Выдача трудовой книжки

Трудовую книжку можно назвать важнейшим документом в профессиональной деятельности абсолютно каждого гражданина. Именно в нее вносится вся основная информация относительно имеющегося у него опыта работы, различных заслуг на служебном поприще и т.д.

В соответствии с действующими требованиями, данный документ заводится во время первого трудоустройства гражданина. Именно работодатель должен представить физическому лицу его трудовой документ. Для этого руководитель компании, как правило, периодически закупает книжки для новых сотрудников.

Сама процедура трудоустройства также подразумевает и еще одно важное действие, которое должно быть осуществлено абсолютно каждым работодателем, а именно – внесение соответствующей записи в трудовой документ. Следует отметить, что в отношении данного процесса устанавливаются достаточно серьезные правила. Запись должна быть внесена максимально аккуратно, без каких-либо ошибок и помарок. После указания всей основной информации, ответственное за внесение записи лицо ставит собственную подпись, а также фирменную печать учреждения.

После заполнения трудовая книжка отправляется на постоянное хранение к новому работодателю. Здесь каждый руководитель также обязан знать об определенных правилах. В частности, для хранения этих важных документов уполномоченным лицом должно быть отведено отдельное помещение или хотя бы сейф.

Дальнейшая выдача трудовой книжки на руки подчиненному, как правило, осуществляется только в случае его увольнения. Однако здесь имеются и определенные исключения. В частности, сотруднику может потребоваться его основной трудовой документ для выполнения каких-то иных задач. В таком случае у подчиненного будет иметься законное право на запрос книжки.

Составление заявления на выдачу трудовой книжки

Действующие правила устанавливают, что работодатель обязан выдавать трудовые книжки по требованию сотрудников только в исключительных случаях, при наличии на это соответствующих оснований. Одним из таких оснований будет являться оформление обязательного социального обеспечения, положенного государством. В большинстве случаев данным обеспечением будет являться пенсия. В том случае, если у сотрудника появились законные основания для оформления этой выплаты, у него сразу же возникнет необходимость предоставления трудового документа в уполномоченную пенсионную инстанцию.

В вышеуказанной ситуации подчиненному необходимо будет оформить собственное желание в письменной форме. Для этого сотрудником составляется заявление на имя своего непосредственного руководителя. Никаких особых правил в отношении формы данного документа действующими нормами установлено не было. Следовательно, он может быть составлен в произвольном порядке. Главное, чтобы в заявлении были четко указаны намерения сотрудника в отношении получения его трудового документа на определенный срок. Помимо этого, в заявление также включается информация и о том, куда именно нужно будет представить книжку.

Заявление может быть составлено на обычном, чистом листе, формата А4. Текст набирается на компьютере либо вручную. В соответствии со стандартными правилами переписки, в правом верхнем углу указываются реквизиты того адресата, который вправе будет выдать трудовую книжку. В большинстве случаев, им будет являться руководитель организации либо иное уполномоченное лицо.

И, наконец, в заявлении обязательно нужно указать определенный временной период, по истечению которого, сотрудник обязуется вернуть полученный им на руки документ своему работодателю. Здесь следует помнить, что максимальное время нахождения трудовой книжки у сотрудника составляет всего 3 дня. По окончании данного периода, документ, в обязательном порядке, должен быть возвращен на свое постоянное место хранения.

В конце заявления ставится дата составления данного документа, а также личная подпись сотрудника.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Официальное прекращение профессиональных отношений с работодателем, безусловно, можно назвать весьма важной процедурой. Именно потому она должна быть проведена в полном соответствии с установленным порядком. Сам процесс при этом будет включать в себя несколько основных этапов:

Принятие одной из сторон решения об увольнении. В большинстве случаев такое решение исходит именно от сотрудников, которые желают прекратить свою трудовую деятельность в конкретной организации по собственному желанию. Однако иногда увольнение может быть основано на одностороннем решении руководства компании либо, например, на достигнутом соглашении сторон.
Далее уполномоченным лицом составляется официальный приказ, в соответствии с действующей формой данного документа. В него помещается вся важная информация, включая непосредственные причины и основания для увольнения, ссылки на различные статьи ТК РФ и т.д.
Следующим этапом становится расчет сторон. Это означает, что работодатель будет обязан выплатить сотруднику все положенные ему деньги. К основным видам выплат можно отнести уже отработанную заработанную плату, а также компенсацию за неиспользованные дни законного отпуска, если таковые имеются. В редких случаях может оказаться и так, что определенную сумму должен будет выплатить сам сотрудник, например, если он брал отпуск авансом.
Выдача трудовой книжки. Данное действие должно быть осуществлено руководителем предприятия в последний день пребывания подчиненного на своем рабочем месте. Предварительно в книжку вносится соответствующая запись об увольнении служащего. В ней также указываются все причины и основания для принятия такого решения. Сам факт выдачи документа на руки сотруднику обязательно должен быть закреплен работодателем в письменной форме. Для этого в специальный журнал учета книжек вносится соответствующая запись.

