Учет рабочего времени – контроль за сотрудниками

Рабочее время сотрудников, безусловно, является важнейшей характеристикой любых профессиональных отношений. Без надлежащего учета такого времени невозможно будет построить качественный и действительно отлаженный производственный процесс.

Надлежащая организация рабочего времени – ключевой момент, который является важным не только для работодателей, но также и для самих сотрудников. Если система учета действительно будет разработана максимально грамотно и внимательно – работникам будет легче исполнять их непосредственные профессиональные обязанности и быть более собранными. Это, в свою очередь, обязательно окажет положительный эффект на общие результаты производственного процесса и, соответственно, к увеличению регулярной прибыли.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Учет рабочего времени представляет собой своеобразный мониторинг деятельности коллектива, с учетом существующего графика работы, а также иных правил, установленных в конкретной организации.

Как показывает современная практика, именно грамотно поставленный учет будет являться основной причиной для последующего установления высокого уровня дисциплины в компании. В случае отсутствия надлежащего учета сотрудники могут начать злоупотреблять доверием своего работодателя, что происходит достаточно часто в профессиональных отношениях.

Безусловно, сама процедура учета рабочего времени, а также ее основные принципы, могут быть разработаны работодателем самостоятельно. Однако при этом абсолютно каждый начальник должен учесть действующие положения в области трудового законодательства. Главное, чтобы права служащих не были нарушены или ущемлены.

Понятие «рабочего времени» закреплено в современных положениях ТК РФ, а именно – в статье 91. Там сказано, что под данным понятием следует понимать определенный временной период, в течение которого сотрудник занимается непосредственным исполнением своих профессиональных обязанностей. Эти обязанности, в свою очередь, возлагаются на служащих соответствующими положениями должностной инструкции либо иными локальными документами.

Как уже было сказано выше, ни один внутренний распорядок организации не должен идти в разрез с действующими законодательными нормами. То есть, например, количество часов за неделю работы полностью должно соответствовать существующим нормам. В противном случае, сотрудники смогут предъявить официальные претензии в адрес собственного начальства.

Зачем вести учет рабочего времени

Грамотный и постоянный учет рабочего времени обладает большим количеством явных преимуществ. К основным из них можно отнести следующие:

1. Постоянный контроль за своевременной явкой сотрудников на свои рабочие места. Как известно, небольшие опоздания служащих отнюдь не являются редкостью. Им кажется, что 5 минут, на которые они задержались, фактически ничего не решают. Однако эти 5 минут нередко потом перерастают в 10 и 15. Что же касается учета рабочего времени – он очень часто в корне меняет ситуацию и помогает сотрудникам становиться максимально ответственными и дисциплинированными.
2. Возможность осуществления постоянных проверок наличия сотрудников на их рабочих местах в течение всего рабочего дня. Сюда же, например, можно отнести и проверку своевременного возращения служащих с обеда либо с иных перерывов. Как показывает современная практика, служащие нередко предпочитают как можно чаще отлучаться со своих рабочих мест. Это, в свою очередь, также может оказывать общее негативное влияние на весь рабочий процесс.
3. Осуществление проверки исполнения сотрудниками правил по установленной дисциплине во время окончания рабочего дня. Как показывает существующая статистика, огромное количество сотрудников предпочитает уходить с работы хотя бы на несколько минут раньше. В таком случае учет рабочего времени позволяет раз и навсегда решить данную проблему, приучая коллектив к действительному исполнению всех установленных положений трудовой дисциплины.
4. Возможность разделения рабочего времени на его основные виды и этапы. Как известно, абсолютно в любой работе, помимо отработанного времени, могут иметься и такие периоды, как, например, вынужденные простои, стандартные перерывы т.д. В таком случае учет рабочего времени поможет регулярно формировать своеобразные отчеты, информация из которых потом может очень пригодиться, например, при осуществлении определенных расчетов.

Методы контроля рабочего времени

Безусловно, любой работодатель заинтересован в том, чтобы сотрудники не только появлялись на своих рабочих местах вовремя, но и действительно ответственно относились к исполнению собственных профессиональных обязанностей. Более того, производительность всей организации нередко зависит от того, чем именно служащие занимаются на своих рабочих местах. С появлением современных технологий, включая мобильные телефоны, социальные сети и т.д., производительность огромного количества организаций действительно снизилась. Это вполне объяснимо – ведь вряд ли у сотрудника получится качественно выполнить свои обязанности в том случае, если он будет постоянно отвлекаться на различные развлечения.

Одним из методов учета рабочего времени можно назвать анализ эффективности труда. Он, в свою очередь, включает в себя следующие способы:

1. Итоговые. Данные способы заключаются в произведении оценки уже завершенных проектов. Работодатель оценивает их качество, скорость выполнения, актуальность, а также иные важные характеристики.
2. Периодические. Здесь контроль проводится в определенные периоды времени, например, раз в месяц и т.д. При этом ответственным лицом также производится оценка достигнутых за определенный период результатов.
3. Промежуточные. При выборе данных методов контроль также может быть осуществлен за определенный период времени либо после выполнения ранее заданной сотрудникам задачи.
4. Избирательный. Такой метод заключается в осуществлении проверки работы отдельных сотрудников. Как правило, список таких сотрудников выбирается руководителем организации самостоятельно.

