Командировочные расходы: проводки

Наверное каждый сотрудник хотя бы один раз за всю свою профессиональную деятельность сталкивался с необходимостью направления в командировку. С юридической точки зрения, данное понятие означает поездку в другой пункт назначения исключительно с рабочими целями. Как показывает существующая практика, данные цели могут быть самыми разными. Наиболее распространенными из них являются: участие в различных собраниях или семинарах, подписание важного договора с заказчиками, оформление иных требуемых документов и т.д.

Вне зависимости от конкретных целей, сама процедура направления сотрудника в служебную поездку должна проходить в строгом соответствии с установленными правилами. В частности, на работодателя, в данном случае, накладываются обязательства относительно составления соответствующего приказа, а также иных требуемых документов. Более того, именно руководитель будет обязан в будущем возместить все расходы служащему, которые были потрачены им на служебную поездку.

Что касается обязательств подчиненного, к ним можно отнести следующие:

исполнение основных целей, которые были поставлены ему работодателем. Безусловно, нахождение сотрудника в командировке должно сопровождаться выполнением всех ранее поставленных профессиональных задач. В противном случае, со стороны работодателя обязательно будут предъявлены соответствующие претензии;
сбор всех необходимых документов, основной задачей которых является подтверждение произведенных сотрудником расходов. Для того чтобы в будущем получить положенные компенсации, служащий должен, прежде всего, доказать сам факт растраты определенной суммы денежных средств на командировку. Для этого он должен собирать все документальные подтверждения, включая, например, билеты на общественный транспорт, квитанции из гостиницы за аренду номера и т.д. Как только служащий вернется на место своей работы, он должен будет представить работодателю полноценный финансовый отчет. Именно на основании данного отчета руководитель произведет необходимую оплату и выдачу положенных компенсаций.

Что же касается других обязанностей работодателя, в их список входит также и осуществление грамотного учета понесенных командировочных расходов. Это означает, что все денежные средства, которые были затрачены на предоставление положенных компенсаций, должны быть строго учтены с бухгалтерской точки зрения.

Порядок учета расходов на командировку и особенности их оформления

Многие компании, включая как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей, достаточно часто сталкиваются с необходимостью направления своих подчиненных в служебные поездки. Положения действующего трудового законодательства, а именно – статья 161 ТК РФ, признают подобные поездки командировками.

Оформление такой поездки всегда должно происходить в официальной форме, с составлением уполномоченным лицом всех необходимых документов. Следует отметить, что во время отъезда сотрудника, у работодателя не будет иметься законного права на осуществление его увольнения в одностороннем порядке. Данное правило будет действовать даже в случае появления у руководителя различных оснований для увольнения. Ему все равно сначала придется дождаться возвращения подчиненного из поездки.

Для того чтобы надлежащим образом оформить производственные издержки, непосредственно связанные с командировкой служащего, уполномоченному лицу предприятия нужно будет произвести определенные действия. В большинстве случаев, такие обязательства возлагаются на представителей отдела бухгалтерии.

Всю процедуру учета денежных средств условно можно разделить на два основных этапа:

Осуществление предварительного расчета и последующая выдача сотруднику определенной денежной суммы для командировки. Естественно, сумма будущих затрат подчиненного может быть рассчитана только приблизительно. После окончания поездки, в случае остатка определенной части денежных средств, служащий будет обязан осуществить их возврат назад предприятию.
Проверка и последующее утверждение официального авансового отчета подчиненного, уже после его возвращения на предприятие. Как уже было сказано выше, сотрудник, во время своего нахождения в командировке, обязан осуществлять сбор необходимых документов, способных подтвердить факт произведенных денежных расходов. Все эти документы впоследствии формируются в официальный отчет, который сдается в отдел бухгалтерии.

Особенности учета заграничных командировок

Заграничные командировки также представляют собой поездки служащих в различные пункты назначения, но с пересечением территории нашего государства. В основном, оформление такого вида командировок будет осуществляться в стандартном порядке. Если же говорить об основных отличиях, к таковым можно отнести следующие:

к данным командировкам могут быть добавлены различные дополнительные виды расходов. Сюда, прежде всего, можно отнести денежные траты на оформление заграничного паспорта либо визы, а также на получение иных документов, которые потребуются для того, чтобы попасть на территорию другой страны;
в случае направления подчиненного на территорию другой страны, должен быть увеличен и максимальный лимит его суточных выплат. Так, стандартная сумма на один день пребывания подчиненного в командировке, в таком случае, составит 2500 рублей.

Следует отметить, что в конкретном учреждении могут быть установлены и иные дополнительные правила относительно процедуры направления своих подчиненных в служебные поездки. Главное, чтобы ни одно из таких правил не противоречило установленным законодательным требованиям.

Например, при наличии такого желания, работодатель может установить для своих сотрудников повышенный размер суточных во время нахождения в командировках. В таком случае, точный размер выплат, а также иные важные нюансы, должны быть закреплены уполномоченным лицом в официальном порядке.

