Оплата командировки

Необходимость направления служащего в командировку может возникнуть по самым различным причинам. Наиболее распространенными из них являются: встреча с контрагентами, подписание договоров, прохождение обучения, обмен опытом и т.д. Вне зависимости от конкретных целей, с которыми сотрудник был направлен в такую поездку, сама процедура оформления командировки должна быть проведена в строгом соответствии с действующими правилами.

Положения современного трудового законодательства гласят, что во время нахождения сотрудника в служебной поездке работодатель должен позаботиться о сохранении для своего подчиненного рабочего места, а также среднего заработка.

Абсолютно любая командировка бывает связана с различными дополнительными расходами. Сюда, прежде всего, можно отнести денежные траты на транспортные услуги. Все это должно быть надлежащим образом возмещено работодателем. Именно поэтому в процедуре официального оформления служебной поездки непосредственное участие всегда принимают и сотрудники отдела бухгалтерии.

В соответствии с действующими нормами, абсолютно каждый сотрудник, который был направлен в служебную поездку своим работодателем, может претендовать на следующие выплаты:

Оплата всех дней, в которые служащий находился в своей поездке. Данный вид выплаты рассчитывается на основе такого показателя, как средний заработок служащего в этой организации.
Суточные. Эти суммы представляют собой особую выплату, которая бывает направлена на покрытие всех расходов сотрудника, при условии, что такие расходы действительно были напрямую связаны с его служебным заданием.
Дополнительное возмещение расходов. Командировка сотрудника может характеризоваться и некоторыми иными расходами, которые были им понесены. В частности, работник может задержаться на совещании и воспользоваться услугами такси и т.д. В таком случае, работодатель будет обязан предоставить своему подчиненному дополнительные компенсационные суммы. Однако данное правило будет действовать только, если подчиненным будут предъявлены все необходимые подтверждающие документы, а именно – квитанции, товарные чеки и иные соответствующие бумаги.

Оплата командировки в 2020 году

В 2020 году оплата дней, которые пришлись на командировку сотрудника, должна осуществляться в стандартном режиме, без каких-либо особенных изменений. При этом каждый руководитель должен знать о следующих важных правилах и нюансах:

Суточные выплаты выдаются на руки сотруднику в виде аванса, еще до его отправления в служебную поездку. Делать это можно только на основании ранее составленного документа, а именно – официального распоряжения руководства. Выдача аванса может быть осуществлена как в виде наличных средств на руки сотруднику, так и с помощью перевода соответствующей суммы на его банковскую карту.
Начисление заработной платы сотруднику, который находится в командировке, происходит в стандартном режиме. Главным показателем, в данном случае, будет являться средний размер заработка подчиненного за последний расчетный временной период. Последующая выплата начисленных денежных средств осуществляется по обычной схеме, в день выдачи заработной платы остальным подчиненным.

Расчет среднего заработка сотрудника, находящегося в командировке, должен быть произведен в следующем порядке:

сначала ответственным лицом определяется точный временной период, за который будет рассчитан средний заработок. В большинстве случаев, расчет осуществляется за последние 12 месяцев работы служащего в данном учреждении. Если же человек трудоустроился несколько позже, и время его работы еще не достигло вышеуказанной отметки – временной период берется по факту;
далее бухгалтер рассчитывает общую сумму дохода подчиненного за вышеуказанный временной период. Следует отметить, что, в данном случае, должны быть суммированы практически все выплаты, из которых и складывался доход физического лица. Сюда относится не только основная заработная плата, но также и различные надбавки, дополнительные выплаты в виде премий и т.д.;
следующим и заключительным этапом становится деление вышеуказанной суммы заработка на точное количество дней, которые были отработаны сотрудником в соответствующем временном периоде.

Далее, для того чтобы узнать точную сумму, которая должна быть выплачена сотруднику за все время его нахождения в командировке, необходимо умножить средний заработок на точное количество дней служебной поездки. Получившееся значение и будет представлять собой точную сумму денежных средств, которую заработает подчиненный за все время его пребывания в командировке. При этом следует учесть, что в данную сумму дней обязательно должно быть включено и то время, которое было затрачено служащим на дорогу к пункту назначения и обратно.

Правила и нюансы расчетов

Как уже было сказано выше, при направлении подчиненного в служебную поездку в обязанности работодателя будет входить установление точной суммы суточных, а также последующая выплата денежных средств, еще до отъезда служащего. Выплата суточных должна быть осуществлена абсолютно за каждый день поездки, включая и время, которое тратится служащим на дорогу. Более того, правило о выплате суточных будет распространяться и на выходные дни, а также официальные государственные праздники, если таковые выпадают на период командировки.

Отдельно следует упомянуть и о некоторых правилах в отношении установления точной суммы суточных. Прежде всего, порядок и особенности расчетов должны быть зафиксированы в официальном порядке. Для этого работодателем составляется и утверждается соответствующее внутреннее положение. В нем указываются точные суммы, на которые сотрудник сможет претендовать в случае своего нахождения в служебной поездке.

