Куда клеить голограмму в трудовой книжке

Для существенного уменьшения риска внесения неправомерной и ложной информации в трудовые книжки работников предприятия руководство организации может инициировать применение голограмм для такого рода документов. Место для наклейки голограмм законодательством не определяется, хотя постепенно вводится общий обычай для расположения тех или иных голограмм в трудовой книжке. Обычно первостепенно пытаются защитить ту информацию, которая по мнению руководства организации является первостепенно важной.

Под трудовой книжкой понимается документ, в котором с момента возникновения трудоспособного возраста накапливается и приумножается общий трудовой стаж гражданина, а также информация о его наградах и заслугах перед организацией-работодателем. К сожалению, ни трудовое, ни иное федеральное законодательство до сих пор не определило правила наклейки специальных защитных изображений.

Основными нормативными актами по ведению и применению трудовых книжек являются Постановления Правительства РФ № 225 и Министерства труда № 69. Даже в данных документах так и не установлены никакие правила применения защитных голограмм. Данными нормативными актами не устанавливаются сферы применения такого рода защиты и особенности ее действия, поэтому применение голограмм является только инициативой работодателя. Никаких обязательств на работодателей по внесению наклеек во все трудовые книжки граждан пока не возложено.

Генеральный директор любого предприятия может собственным распоряжением определить необходимость введения в оборот защитных голограмм для трудовых книжек сотрудников организации. При этом у руководства есть право по отмене таких распоряжений, если защитные действия не оправдают или вовсе дискредитируют себя в полном объеме. Никакой ответственности за введение или упразднение использования голограмм не предусматривается. Постановление Правительства № 225 устанавливает, что бланки трудовых книжек и вкладышей в нее обладают высоким уровнем защиты от подделок, хотя какие-то конкретные способы не указаны. С большей вероятностью высокая степень защиты заключается в использовании светоотражающих частиц, использованных на любом государственном бланке, специальное тиснение бумаги и использование государственной символики, которая видна на просвет.

Голограмма в трудовой книжке

Под голограммой понимается специальная наклейка на документ, которую невозможно удалить без остаточных следов. После попытки снять такого рода защиту на бланке остаются переливающиеся блики, избавиться от которых нельзя.

Требования к оформлению и ведению трудовых книжек устанавливаются:

• Трудовым кодексом, который регламентирует общие трудовые правоотношения, а также указывает на необходимость введения различных способов по защите персональной информации работников различных учреждений и организаций;
• Постановлением Правительства № 225, которое полностью сосредоточено на Правилах ведения, использования, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, а также на необходимости и особенностях ведения Журнала учета трудовых книжек работников организации и чистых бланков, которые еще только ждут своих владельцев.

Ни в одном из перечисленных нормативно-правовых актов не упоминается голограмма как способ защиты персональной информации работников. Тем не менее, данная «наклейка» получает все большую популярность среди предприятий и используется практически повсеместно.

Единственный нормативный акт, где упоминается такого рода защита, – Письмо ФГУП «Гознак». В данном документе устанавливаются основные рекомендации по применению голограмм в трудовых книжках. Обычно внесением защитных наклеек в трудовую занимаются либо руководители предприятия, если организация является небольшой – малый и средний бизнес, либо руководитель отдела кадров в крупных фирмах.

Куда клеить голограмму в трудовой книжке

Голограмма позволяет установить подлинность информации, отображенной в документе, поэтому использование защитных пленок в трудовых книжках – один из способов подтвердить достоверность внесенных данных. Главная положительная особенность использования голографических изображений в трудовой книжке – защита документа от подделок, так как подделать голограмму в точности по государственному стандарту невозможно.

При помощи использования голографического изображения можно обеспечить:

• достоверность подлинности подписей на проставленной странице;
• защиту от подделки документов, а равно и от внесения неправомерных данных или данных, содержащих заведомо неверную информацию;
• высокий уровень защиты от несанкционированных дополнений информации, замены отображенной информации или ее искажения.

Расположение защитной наклейки полностью зависит от преследуемой работодателем цели. Если требуется защитить информацию о трудовой деятельности работника за указанный период, то голограмма наносится на страницу с отображением трудовой деятельности, если нужна защита персональной информации – фамилии, имени, отчества, образования и прочее, - то наклейка располагается на титульном листе.

Главная особенность голограмм заключается в том, что работодатель вправе самостоятельно определить их расположение в трудовой книжке – защитные наклейки могут располагаться на любой странице в трудовой книжке, вне зависимости от ее назначения.

Законодательством не предусматривается привлечение работодателей к какой-либо ответственности за введение или упразднение применения голографической защиты трудовых книжек на предприятии, поэтому дополнительные меры для защиты кадровой документации – право работодателя, а не его прямая обязанность. Если на предприятии не используются голограммы, то это вовсе не означает, что трудовая книжка станет недействительной. Всего лишь руководство организации не желает использовать такого рода защиту.

