График отпусков по утвержденной форме Т-7 с образцом заполнения

Порядок составления графика отпусков

В соответствии с Трудовым Законодательством, каждый имеет право на отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней ежегодно, что закреплено в ст. 114-115 ТК РФ. Расписание служит для пропорционального распределения отдыха всего коллектива с учетом пожеланий, а также с учетом того факта, что отсутствие отдельно взятого гражданина не должно сказываться на эффективности производства.

Начальная процедура подразумевает учет желания каждого, то есть составляется предварительный или черновой вариант в письменном виде. Затем шеф прорабатывает полученный предварительный макет уже с учетом производственной нужды, после чего вводится окончательный вариант.

Образец готовится не произвольно, а на специальном типовом бланке, №Т-7, которая является обязательной. Он подтверждается специалистом кадрового подразделения, начальниками других отделов, если таковые имеются, а затем принимается боссом и представителем профсоюза. Приказ не является обязательным, так как отметки вышеперечисленных должностных лиц уже являются гарантией законности.

Сроки составления графика

Расписание формируется один раз в год и должен быть утвержден не позднее 16 декабря, то есть за две недели до окончания календарного года. Далее в течение года в образец вносятся данные о фактически полученных днях, а также о возможных переносах и иных обстоятельствах. В обязанности входит предупреждение каждого под роспись за две недели до определенной даты.

Как составить график

Несмотря на то, что в законодательстве прописана процедура подготовки, возникает много сложностей в связи с различной спецификой предприятия и численностью. Поэтому в некоторых инстанциях порядок очередности может быть еще закреплен и в локальных актах, таких как трудовой или коллективный договор.

К примеру, производственная потребность может не допускать отсутствие определенного количества единиц, что естественно создает некоторые трудности. Поэтому принимается решение, что ежемесячно для эффективности производства может отсутствовать не более 10% состава. Данное решение учитывается при последующем составлении, то есть если на трудится 120 человек, то ежемесячно может отсутствовать не более 10 единиц.

Спорные вопросы

Очередность предусматривается для тех, кто имеет стаж работы свыше года, в связи с чем возникает вопрос, как соотносить периоды предоставления ежегодных каникул вновь принятых сотрудников. Данная категория получает отдых сверх установленной очередности, о чем делается отметка.

Еще одним спорным вопросом при разработке является время года. Многие хотят получить законный отдых в летнее время, что невозможно осуществить для всего коллектива.

Поэтому существует несколько категорий, которые имеют право выбирать удобное время. К таким относятся: Герои России и Кавалеры ордена Славы, участники боевых действий, специалисты возрастом до 18 лет, мужчины, у которых жена находится в декрете.

Подобные льготы распространяются на женщин имеющих двоих несовершеннолетних детей, матерей-одиночек, беременных женщин, а также на исполнителей, которые работают по совместительству. Все категории граждан, имеющие указанные льготы оговорены в трудовом законодательстве, а также в ФЗ №1244—1, №4301-1,№5142-1,№2, №76.

Но, несмотря на то, что расписание предполагает учет пожелания самих сотрудников, возникают разные жизненные обстоятельства, которые могут существенно нарушить планы человека и ему может понадобиться уйти с нарушением графика.

В этом случае закон, а именно ст. 124 ТК РФ гласит, что перенос возможен в случае:

• несвоевременной оплаты компенсации, которая, кстати, должны быть представлена за три календарных дня.
• при предупреждении о дате позднее установленных законом двух недель.
• в случае производственной потребности.

Также существуют личные обстоятельства, которые могут вынудить попросить нарушить порядок. В этом случае пишется заявление с просьбой об изменении даты в связи с возникшими обстоятельствами, которые можно подкрепить письменно, если есть такая возможность, либо передать устно.

Нужен ли график

В п. 1 123 ТК сказано, что руководитель обязан создавать распорядок каждый год. Если он будет пренебрегать этой обязанностью, то его можно привлечь к ответственности по с. 5. 27 КоАП.

