Командировка за свой счет

Служебные поездки уже достаточно давно являются неотъемлемой частью многих видов профессиональной деятельности. В ходе такой поездки, сотрудник покидает свое рабочее место и отправляется в другой город, либо иной населенный пункт, для выполнения различных профессиональных задач. Работодатель, в свою очередь, во время нахождения подчиненного в командировке, будет обязан обеспечить сохранение рабочего места служащего, а также его среднего размера заработка.

Процедура предоставления командировок в нашей стране регламентируется действующими законодательными нормами. Основной из них, безусловно, будет являться Трудовой Кодекс РФ. Помимо этого, отдельные важные положения по данному вопросу могут регулироваться и локальными актами, разработанными и утвержденными внутри конкретного предприятия. Главное, чтобы содержание таких локальных актов не противоречило установленным правилам и существующему порядку.

Например, внутри предприятия могут быть установлены:

повышенный размер суточных. Они представляют собой особую выплату, на которую может претендовать сотрудник, в качестве компенсации расходов во время командировки;
возможность раннего бронирования гостиничных номеров за счет работодателя;
предоставление компенсации для дополнительных расходов на такси;
более удобный порядок получения служащим компенсации, после предоставления всех необходимых подтверждающих документов работодателю.

Нормами действующего законодательства также было установлено и весьма важное правило относительно обязательств работодателя в отношении предоставления сотруднику соответствующей компенсации за командировку. Важным нюансом здесь будет являться тот факт, что такая компенсация должна быть представлена служащему еще до его направления в служебную поездку.

Следовательно, если сотрудник уже был ознакомлен с составленным на его имя приказом о командировке, однако ему до сих пор не выдан аванс, у подчиненного будет иметься законное право на то, чтобы отказаться от служебной поездки.

Однако в вышеуказанном правиле имеются и некоторые исключения. В частности, речь идет об особых ситуациях, при которых необходимость в направлении служащего в командировку появилась достаточно неожиданно, например, в самом конце рабочего дня. В подобных ситуациях, у работодателя может просто не иметься времени для того, чтобы произвести оплату, а также оформление требуемых документов. В таком случае, сотрудник, в качестве исключения, может быть направлен в командировку за собственный счет.

Командировка за счет принимающей стороны

Иногда в процедуре направления сотрудника в служебную поездку будет иметься и принимающая сторона. В частности, работник, например, может быть отправлен в другую похожую организацию, с целью обмена опытом или получения новых знаний. В таком случае, принимающая сторона может стать спонсором организованной поездки. Однако, в подобной ситуации, работодатель должен заранее позаботиться о грамотном оформлении такой командировки. Прежде всего, необходимо помнить, что непосредственный руководитель сотрудника все равно не может быть избавлен от своих обязательств в отношении начисления и выплаты суточных.

Если командировка будет происходить за счет принимающей стороны, работодателю, прежде всего, необходимо позаботиться о подготовке следующих важных документов:

Специального договора, который заключается между двум компаниями – той, в которой работает сотрудник, а также той, в которую он направляется в командировку.
Приказа о командировке. Он является стандартным документом, который обязательно должен быть оформлен перед каждой служебной поездкой подчиненного, вне зависимости от длительности такой поездки, пункта назначения, а также иных дополнительных факторов.

Специальный договор должен быть заключен между компаниями для официального установления и подтверждения всех важных нюансов. В частности, в таком документе обязательно должен содержаться пункт о том, что принимающая сторона добровольно принимает на себя все обязательства по оплате такой поездки. Помимо этого, в договор могут быть включены и любые иные пункты, которые имеют прямое отношение к будущей командировке подчиненного.

Важным нюансом также будет являться и тот факт, что в вышеуказанном договоре обязательно нужно перечислить точные расходы, которая принимающая сторона берет на себя. Это следует сделать для того, чтобы избежать возможных споров и претензий в будущем. К основным видам расходов можно отнести следующие:

Затраты на проезд к месту выполнения профессиональных задач, и обратно. Это могут быть билеты на железнодорожный транспорт и даже на самолет.
Затраты на проживания. Сюда можно отнести оплату гостиничного номера, аренду частной квартиры и т.д.

Командировка за счет средств сотрудника

Командировка представляет собой служебную поездку, оформление которой должно осуществляться работодателем в строгом соответствии с действующими положениями трудового законодательства. Эти положения устанавливают, что в прямые обязанности руководителя будет входить выплата своему подчиненному аванса. Он представляет собой определенную денежную сумму, которая идет на покрытие будущих командировочных расходов. К наиболее распространенным из них можно отнести оплату транспортных услуг, проживания и т.д.

Направление сотрудника в служебную поездку за счет его собственных денежных средств законодательством не предусмотрено. Однако на практике иногда случаются и такие ситуации, при которых работодатель сам просит своего подчиненного оплатить свои расходы, непосредственно связанные со служебной поездкой. Сразу следует отметить, что, в случае поступления такого предложения, у сотрудника будут иметься все необходимые основания для того, чтобы предъявить официальные претензии на имя своего работодателя.