Образец голограммы в трудовой книжке

Министерством финансов РФ установлено, что производством бланков для трудовых книжек и вкладышей в них занимается государственное унитарное предприятие «Гознак», на основании Приказа № 117н от 22.12.2003 года. Выпускаемые документы обладают повышенной степенью защиты наравне с иными документами государственного образца.

Использование голограмм в документе, который защищен по высоким государственным стандартам, не является первоочередным способом повышения защищенности, так как в этом нет необходимости. Обычно голографические изображения используются для того, чтобы защитить информацию, которая указывается на бланке государственного образца – персональные данные, данные о наградах или особенностях трудовой деятельности.

Наклеивание голограммы является лишь дополнительном способом защиты, а не особым вариантом полной защиты данных. Голографическая картинка не сотрется, не отклеится и прямо укажет, если над трудовой книжкой было совершено какое-либо воздействие.

Новые трудовые книжки с голограммой

Под голографическим изображением (голограммой) понимается трехмерное изображение, которое создается с помощью лазера. Защитные наклейки такого характера используются в каких-то сферах жизни повсеместно, а в каких-то только начинают входить в обиход.

У голографической наклейки в трудовую книжку можно выделить несколько целей:

1. Повышение имиджевого статуса предприятия, на котором используется сверхзащита персональных или иных данных работников предприятия с помощью голографических изображений.
2. Непосредственная защита информации на том или ином бумажном носителе. Прежде всего голограмма подтверждает, что перед гражданином оригинал документа, информация которого полностью соответствует действительности.

Лазерное изображение в основном используется для того, чтобы документ нельзя было подделать каким-либо образом. Воспроизвести оригинальные государственные голограммы не удавалось еще ни одному мошеннику, поэтому говорить о высокой степени защищенности информации не приходится. Приобрести голограмму в свободном доступе нельзя, получить возможность использовать голографические изображения в качестве дополнительной меры защиты трудовых книжек может только организация по специальному заказу. Каждая наклейка является подотчетной, клеить их куда захочется нельзя – только в качестве защиты информации в трудовой книжке.

На территории РФ голограмма представлена в виде двуглавого орла – государственного символа России. Использованные наклейки в трудовой подтверждают, что внесенная информация является правдой, не подлежит изменению или иному внесению правок, вся информация получена на основании соответствующих документов.

Зачем в трудовой книжке голограмма

К трудовым книжкам могут прикладываться голограммы в количестве от одной до шести штук с обязательным документом-инструкцией по их нанесению на листы трудовой. Неверно нанесенную наклейку нельзя снять, передвинуть или переместить, порой из-за ошибки приходится заменять документ полностью.

Нанесение на документ голографического изображения несет в себе несколько основных целей, каждая из которых может быть основанием для введения такого рода защиты на том или ином предприятии:

1. Гарантия подлинности. Наличие голограммы свидетельствует о том, что документ является действительным государственным образцом. Гражданин использует подлинные документы и может подтвердить фактическое приобретение трудовой книжки. Подделать голограмму невозможно, так как при ее производстве используются секретные сплавы и материалы.
2. Защита данных. Голографические наклейки могут не только подтвердить подлинность документа, но и навредить мошенничеству, если по какой-то причине у заинтересованных лиц была идея изменить какую-либо информацию. Голограмму нельзя снять, она крошится и ломается, оставляя на документе серебристые отметки взаимодействия. Исправить такие изломы нельзя.
3. Защита юридических документов. Такого рода защита может активно использоваться для защиты юридических документов от подделки или внесения изменения в них.

Голографические наклейки – отличный способ подтвердить подлинность используемой трудовой книжки, однако отсутствие такой серебристой пленки не говорит, что перед работодателем поддельная трудовая книжка. В общем и целом, только руководство организации принимает решение о введении в оборот дополнительной защиты информации.

Подведем итоги

Голографические изображения постепенно входят в жизнь россиян, однако не все осведомлены об особенностях такого рода защиты. Далеко не все подозревают, что яркие блестящие наклейки – это защитный механизм, который срабатывает дважды: первый раз - устанавливая подлинность документов, второй – не позволяя мошенникам внести какие-либо изменения в уже существующие бумаги.

Применение голограмм не ограничивается только трудовыми книжками, небольшие наклейки могут использоваться фактически везде, где фигурируют особо важные бумаги.

Прежде всего, голограммы в трудовой отвечают за подлинность внесенных данных. Как таковая защита персональной информации возможна только в том случае, если какой-либо злоумышленник попробует изменить существующую информацию или добавить в нее недостоверные факты.