Ранее у директоров такой обязанности не было. Они могли самостоятельно решать, требуется им такой образец или нет. Это привело к тому, что недобросовестные начальники стали оспаривать время законного отгула подчиненных. Особенно это наблюдалось в тех фирмах, в которых основная прибыль зависит от сезонности. Например, монтажников кондиционеров перестали совсем отпускать в период с апреля по октябрь.

Участились жалобы и законодатели закрепили данную обязанность. Теперь работодатели не могут не пускать своих исполнителей.

Формуляр создается на следующий рабочий год. При этом учитывается взаимозаменяемость персонала, а также прошлые годы. Не должно получиться так, что одни и те же гуляют в июле, а другие постоянно в феврале. Готовится материал представителем кадровой службы, а принимается руководителем. Как только последний принимает порядок, он приобретает свою юридическую силу. Дальнейшее внесение изменений возможно лишь при соблюдении определённой процедуры.

Утверждение графика отпусков

Перед тем как подать экземпляр начальству, требуется его составить. Для этого стоит учесть следующие нюансы, прописанные в статье 123:

• важно учитывать пожелания каждого работника относительно времени в будущем году. Кроме того, не стоит забывать и том, что в компании могут быть те, которые имеют преимущественное право уйти в следующем году. Например, женщина уходит в декрет и перед этим она желает отгулять свой период;
• каждый должен ознакомиться с уже разработанным образцом. Ознакомление происходит под подпись;
• если в учреждении есть представительный орган. То перед тем как отдать документ на подпись, необходимо ознакомить с ним этот представительный орган. Заведующий также ставит свою отметку. Она свидетельствует о том, что процедура соблюдена, и возражений нет;
• бланк согласовывается не позднее чем за 2 недели до окончания рабочего года, то есть не позднее 15 декабря.

Шеф проверяет уже готовый бланк. К нему не следует приходить с набросками. Поэтому приступить к процедуре лучше заранее, так как подготовка документа по всем правилам требует тщательного анализа и сбора информации. Как правило, за это ответственен один член отдела кадров. Он приступает к сбору в октябре, чтобы уложиться в сроки.

Включению подлежат следующие виды:

• ежегодный (ст. 114 ТК РФ);
• дополнительный (ст. 116);
• нереализованный в предыдущем периоде;
• при совмещении трудовой деятельности.

После того, как распорядок будет согласован, в него возможно внесение коррективов по следующим причинам:

• отзыв служащего;
• перенос по просьбе специалиста;
• приём на работу нового исполнителя;
• иные причины. Например, по правилам у работницы Н. каникулы в ноябре, а в сентябре она уходит в декрет и решила отгулять свои дни в августе. Об этом становится известно лишь в марте.

Существует несколько законных способов:

1. Наличие резолюции. То есть руководитель ставит свою визу и надпись «утверждаю».
2. Издание приказа об утверждении экземпляра на следующий рабочий год. Такой способ характерен для крупных предприятий.

Когда издаётся приказ, в нём могут быть прописаны следующие пункты:

• список специалистов, которые назначаются ответственными за исполнение норм приказа. То есть в каждом структурном подразделении есть человек, который следит за тем, чтобы порядок соблюдался;
• нормы о выделении денежных средств на оплату.

Заполнение графика

Когда ответственный служащий приступает к составлению, он учитывает:

• пожелания персонала. Следует понимать, что наиболее благоприятный период в России - это период с мая по сентябрь. И каждый желает отдохнуть именно в тёплое время года, а не зимой. Поэтому стоит отталкиваться не только от желания, но и от того, когда тот или иной человек уходил в прошлом году. Стоит ориентироваться не только на слова, но и на данные за прошлые годы;
• нормы действующего законодательства относительно того, что некоторые единицы имеют право на преимущественный уход в текущем году;
• очередность предоставления. Определение этой важной составляющей обязывает члена кадровой службы учитывать перечень категорий, имеющих право преимущественного выбора времени. Таким категориям льготы предоставляются на основании ТК РФ и прочих нормативно-правовых актов, например закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ;
• продолжительность. Некоторые могут иметь право на дополнительный отпуск. Дни дополнительного отдыха они могут использовать, а могут попросить компенсацию деньгами. Если кадр желает использовать эти дни, то их необходимо включить;
• оптимальное распределение и взаимозаменяемость персонала. Чтобы компания круглый год работала эффективно, лучше отслеживать, сколько единиц находится в загуле одновременно. Оптимальное распределение сотрудников при разработке— нахождение в загуле единовременно не более 30% от общей численности личного состава;
• специфика трудовой деятельности и потребность в обеспечении эффективной работы компании.

