Журнал учета рабочего времени

Вопрос учета рабочего времени является важным на любом предприятии. Для того чтобы сотрудники показывали максимально высокие результаты в собственной профессиональной деятельности, руководитель организации должен грамотно организовать рабочий процесс.

Отдельно следует упомянуть и о самом значении понятия «Рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится ровно 40 часов – 5 дней по 8 часов. Именно по этой схеме работает большинство современных учреждений и некоторые предприятия. В данный период времени сотрудник обязан выполнять свои профессиональные функции, которые были возложены на него положениями должностной инструкции, а также иными внутренними документами конкретной компании.

Далее, на основании отработанного времени, происходит начисление заработной платы служащему. Те часы, которые, в свою очередь, были отработаны сверх установленной нормы, должны быть оплачены работодателем в соответствии с двойным тарифом. Если же, наоборот, сотрудник несколько не доработает установленную норму, в полномочия работодателя будет входить уменьшение текущего размера заработка служащего.

Из всего вышесказанного можно сделать выводы о том, что все вопросы, касаемо рабочего времени, должны быть внимательно и точно зафиксированы на каждом конкретном предприятии. Именно для этого работодателем могут быть использованы различные вспомогательные методы. Одним из таких методов является постоянное ведение журнала учета рабочего времени.

Он представляет собой особый документ, который выполняет сразу несколько важных функций:

Решение задачи относительно контроля над учетом рабочего времени в организации. Как уже было сказано выше, именно надлежащий контроль по данному вопросу способен обеспечить эффективное функционирование предприятия и действительно грамотное исполнение сотрудниками их профессиональных обязательств.
Помощь в решении такого вопроса, как грамотное начисление служащим их регулярного заработка. Размер заработной платы подчиненного напрямую будет зависеть от количества отработанного им времени за определенный период. Следовательно, точный учет такого времени обеспечит правильное начисление денежных сумм. Это будет особенно важным в том случае, если в какой-либо период у сотрудника происходили определенные изменения в количестве отработанных часов. Сюда можно отнести, например, пребывание служащего на больничном, оформление им отпуска за свой счет и т.д.
Является дополнительным средством для руководства в вопросе надлежащей организации дисциплины на предприятии. Уровень дисциплины действительно может существенно возрасти в том случае, если служащие будут понимать, что любые нарушения установленных правил фиксируются работодателем в официальном порядке.

Образец журнала учета рабочего времени

Обязательная форма журнала учета рабочего времени не была закреплена в действующих законодательных нормах. Это означает, что каждый работодатель вправе создать собственный журнал. Для разработки и утверждения своей формы можно посмотреть некоторые примеры и изучить их.

Начинать создание данного документа нужно с оформления его титульного листа. Здесь работодателем должны быть указаны следующие важные сведения:

Полное наименование компании в соответствии с данными из ее Устава.
Дата открытия журнала. Как только он будет закончен, рядом проставляется и дата его окончания.
ФИО и должность сотрудника, который был назначен ответственным лицом в отношении постоянного ведения данного журнала.
Ссылка на индекс данного журнала, если в организации существует своя номенклатура дел.

Что же касается последующего заполнения основной части журнала, ее оформление лучше всего осуществлять в виде создания специальной таблицы. В нее могут быть включены следующие столбцы:

«Порядковый номер записи». В данный документ все записи должны вноситься в строго определенной последовательности.
«ФИО и должность сотрудника». Здесь указываются данные о конкретном служащем.
«Дата». Здесь проставляется текущая дата, в отношении которой и будет размещена вся последующая информация.
«Время прихода». Здесь отмечается точное время, в которое служащий появился на своем рабочем месте.
«Время ухода». Здесь проставляется время покидания сотрудником организации.
«Опоздание». Заполнение данной графы происходит только в том случае, если сотрудник нарушил установленное время прихода на свое рабочее место.
«Прогул». Данная графа заполняется только в том случае, если служащий отсутствовал на своем рабочем месте в течение 4 часов подряд либо более.
«Количество общего времени работы (без обеда)». Здесь проставляется точное количество часов и минус, которые были отработаны служащим за определенный день.
«Подпись». Данная графа в обязательном порядке должна присутствовать в каждом журнале учета рабочего времени. Дело в том, что с внесенной записью всегда должен быть ознакомлен и сам сотрудник. Факт ознакомления, в свою очередь, и должен быть подтвержден простановкой им личной подписи в положенном месте.

Форма журнала учета рабочего времени

Как уже было сказано выше, обязательной формы журнала учета рабочего времени действующими нормами установлено не было. Собственная форма может быть разработана абсолютно каждым работодателем. Однако здесь уполномоченным лицом должны быть учтены некоторые важные нюансы:

Все графы, присутствующие в журнале, должны иметь прямое отношение к вопросу учета рабочего времени в организации. Это означает, что в данный документ не должна быть включена лишняя информация, которая не обладает никаким особым уровнем значимости.
Точное наименование и количество граф напрямую может зависеть от конкретного вида деятельности организации, а также от иных дополнительных факторов. Например, работодатель вправе включить в журнал дополнительную графу о том, покидал ли сотрудник свое рабочее место в течение смены. Данный вопрос может быть особенно важным для таких предприятий, на которых сотрудник должен постоянно находиться за используемым оборудованием.
Вне зависимости от количества граф, здесь обязательно должна присутствовать одна важнейшая графа, а именно – место для личной подписи сотрудника. Каждый работник обязательно должен быть ознакомлен с информацией, которая была внесена в журнал учета рабочего времени напротив его фамилии. В противном случае внесенная запись без подписи не будет обладать полноценной правовой силой.

