Кто подписывает документы, когда директор в отпуске

Безусловно, директора можно назвать «лицом» организации, однако с юридической точки зрения он является таким же сотрудником, как и его подчиненные. Следовательно, директор также обладает такими стандартными правами, как, например, оформление больничного листа либо уход в отпуск.

Вне зависимости от причин отсутствия директора на своем рабочем месте у многих служащих, включая и его самого, нередко возникают вопросы относительно того, кто теперь должен заниматься подписанием важных документов. Эти вопросы можно назвать весьма обоснованными, ведь по сути процесс функционирования предприятия или организации не должен останавливаться только по причине отсутствия руководства.

Отпуск директора оформляется в соответствии со стандартными правилами. При этом сам приказ о предоставлении необходимого периода отдыха директору, несмотря на некий парадокс, им же и подписывается. Что же касается последующего расчета и отпускных выплат – все эти действия осуществляются сотрудниками отдела бухгалтерии в стандартном режиме.

Следует отметить, что на вышеуказанных действиях процедура оформления отпуска в отношении руководителя не заканчивается. Дело в том, что этот процесс предполагает обязательное проведение и некоторых дополнительных мероприятий. В частности, отправляющийся на отдых руководитель должен позаботиться о надлежащей передаче дел и полномочий другому ответственному лицу.

Многих руководителей интересует вопрос о том, кому именно могут быть переданы полномочия во время отдыха директора. Если у руководителя имеется постоянный заместитель – никаких проблем с решением данного вопроса, как правило, не возникает, все необходимые полномочия и задачи могут быть возложены именно на него. Если же заместитель у начальника отсутствует – полномочия фактически могут быть переданы абсолютно любому специалисту. Естественно, для принятия такого важного решения у руководителя должен иметься кто-то на примете, кому действительно можно доверить такие важные действия. Нередко такими лицами выступают руководители отделов бухгалтерии, старшие юристы и т.д.

Вне зависимости от того, кого именно руководитель выбрал заместителем на время своего отсутствия, сама процедура передачи полномочий должна быть осуществлена в строгом соответствии с установленными нормами. Если же в этом мероприятии будут допущены определенные нарушения – фактически заместитель не сможет получить необходимые полномочия. Это в свою очередь может привести к появлению дополнительных проблем и сложностей.

Приказ на отпуск руководителя

Приказ на отпуск руководителя всегда является важнейшим внутренним локальным актом каждой компании, на основании которого директор получает законное право на собственный отдых.

Данный документ может быть составлен в соответствии со стандартной формой Т-6, либо быть изготовленным в произвольном порядке. Нередко в организациях, особенно если речь идет о достаточно крупных предприятиях, разработаны свои бланки приказов для самых разных случаев. Главное, чтобы документ включал в себя всю основную информацию:

1. Сведения о сотруднике, который направляется в отпуск. В данном случае речь идет о директоре предприятия, следовательно, в документе обязательно нужно указать полное наименование его должности и ФИО.
2. Данные о типе отпускного периода. Как известно, работники могут претендовать на оформление нескольких видов отпусков, включая, например, административный, учебный период отдыха и т.д. Если же говорить о наиболее распространенном, сюда, безусловно, можно отнести ежегодный оплачиваемый отпуск, стандартная продолжительность которого составляет 28 календарных дней.
3. Сведения о дате начала отпускного периода, а также о его точной продолжительности.
4. Информация по оплате. Здесь должна быть указана сумма, которая должна быть выдана на руки руководителю перед началом его отпускного периода.

Многих работодателей также интересуют вопросы о том, нужно ли им составлять предварительное письменное заявление на предоставление отпускного периода. Как известно, порядок оформления ежегодного оплачиваемого отдыха в нашей стране регулируется следующими нормативно-правовыми актами и положениями:

Вышеуказанные положения устанавливают, что уход сотрудников в отпуск должен быть осуществлен на основании главного документа, а именно – ранее составленного и утвержденного графика отпусков. Следовательно, если руководитель уходит на отдых в соответствии с действующим графиком, без каких-либо изменений – составление заявления не потребуется. Однако если руководитель, по определенным причинам, изменяет числа отпуска, которые ранее были указаны в соответствующем графике – ему необходимо будет составить заявление.

Процедура возложения обязанностей директора на время его отпуска

Руководитель предприятия обладает полноценным правом на уход в отпуск наравне с другими сотрудниками. Однако в данном случае сама процедура оформления отдыха будет включать в себя несколько дополнительных мероприятий. В частности, руководитель должен официально передать собственные полномочия другому лицу. Следует отметить, что конкретного сотрудника директор может выбрать самостоятельно, основываясь на собственном мнении относительно квалификации и ответственности конкретного служащего, а также его иных показателей.

Сама процедура официальной передачи полномочий включает в себя главный этап – составление соответствующего приказа уполномоченным лицом. Распоряжение должно быть подписано именно директором фирмы, который желает уйти в отпуск.

Сразу следует отметить, что официальной формы для приказа о возложении полномочий современными нормами установлено не было. Следовательно, директор может сформировать документ по своему собственному усмотрению. Допускается также предварительная разработка и утверждение внутреннего бланка.

