Приказ на командировку

Деятельность абсолютно любой организации, будь то офис или, например, крупное предприятие, нередко бывает связана с постоянным наличием необходимости направления подчиненных в командировки. С юридической точки зрения, данное понятие представляет собой поездку служащего, которая непосредственно связана с его работой в определенной организации. То есть цели такой поездки являются исключительно служебными. При этом пункт назначения может находиться как, например, в соседнем городе, так и вообще в другом государстве.

Нахождение служащего в командировке всегда подразумевает его отсутствие на фактическом рабочем месте. Это означает, что сам факт этого отсутствия был закреплен надлежащим образом, в документальной форме. Обязанность по оформлению всех требуемых бумаг при этом возлагается именно на работодателя.

Если говорить о самом процессе оформления командировки – его основные правила, а также некоторые важные нюансы содержатся в действующих положениях трудового законодательства. Именно там можно встретить обязательное условие, а именно – оформление приказа.

Еще несколько лет назад требования к документальному оформлению командировки были более строгими. Так, например, на работодателя возлагались обязательства по оформлению иных дополнительных документов, например, маршрутного листа. Если же говорить о современных требованиях, можно отметить, что теперь главным документом является исключительно официальное распоряжение руководства.

Однако внесенные изменения еще вовсе не означают, что теперь к процедуре документального оформления командировки сотрудника можно относиться менее ответственно. Существующая статистика показывает, что регулярно работодатели совершают большое количеств ошибок и недочетов в этой процедуре. Каждый из них, в свою очередь, в будущем будет являться полноценным основанием для применения к работодателю соответствующих мер ответственности со стороны надзорных органов.

Образец приказа на командировку

Как уже было сказано выше, действующие законодательные нормы устанавливают обязательные требования в отношении оформления работодателями официальных приказов, в случае направления своих работников в служебные поездки. Если же говорить о некоторых дополнительных документах, которые также иногда оформляются в данной процедуре, к таковым можно отнести, например, служебные записки. Нередко их составляют руководители отделов или иных структурных подразделений на имя главного лица организации.

Иногда ответственными лицами организации заранее составляется целый график командировок. Чаще всего такую практику можно встретить в компаниях с многочисленным штатом сотрудников, которые постоянно направляются в служебные поездки.

Что касается приказа – его составление, в большинстве случаев, осуществляется в стандартном порядке. При этом ответственным лицом может быть использована официально утвержденная форма – Т-9 либо собственный бланк. Главное, чтобы в документ были включены все основные сведения, имеющие прямое отношение к будущей поездке сотрудника.

Как только руководителем компании принимается решение о направлении какого-либо служащего в командировку, ответственным лицам поручается составление соответствующего приказа. В большинстве случаев, такими лицами выступают представители отдела кадров – именно они занимаются подобной бумажной работой и составлением внутренних документов.

Сам процесс формирования приказа будет выглядеть следующим образом:

Сначала в документе указывается наименование организации. Делать это желательно полностью, без каких-либо сокращений. Например: «Общество с ограниченной ответственность «Берта».
Далее в приказ следует поместить сведения о самом создаваемом документе. Здесь указывается порядковый номер распоряжения, а также текущая дата его составления.
Следующим этапом станет включение в документ основных сведений о самом сотруднике, который и направляется в соответствующую поездку. Например: «Направить в командировки менеджера по продажам Малькова Ивана Игоревича, табельный номер 0980.
Далее необходимо включить в документ всю основную информацию относительно пункта назначения. Здесь указывается наименование города и организации, если сотрудник, например, направляется в другую компанию для обмена опытом.
И, наконец, заключительным этапом станет указание фактических сроков поездки. Здесь нужно отметить дату, в которую служащий отправится в пункт назначения, а также число, в которое его служебная поездка официально будет закончена.

После составления приказа отделом кадров, созданный документ отправляется руководителю учреждения для согласования. Если у него отсутствуют какие-либо замечания относительно содержания данного документа – он ставит свою визу в специально отведенном месте на приказе. Только после этого процедуру составления распоряжения можно официально считать законченной.

Приказ по форме Т-9

Приказ Т-9 представляет собой официальную форму распоряжения, которая может быть использована абсолютно любым работодателем в случае появления у него необходимости направления сотрудника в служебную поездку. Следует отметить, что данная форма может быть использована исключительно при отъезде именно одного служащего. Если же, например, работодателю нужно оформить командировку сразу на несколько его подчиненных – он сможет использовать приказ по форме Т-9а.

