как уже было сказано выше, точный размер штрафной санкции может быть установлен в индивидуальном порядке. При этом уполномоченным лицом могут быть учтены такие важные нюансы, как степень серьезности совершенного работодателем нарушения, наличие подобных нарушений во время проведения прошлых проверок и т.д.
3. В том случае, если ранее работодателю уже было выписано официальное предписание об устранении обнаруженного нарушения, однако при следующей проверке такое нарушение вновь было обнаружено, штрафы будут серьезно ужесточены.
4. В исключительных случаях собранные во время проверки материалы могут быть направлены уполномоченной инстанцией в судебное учреждение. Как правило, это происходит в том случае, если работодатель действительно серьезно и не единожды нарушал законные права своих подчиненных.
5. Отдельно следует упомянуть и о таких ситуациях, при которых деятельность работодателя окажется полностью «чистой», без каких-либо ошибок или нарушений. В подобной ситуации он сможет претендовать на получение некоторых особых привилегий от уполномоченной организации. В частности, действующими законодательными нормами была предусмотрена возможность получения специального «Сертификата доверия работодателя». Он представляет собой особый документ, который подтверждает тот факт, что руководитель организации осуществляет свою деятельность в полном соответствии с установленными законодательством нормами. Такой документ, безусловно, может поднять репутацию работодателя и сделать его максимально привлекательным для опытных и ответственных соискателей.

Однако необходимо помнить о том, что получение вышеуказанного статуса еще вовсе не означает, что теперь можно допускать какие-либо нарушения в деятельности организации и полностью расслабиться. Трудовая инспекция в любой момент сможет назначить внеплановую проверку по тем или иным основаниям. В случае обнаружения нарушения, ранее предоставленный руководителю статус будет полностью аннулирован. Параллельно с этим, уполномоченным лицом будут назначены и определённые меры ответственности.

Говоря о процедуре проверки трудовой инспекцией, следует отметить, что универсальной формы для данной процедуры не имеется. В каждом конкретном случае инспектор может обращать внимание на самые различные документы, которые имеются внутри компании. Многое еще будет зависеть и от того, по какому именно поводу была организована проверка. Если речь идет о получении жалобы со стороны служащего, инспектор обратит пристальное внимание на проверку именно тех нарушений, которые были указаны в документе.