Фотография рабочего времени

В соответствии с действующими правилами трудового законодательства все сотрудники должны исполнять свои профессиональные обязательства в строгом соответствии с установленным на конкретном предприятии режимом. Работодатели, в свою очередь, всегда стараются это проверить.

Фотография рабочего времени представляет собой особый вид наблюдения, который способен провести эффективный анализ временных затрат, которые уходят у сотрудников для выполнения того или иного рабочего процесса. Данный анализ может быть проведен как в отношении каждого отдельного служащего, так и в отношении целого отдела или иного структурного подразделения.

Основная цель данного метода заключается в выявлении резервов для максимального повышения текущего уровня производительности в компании. Помимо этого, такой метод нередко позволяет обеспечивать компаниям дополнительную экономию, более разумное и качественное использование имеющегося оборудования, продление срока его службы и т.д. Если оценка рабочего времени была проведена работодателем действительно верно – это также сможет помочь максимально снизить возможные простои в работе, устранить потери времени работы и т.д.

Для достижения всех вышеуказанных целей ответственному лицу сначала необходимо будет вычислить непосредственные причины и факторы, которые смогут оказать негативное влияние на общий рабочий процесс. Именно здесь и сможет оказать существенную помощь такой метод, как фотография рабочего времени. Он сможет проанализировать следующие важные нюансы:

по каким именно причинам на предприятии чаще всего случаются простои в работе. Вполне возможно, что это связано с неверным использованием оборудования, его слишком частыми поломками, неграмотным исполнением служащих их профессиональных обязательств и т.д.;
по каким еще причинам сотрудниками может быть утеряно их рабочее время. Не секрет, что большинство служащих далеко не все время своего рабочего дня тратят именно на исполнение профессиональных обязательств. Это время может быть существенно снижено по различным причинам. Таковыми могут выступать: наличие слишком большого количества перерывов для принятия сотрудниками пищи, постоянное курение служащих, которое может забирать от одного часа рабочего времени в день и т.д.

Все результаты, которые были выявлены после использования данного метода, в обязательном порядке должны быть зафиксированы ответственным лицом в письменной форме. Для этого все важные данные вносятся в специальный лист наблюдений. В дальнейшем информация анализируется, и уполномоченным сотрудником делаются соответствующие выводы.

Карта фотографии рабочего времени

Составление карты рабочего времени может являться весьма полезной процедурой, с помощью которой работодатель сможет сделать разумные выводы относительно деятельности конкретного сотрудника. В зависимости от конкретной ситуации, такая фотография может быть сделана:

В отношении одного служащего. Такой метод будет являться идеальным для организаций с небольшим штатом сотрудников. В данном случае работодатель сможет сформировать весьма правильное представление относительно работы каждого подчиненного.
В отношении нескольких сотрудников сразу. Нередко составление такой карты осуществляется по целому отделу или иному структурному подразделению. Такой метод может стать оптимальным решением для тех организаций, в штат которых входит достаточно большое количество служащих.

Отдельно следует упомянуть и о результатах, которые могут быть получены после составления карты рабочего времени:

работодатель вправе принять решение относительно проведения сокращений у себя в организации. При этом данное решение может распространяться как на одну должность, так и сразу на несколько. В большинстве случаев сокращаются не сами должности, а только количество сотрудников, которое на них работает. Например, после составления карты рабочего времени работодатель понял, что в организации присутствует слишком большое количество менеджеров по продажам, которые ничем не заняты большую часть рабочего времени. В данном случае он может существенно сократить количество специалистов на существующей должности;
руководитель также сможет принять решение о приеме дополнительных специалистов на определенную должность. Данное решение принимается в том случае, если работодатель выяснит, что каждый из сотрудников действительно сильно загружен профессиональными обязательствами. В такой ситуации принятие на должность дополнительных специалистов позволит немного разгрузить служащих и облегчить их труд;
иногда работодателю необходимо будет принять решение об изменении ранее установленного в организации графика работы. Введение новых правил и времени исполнения служащими профессиональных обязательств действительно может оказать положительное влияние на общую эффективность труда на предприятии.

Основные методы фотографии рабочего времени

В современных профессиональных отношениях существует несколько методов создания фотографии рабочего времени:

Индивидуальное обследование. Как и следует из названия данного метода, он подразумевает под собой особый подход к каждому сотруднику. Этот способ по праву называют наиболее эффективным. Это вполне объяснимо, ведь он позволяет работодателю получить действительно правдивые и максимально точные сведения относительно работы каждого отдельного специалиста. Однако здесь необходимо помнить и о некоторых минусах. В частности, главным из них будут являться серьезные временные затраты, для выполнения индивидуальных исследований в отношении каждого сотрудника.
Проведение массовой фотографии. Данный метод удобен тем, что он может быть использован в отношении сразу нескольких сотрудников. Причем необходимо отметить, что максимальное количество служащих в этом случае не ограничивается никакими рамками. Если же говорить об основных минусах, можно отметить, что подобный метод может дать не слишком точные результаты. Его итоги, как правило, оказываются весьма усредненными.
Метод самой фотографии. Данный способ представляет собой самостоятельную аттестацию, которая проводится каждым отдельным служащим в индивидуальном порядке. При выборе такого метода каждый сотрудник организации собирает статистику своего рабочего времени и выполняемых за него задач. Все полученные результаты передаются работодателю. Тот, в свою очередь, делает соответствующие выводы и принимает решение относительно дальнейших действий.