Что же касается самой формы приказа Т-9, можно отметить, что он представляет собой достаточно стандартный тип документа, в котором имеются многочисленные графы для внесения туда следующей информации:

Прежде всего, в приказе всегда должны иметься все необходимые сведения относительно предприятия, на котором он был создан. Для этого работодатель должен внести туда полное наименование учреждения, в соответствии с тем названием, которое было указано в распорядительных документах.
Далее ответственное лицо должно позаботиться о внесении в приказ основной информации относительно сотрудника, который в скором времени будет направлен в соответствующую поездку.
Отдельное внимание следует уделить и указанию точных сроков пребывания служащего в поездке. Дело в том, что сотрудник в этот период времени будет отсутствовать на своем рабочем месте. Это означает, что работодатель обязательно должен надлежащим образом объяснить такое отсутствие и закрепить это в документальной форме.
И, наконец, в данную форму приказа также вносится информация о том, что именно является основным источником финансирования этой поездки. Здесь работодатель может указать, например: «За счет средств учреждения» и т.д.

Особенности составления приказа на выходные дни

В соответствии с установленными требованиями, точное время нахождения подчиненного в командировке никак официально не ограничивается. Это означает, что работодатель сам вправе принимать решение о том, на какой именно срок его подчиненный должен быть направлен в служебную поездку.

Если эта поездка оказывается достаточно длительной, вполне возможно, что некоторые дни командировки попадут на официальные выходные или даже государственные праздники. В таких ситуациях сам процесс формирования официального распоряжения будет характеризоваться наличием некоторых особенных нюансов.

Как известно, привлечение сотрудника к работе в его официальный выходной день должно быть объяснено различными весомыми обстоятельствами. Именно эти обстоятельства и должны быть указаны в дополнительном приказе. Там руководителю необходимо будет объяснить, что привлечение служащего к работе в его выходной день связано с его нахождением в служебной поездке. Здесь же нужно кратко указать основные цели такой поездки, а также ее точную продолжительность.

После составления дополнительного приказа, руководитель предприятия либо иное уполномоченное лицо должно поставить на нем свою личную подпись, а также фирменную печать учреждения. Далее, с содержанием созданного документа обязательно знакомят и самого сотрудника. Если у него не имеется никаких возражений по поводу его привлечения к профессиональной деятельности в выходной день, он ставит свою подпись в положенном месте. Нередко в приказе просят также расписаться и главного бухгалтера.

Сроки составления приказа на командировку

Действующие требования в отношении составления приказов на командировку устанавливают, что в данном документе обязательно должна содержаться информация относительно сроков поездки подчиненного. При этом работодатель должен учесть и время дороги, так как оно также входит в общий период нахождения сотрудника в командировке.

Следует отметить, что иногда у сторон профессиональных отношений может возникнуть необходимость в изменении ранее установленных сроков командировки. В большинстве случаев эти сроки нужно продлить. Это может быть связано с самыми различными обстоятельствами, например, с появлением дополнительных служебных задач у сотрудника, с резким изменением планов, с переносом встреч на другой срок и т.д.

Во всех вышеуказанных ситуациях, сам факт продления времени командировки сотрудника должен быть зафиксирован в официальной форме. Для этого работодателю необходимо будет составить дополнительный приказ. В него включаются сведения о том, по каким именно обстоятельствам произошло увеличения срока пребывания подчиненного в поездке.

Командировка руководителя

Как известно, руководитель предприятия также является полноценным сотрудником, который может направляться в служебные поездки в случае появления на то причин и оснований. Более того, нередко директор отправляется в такие поездки значительно чаще, чем остальные сотрудники. Это вполне объяснимо – ведь первое лицо компании нередко сталкивается с необходимостью решения самых срочных и ответственных задач, которые нередко бывают связаны с поездками в различные города и даже страны.

Если в командировку отправляется руководитель – в обязательные требования также будет входить составление письменного распоряжения. Как правило, данный документ готовится отделом кадров. В приказ помещается вся стандартная информация, а именно:

Цель командировки.
Точное наименование должности руководителя организации, а также его ФИО и иные соответствующие сведения.
Данные относительно будущей поездки, а именно – дата ее начала и окончания.
Различные дополнительные сведения, включая, например, источник финансирования данной поездки и т.д.

После того как приказ будет готов, руководитель проверяет его и ставит собственную подпись, в случае отсутствия у него каких-либо замечаний.

Если говорить о наиболее важных ошибках, которые чаще всего встречаются в приказах на командировки, к ним можно отнести следующие:

Итоги

Во время составления приказа на командировку действовать ответственному лицу необходимо будет следующим образом:

Если говорить о форме документа, следует отметить, что здесь может быть использован стандартный бланк Т-9. При желании работодатель может разработать и утвердить собственную форму приказа.
В самом верху документа всегда указывается полное наименование организации, в котором происходит формирования данного приказа.
Далее в документ помещаются сведения относительно сотрудника, который в скором времени будет направлен в служебную поездку.
Что касается сведений о самой командировке – здесь обязательно нужно указать цели, которые преследуются сотрудником, а также точную продолжительность поездки.
И, наконец, в самый конец приказа можно поместить информацию относительно источника финансирования такой поездки, а также иные важные сведения, имеющие к ней прямое отношение. Внизу листа проставляется подпись руководителя предприятия, а также лиц, ответственных за составление данного документа.