Приказ о приеме на работу: образец составления

Любое трудоустройство, вне зависимости от должности, на которую принимается сотрудник, а также от других факторов, должно проходить в строгом соответствии с действующими нормами законодательства.

В эту процедуру входят основные этапы, такие как:

• заключение с сотрудником трудового договора. Данный документ представляет собой важнейшее соглашение, в содержание которого вносятся все основные сведения относительно деятельности конкретного сотрудника в стенах учреждения. Трудовой договор всегда подразделяется на несколько разделов, например: «Общие положения», «График рабочего времени», «Предоставляемые компенсации», «Заработная плата» и т.д.;
• предоставление сотрудником всех необходимых документов. Действующие законодательные нормы в области трудового права устанавливают особый перечень бумаг, которые, в обязательном порядке, должны быть представлены претендентом на ту или иную должность. К таким бумагам можно отнести, например: трудовую книжку физического лица, его паспорт, документы об имеющемся образовании, различные свидетельства о прохождении курсов повышения квалификации и т.д.;
• и, наконец, создание и подписание руководителем соответствующего приказа о трудоустройстве. Данный документ фактически представляет собой официальное письменное распоряжение, в котором уполномоченное лицо выражает свои намерения относительно принятия гражданина на ту или иную должность.

Составление приказа, безусловно, будет являться важным этапом в любой процедуре трудоустройства. Данный документ должен строго отвечать всем требованиям и правилам, установленным в его отношении. Более того, определенные нюансы, о которых каждому работодателю следует знать заранее, имеются и в вопросах времени составления и подписания такого распоряжения.

Как оформить приказ?

Процедура оформления приказа будет включать в себя следующие этапы:

1. Заполнение «Шапки» приказа. Данный этап представляет собой внесение стандартной информации относительно организации, в которой составляется этот документ. В большинстве случаев, работодатели используют заранее подготовленные бланки, на которых уже имеются все основные реквизиты учреждения.
2. Внесение личных сведений о сотруднике. Данная информация всегда изменяется и не может быть внесена в бланк заранее. К основным сведениям можно отнести: ФИО сотрудника, адрес его проживания, присвоенный гражданину табельный номер в данной организации, наименование структурного подразделения, в котором он будет осуществлять свою профессиональную деятельность и т.д.
3. Подписание документа руководителем. Следует отметить, что перед этим приказ нужно будет зарегистрировать. Как правило, в каждой организации действует своя схема регистрации внутренних документов. Кто-то использует современные электронные программы, в то время как другие предпочитают старый способ – внесение рукописной информации в специальный журнал либо в иные документы.
4. Ознакомление сотрудника. После того как приказ будет полностью готов, с его содержанием, в обязательном порядке, должен быть ознакомлен и сам служащий. Более того, сделать это работодатель должен в течение трех дней после составления и подписания официального распоряжения. Сам факт ознакомления при этом должен быть подтвержден подписью работника внизу документа.

После подписания приказа сотрудником документ может быть подшит в соответствующую папку. Как правило, последующее хранение данного распоряжения осуществляется в отделе кадров.

Печать

Многих работодателей волнуют вопросы относительно того, нужно ли ставить на приказе о трудоустройстве фирменную печать организации. Сразу следует отметить, что такое правило не было закреплено на законодательном уровне. Более того, даже в официальной форме распоряжения о трудоустройстве Т-1 места для простановки печати вообще не предусмотрено.

Следовательно, для того чтобы приказ действительно обладал полноценной юридической силой, на нем должна иметься лишь печать уполномоченного лица. В большинстве случаев таким лицом будет являться руководитель данной организации либо, например, его заместитель. Если же на документе отсутствует такая подпись – он не может быть признан полноценным распоряжением.

Регистрация приказа о приеме на работу в журнале

Приказ о трудоустройстве, безусловно, можно отнести к важным документам, именно поэтому в отношении работодателя устанавливаются официальные обязательства относительно надлежащего ведения учета этих бумаг. Директор предприятия, в свою очередь, может возложить данные обязанности на другое лицо путем составления дополнительного распоряжения. В большинстве случаев, такими лицами могут являться: сотрудник кадрового отдела, бухгалтер, офис-менеджер и т.д.

Журнал, в котором будет происходить учет созданных приказов, может быть разработан работодателем самостоятельно. Главное, чтобы в нем присутствовали следующие графы:

• информация о самом нормативном акте, который подлежит учету, а именно – его регистрационный номер и дата составления;
• текущая дата, в которую проводится регистрация этого документа в соответствующем журнале.

Как правило, нумерация в таком журнале начинается заново в момент наступления нового календарного года. При этом все сведения, которые ранее были внесены в журнал, удалению не подлежат. В соответствии с установленными требованиями, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

В будущем, человек, который ранее был назначен ответственным за ведение надлежащего учета внутренних приказов, может быть сменен другим лицом. Однако для этого руководителю необходимо будет создать новое распоряжение. В нем указываются следующие сведения:

• информация о сотруднике, который назначается ответственным – его ФИО, занимаемая в организации должность, наименование структурного подразделения, в котором он осуществляет свою работу и т.д.;
• сведения о фактических обязанностях, которые возлагаются на физическое лицо.