Если говорить о том, какой именно метод из вышеуказанных является наиболее популярным, сюда, безусловно, можно отнести метод индивидуального исследования, которое проводится в отношении каждого конкретного служащего. Его лидерство является вполне объяснимым, ведь, как уже было сказано выше, именно он способен принести работодателю максимально точные результаты, которые действительно будут отражать реальное положение вещей. Для использования этого метода, работодателем, как правило, создается специальная комиссия. В ее полномочия включается проведение наблюдений относительно работы конкретного сотрудника. Все полученные результаты оформляются членами комиссии в письменной форме. Далее отчет предоставляется работодателю.

Образец фотографии рабочего времени

Рассмотрим пример составления фотографии рабочего времени для бухгалтера организации. Исследование рабочего времени будет состоять из следующих этапов:

Начало работы бухгалтера в организации – в 9:00.
Подготовка к работе: включение компьютера, загрузка электронной почты, а также других требующихся программ – с 9:00 до 9:15.
Работа с входящей корреспонденцией – с 9:15 до 9:40.
Работа в программе 1С – заполнение и отправка необходимых документов – с 9:40 до 10:20.
Перерыв на отдых от работы – с 10:20 до 10:30.
Текущая работа, включая и осуществление приема посетителей – с 10:30 до 13:00.
Перерыв для отдыха и приема пищи – с 13:00 до 14:00.
Оформление гарантийных писем, работа с контрагентами, выполнение текущих задач – с 14:00 до 16:00.
Перерыв для отдыха от работы – с 16:00 до 16:10.
Работа с различными приложениями, формирование бухгалтерской отчетности в соответствующих программах на компьютере – с 16:10 до 17:50.
Подготовка к уходу домой: уборка на столе, выключение компьютера и т.д. – с 17:50 до 18:00.
Уход домой – в 18:00.

Естественно, вышеуказанные пункты всегда будут разными. Перечень дел конкретного сотрудника будет зависеть от различных индивидуальных обстоятельств, к примеру, от занимаемой им должности, от перечня возложенных на подчиненного обязательств и иных факторов.

Виды фотографии рабочего времени

Современными правилами было установлено четыре основных разновидности фотографии рабочего времени:

Индивидуальная фотография. Данный метод подразумевает проведение исследования профессиональной деятельности каждого конкретного служащего. Именно с помощью индивидуального подхода работодатель сможет получить максимально точные показатели, которые потом будут использованы им в дальнейшей работе.
Групповая фотография. Этот метод может быть использован сразу в отношении нескольких служащих. Причем максимальное количество исследуемых подчиненных не ограничивается никакими рамками.
Фотография с помощью моментных наблюдений. Этот метод представляет собой получение всех необходимых сведений о работе конкретного сотрудника в максимально короткие сроки.
Метод самофотографии. Он заключается в том, что каждый подчиненный сам предоставляет работодателю отчет относительно своей профессиональной деятельности. На основании представленных сотрудником сведений руководитель также сможет сделать соответствующие выводы относительно дальнейших действий.

Хронометраж и фотография рабочего времени

Фотография и хронометраж рабочего времени представляют собой весьма эффективные способы для контроля работы сотрудников. Первый вариант используется для исследования всей работы сотрудника в течение определенного периода времени. Для этого ответственными лицами составляются специальные отчеты, в которых указываются все действия конкретного лица в его рабочее время.

Что же касается хронометража – он представляет собой особый способ, при котором происходит изучение циклически повторяющихся элементов работы служащего. Основным назначением данного метода является разработка оптимальных нормативов времени для выполнения сотрудниками поставленных перед ними задач.

Итоги

Процедура создания фотографии рабочего времени будет включать в себя следующие важные этапы:

Подготовку к последующему наблюдению. На этом этапе ответственным лицом должен быть сформирован перечень основных задач, выбор субъекта наблюдения и т.д.
Проведение основной процедуры наблюдения. Этот этап заключается в фиксации всех этапов работы конкретного сотрудника. Для этого все действия служащего записываются в специальный отчет. Рядом с действием ставится определенный временной период, в течение которого оно выполнялось служащим.
Далее ответственным лицом осуществляется обработка полученных результатов. Сюда можно отнести самые различные процедуры, например, проявление пленки, если использовался метод фотографирования, анализ полученной информации и т.д.
И, наконец, последний этап, как правило, заключается в принятии оптимального решения относительно улучшения текущей ситуации. Это решение принимается исключительно на основании полученных результатов. Например, работодатель будет вправе оптимизировать рабочий процесс, ввести на предприятии новый график работы либо осуществить иные действия, которые потребуются в конкретной ситуации.