Командировочные расходы

Работодатель имеет право направлять своих сотрудников в служебные поездки в другую местность. Для этого он должен оформить ряд документов, выдать некую сумму средств или компенсировать расходы.

Направляя работника в другую местность для выполнения служебных обязанностей, работодатель должен понимать, что он доставляет своему сотруднику некий дискомфорт, который должен быть оплачен. Это называется суточные. Они выплачиваются помимо заработной платы.

Также работодатель должен предусмотреть следующие нюансы:

где работник будет проживать. Нужно заранее промониторить гостиницы, мотели или хостелы. Жильё должно соответствовать всем нормам и быть пригодным для проживания человека. Можно снять квартиру, частный дом или часть этих помещений. Необходимо заключить договора аренды или собрать чеки;
как он будет добираться. На усмотрение начальства работник может добираться до места назначения любым транспортном, в том числе и личным. Стоимость поездки должна быть оплачена, исходя из минимальных расходов. Например, ехать нужно поездом. Компенсации подлежит билет эконом-класса. Если работник решит ехать повышенным классом, разницу ему придётся доплатить из своего кармана;
иные расходы. Сотрудник должен есть, ездить на общественном транспорте и прочее. Этот момент нужно обязательно продумать.

Командировочные расходы в 2018 году

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель обязан ему компенсировать следующие расходы:

выплатить заработную плату. Дни отсутствия на рабочем месте, по причине нахождения в служебной поездке, не являются основанием для неначисления заработной платы. Они должны быть оплачены, но в соответствии со среднедневным заработком этого работника;
оплатить проезд до места назначения и обратно. Заранее обговаривается, каким видом транспорта командированный будет добираться. Работодатель либо сам покупает билеты, либо компенсирует работнику по факту приобретения;
жильё. В другой местности работник должен где-то жить. Это может быть квартира, гостиница или иное место, подходящее для временного проживания;
суточные. Это расходы, которые работник может дополнительно понести в командировке. Исключением являются случаи, когда поездка в другую местность, с целью выполнения своих служебных обязанностей, составляет один день, или работник имеет возможность возвращаться каждый день домой;
иные расходы, которые могут быть понесены работником после согласования с начальством. Например, расходы на ведение переговоров (закупка оборудования, аренда специального зала или прочее), оформление визы, такси и прочее.

Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН. Командированному выдаётся с собой некая сумма денежных средств для осуществления этих расходов. Когда он вернётся, ему нужно будет заполнить авансовый отчёт по форме АО-1. В нём необходимо расписать все расходы постатейно и приложить подтверждающие документы. Бухгалтер самостоятельно сделает расчёт и произведёт доплату, или же примет излишек средств в кассу.

Командировочные суточные расходы

В ТК РФ не прописан минимальный размер суточных расходов, которые должен оплатить работодатель. Всё зависит от характера поездки и выполняемых работ. Однако они должны быть закреплены в локальном нормативном акте. Чаще всего, это положение о командировках. Но есть нюанс, который нужно учитывать, и он прописан в НК РФ. Здесь сказано, что если работодатель будет платить сверх установленной в этом законе суммы, то он должен будет исчислять НДЛФ.

Суммы установлены как для поездок по России, так и для поездок за рубеж:

700 рублей в сутки при осуществлении служебных поездок в пределах России;
2 500 рублей в сутки при осуществлении служебных поездок за рубеж.

Эти нормы прописаны в абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ.

Суточные выплачиваются перед командировкой, исходя из точного количества дней отсутствия работника на рабочем месте. В законе точно не прописано, когда нужно выдать аванс, но точно до отъезда работника.

Когда начальство планирует отправить своего сотрудника в служебную поездку, оно оформляет кадровые документы, в том числе и приказ, и удостоверение (на усмотрение администрации). В этих документах прописывается примерное количество дней поездки.

Если работник вернётся раньше, он должен будет сдать излишек средств в кассу предприятия. Если же будет необходимость задержаться, после согласования с работодателем недостающие средства могут быть перечислены ему на зарплатную банковскую карту.

Если работодатель вовремя не выплатит своему работнику аванс в виде суточных и прочих расходов, последний имеет право отказаться от поездки. Это не будет считаться нарушением закона. Привлечь к ответственности за отказ начальство не имеет права.

Нормы командировочных расходов

Каждый работодатель имеет право самостоятельно установить нормы расходов в командировках. Эти нюансы он должен прописать в локальном нормативном акте. Чаще всего, это положение о командировках.

Как правило, администрация работодателя придерживается тех норм, которые прописаны в НК РФ:

700 рублей в сутки при поездках в пределах России;
2 500 рублей в сутки при командировке за границу.

Связано это с тем, что бухгалтеру нужно будет меньше вести учёт относительно каждой поездки. При превышении норм, прописанных в НК РФ, нужно будет исчислять, удерживать и уплачивать подоходный налог в бюджет. А это заполнение и оформление дополнительных бухгалтерских отчётов и документов. В частности, нужно будет заполнять форму 6-НДФЛ по каждому превышению.

Поэтому стараются придерживаться этих норм. Но если обстоятельства не позволяют этого сделать, то можно издать приказ на выплату больших сумм, а принятое решение закрепить в положении о командировках. Этим распоряжением можно установить любую сумму суточных, закон не даёт максимальных ограничений. Например, при уплате в сутки 1 000 рублей, с 300 нужно будет взимать 13% налога. Несколько иное положение в бюджетных организациях. Так как они финансируются из бюджета, то государство имеет право диктовать и ограничивать размер суточных при командировках.