Естественно, во время выплаты сотруднику аванса на командировку работодатель не может обладать абсолютно точным представлением относительно расходов, которые будут понесены его подчиненным. Именно поэтому, во время возвращения из своей поездки подчиненный сможет претендовать на предоставление ему дополнительных компенсаций. Однако здесь нужно помнить и об одном важном условии – в прямые обязанности служащего будет входить предъявление своему работодателю всех необходимых подтверждающих документов. Если они будут отсутствовать – у руководителя появится законное право на выдачу отказа в выплатах.

Если говорить о наиболее часто встречающихся видах дополнительных расходов, которые может понести командированный сотрудник, к таковым можно отнести следующие:

Оплата выходных дней в командировке

Иногда на практике можно встретить и такие ситуации, при которых на время командировки сотрудника выпадают выходные дни. В данном случае, многих работодателей, а также их непосредственных руководителей волнуют вопросы о том, каким именно образом должно быть оплачено рабочее время подчиненного.

Сразу следует отметить, что здесь некоторые особенности и порядок оплаты непосредственно будут зависеть от конкретной ситуации. Если в свой законный выходной день сотрудник, находящийся в командировке, занимается исполнением своих профессиональных обязательств либо решает некоторые иные вопросы, непосредственно связанные с его служебной деятельностью. В таком случае, оплата может быть произведена по одному из двух вариантов:

в соответствии со средним заработком сотрудника. То есть в таком случае сотрудник получит стандартную оплату своей работы;
в соответствии с двойным тарифом. В данной ситуации, подчиненному будет выплачена двойная сумма, в соответствии с точным размером его заработка.

Конкретный метод оплаты может быть установлен работодателем самостоятельно. Для этого уполномоченным лицом должно быть вынесено соответствующее распоряжение. В нем руководитель отмечает все важные особенности и условия оплаты работы сотрудников, которые находятся в служебной поездке.

Помимо этого, каждый работодатель вправе установить и собственный вариант положенных сумм. Например, при желании руководитель может ввести единый размер компенсации, которая и будет выплачиваться каждому сотруднику. Главное, чтобы такие самостоятельные правила не нарушали законные установленные нормы и права служащих.

Оплата проживания в командировке

Если командировка сотрудника предполагает его присутствие в пункте назначения в течение нескольких дней, его работодателю необходимо решить вопрос с проживанием служащего. Кто-то из руководителей предпочитает бронировать отели для служащих, в то время как другие предпочитают немного экономить и снимать квартиры. В любом случае, обязанность по оплате жилья целиком и полностью возлагается именно на работодателя.

Как правило, оплата проживания в командировке происходит уже после того, как сотрудник вернется из пункта назначения. Это вполне объяснимо – ведь руководитель, в большинстве случаев, не сможет заранее узнать точную стоимость жилья. Именно поэтому служащему сначала может быть выдана на руки определенная сумма аванса. Что же касается оставшейся части денежных средств – они, как правило, выдаются после возвращения сотрудника. При этом в прямые обязанности подчиненного будет входить предоставление соответствующих подтверждающих документов. Таковыми могут являться различные квитанции и счета из гостиницы, товарные чеки и т.д. Если же никаких документальных подтверждений у служащего иметься не будет – работодатель вправе не оплачивать понесенные сотрудником расходы.

Оплата проезда в командировке

Транспортные услуги, безусловно, являются наиболее распространенным видом расходов, которые сотрудники несут в командировке. Причем эти расходы начинаются уже в первый день следования подчиненного в соответствующий пункт назначения. Например, до непосредственного места командировки служащий может передвигаться на электричке, поезде, автобусе и даже самолете.

Обязанности работодателя в отношении предоставления своим подчиненным компенсаций за соответствующие расходы, включая и проезд, закреплены в статье 168 ТК РФ. Там сказано, что точные суммы компенсаций обязательно должны быть подтверждены соответствующими документальными доказательствами. То есть все проездные билеты сотрудник будет обязан сохранить у себя.

Еще перед отправлением в командировку сотрудник вправе получить определенную сумму аванса. Точный размер такой выплаты может быть установлен локальным актом учреждения. Остальная же часть оставшихся денежных средств может быть выплачена физического лицу уже после его возвращения из служебной поездки. Для этого подчиненный составляет небольшой финансовый отчет и сдает все имеющиеся у него документы в отдел бухгалтерии.

Итоги

Таким образом, процедура выплаты сотруднику денежных средств за его командировку будет включать в себя следующие этапы:

Для начала работодатель определяет сумму аванса и производит ее выплату подчиненному, который скоро будет направлен в служебную поездку. Точная сумма аванса может быть определена работодателем самостоятельно. При этом директор должен учесть дальность поездки, количество дней пребывания сотрудника в ней, приблизительные цены на жилье и т.д.
Оставшаяся часть денежных средств выплачивается подчиненному уже после его возвращения. При этом работодателю должны быть представлены все требуемые документы. Сюда, прежде всего, можно отнести различные транспортные билеты, квитанции об аренде гостиничного номера и т.д. Следует помнить, что оплата расходов может быть осуществлена только в том случае, если эти расходы будут надлежащим образом подтверждены подчиненным.
Суточные выплаты рассчитываются в соответствии с установленными правилами. При этом важным значением будет обладать тот факт, куда именно направляется сотрудник – за границу либо в один из городов нашего государства.