Вне зависимости от того, какой именно тип мониторинга был выбран ответственным лицом, данные действия всегда должны быть направлены на получение подробной информации относительно распределения рабочего времени конкретным сотрудником. Это помогает оценить его текущий уровень профессионализма, серьезность и ответственность в отношении к работе и т.д.

Способы контролировать рабочее время

В современном мире профессиональных отношений разрабатываются все новые и более эффективные способы учета рабочего времени. Однако, как показывает существующая практика, многие организации до сих придерживаются стандартных принципов и методов.

Чаще всего в компаниях выбирают определенного специалиста, который будет ответственен за постоянное ведение специального журнала учета рабочего времени. В большинстве случаев такой человек просто фиксирует время возвращения сотрудников на службу либо ухода с нее. При этом периодически работодателю могут предоставляться отчеты, особенно если в них были зафиксированы различные важные изменения.

Некоторые же организации прибегли к более серьезным мерам по осуществлению постоянного учета рабочего времени. Для этого выбирается отдельный специалист, который постоянно находится в одном кабинете с сотрудниками и наблюдает за их рабочим процессом.

Иногда современные работодатели предоставляют своим сотрудникам возможность осуществления постоянного личного учета рабочего времени. В данном случае, подчиненные, как правило, фиксируют собственное время входа со службы и возвращения с нее. Впоследствии все эти данные могут быть истребованы руководством компании для ознакомления и проверки.

И, наконец, отдельно следует упомянуть и о наиболее современном методе учета, в котором задействуются различные компьютерные или иные технологии. Сюда можно отнести, например, систему электронных пропусков, установление устройства для сканирования отпечатка пальца и т.д. Весьма популярным способом в наше время также является и внедрение системы видеонаблюдения.

IT-решения для контроля рабочего времени

Как правило, сложность внедрения контроля в конкретной организации напрямую будет зависеть от размера штата самой этой организации. Если в ней работает небольшое количество человек – работодатель сможет осуществлять такой контроль собственными силами, например, возложив определенные обязанности на ответственное лицо. Однако если штат организации действительно включает в себя большое количество сотрудников, например, несколько сотен, весьма оптимальным решением может стать внедрение автоматической системы учета.

Современные IT- системы позволяют выявить следующих лиц:

• постоянных нарушителей. Как правило такие сотрудники всегда опаздывают не несколько минут, пытаются уйти с работы немного пораньше и т.д.;
• служащих, которые слишком большое количество рабочего времени посвящают решению своих личных вопросов. Сюда, например, можно отнести постоянное использование мобильного телефона, посещение социальных сетей и других сайтов, которые не имеют абсолютно никакого отношения к профессиональной деятельности служащего;
• сотрудников, которые, наоборот, слишком загружены текущими задачами и поэтому не слишком хорошо справляются с ними.

Особые случаи контроля рабочего времени

В некоторых компаниях существуют особые категории сотрудников, за которыми не получится осуществить стандартного учета и контроля. В большинстве случаев речь здесь будет идти о служащих, которые исполняют свои профессиональные обязанности в соответствии с заранее установленным индивидуальным графиком. Сюда же можно отнести и тех служащих, которые исполняют поставленные перед ними задачи в режиме дистанционной работы.

Безусловно, в отношении подобных сотрудников, могут быть разработаны и утверждены дополнительные способы контроля. Например, многие работодатели, имеющие в своем штате так называемых «надомников», устанавливают обязательства в отношении совершения телефонных звонков в определенное время. В некоторых случаях, сотрудник должен постоянно писать начальнику электронные письма и т.д. Таким образом, работодатель может убедиться в том, что сотрудник действительно занимается выполнением собственной работы.

Итоги

Таким образом, система учета рабочего времени должна иметься в каждой современной организации. Она действительно обладает целым рядом важных преимуществ.

Во время ее разработки и утверждения необходимо знать о следующих важных нюансах:

1. В том случае, если штат организации действительно большой, можно подумать о внедрении автоматизированной системы учета. Она позволит получать необходимую информацию о сотруднике практически в режиме реального времени.
2. Если же штат организации небольшой – можно ограничиться поручением обязанностей по учету определенному лицу. В большинстве случаев такими лицами являются представители отдела кадров. Они могут вести специальные журналы учета, а также фиксировать важную информацию в других формах. Периодически подобная информация подается на стол руководителю в виде промежуточных отчетов.
3. В отношении некоторых сотрудник должен быть установлен индивидуальный режим учета. Это, прежде всего, касается служащих, работающих на дому, либо, например, подчиненных, которые исполняют свои обязанности за пределами организации. В таком случае работодатель может установить определенные правила, например, периодические звонки, проверки и т.д.