Приказ об утверждении штатного расписания

Штатное расписание по праву можно назвать одним из главных нормативных документов каждого предприятия, в который включаются сведения относительно структуры, состава и численности штата конкретной организации. Помимо этого, сюда помещаются сведения относительно имеющихся в компании должностей, а также о размере установленных заработных плат.

Составление штатного расписания может быть осуществлено абсолютно любым сотрудником, в отношении которого были установлены данные обязательства. В большинстве случаев, этим занимаются представители отдела кадров, а также бухгалтеры.

Однако одной подготовки и разработки штатного расписания будет недостаточно. Для того чтобы документ окончательно вступил в свою законную силу, уполномоченным лицом должно быть произведено его официальное утверждение.

Именно процедура утверждения и подразумевает составление соответствующего приказа. Действующие правила устанавливают, что формирование данного документа должно происходить в строгом соответствии с существующим порядком. Только в этом случае готовое штатное расписание действительно сможет вступить в свою законную силу.

Форма и особенности приказа в 2020 году

Наличие штатного расписания является обязательным требованием абсолютно для всех хозяйствующих субъектов, если в них привлекаются сотрудники для исполнения своих профессиональных функций и обязанностей. Более того, необходимость наличия штатного расписания возникнет даже в том случае, если фактически штат предприятия будет состоять всего лишь из одного сотрудника, например, руководителя данной компании.

Такой документ, как штатное расписание, можно назвать и своеобразным бюджетном любой организации. Именно с помощью него работодатель сможет осуществить действительно грамотное планирование расходов на будущий годовой период, примерное прогнозирование прибыли и т.д.

В большинстве случаев, составление штатного расписания осуществляется один раз в год, на следующий годовой период. Исключением здесь будут являться только предприятия малого бизнеса. Они могут составлять данный документ значительно реже.

Как уже было сказано выше, после разработки очередного проекта штатного расписания, готовый документ необходимо будет утвердить в официальной форме. Для этого уполномоченным лицом создается соответствующий приказ. В большинстве случаев данная процедура проводится непосредственным руководителем предприятия. Если он отсутствует, эти полномочия могут быть переданы другому лицу, например, его заместителю.

Еще одним важным нюансом будет являться и тот факт, что готовый проект штатного расписания необходимо будет согласовать с профсоюзным органом, если таковой функционирует в конкретной организации. В полномочия данного органа будет входить внесение определенных протестов, если, например, в штатном расписании будут обнаружены некоторые противоречия действующим нормам, нарушения прав сотрудников и т.д.

Если говорить о правилах, которые действуют в 2019 году, можно отметить, что процедура утверждения штатного расписания проводится в стандартном порядке. Сначала проект данного документа готовится ответственными лицами. В большинстве случаев данные обязательства возлагаются на кадровых работников. Если штатное расписание составляется ими уже не в первый раз, то они, безусловно, должны ориентироваться на предыдущий документ. Вполне возможно, что никаких изменений в него вообще вносить не нужно. В таком случае ответственным лицом меняется лишь год, на который составляется штатное расписание, а все остальные сведения остаются без изменений.

Для придания полноценной юридической силы на готовом штатном расписании уполномоченным лицом обязательно должна быть проставлена соответствующая отметка. Как правило, она выглядит в виде надписи: «Утверждено». Здесь же должна присутствовать ссылка и на ранее составленный приказ об утверждении. Для этого на расписание необходимо поместить регистрационный номер документа, а также дату его составления.

Только после выполнения всех вышеуказанных этапов процедура утверждения штатного расписания будет закончена. Однако здесь ответственному лицу необходимо позаботиться о выполнении еще одного важного действия, а именно – ознакомлении каждого сотрудника с созданным и утвержденным документом. Для этого желательно создать отдельное приложение, на котором все служащие поставят свои личные подписи, подтверждающие факт ознакомления. Только в этом случае работодатель, при появлении подобной необходимости, сможет доказать, что он действительно выполнил все свои обязательства надлежащим образом.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Образец приказа об утверждении штатного расписания был установлен в официальном порядке, в соответствии с действующей унифицированной формой. Документ должен включать в себя следующие элементы:

