Правила заполнения трудовой книжки

Несмотря на то, что в последнее время эксперты все чаще говорят о скорой отмене трудовых книжек, пока данный документ остается таким же актуальным и важным, как и много лет назад. С юридической точки зрения, данная бумага представляет собой некую отчетность, в которую вносятся все основные сведения относительно профессиональной деятельности человека. Важным нюансом будет являться и тот факт, что информация в трудовую книжку вносится на протяжении всей жизни человека, до того момента, пока он не закончит свою официальную профессиональную деятельность и не уйдет на заслуженный отдых.

Действующие правила устанавливают, что заведение гражданином данного документа осуществляется в момент его первого трудоустройства. В таком случае обязанность по первому заполнению книжки возлагается на непосредственного работодателя физического лица. Туда вносится основная информация о том, в какую именно организацию устраивается новый сотрудник, как будет звучать наименование его должности и т.д. В будущем может возникнуть повторная необходимость внесения определенной записи в трудовую книжку. Это может быть связано, например, с повышением сотрудника, с его переводом на другую должность, с переименованием учреждения, а также с иными событиями.

Отдельно следует упомянуть и о том, что современными нормами закона к процедуре заполнения трудовых книжек предъявляются действительно строгие требования. Это вполне объяснимо, ведь данный документ представляет собой бланк строгой отчетности. Более того, он обязательно будет использован гражданином в будущем, во время оформления пенсионного обеспечения. Именно количество лет страхового стажа будет оказывать прямое влияние на размер регулярной пенсии физического лица.

Трудовой документ может быть принят пенсионной организацией или иной уполномоченной инстанцией только в том случае, если его заполнение действительно будет произведено максимально грамотно, с учетом всех действующих требований. В противном случае, документ может быть отклонен специалистом.

В отношении трудовых книжек на работодателя возлагается сразу две основных обязанности, а именно – ответственное хранение данных документов и их правильное заполнение. Как правило, все эти обязанности возлагаются на сотрудников отдела кадров. Именно они должны обеспечить защиту данных документов от их утери или посягательств других лиц, а также производить все необходимые регулярные действия по их заполнению.

Заполнение трудовой книжки в 2020 году

Процедура заполнения трудовых книжек в 2020 году все также должна проводиться на основании главного нормативно-правового акта, а именно – Приказа Министерства труда РФ №69 от 10.10.2003 года. Там сказано, что любой работодатель обязан внести соответствующую запись в этот важный документ в отношении сотрудника, который проработал в организации уже более 5 дней, в соответствии с ранее подписанным сторонами соглашением.

Следует отметить, что данное правило распространяется не только на руководителей различных организаций, но и на физических лиц, которые выступают в роли индивидуальных предпринимателей и осуществляют наем сотрудников.

Последние изменения в вышеуказанный Приказ Министерства труда РФ вносились лишь в 2016 году. Это означает, что в 2019 году процедура внесения необходимой информации в трудовые книжки должна осуществляться в стандартном порядке, без каких-либо серьезных изменений или нововведений.

Если говорить о каких-либо дополнениях данной процедуры, можно отметить, что не так давно в действующие правила были внесены изменения, непосредственно касающиеся печати организации в трудовой книжке. В соответствии с действующими правилами, она обязательно должна иметься на титульном листе книжки, а также на внутренних записях, если они касаются таких событий, как увольнение сотрудника, изменение его фамилии и т.д.

Отдельно следует упомянуть и о таких ситуациях, при которых в фирме может не иметься официальной печати. В данном случае заверение внесенной записи может быть осуществлено исключительно подписью руководителя или иного уполномоченного лица.

Если же говорить о некоторых дополнительных важных правил в отношении процедуры заполнения, сюда, прежде всего, можно отнести обязательную разборчивость почерка и максимальную аккуратность. Вся информация, вносимая в этот важный документ, должна являться полностью читаемой. Указание всех чисел должно производиться арабскими цифрами. Чернила у ручки могут быть синего, фиолетового или черного цвета. Можно использовать как гелиевый, так и обычный шариковый стержень.

Действующая инструкция по заполнению трудовых книжек

Как уже было сказано выше, полноценная инструкция по основным правилам по заполнению трудовых документов, представлена в Постановлении Министерства труда №69. Если выделить главные правила, к ним могут быть отнесены следующие:

