Справка о численности сотрудников

Численность сотрудников конкретной организации представляет собой важный показатель, который может понадобиться работодателю для последующего предоставления данных в другие инстанции. В большинстве случаев этот показатель будет важным для такой организации, как налоговый орган.

Дело в том, что число сотрудников в конкретной организации оказывает прямое влияние на последующее взимание установленных государством налогов и сборов.

Помимо этого, справка о точной численности служащих обязательно потребуется представителям налоговых органов для того, чтобы иметь четкое представление о порядке и особенностях подачи отчетов некоторыми компаниями. В частности, иногда организации могут предоставлять такие отчеты исключительно на электронных носителях, в то время как другие – будут обладать законным правом на предоставление отчета в бумажной форме.

Штатная численность сотрудников представляет собой определенное число служащих, которое требуется конкретной компании для выполнения поставленных производственных планов. Действующие правила устанавливают, что данная величина в обязательном порядке должна быть включена в штатное расписание. Более того, составление самого расписания и осуществляется на основании такого показателя. И, наконец, именно этот показатель оказывает прямое влияние на процедуру формирования фонда оплаты труда.

Существующие правила также устанавливают, что вышеуказанная справка должна предоставляться в уполномоченные инстанции один раз в год. При этом работодателями должны строго соблюдаться установленные временные требования. В частности, справка должна быть представлена в соответствующую инстанцию не позднее, чем до 20 января года, следующего за годовым отчетным периодом.

Что же касается недавно зарегистрированных компаний – в их отношении современным законом устанавливаются несколько иные требования. В частности, новая организация должна представить такую справку до 20 числа месяца, который следует за месяцем ее регистрации. Следует отметить, что за нарушение установленных сроков виновным лицам могут грозить достаточно серьезные меры ответственности. Прежде всего, на организацию может быть наложен денежный штраф. Его размер достигает 200 000 рублей в отношении юридических лиц.

Образец справки о численности сотрудников

Справка о среднесписочной численности служащих должна составляться ответственным лицом в строгом соответствии с формой установленного бланка. Более того, для исключения многочисленных ошибок действующими нормами были разработаны и утверждены официальные рекомендации по заполнению:

В самом верху бланка указываются сведения относительно самой организации, в которой и производится заполнение. Сюда можно отнести ИНН юридического органа, а также КПП. Рядом указывается точное количество страниц, на которых расположены все необходимые сведения.
Далее идет указание полного наименования созданного документа, а именно: «Справка о среднесписочной численности сотрудников за прошедший годовой период».
Следующим этапом становится указание полного наименования организации, в которую и будет представлен данный документ, например: «Представляется в Федеральную налоговую инспекцию №33, расположенную по адресу: г. Москва, ул. Гоголя,21». Рядом указывается код подразделения, например: «7703».
Далее указывается полное наименование организации, в которой происходит составление данного документа, например: «Общество с ограниченной ответственностью «Стройсервис».
Следующим этапом становится указание точного временного периода, за который предоставляются соответствующие данные, например: «Справка о численности предоставляется за: 2018 год».
И, наконец, далее в бланк включается основная информация о точной численности служащих на соответствующий период времени, например: «Среднесписочная численность сотрудников составляет 110 человек».

Затем бланк разделяется на 2 равных столбца. В одном из них свою личную подпись должен поставить работодатель, который подтвердит правоту и верность представленных сведений. Рядом с личной подписью в обязательном порядке должна быть проставлена и текущая дата составления данного документа.

Что касается второго столбца – его заполнение должно быть произведено работником налогового органа. Здесь указываются следующие сведения:

дата, в которую документ был представлен в уполномоченную инстанцию;
индивидуальный регистрационный номер справки, который был присвоен ей во время осуществления регистрации документа внутри налогового органа. После указания данных сведений ответственным лицом также проставляется личная подпись, а также дата заполнения данного столбца справки.

На что влияет показатель численности сотрудников?

Такой показатель, как численность сотрудников, может оказывать прямое влияние на некоторые аспекты деятельности предприятия, например:

Если речь идет об организациях, в которых применяется упрощенная система налогообложения. В данном случае при соблюдении ряда определенных условий компания действительно будет обладать законным правом на оплату налога в соответствии с действующей упрощенной системой. К основному условию можно отнести следующее: среднесписочная численность служащих за последний годовой период не должна превышать 100 человек. В таком случае, даже если ранее компания не применяла упрощенную систему налогообложения, – она вполне сможет на нее перейти. Для этого ей необходимо будет собрать определенные документы и обратиться в местный налоговый орган.
Если речь идет об организациях, которые уплачивают ЕНВД либо только желают перейти на этот режим. Данные действия также могут быть осуществлены компаниями, но с выполнением определенных условий. В частности, главным из них все так же будет выступать факт наличия численности сотрудников, которая не превышает 100 человек.
Если речь идет об организациях, которые имеют обособленные подразделения и уплачивают установленный государством налог на прибыль. В данном случае показатель среднесписочной численности будет участвовать в такой процедуре, как расчет авансовых платежей, которые необходимо будет уплатить за обособленные подразделения.
Если речь идет об организациях, уставной капитал которых целиком и полностью состоит из общественных вкладов. Сюда можно отнести компании, в которых трудятся сотрудники с инвалидностью. В этом случае данная компания сможет претендовать на получение целого ряда различных льгот и определенных привилегий. Однако здесь нужно помнить о некоторых важных условиях, которые всегда должны быть выполнены. В частности, инвалидов в организации должно иметься не менее 50% от общей массы сотрудников. Помимо этого, общая доля оплаты труда людей с ограниченными физическими возможностями должна составлять не менее 25% от общего капитала организации.

