Резерв отпусков: формирование и учет

Предоставление регулярных отпусков входит в прямые обязанности абсолютно каждого работодателя, включая не только юридических лиц, но и граждан, которые были зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей и теперь осуществляют наем сторонних работников. Сама процедура предоставления положенного отдыха, безусловно, влечет для работодателя появление различных дополнительных расходов. В частности, сотрудник, перед своим уходом на отдых, в обязательном порядке должен получить на руки особую выплату – отпускные.

В нашей стране наиболее распространенными и часто оформляемыми являются следующие виды отпусков:

Для каждого из вышеуказанных отпускных периодов, действующими законодательными нормами устанавливаются особые правила по их оформлению и предоставлению.

Немногие задумываются и о том, что вопросы по предоставлению отпусков могут содержать в себе и иные виды денежных расходов, которые несут работодатели. В частности, некоторым сотрудникам, например, может быть предоставлена финансовая компенсация за отпускной период. Как правило, такая необходимость возникает в случае увольнения служащего, при условии, что на момент этого увольнения у него имелось несколько не использованных дней отдыха.

Оплата отпускных, а также предоставление сотрудникам положенной компенсации финансируется из особого источника, а именно – из отпускного резерва. Именно там должны храниться определенные суммы денежных средств, которые потом могут быть использованы работодателем в случае появления подобной необходимости.

Резерв отпусков

То есть фактически отпускной резерв можно назвать своеобразной «копилкой», которая должна присутствовать абсолютно в каждой современной организации. В большинстве случаев обязанности по формированию, а также по последующему распределению данного фонда целиком и полностью возлагаются на представителей отдела бухгалтерии. Именно они принимают окончательные решения относительно перевода определенных сумм денежных средств на соответствующий счет, а также занимаются оформлением всех необходимых бумаг для снятия необходимых сумм финансовых средств.

Резерв отпусков: проводки

Немногие знают о том, что правила по обязательному наличию в организациях отпускных резервных фондов закрепляются на законодательном уровне. Все сведения о необходимости их формирования, а также о некоторых особенностях данной процедуры содержатся в положениях налогового законодательства, а именно – в статье 324 НК РФ. Там сказано, что данное правило распространяется практически на все современные организации. Исключением в этом случае будут являться лишь различные фирмы, у которых имеется официальный статус субъекта малого предпринимательства.

Как правило, для формирования текущего резерва отпуска, а также для последующего распоряжения денежными средствами оттуда назначается одно ответственное лицо. В большинстве случаев таким лицом является главный бухгалтер.

Отдельно следует упомянуть и о процедуре точного расчета необходимой суммы резервного фонда. Ее следует осуществлять в строгом соответствии с установленными правилами. Главным показателем при этом будет выступать размер среднего заработка работников. Именно на основании данной суммы потом должны быть осуществлены все основные подсчеты.

В соответствии с установленными требованиями определение точного размера резерва может быть осуществлено на основании следующих дополнительных показателей:

на последний день месяца;
на последний день квартала;
на последний день года.

Точный способ может быть выбран работодателем самостоятельно. При этом следует помнить, что каждый из вышеуказанных методов обладает как определенными преимуществами, так и некоторыми недостатками. В частности, расчет на последний день месяца обладает наибольшей точностью. Однако следует помнить, что в данном случае сама процедура осуществления такого расчета будет являться достаточно сложной.

Что же касается последнего способа – здесь процесс расчетов будет значительно проще и быстрее, однако от этого, безусловно, пострадает точность выявленных показателей, а значит и объективность такого расчета. Этот способ может стать достаточно удобным для тех предприятий, которые производят сдачу итоговой отчетности всего один раз в год.

Исходя из всего вышеизложенного, можно сделать вполне логичный вывод о том, что наиболее оптимальным способом расчета резервного отпускного фонда является второй – на последний день квартала. Именно он сможет отразить максимально правдивые и объективные показатели, при этом, не требуя проведения каких-либо сложных и долгих расчетов.

Резерв на оплату отпусков

Обязанности по созданию резерва отпусков в 2018 году возлагаются абсолютно на все компании, за исключением тех, которые осуществляют свою деятельность на основании упрощенной системы бухучета. Основным назначением процедуры создания фонда является официальное подтверждение факта наличия у организации прямых обязанностей перед собственными работниками.

Важным нюансом в данной процедуре будет являться и тот факт, что ее точный алгоритм до сих пор не был закреплен на законодательном уровне. На основании данной информации можно сделать выводы о том, что основные правила по созданию фонда, а также некоторые дополнительные особенности и цели его формирования должны быть закреплены внутри каждого конкретного предприятия. Для этого работодателем либо иным ответственным лицом должно быть создано соответствующее локальное положение, в котором будут прописаны абсолютно все важнейшие нюансы и дополнительные аспекты.