Согласно Постановлению Правительства РФ № 729, происходит регулирование начисления всех командировочных выплат. В этом документе также предписана фиксированная величина начислений по суточным расходам для поездок по территории России. На 2018 год размер средних суточных на каждого сотрудника составляет 100 рублей. Регулируется этот процесс Постановлением Правительства РФ № 812. К этому документу есть специальное приложение, регулирующее выплаты в соответствии с расчетом по каждой стране.

Минимальный срок служебной поездки не регулируется законодательно. Установлен лишь верхний предел – не более 40 календарных дней для одной поездки. Поэтому командировка может быть и однодневной. Как только сотрудник вернётся на своё рабочее место, он должен отчитаться перед начальством о проделанной им работе.

Точно также, как и при длительных командировках, работодатель должен возместить работнику все расходы – на питание и проезд. Но они должны быть заранее согласованы. Возмещение производится либо по чекам, либо по иным платёжным документам.

Согласно действующему законодательству, во время однодневной поездки выплата суточных не производится. Но закон не запрещает работодателю оплатить своему сотруднику однодневную поездку в пределах определённой фиксированной суммы. Заработная плата за этот день начисляется в обычном порядке.

Командировочные расходы и проводки

Размер командировочных расходов

Он может быть любой, на усмотрение начальства предприятия. Но согласно нормам НК РФ, если платить на сутки отсутствия больше прописанной суммы, то нужно будет исчислять и платить НДЛФ в бюджет.

В НК РФ прописано, что такие доходы, как суточные командировочные расходы, не облагаются подоходным налогом, если их размер не превышает:

700 рублей в сутки при осуществлении служебных поездок в пределах России;
2 500 рублей в сутки при осуществлении служебных поездок за пределы России.

Оплата командировочных расходов

Аванс на командировку должен быть выплачен заранее. Но в законе не сказано, когда именно это нужно сделать. Оплата суточных производится так:

работодатель устанавливает продолжительность командировки;
издаётся соответствующий приказ;
на основании приказа и положения о командировке, в котором прописан размер суточных, бухгалтер производит расчёт;
работнику выплачивается аванс.

Когда именно это нужно сделать – не указано, но не позднее дня отъезда. Если начальство не выдаст аванс, сотрудник имеет право оказаться от поездки. Это не будет являться нарушением.

Также работнику должен быть выдан аванс на иные расходы:

аренду жилья;
оплату номера в гостинице, мотеле, хостеле;
оплату проезда по населённому пункту от места проживания до места работы;
иные траты, которые предварительно согласовываются с начальством.

Когда командированный вернётся на родное место работы, он должен будет отчитаться не только о проделанной работе, но и за потраченные деньги. Отчитываться не нужно только за суточные.

Придя в бухгалтерию, он получит на руки бланк авансового отчёта по форме АО-1. Его нужно будет заполнить построчно, отразив каждую трату, произведённую в поездке. Каждая статья расходов должна быть подтверждена документами, например:

проездными – на поезд, самолёт, автобус;
чеками, квитанциями за бензин;
платёжными документами за гостиницу;
договором о найме жилого помещения – договор аренды квартиры, комнаты в квартире, дома или его части;
штампами в заграничном паспорте;
служебной запиской;
иными документами.

Все они должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством, то есть содержать печати, штампы, сведения о продавце, о перевозчике и прочее. Эти документы являются основанием для учёта произведённых расходов в рамках налогообложения прибыли или уплаты единого «упрощённого» налога.

Эти расходы могут снизить налоговую базу. Но если документы будут оформлены неверно, налоговые инспекторы, при осуществлении налоговой проверки, могут их не зачесть. Тогда работодателю насчитают доплату налога, а также выпишут штраф и пени за несвоевременную уплату.

Итоги

Работодатель имеет право отправить своего работника или нескольких сотрудников в служебную поездку. Но это право он должен закрепить в локальном нормативном акте.

Все расходы, которые понесёт работник в служебной поездке, должны быть возмещены работодателем. К ним относятся:

расходы на проезд до места работы в другой местности и обратно, домой;
расходы на жильё. Должно быть заранее обговорено, где будет жить командированный – в арендованной квартире/комнате, в гостинице, в мотеле или хостеле;
представительские расходы. Если командированному предстоит вести переговоры от лица работодателя, заключать контракт, ему предстоят некоторые траты. После согласования с администрацией они должны быть возвращены.

Не стоит забывать о заработной плате! Все дни отсутствия на рабочем месте должны быть оплачены в соответствии со средним заработком. Работник может отказаться уезжать, если работодатель не выдал аванс. Сделать это можно в любое время, но до начала поездки. Отказ не является нарушением.

По возвращению работник должен отчитаться о потраченных средствах. Бухгалтер самостоятельно произведёт расчёт потраченных денег, опираясь на предоставленные документы. Излишек средств должен быть возвращён в кассу предприятия, а недостаток выплачен работнику.

Оплата командировочных может производиться:

наличными средствами через кассу предприятия;
на банковскую карту сотрудника.

Если работник потратил сверх выданного ранее аванса, то работодатель должен произвести компенсацию. Она должна быть выплачена в тот же день, когда произошло начисление.