Расчет среднесписочной численности сотрудников

Расчет среднесписочной численности сотрудников осуществляется в соответствии с установленными правилами. Для начала ответственным лицом должна быть просчитана полная численность служащих в организации. Следует отметить, что в данный показатель должны быть включены следующие лица:

Обычные сотрудники, которые были трудоустроены в данную организацию на основании главного документа, а именно – официального трудового соглашения.
Сотрудники, которые, на момент осуществления расчетов, находятся в командировке. Следует отметить, что сюда должны быть включены даже те служащие, которые были направлены за границу. Главное, чтобы данная поездка не была приравнена к долгосрочной командировке.
Работники, которые, на момент осуществления расчетов, находятся на больничном. Следует отметить, что в данную категорию могут быть включены даже те служащие, которые находятся на больничном с их малолетним ребенком.
Сотрудники, которые отсутствуют на своем рабочем месте в течение 4 часов и более. Следует отметить, что пока за ними все равно должно быть сохранено их рабочее место. Это правило будет аннулировано в том случае, если работодателем за прогул было вынесено максимально серьезное дисциплинарное взыскание, а именно – увольнение в одностороннем порядке.
Служащие, которые еще недавно были трудоустроены в данную организацию и пока еще находятся на испытательном сроке. В соответствии с установленными правилами такие сотрудники должны быть приравнены к полноценным членам коллектива.
Сотрудники, которые отсутствуют на своем рабочем месте по причине предварительного оформления нескольких выходных дней за свой собственный счет.
Работники, пребывающие в официально оформленном учебном отпуске. В соответствии с действующими правилами за такими служащими в обязательном порядке должно быть сохранено их рабочее место. Следовательно, обучающиеся сотрудники также должны быть включены в среднесписочную численность.
Служащие, которые исполняют свои профессиональные обязательства в соответствии с установленным на предприятии вахтовым графиком работы и т.д.

Для того чтобы расчет среднесписочной численности был осуществлен максимально точно – ответственному лицу обязательно понадобятся важные кадровые документы компании. Сюда можно отнести: приказы о приеме служащих или их увольнении, распоряжения о предоставлении отпусков сотрудникам, табели рабочего времени, личные карточки служащих, приказы о направлении подчиненных в служебные командировки и т.д.

Как заполнить справку о среднесписочной численности сотрудников

В действующую форму справки о средней численности обязательно включают следующие основные сведения:

Наименование организации, в которой происходит создание данного документа, а также КПП и ИНН юридического органа.
Наименование налогового органа, а также код подразделения, в которое будет представлен документ.
Дату, на которую показатель среднесписочной численности будет являться актуальным.
Точную величину показателя штатной численности персонала. Если во время расчетов получилось не круглое число, его необходимо округлить в соответствии со стандартными математическими формулами.
ФИО руководителя компании либо иного лица, у которого имеются все необходимые полномочия. Здесь же помещаются сведения и об индивидуальном предпринимателе, если заполнение производится физическим лицом.

В некоторых случаях заполнением данного документа может заниматься и официальный представитель руководителя компании. В такой ситуации у лица обязательно должна иметься соответствующая доверенность. Реквизиты этой доверенности всегда указываются в самой справке. В противном случае созданный документ не будет обладать полноценной правовой силой.

Итоги

Таким образом, процедура составления справки о среднесписочной численности будет включать в себя следующие этапы:

Сначала ответственному лицу нужно будет подготовить все важные документы, на основании которых и будут произведены дальнейшие расчеты. В перечень таких бумаг можно отнести следующие: различные внутренние кадровые приказы организации, табели учета рабочего времени, некоторые отдельные положения компании, действующее штатное расписание и т.д.
Далее всех сотрудников нужно будет суммировать для получения значения общей численности персонала. Полный перечень служащих, которые в обязательном порядке должны быть включены в среднесписочную численность, устанавливается на законодательном уровне.
И, наконец, получившееся число необходимо будет разделить на точное количество месяцев, которое входит в соответствующий расчетный период. Полученный показатель и будет являться среднесписочной численностью сотрудников организации.