Для того чтобы приказ обладал необходимой юридической силой, в его содержание ответственным лицом должна быть включена следующая информация:

1. Данные о директоре, который уходит в отпуск, а именно – его ФИО, точное наименование занимаемой должности и т.д.
2. Далее необходимо указать информацию о том, кому именно передаются полномочия. Как уже было сказано выше, очень часто такими сотрудниками являются заместители директора либо, например, начальник отдела бухгалтерии и т.д. Здесь также следует указать ФИО подчиненного, а также наименование его текущей должности.
3. Следующим этапом станет указание основных и наиболее важных полномочий, которые будут переданы другому лицу на определенный период времени. К главным полномочиям можно отнести, например, подписание различных документов, включая бухгалтерскую отчетность, договоры и т.д., участие в переговорах с оппонентами, использование фирменной печати предприятия и т.д. К указанию точного перечня полномочий необходимо подойти с максимальной ответственностью, так как ошибки в данной процедуре могут привести к появлению достаточно серьезных сложностей.
4. Далее указываются непосредственные сроки пребывания начальника в отпуске. Это нужно для того, чтобы установить факт обязательного возвращения к директору всех его полномочий после окончания отпускного периода.

Порядок оформления отпуска директора

Если говорить о полной процедуре ухода директора в отпуск, она будет включать в себя следующие этапы:

1. Подготовка и последующее подписание приказа на предоставление отпуска. Согласно существующим правилам, это действие должно быть выполнено самим директором, который собрался на отдых.
2. Составление письменного заявления. Следует отметить, что данная необходимость будет присутствовать только в том случае, если директор уходит в отпуск не по заранее составленному и утвержденному графику. В данной ситуации его заявление должно будет включать в себя просьбу относительно переноса отпускного периода на другой срок.
3. Подготовка и последующее утверждение приказа о передаче полномочий другому лицу. Приказ может быть изготовлен в соответствии со стандартной формой, либо в индивидуальном порядке. Важным нюансом здесь будет являться необходимость указания в документе всей основной информации. К таковой можно отнести, например, полный перечень передаваемых полномочий, сведения о том, кому именно они передаются, срок в течение которого данный приказ будет действовать и т.д.
4. И, наконец, желательно также оформить дополнительную доверенность. Она будет давать временному заместителю право первой подписи наиболее важных документов компании, а также законную возможность использования фирменной печати учреждения. Доверенность также может быть составлена в свободной форме. Главное, чтобы там содержался полный перечень передаваемых полномочий, а также иные важные сведения.

После подписания приказа о передаче полномочий руководителем, с содержанием данного документа должен быть ознакомлен и сам сотрудник, которому эти полномочия передаются. Данный этап является обязательным, так как служащий должен дать свое официальное согласие на эти действия. В случае отсутствия у него каких-либо возражений, он должен поставить собственную личную подпись в положенном месте.

Особенности замещения директора во время его отпуска

Право на уход директора в свой первый отпуск в определенной организации возникает в тот момент, когда период его работы в этой компании достигнет минимального значения, а именно – полугода. Сама очередность отпусков, их числа, точная продолжительность, а также иные важные сведения отмечаются в таком документе, как график отпусков. Он составляется в конце года на следующий годовой период и утверждается руководителем компании.

Как уже было сказано выше, в большинстве случаев передача полномочий уходящего в отпуск директора осуществляется в отношении его заместителя. Это вполне объяснимо, ведь директор и его зам, как правило, работают достаточно тесно, многое доверяют друг другу и имеют отличные представления относительно особенностей и правил управления компанией.

Однако если директор трудится один, и у него отсутствует заместитель, в таком случае могут возникнуть определенные сложности и вопросы относительно выбора временного заместителя. Здесь работодателю желательно ориентироваться на собственный опыт, а также мнение о конкретном сотруднике. Как правило, временными заместителями становятся руководители различных структурных подразделений – бухгалтерии, юридического отдела и т.д. После выбора конкретного сотрудника данный вопрос желательно обсудить с ним предварительно. Если подчиненный не согласится принять на себя временные и достаточно серьезные полномочия – директор не сможет передать их ему принудительно.

Итоги

Таким образом, процедура ухода директора в отпуск будет проходить по следующей схеме:

1. Сначала руководителю необходимо точно определиться с сотрудником, которому будут переданы временные полномочия.
2. Далее можно приступать к оформлению основных документов:
   • приказа о предоставлении отпуска директору;
   • приказа о возложении полномочий на временного заместителя, с указанием точного перечня таких полномочий, а также иных важных сведений;
3. доверенности, которая позволит получить временному заму законное право первой подписи, а также использования фирменной печати предприятия.
4. И, наконец, заключительным этапом станет осуществление точного расчета. Здесь отделом бухгалтерии должна быть установлена точная сумма отпускной выплаты, которая будет причитаться руководителю. В соответствии с действующими требованиями, денежные средства должны быть выплачены ему в последний день работы, перед официальным наступлением отпускного периода.