Как написать объяснительную записку на работе

Объяснительная записка исполняет роль служебного документа и подчиняется правилам деловой переписки. Это означает, что она должна быть написана официальным языком, в строгом и деловом стиле. Закон не предъявляет строгих требований к форме объяснительной записке, но на практике, она пишется от руки, либо печатается на ПК. Крупные компании имеют специальные бланки объяснительных записок, которые заполняются работником в случае совершения им действий, нарушающих дисциплину труда на предприятии.

Как правильно писать объяснительную?

Если работник прогулял работу, либо не соблюдает требования по охране труда, находится в состоянии алкогольного опьянения на работе, аморально себя ведет, закон предписывает в статье 129 ТК РФ работодателю взять с сотрудника объяснение. Оно выражается в форме письменного документа – объяснительной записки. Закон не налагает на работника обязанности по написанию объяснительной записки, дает на исполнение этого документа 2 дня. Логично, что сотрудник, желающий оправдать свое поведение перед работодателем, напишет разъяснение случившемуся.

Грамотно писать записку – это задача сотрудника, так как последовательное изложение случившихся с ним событий поможет принять верное решение начальнику. По результату рассмотрения объяснений подчиненного начальник выносит решение о виновности или невиновности работника. В случае если он признает, что работник виновен, в отношении последнего применяются меры дисциплинарного взыскания: выговор, замечание, увольнение. Вот почему очень важно правильно писать объяснительную на работе. Конечно, этот процесс для каждого из сотрудников нельзя назвать приятным. Перед написанием объяснительной записки нужно сосредоточиться и успокоиться. Если требуют объяснительную на работе, то она пишется на листе формата А4.

При написании записки необходимо указать, кому она предназначена. Для этого, сверху, в правой стороне указывается наименование компании, Ф.И.О и должность начальника. Кроме того, записка в обязательном порядке должна быть подписана работником, с указанием даты ее составления. Если сотрудник предприятия решил писать объяснительную работодателю через неделю, то не стоит этого делать: никакого правового последствия этот документ уже не вызовет. Закон дает два дня на обдумывание и написание записки: дата, проставленная в тексте, уведомит работодателя о том, что работник не нарушил срок объяснения. Следовательно, он заинтересован в том, чтобы продолжать работать на предприятии или в организации.

Что можно написать в объяснительной?

В тексте документа нужно изложить причины, которые привели к тому, что сотрудник не появился на работе. Эти причины составляют содержательную часть записки. Если сотрудник не появился на работе из-за внезапного ухудшения здоровья, то нужно предъявить доказательства вызова скорой помощи или неотложки. Доказательства прилагаются к записке. В ситуацию, когда приход на работу для сотрудника невозможен по определенным причинам, может попасть и добросовестный сотрудник, за которым раньше не наблюдалось подобных действий. Доказательства, содержание объяснительной записки – все это рассматривается работодателем.

Практика показывает, что не все работодатели принимают взвешенные решения. Чтобы обезопасить себя, работнику лучше написать объяснительную записку в двух экземплярах. Один отдать секретарю руководителя, а второй – оставить себе. Но на обоих экземплярах должна стоять отметка о том, что канцелярией документ был принят. Если работодатель по факту рассмотрения записки примет решение, которое, по мнению, сотрудника ущемит его трудовые права, последний сможет обратиться за их защитой.

Этими вопросами занимаются государственные органы в пределах своей компетенции. К ним относятся:

• комиссия по трудовым спорам (сокр. КТС);
• трудовая инспекция;
• прокуратура;
• суд.

КТС создается непосредственно на предприятии, где трудится работник. Но это происходит не во всех случаях, так как закон не предъявляет требования к обязательному созданию этого органа. КТС состоит из работников и представителей начальника (50 на 50%). Предписание, выданное КТС, обладает силой исполнительного документа.

Спорное дело рассматривается в присутствии работника. Но до КТС спорную ситуацию можно и не доводить. Если работник грамотно составил объяснительную записку, убедил работодателя, что ситуация, в которую он попал, вызвана причинами уважительного характера, руководство может и не наказать подчиненного. Таким образом, целью написания объяснительной записки является убеждение работодателя в невиновности сотрудника. Конечно, такое случается не всегда. Если работник действительно виновен, то в отношении него применяется наказание. Например, трудно объяснить появление на работе в состоянии алкогольного опьянения. Но потребовать объяснение этому явлению работодатель обязан. Это говорит о том, что руководство проработало вопрос с сотрудником, наказало его по законному основанию. А объяснительная записка является основанием к увольнению либо применению более мягкого наказания.

Варианты объяснительных

Пример объяснительной записки (опоздание на работу):

«Я, Иванов Иван Иванович, опоздал 20 марта 2018 года на работу на один час в связи с тем, что поезда Таганско-Краснопресненской линии метро остановились из-за задымления, возникшего на станции метро Выхино. Был организован дополнительный транспорт в виде автобусов, но пробки на дорогах Москвы (которые отсутствуют в метро) не позволили мне прибыль на работу вовремя. Считаю, что задымление на станции Выхино явилось форс-мажором, а также причиной моего опоздания».

Пример объяснительной записки (по болезни)

«Я Сенькова Тамара Геннадьевна, не смогла выйти на работу 6 июля 2018 года из-за повышения артериального давления, спровоцированного духотой в метро и сильной давкой. В метро, на станции Арбатская мне вызвали 003. Врачи, приехав на вызов, оказали мне комплекс необходимых процедур, в том числе и сделали инъекцию, направленную на снижение давления. После того, как мне стало чуть лучше, я поднялась в город и поймала такси до дома».

Пример объяснительной записки (нарушение требований трудовой дисциплины)

«Я Генов Геннадий Геннадьевич, не пришел вовремя с обеденного перерыва, поскольку у меня внезапно разболелся желудок. Я был вынужден обратиться в медицинский пункт к медсестре, где она мне выдала закрепляющие кишечник лекарственные препараты».