Иногда, при появлении срочной необходимости в отправку сотрудника в командировку за свой счет, работодатель использует следующие дополнительные методы:

Отправка подчиненного в отпуск за свой счет. Фактически, данный метод заключается в следующем: сотрудника просят написать заявление о предоставлении ему отпускного периода без оплаты. Во время действия данного документа, служащий, на самом деле, решает профессиональные вопросы в служебной командировке. Безусловно, такой метод является максимально выгодным для руководителя – ему не нужно начислять подчиненному суточные. Более того, у него пропадает необходимость даже в оплате времени нахождения подчиненного в оформленном отпуске.
Составление служащим заявления о том, что он сам берет на себя обязанности по компенсации расходов, непосредственно связанных со служебной поездкой. Нередко на основании такого заявления сотрудника, работодателем составляется дополнительный приказ. Подобные действия директора также являются грубой ошибкой. Они противоречат существующим нормам, а также нарушают законные права подчиненного.

Счет-фактура на командировку

С точки зрения действующих законодательных норм, компенсация, которая выдается сотруднику за понесенные в командировке расходы, является полноценным объектом налогообложения. Это означает, что данный вид денежной выплаты облагается НДС.

Как известно, для предоставления сотруднику положенной ему компенсации, в обязанности подчиненного будет входить сдача своему работодателю всех необходимых подтверждающих документов. К основным из них можно отнести различные чеки, квитанции и иные бумаги, способные подтвердить факт оплаты представленных услуг. В некоторых случаях, услуги фиксируются и в таком документе, как счет-фактура. Она представляет собой особую бумагу, которая включает в себя следующие основные сведения: назначение оказанных услуг, дата их предоставления, а также точная стоимость.

В дальнейшем, именно счет-фактура будет являться главным документом для осуществления работодателем всех необходимых налоговых операций и отчислений.

Счет-аванс на командировку

Командировочный аванс представляет собой определенную сумму денежных средств, которая выдается на руки подчиненному, отправляющемуся в служебную поездку. Следует отметить, что эти средства, в обязательном порядке, должны быть выданы сотруднику еще до официального начала его командировки.

В действующих нормах не содержится точных формул и принципов, на которых строился бы расчет авансовых сумм. Следовательно, каждый работодатель вправе использовать собственную систему для получения итогового значения. В большинстве случаев, во внимание принимается такой важный фактор, как длительность и дальность поездки. Чем больше дней сотрудник проведет в командировке – тем более существенная сумма должна быть выплачена ему в виде аванса. Каждый работодатель вправе разработать и утвердить положение о командировках внутри организации. В данный документ могут быть внесены все необходимые сведения о том, по какому именно принципу происходит расчет суточных, какие факторы должны быть учтены здесь прежде всего и т.д.

При желании, работодатель вправе установить фиксированную сумму суточных, которая будет выплачиваться сотрудникам, вне зависимости от конкретного места командировки, а также от иных факторов. Однако здесь необходимо помнить, что ни один пункт такого положения не должен противоречить действующим нормам трудового законодательства.

Сам факт выдачи аванса сотруднику должен быть зафиксирован надлежащим образом. Для этого сотрудником бухгалтерии оформляются все необходимые документы. К основным из них можно отнести специальный счет, в котором указывается соответствующая бухгалтерская проводка, точная сумма аванса, а также иные стандартные сведения. Денежные средства могут быть выданы подчиненному двумя основными способами:

На руки. Данный способ применяется в том случае, если стандартную заработную плату, а также иные выплаты, сотрудники получают по этому же принципу.
С помощью перечисления на банковскую карту подчиненного. Такой вариант достаточно удобно применять в том случае, если зарплата и другие выплаты приходят сотрудникам на их действующие карты.

Помимо стандартного аванса, работодателю нужно быть готовым к необходимости выплаты дополнительной суммы. Такая необходимость может возникнуть уже после того, как сотрудник вернется из своей служебной поездке. Дело в том, что там он может столкнуться с различными дополнительными расходами, которые не были учтены работодателем, во время утверждения окончательной суммы аванса. В таком случае, сотруднику нужно будет представить все необходимые документы, которые смогут подтвердить действительно превышение расходов. После проверки представленных доказательств, работодателем выносится решение о начислении дополнительной суммы компенсации.

Итоги

Таким образом, оформление командировки за счет сотрудника является грубым нарушением со стороны работодателя. В таком случае, действовать подчиненному необходимо следующим образом:

Прежде всего, нужно сказать руководителю о том, что его действия являются незаконными и нарушают полноценные права служащего.
Если директор использует другие способы, например, просит подчиненного написать заявление о предоставлении ему отпуска за собственный счет, не нужно соглашаться исполнять просьбу работодателя.
Если устные разговоры не приносят необходимых результатов, у сотрудника будет иметься законное право на предъявление официальных, письменных претензий. Для этого можно составить отдельное обращение на имя руководителя организации. Если же работодатель никаких не отреагировал на подобные претензии, единственным вариантом может стать обращение в такие организации, как Трудовая инспекция, либо судебное учреждение.