Оформление новой книжки всегда необходимо начинать с заполнения титульного листа. Сюда вносится основная информация о новом владельце данного документа. К главным сведениям можно отнести ФИО физического лица, дату рождения будущего специалиста, а также иные данные.
В специальный раздел титульного листа должны быть внесены все основные сведения относительно имеющегося у гражданина образования. Для подтверждения, в этом разделе необходимо указать ссылки на дипломы или иные документы.
В самом конце документа обязательно проставляется дата заведения данной трудовой книжки. Здесь ставится текущее число, в которое эта процедура осуществляется.
Заключительным этапом процедуры оформления титульного листа будет являться простановка подписи лица, ответственного за заполнение. После этого с заполненным документом обязательно должны ознакомить и самого сотрудника. Если он полностью согласен с информацией, указанной там, он также ставит свою личную подпись в положенном месте.
После прохождения вышеуказанных этапов ответственное лицо сможет приступить и к заполнению основной части трудового документа. Если речь идет о трудоустройстве нового сотрудника в организацию, работодатель, прежде всего, должен внести соответствующую запись о принятии служащего.
В первую запись должны быть внесены следующие сведения: порядковые номер данной записи, дата ее внесения в соответствующий документ, основное содержание записи и т.д.
Как только вся обязательная информация будет внесена, уполномоченному лицу необходимо будет проставить собственную подпись. Как правило, это делается кадровым работником, в обязанности которого входит хранение и заполнение трудовых книжек.
После подписи уполномоченного лица с содержанием внесенной записи знакомят и самого сотрудника. Если у него не имеется абсолютно никаких возражений по сведениям, которые в ней содержатся, он должен поставить свою подпись чуть ниже данной записи.
И, наконец, заключительным этапом станет включение в запись дополнительных сведений относительно документа, который стал главным основанием для создания такой записи. В большинстве случаев, таким документом будет являться ранее вынесенное распоряжение начальства.

Если говорить о наиболее распространенных ошибках, которые чаще всего встречаются во время заполнения ответственными лицами трудовых документов, к таковым можно отнести следующие:

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу

Трудоустройство к новому работодателю, безусловно, является важнейшим событием в жизни любого сотрудника. Следовательно, данное событие обязательно должно быть надлежащим образом зафиксировано в таком документе, как трудовая книжка.

Точный порядок заполнения данного документа во время трудоустройства может зависеть от двух важных факторов:

Если для сотрудника данное место работы является первым. В таком случае у него на руках трудовой книжки, как правило, вообще не имеется. Это означает, что ее должен завести работодатель. Это, в свою очередь, накладывает на него дополнительные обязательства относительно заполнения титульного листа данного документа.
Если для сотрудника данное место работы первым уже не является. В данной ситуации трудовая книжка у служащего, как правило, уже имеется. Это означает, что в обязанности работодателя будет входить только внесение записи о трудоустройстве в основную часть документа.

Внесение информации в трудовую книжку при увольнении

Увольнение сотрудника из организации также является полноценным основанием для внесения соответствующей записи в его трудовую книжку. Следует помнить, что данное правило будет распространяться абсолютно на все ситуации, вне зависимости от непосредственных причин разрыва профессиональных отношений, а также иных факторов.

Запись об увольнении вносится в документ в соответствии со стандартной схемой:

Сначала указывается порядковый номер записи, а также текущая дата, в которую она вносится.
Далее в книжку заносятся основные сведения о том, что трудовые отношения между сотрудником и его работодателем расторгаются. Здесь же обязательно нужно сделать отметку о непосредственной причине аннулирования ранее заключенного между сторонами договора.
Следующим этапом будет являться указание ссылки на главный документ, который и послужил основанием для расторжения профессиональных отношений.

В большинстве случаев, такой бумагой будет являться официальное распоряжение начальства. В приказе об увольнении также указываются основные сведения о непосредственных причинах, а также иных важных факторах.

Титульный лист трудовой книжки и особенности его заполнения

В соответствии с действующими правилами, титульный лист всегда является важной частью трудовой книжки, в которую включаются личные сведения относительно ее владельца. То есть фактически в эту часть должна быть внесена информация, которая сможет идентифицировать конкретного человека.

Заполнение листа осуществляется по следующей схеме:

Сначала в документ вносятся стандартные сведения относительно нового сотрудника. Сюда можно отнести ФИО гражданина, а также дату его рождения. Всегда следует помнить, что вся информация, указываемая в титульном листе, обязательно должна быть подтверждена соответствующими документами. Если сотрудник настаивает на том, чтобы данные были указаны просто с его слов, работодатель должен отказать ему в подобной просьбе.
Следующим этапом станет указание важных сведений относительно профессиональных навыков и специальности, которая имеется у физического лица. Эти сведения также должны быть основаны исключительно на официальной информации, которая указывается в дипломах гражданина, а также в иных соответствующих документах.
Здесь указывается и полное наименование должности, на которую принимается специалист, в соответствии со штатным расписанием, действующим в данной организации.

Итоги

Таким образом, процедура оформления трудовой книжки будет включать в себя следующие важные этапы:

Eсли речь идет о внесении записи в основную часть документа – данная процедура всегда начинается с указания наименее важных сведений.
В частности, сначала в документ вносится информация относительно порядкового номера, который присваивается очередной записи. Для этого специалист просто смотрит на номер последней внесенной информации и ставит следующую цифру. В следующем столбце ставится текущая дата, в которую данная запись заносится в документ.
Далее ответственному лицу можно приступать к указанию основной информации о непосредственных причинах, по которым данная запись вносится в документ. Следует помнить, что, если речь идет, например, об увольнении служащего, здесь обязательно нужно указать причины расторжения договора, а также ссылку на соответствующую статью ТК РФ. Помимо этого, здесь указывается дата, с которой ранее заключенное между сторонами соглашение будет являться полностью аннулированным.