Порядок проведения мероприятий по оформлению расписания прописывается во внутренних актах компании. Если этого не сделать, то придется обращаться к трудовому законодательству или опираться на сложившуюся практику.

Перед тем как приступить к окончательному подтверждению графика, необходимо провести некоторую предварительную работу. Есть 2 пути:

• если на предприятии несколько структурных подразделений, то сначала нужно составить макет по каждому такому подразделению, потом утвердить его у заведующего подразделением, а затем объединить и составить общий акт по предприятию. Только после этого можно давать его на согласование;
• если компания небольшая, то стоит провести личную беседу с каждым относительно его предстоящих отгулов. Затем составить образец с учётом этих бесед.

Приказ о графике отпусков

Когда материал будет представлен руководителю, он должен его утвердить. Но мало поставить свою роспись и сделать визу «утверждаю». Кадровая служба подготавливает соответствующий приказ. При этом подготовка приказа не признана обязательным действием, поэтому унифицированного вида не существует.

Работодатель может издать его на бланке свободной формы. Нужно включить следующие пункты:

• сведения о работодателе;
• порядковый номер;
• сама суть распоряжения;
• реквизиты самого босса, расшифровка, а также указание должности;
• росписи лиц, перечисленных в качестве исполнителей распоряжения. Также необходимо расшифровать каждого автора и указать его должность.

Образец

Бланк составляется по форме Т-7, которая принята постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Именно эту ее рекомендуется использовать, так как она содержит в себе все необходимые графы. Кроме того, здесь предусмотрена возможность для добавления дополнительных строф и граф, если возникнет такая необходимость.
Обязательным реквизитом выступает число и реквизит шефа.

Рекомендуемая:

                                                         │   Код  │

                                                         ├────────┤

                                           Форма по ОКУД │ 0301020│

                  ООО "Фрегат"                           ├────────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │52564479│

            наименование организации                     └────────┘

Мнение выборного профсоюзного                                              УТВЕРЖДАЮ

органа                                                                                  Ген. директор

от "__" ________ 20__ г. N ___ учтено        ┌─────────┬───────────┬─────┐ Руководитель --------------

                                             │  Номер  │    Дата   │ На  │                должность

                                             │документа│составления│ год │Никифоров   В.В. Никифоров

                                             ├─────────┼───────────┼─────┤ ------- -------------------

                             ГРАФИК ОТПУСКОВ │  20-г/о │ 15.12.2014│ 2015│ личная  расшифровка подписи

                                             └─────────┴───────────┴─────┘ подпись

                                                                              16   декабря   14

                                                                             "--" -------- 20-- г.

                           Начальник

Руководитель кадровой    отдела кадров Евстигнеева       Н.К. Евстигнеева

службы                   ------------- -----------     --------------------

                           должность      личная       расшифровка подписи

                                         подпись

Кадровики наиболее часто допускают следующие ошибки:

• вовсе не имеют распорядок. В с. 123 ТК сказано, что это обязанность работодателя. Кроме того, использовать свои отпуска специалисты обязаны в соответствии с действующим актом;
• нарушение сроков утверждения. Сделать это нужно за 2 недели до окончания календарного года, то есть до 15 декабря;
• несвоевременное оповещение;
• несвоевременная выплата;
• нарушение норм с. 125, в которой сказано, что при дроблении, одна из частей не может быть меньше 14 календарных дней;
• несоблюдение прав некоторых.

За все эти нарушения можно привлечь к ответственности.

Скачать

Скачать образец графика отпусков в формате .doc вы можете
по этой ссылке