Сколько хранится приказ о приеме на работу

В соответствии с установленными требованиями, срок хранения таких документов составляет 75 лет. Это означает, что работодатель должен предпринять все необходимые действия для того, чтобы сохранить приказ в первозданном виде и не допустить его потери либо уничтожения.

Как правило, после окончания календарного года, в который был создан конкретный приказ, документ помещается в соответствующую папку и отправляется в архивный отдел.

Следует отметить, что сотрудник абсолютно в любой момент может запросить копию его приказа в трудоустройстве. В таком случае у работодателя не будет иметься оснований для отказа ему в удовлетворении данных требований. Важным нюансом в данной ситуации будет являться и тот факт, что на копии приказа обязательно нужно поставить фирменную печать организации. Как правило, она ставится рядом с подписью руководителя учреждения либо иного уполномоченного лица. Только в этом случае копия приказа о трудоустройстве будет являться полноценным правовым документом.

Примеры приказов

Некоторые правила составления приказа будут зависеть от конкретной разновидности данного документа и от того факта, в отношении какого именно сотрудника осуществляется трудоустройство, например:

1. Приказ о принятии сотрудника на временную работу. В данном случае в приказе обязательно указывается точный период действия ранее заключенного между сторонами договора. Помимо этого, в поле «Условия приема» нужно указать, что данное трудоустройство является временным.
2. Приказ о трудоустройстве у индивидуального предпринимателя. В данном случае в документе будет отсутствовать код ОКПО, так как он имеется только у юридических лиц. Помимо этого, очень часто такая работа будет носить временный характер. Следовательно, данная информация должна быть помещена в вышеуказанный раздел «Условия приема».
3. Приказ о трудоустройстве с испытательным сроком. Правом на установление предварительной проверки обладает абсолютно каждый работодатель. Однако предварительно данный вопрос необходимо обсудить и с самим сотрудником. Наличие информации об испытательном сроке, а также длительность данного периода, обязательно должны быть указаны в приказе.
4. Приказ на полставки. Данный вид трудоустройства может быть использован сторонами профессиональных отношений, как при внутреннем, так и при внешнем режиме совместительства. При этом необходимо знать, что сама ставка не указывается в документе – туда помещаются лишь сведения относительно оклада сотрудника в данной организации.
5. Приказ о трудоустройстве с помощью перевода. В том случае, если принятие сотрудника на ту или иную должность осуществляется на основании перевода, сам документ не будет отличаться от стандартной формы. То есть прежний работодатель сначала должен провести полную процедуру разрыва профессиональных отношений, а уже после этого новый директор составляет полноценный приказ о трудоустройстве.
6. Приказ о трудоустройстве директора. Во время данной процедуры подписание официального распоряжения должно быть осуществлено собранием собственников компании. Сам приказ, в свою очередь, составляется в стандартной форме, с обязательным указанием полного наименования должности физического лица, а также иной важной информации.

Выписка из приказа о приеме на работу

Выписка из приказа о трудоустройстве представляет собой особый документ, который может в любой момент истребовать сам сотрудник. Основным назначением выписки, безусловно, является предоставление необходимых сведений при максимальной безопасности личных данных и сведений о работнике.

В соответствии с установленными требованиями, каждая выписка из приказа должна содержать в себе следующие сведения:

• полное наименование организации, в которой трудится работник;
• место составления данной выписки, а также текущая дата;
• сведения о приказе, в отношении которого составляется эта выписка, а именно – регистрационный номер документа и дата его составления;
• основная информация по выписке;
• подпись ответственного лица. В большинстве случаев, таким лицом будет являться уполномоченный сотрудник кадрового отдела.

После указания всех необходимых сведений на выписке обязательно должна быть проставлена фирменная печать организации. Без данных реквизитов, созданный документ будет являться полностью недействительным.

Итоги

Таким образом, процедура создания приказа о трудоустройстве будет включать в себя следующие основные этапы:

1. Заполнение «шапки» заявления. В ней указывается стандартная информация относительно наименования организации, адреса его текущего нахождения, ФИО и должности уполномоченного лица и т.д. В большинстве случаев, работодатели используют заранее подготовленные бланки.
2. Персональные данные о сотруднике, в отношении которого проводится трудоустройство. Сюда можно отнести: ФИО физического лица, наименование должности, на которую принимается гражданин, название отдела либо иного структурного подразделения и т.д.
3. Далее указывается стандартная информация и причины, по которым был создан данный приказ. Помимо этого в соответствующие графы могут быть включены дополнительные сведения, например, о том, что данная работа будет являться для сотрудника работой по совместительству и т.д.
4. После подписания приказа руководителем, ответственным лицом должно быть произведено официальное ознакомление сотрудника с содержанием данного документа. В том случае, если у подчиненного не будет иметься абсолютно никаких возражений относительно представленной в нем информации, ему необходимо будет поставить собственную личную подпись в положенном месте.