В большинстве случаев заполнением такого журнала занимается не сам руководитель предприятия, а иной ответственный специалист. Очень часто такие обязательства возлагаются на сотрудника отдела кадров. Это вполне объяснимо, ведь в полномочия данного специалиста входит осуществление постоянного контроля над работой всего коллектива, над выполнением служащими установленных дисциплинарных правил и т.д.

Заполнение журнала учета рабочего времени

Как только форма журнала учета рабочего времени будет установлена и официально утверждена внутри организации, ответственный специалист сможет приступить к заполнению данного документа. Во время осуществления этой процедуры служащему следует руководствоваться следующими основными правилами:

Заполнение журнала необходимо осуществлять по порядку. Сначала указывается номер вносимой записи.
Далее в журнал включаются сведения относительно самого сотрудника, в отношении которого и вносится соответствующая запись. Здесь обязательно нужно указать ФИО подчиненного, а также наименование его должности. При необходимости, например, если штат предприятия очень большой, сюда можно включить сведения и относительно структурного подразделения, к которому прикреплен служащий.
Далее заполняется информация относительно рабочего периода. Прежде всего, в документ обязательно нужно внести сведения о времени появления служащего на его рабочем месте. Эта информация является очень важной, так как по ней работодатель сможет сформировать четкие представления об опоздании служащего. Далее указывается и время ухода сотрудника домой.
И, наконец, заключительным этапом становится ознакомление самого служащего с записью, которая была внесена в журнал. Если у него не имеется никаких возражений относительно содержания такой записи – он обязательно должен поставить свою личную подпись в соответствующей графе.

Журнал учета ненормированного рабочего времени

Иногда в современной практике можно встретить и такие случаи, при которых служащие исполняют свои профессиональные обязательства не в соответствии с установленным графиком, а по ненормированному рабочему времени. В данном случае обеспечить надлежащий учет такого времени работодателю бывает достаточно сложно. Свою пользу здесь также сможет привнести ведение журнала учета.

Положения трудового законодательства не содержат в себе прямых указаний на особенности или правила ведения журнала учета ненормированного рабочего времени. Это означает, что здесь каждый руководитель сам будет вправе принять решение о том, в какой именно форме вести подобный журнал.

Например, это можно делать с помощью ведения такого документа, как табель учета рабочего времени. Как известно, именно туда помещается вся важная информация относительно точного количества часов, которые были отработаны сотрудником на протяжении одной смены.

При желании для осуществления учета ненормированного времени работы руководитель может разработать и утвердить собственные виды документов. Главное, чтобы они были закреплены в конкретной организации в официальном порядке.

Приказ об утверждении журнала учета рабочего времени

Вне зависимости от того, какая именно форма журнала учета рабочего времени будет составлена работодателем, для использования этой формы ее необходимо будет утвердить в официальном порядке. Для этого уполномоченным лицом составляется письменное распоряжение. В нем должны быть указаны следующие сведения:

Номер приказа в соответствии с внутренним порядком исчисления.
Основные сведения о том, по какому именно поводу руководителем было составлено данное распоряжение. Примерный текст может звучать следующим образом: «Об утверждении журнала рабочего времени».
Данные о сотруднике, который будет назначен ответственным лицом за ведение журнала. Здесь нужно указать ФИО подчиненного, а также наименование его должности и структурного подразделения, в котором он трудится, например: «Специалист кадрового отдела Маркина Е.В.».

После создания такого приказа с его содержанием должен быть ознакомлен и сам специалист, который был назначен ответственным лицом за ведение журнала. В самом конце документа ему необходимо будет поставить свою личную подпись, в случае отсутствия каких-либо возражений.

Итоги

Таким образом, процедура создания журнала учета рабочего времени будет включать в себя следующие этапы:

Сначала уполномоченному лицу необходимо будет разработать собственную форму журнала. Образец такого документа всегда нужно найти в интернете. При желании существующую форму можно будет дополнить различными графами.
Далее созданную форму приказа необходимо будет утвердить в официальном порядке. Для этого руководителем предприятия создается письменное распоряжение об утверждении.
И, наконец, заключительным этапом в данной процедуре станет официальное назначение лица, ответственного за последующее заполнение этого журнала. В большинстве случаев подобные обязательства возлагаются на кадровых сотрудников. Для того чтобы процедура возложения проходила в официальном порядке, в вышеуказанном приказе обязательно отмечается сотрудник, который и станет ответственным лицом. Здесь включаются сведения относительно его ФИО, занимаемой должности и т.д.