Выдача копии трудовой книжки

Если ориентироваться на современную профессиональную практику, можно увидеть, что в большинстве случаев необходимость получения на руки своей трудовой книжки возникают у сотрудника в связи со следующими обстоятельствами:

Как уже было сказано выше, оригинал книжки может быть вручен физическому лицу только в двух случаях – во время оформления различных социальных льгот, включая пенсию, и при увольнении.

Что же касается иных ситуаций – здесь работодатель будет вправе предложить своему подчиненному выдачу копии трудового документа. Такие правила вполне понятны – трудовая книжка действительно является важнейшим бланком, который всегда должен храниться по месту работы физического лица.

Процедура выдачи копии проходит в стандартном порядке. Для начала сотруднику необходимо будет написать стандартное заявление в произвольной форме. В документе указывается необходимость получения копии, а также цель ее предоставления.

После получения такого заявления руководитель организации, как правило, направляет данный документ в отдел кадров, так как именно там, чаще всего, и хранятся книжки. Со всех листов снимаются копии, затем подшиваются. На каждом листе ставится подпись ответственного за выдачу лица, а также фирменная печать организации.

Задержка выдачи трудовой книжки

Как уже было сказано выше, при увольнении служащего его руководитель будет обязан осуществить выдачу профессионального документа в последний день работы подчиненного. Сам факт выдачи при этом должен быть зафиксирован в письменной форме путем внесения соответствующей записи в специальный журнал. Если сотрудник, по каким-либо причинам, отсутствует на своем рабочем месте, работодатель должен организовать отправку трудового документа почтой.

Однако иногда на практике встречаются и такие ситуации, при которых руководитель грубо нарушает собственные обязательства и не выдает книжку в установленные сроки. Как правило, такая ситуация складывается, если увольнение сотрудника было связано с определенными спорами и конфликтами между ним и начальством.

В вышеуказанной ситуации оптимальным вариантом будет являться скорейшее обращение в уполномоченную инстанцию. Таким учреждение может являться Трудовая инспекция. Именно в ее перечень полномочий входит возможность рассмотрения самых различных претензий от сотрудников. Если вина работодателя будет доказана – представители Трудовой инспекции смогут установить в его отношении предусмотренные меры ответственности.

Правила и особенности учета трудовых книжек

Так как трудовая книжка действительно является важным документом, в прямые обязанности работодателя входит осуществление надлежащего учета движения книжек в организации. Для этого ответственными лицами должны быть созданы следующие основные документы:

Приходно-расходная книга для учета бланков. В данном случае имеются в виду пустые трудовые книжки, которые закупаются работодателями и выдаются сотрудникам в случае отсутствия данного документа. Данная книга, как правило, хранится в отделе бухгалтерии.
Книга учета движения трудовых книжек. В этот документ вносится информация уже об используемых книжках, которые имеются в учреждении. Фактически такая книга может представлять собой обычный журнал или большую толстую тетрадь. Можно купить уже готовый макет журнала, который будет уже разлинован, однако это вовсе не обязательно. При желании ответственное лицо без труда может создать собственный журнал. Главное, чтобы туда регулярно вносилась вся основная информация относительно выдачи книжек на руки сотрудникам.

Правила выдачи вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку, по сути, представляет собой отдельный документ, однако без основной части он действительным являться не может. Создание вкладыша может быть осуществлено только в одном случае – если в основной книжке уже не осталось свободного места для внесения туда всей необходимой информации относительно профессиональной деятельности гражданина. При этом первая страница вкладыша должна дублировать все те сведения, которые ранее были указаны на основной странице книжки.

В некоторых ситуациях у сотрудников может возникнуть необходимость временного получения на руки не всей трудовой книжки, а именно вкладыша от нее. Это вполне объяснимо, ведь фактически на вкладыше всегда будет иметься последняя информация относительно трудоустройства физического лица. Нередко вкладыши предоставляются в банки, для оформления потребительского займа.

В случае возникновения вышеуказанной необходимости, подчиненному также нужно будет составить письменное заявление на имя своего непосредственного руководителя. В заявлении указывается основная информация относительно того, для чего нужен вкладыш, куда он будет предоставляться физическим лицом и т.д. После получения такого заявления работодатель подготавливает соответствующий приказ. Именно на основании приказа и происходит последующая выдача вкладыша.

Итоги

Таким образом, процедура выдачи трудовой книжки на руки подчиненному будет осуществляться по следующей схеме:

Если речь идет о выдаче документа по причине увольнения сотрудника – никаких дополнительных заявлений или иных бумаг подчиненному составлять не нужно. Напротив – работодатель сам будет обязан произвести выдачу строго в установленные сроки.
Если же сотруднику понадобился документ на руки, например, для оформления положенного социального пособия, сама процедура выдачи должна быть инициирована им с помощью составления соответствующего письменного заявления в произвольной форме.
В заявлении обязательно указываются следующие сведения:
- для чего берется книжка;
- в течение какого именно временного периода она будет возращена работодателю.
Если у руководителя не имеется никаких возражений – он подготавливает соответствующий приказ на выдачу.
Факт выдачи, в обязательном порядке, фиксируется в письменной форме, путем внесения записи в специальный журнал учета.