Для того чтобы грамотно составить вышеуказанное локальное положение, работодателю необходимо будет выполнить несколько важных предварительных действий, в частности:

Сначала весь коллектив необходимо разделить на несколько основных категорий. При этом работодатель должен учесть такие показатели, как: должности, отдельные условия по оплате труда и т.д. В данном случае, могут быть образованы следующие категории:
- «основное производство». В данную категорию могут быть отнесены абсолютно все сотрудники, в чьи обязанности входит выполнение основной работы в той или иной организации. Начисление заработной платы таким служащим будет осуществляться по ДТ 20;
- «расходы на продажу». В этот раздел могут быть включены все служащие, в прямые обязанности которых входит сбыт произведенных либо иных других товаров. Важной характеристикой таких сотрудников будет являться тот факт, что начисление положенной заработной платы им будет осуществляться по ДТ 44.
И, наконец, после выполнения всех вышеуказанных действий, ответственное лицо сможет перейти к осуществлению окончательного расчета резервного отпускного фонда.

Резерв отпусков в 1С

Такую важную процедуру, как формирование отпускного резерва, безусловно, нужно отразить и в бухгалтерской программе 1С. Действовать в данном случае необходимо по следующей схеме:

Сначала необходимо посетить раздел «Зарплата и кадры» найдя и открыв соответствующую вкладку «Порядок учета зарплаты».
Далее нужно осуществить следующие действия:
- сделать активной опцию «Формирование резерва отпусков», поставив на ней соответствующий флажок;
- переключиться на вкладку «Предельные годовые суммы отчислений» и указать там максимальную величину, до момента достижения которой резерв будет постоянно расти;
- переключиться на вкладку «Ежемесячный процент» и установить там определенное процентное соотношение, которое будет применяться по отношению к регулярным расходам;
- далее необходимо указать точную дату, с которой начнется непосредственное формирование фонда отпусков.

На этом процедура настройки формирования отпускного фонда в системе 1С будет завершена. Все остальные вкладки необходимо оставить действующими по умолчанию. Для того чтобы получить информацию о предыдущих действиях, можно назвать соответствующую вкладку, которая выдаст целую историю прошлых действий, относящихся к отпускному резерву.

Учет резервов на отпуска

Финансовые траты, непосредственно связанные с предоставлением отпусков современным сотрудникам можно назвать одной из наиболее важных статей расходов. Именно поэтому работодатель должен внимательно подходить к процедуре формирования отпускного фонда, а также к его учету.

Как уже было сказано выше, одним из главных показателей при формировании отпускного фонда является средний размер заработка сотрудников. При использовании этого показателя сама процедура расчета будет включать в себя следующие основные этапы:

сначала необходимо определить точное количество неиспользованных дней отпускного периода у каждого сотрудника. Следует отметить, что в данном случае обязательно нужно учесть и различные дополнительные дни отдыха, если таковые предоставляются определенной категории служащих;
далее можно приступать к расчету среднего дневного заработка сотрудников из определенной категории. Расчет данного показателя осуществляется в стандартном порядке, на основании существующей формулы;
следующим шагом станет расчет точной суммы отпускной выплаты, которая будет положена конкретному служащему;
и, наконец, все отпускные суммы, положенные сотрудникам, необходимо будет сложить. Результатом и будет являться желательная сумма отпускного резерва.

Резерв отпусков: пример

В зависимости от конкретных целей отпускной резерв может быть рассчитан как в отношении одного сотрудника, так и сразу всего коллектива. Точный способ, как правило, определяется бухгалтером, с учетом индивидуальных особенностей конкретной организации и иных важных критериев.

Рассмотрим пример расчета резерва в индивидуальном порядке, для одного сотрудника:

Формула, которую необходимо применить в данном случае, будет выглядеть следующим образом: Резерв отпусков = кол-во неиспользованных дней отдыха х з/п сотрудника.
Допустим, что средний дневной заработок конкретного подчиненного составляет 1100 рублей. При этом, на момент осуществления расчетов у него будет иметься 8 дней неиспользованного отпускного периода. В таком случае расчет будет выглядеть следующим образом: 1100х8 = 8800 рублей – именно эту сумму компенсации должен получить служащий за неиспользованные дни своего отпуска.

Итого

Таким образом, процедура составления резерва отпусков, как правило, не вызывает никаких особых сложностей у современных бухгалтерских работников. При этом важно учесть ряд следующих нюансов:

Главным показателем при формировании данного резерва всегда будет являться средний размер заработка каждого сотрудника.
Необходимые расчеты могут быть осуществлены как в индивидуальном порядке, так и по общей схеме. В первом случае, вычисления производятся отдельно для каждого сотрудника. Второй же способ предполагает использование единой формулы для расчета сразу всего коллектива.
Еще до начала официальных вычислений ответственному лицу нужно определить наиболее оптимальную схему. В соответствии с установленными правилами расчет можно быть осуществлен на последний месяц, квартал, или год. Сразу следует отметить, что чем выше промежуточный период, тем более легким будет расчет. Однако, в таком случае, пострадает объективность такого расчета. Именно поэтому большинство современных компаний выбирают оптимальный вариант расчетов, а именно – по кварталу.
Точный порядок формирования отпускного резерва, а также некоторые дополнительные особенности данной процедуры обязательно должны быть закреплены в локальном акте каждой организации. В положении указываются не только основные правила, но также и некоторые индивидуальные нюансы, которые могут присутствовать лишь в конкретной компании.