Для этого работодатель издает отдельное положение, в которое вносится вся важная информация. После принятия такого положения, с его содержанием, в обязательном порядке, должен быть ознакомлен абсолютно каждый служащий. Сам факт ознакомления желательно подтвердить личной подписью подчиненного в положенном месте, для того чтобы избежать возможных проблем и появления споров в будущем.

Если говорить о законодательном регулировании командировок, оно может быть осуществлено с помощью следующих нормативно-правовых актов:

Учет расходов при УСН

В том случае, если организация использует упрощенную систему налогообложения, с ее руководителя все равно не снимаются обязательства относительно надлежащего оформления командировок для своих сотрудников. Однако во время обязательного возмещения расходов руководитель такой организации будет вправе уменьшить количество доходов для последующего налогообложения. Единственным условием, в данном случае, будет выступать тот факт, что все произведенные расходы обязательно должны быть подтверждены в документальной форме.

Отдельно следует упомянуть и о таком важном нюансе, как дата признания расходов. Так как их расчет, в случае использования упрощенной системы, ведется с помощью кассового метода, датой признания данных расходов нужно будет считать день официального принятия и утверждения авансового отчета, который был сдан сотрудником.

Помимо этого, необходимо рассмотреть и такие ситуации, при которых компания будет обязана возместить сотруднику определенную часть денежных средств, уже после его возвращения из командировки. В таком случае, непосредственной датой расходов будет считаться день, в который эти денежные средства были изъяты из кассы учреждения.

И, наконец, необходимо отметить еще один важнейший нюанс. Дело в том, что работодатель, выступающий в роли индивидуального предпринимателя, не сможет учесть собственные расходы, даже если все они были направлены исключительно на служебную поездку. В соответствии с установленными требованиями, командировка может быть осуществлена исключительно по непосредственному приказу руководителя. У предпринимателя же, как известно, такого руководителя не имеется.

Отражение расходов и бухгалтерский учет

Как уже было сказано выше, абсолютно все расходы, непосредственно связанные с командировками сотрудников, должны быть надлежащим образом отражены в соответствующих бухгалтерских документах.

Прежде всего, ответственным лицом должен быть проверен произведенный расчет суточных. В случае наличия каких-либо ошибок или недочетов – все они должны быть исправлены. В противном случае, такие ошибки обязательно будут обнаружены уполномоченной инстанцией во время осуществления проверок. Это, в свою очередь, может стать полноценным основанием для последующего наложения на фирму определенного взыскания.

В том случае, если у сотрудника отсутствуют документы, способы подтвердить понесенные им расходы, в качестве доказательства может быть использован официальный документ от принимающей стороны. Он может быть оформлен в виде служебной записки от представителя той организации, в которую был направлен подчиненный во время его командировки.

Бухгалтерские проводки

Фиксирование факта выдачи сотруднику на руки определенных денежных сумм, а также иных важных действий, непосредственно связанных со служебной командировкой, осуществляется с помощью указания соответствующих бухгалтерских проводок, например:

если речь идет о дне выдачи сотруднику на руки определенных денежных сумм на будущие командировочные расходы, проводка будет выглядеть следующим образом: ДТ 71 КТ 50,51;
если же авансовый отчет уже был утвержден уполномоченным лицом, созданные проводки будут выглядеть следующим образом: ДТ 19 КТ 71 – данная проводка включает в себя приобретение проездных билетов и т.д.;
и, наконец, в конце месяца ответственным лицом должна быть создана следующая проводка: ДТ 70 КТ 68. Она означает, что с определенного лимита, который превышает максимальную сумму суточных выплат, был вычтен установленный налог.

Итоги

Таким образом, абсолютно все затраты подчиненных, непосредственно связанные со служебными поездками, должны быть надлежащим образом учтены работодателем. При этом каждому начальнику необходимо знать о следующих важных нюансах:

Денежные средства могут выдаваться сотруднику как до, так и после его командировки. Данный вопрос можно обсудить заранее, еще до отправления подчиненного в служебную поездку.
Следует обратить отдельное внимание на такой вид служебных поездок, как заграничные командировки. В основном, они будут отличаться от обычных тем, что в их отношении нужно быть готовым к дополнительным расходам. Сюда можно отнести, например, денежные траты на оформление загранпаспорта, если таковой отсутствует у подчиненного, а также иные расходы, идущие на получение требующихся документов.
После возвращения из командировки сотрудник будет обязан представить полный отчет. Более того, к нему обязательно должны быть приложены и иные документы, способные подтвердить совершенные траты. К таковым можно отнести, например, сохраненные билеты на общественный транспорт, счета из гостиницы за проживание там сотрудника, квитанции за аренду помещения, для проведения там переговоров, билеты из такси и т.д.
Фиксирование понесенных командировочных расходов работодателем всегда должно осуществляться с помощью их отражения в различных бухгалтерских документах. Для этого ответственным лицом, чаще всего – сотрудником отдела бухгалтерии, в отчетные документы вносятся соответствующие проводки. Все они должны быть подкреплены необходимыми документами.