«Наименование подразделения». Как известно, любая организация в большинстве случаев состоит сразу из нескольких отделов или иных структурных подразделениях. В данную графу должна быть включена информация о каждом из них, например: «Отдел информационных технологий».
«Код». Даная графа предполагает указание всех структурных подразделений в своеобразном иерархическом порядке, который поможет определить подчиненность, а также общий состав всей организации.
«Должность». Сюда должна быть включена информация относительно всех должностей, которые имеются в конкретной организации. В качестве дополнительных требований могут быть включены разряды, классы, категории, квалификации и т.д.
«Количество штатных единиц». В данную графу включается информация о точном количество сотрудников на одной должности, включая и неполные ставки.
«Тарифная ставка». Должна содержать в себе информацию о точном размере оклада, который был установлен в данной организации в отношении конкретной должности. Следует помнить, что тариф может быть выражен и в других величинах, например, в определенном коэффициенте, в процентном соотношении и т.д.
«Надбавки». Как и следует из названия, в данную графу должны быть включены сведения обо всех дополнительных выплатах, которые могут быть назначены в конкретной должности. Например, если определенная должность предполагает наличие вредных или опасных факторов для здоровья сотрудника, он сможет получить дополнительную денежную сумму каждый месяц. Помимо этого, надбавки могут быть установлены и по иным причинам. Как правило, точный размер сумм, а также некоторые иные важные условия всегда прописываются в различных внутренних документах компании.
«Всего в месяц». В данную графу может быть включена информация относительно точной денежной суммы, которую будет получать сотрудник каждой конкретной должности. Если в графе «Надбавки» фигурировали определенные значения, значит все они должны быть суммированы между собой. Полученный результат и будет представлять собой окончательный размер довольствия на соответствующей должности.
«Дополнительная информация». В данную графу могут быть внесены абсолютно любые сведения, при условии, что они имеют прямое отношение к самому штатному расписанию. Например, сюда можно поместить номер нормативно-правового акта, на основании которого это расписание было составлено и т.д.

Порядок утверждения штатного расписания и приказ

К составлению и последующему утверждению штатного расписания абсолютно каждый работодатель должен подходить с максимальной ответственностью. Сама процедура будет включать в себя следующие этапы:

Проведение анализа имеющихся кадровых резервов, оценка текущей производственной мощности и возможные прогнозы на будущее развитие компании. Данные сведение необходимые будут работодателю для того чтобы понять, не нужно ли вносить каких-то изменений в штатное расписание. Всегда необходимо помнить о том, что внесение даже небольшого количества различных поправок может оказать серьезный эффект на деятельность всей компании. Естественно, каждый работодатель должен направить свои силы на то, чтобы данный эффект был исключительно положительным. Именно поэтому не лишним будет проконсультироваться с юристом, а также с иными специалистами, если они действительно смогут представить всю важную информацию.
Составление приказа о создании штатного расписания. Данное распоряжение является предварительным. Оно содержит в себе лишь информацию о том, что компании, по каким-либо причинам, требуется новое штатное расписание. Более того, эти основания обязательно должны быть занесены и в сам приказ.
Составление штатного расписания. После урегулирования всех формальностей, ответственные лица смогут приступить к непосредственному формированию самого документа. Как правило, над созданием штатного расписания работают сразу несколько сотрудников. Таковыми могут являться представители отдела кадров, а также сотрудники бухгалтерии. Иногда к данному процессу могут быть подключены и иные специалисты, например, юрист.
Утверждение готового штатного расписания дополнительным приказом. Как уже было сказано выше, приказ об утверждении должен быть составлен в соответствии с ранее установленной формой. Важным нюансом, в данном случае, будет являться и тот факт, что с содержанием готового распоряжения обязательно должны быть ознакомлены и все сотрудники. Сделать это работодатель должен сразу же после утверждения нового расписания.

Если говорить о различных недочетах, которые чаще всего встречаются во время подготовки и последующего утверждения нового штатного расписания, к ним можно отнести следующие:

Дата в приказе об утверждении штатного расписания

У многих работодателей во время составления приказа об утверждении штатного расписания возникает некоторая путаница относительно дат, указываемых в документе. Сразу следует отметить, что здесь никаких особых правил установлено не было, однако каждому руководителю необходимо знать о следующих важных нюансах:

Даты в самом штатном расписании и последующем приказе о его утверждении могут совпадать. В данном случае такое положение вещей не будет являться нарушением установленных правил.
Помимо этого, дата в приказе об утверждении может быть позже, чем дата, указанная в самом штатном расписании. Здесь нарушение тоже отсутствует – сначала составляется расписание, а уже потом оформляется приказ.
Главное, чтобы дата в приказе не была проставлена раньше, чем дата в самом штатном расписании. В противном случае, это уже будет являться нарушением и противоречием. В случае проверки надзорного органа, такая ошибка будет обнаружена очень быстро. За это к ответственным лицам могут быть применены соответствующие санкции.

Итоги

Процедура утверждения штатного расписания будет включать в себя следующие обязательные этапы:

Составление самого штатного расписания. В соответствии с установленными требованиями, ни один из пунктов данного документа не должен противоречить существующим нормам и правилам.
Проверка приказа уполномоченным лицом и его передача на рассмотрение профсоюзному органу, если таковой имеется в организации. В случае наличия у представителей данного органа каких-либо возражений, они всегда смогут зафиксировать их в письменной форме и передать работодателю.
Формирование приказа об утверждении штатного расписания. Приказ также может быть составлен в соответствии с официально принятой формой для данного документа. В состав приказа обязательно должна быть включена информация относительно утверждаемого расписания, а именно – его регистрационный номер и дата составления.

После выполнения всех вышеуказанных этапов с содержанием приказа знакомят всех членов коллектива под личную подпись каждого из них.