Командировка за границу, выплаты и суточные в 2021-2022 году

Наверное каждый сотрудник в нашей стране сталкивался с таким понятием, как командировка. С юридической точки зрения, она представляет собой поездку служащего в другой город или даже государство, с целью выполнения исключительно его служебных обязанностей. Действующие нормы устанавливают, что инициатором отправки служащего в командировку всегда выступает директор организации, в которой он работает, либо иное физическое лицо, обладающее всеми необходимыми полномочиями.

Современные правила устанавливают определенные требования в отношении направления сотрудника в командировку. Особые нормы действуют также и при служебных поездках, которые связаны с пересечением границы нашего государства.

Особые требования устанавливаются в отношении материального содержания сотрудника, находящегося в командировке. В соответствии с действующими нормами, обязанность по такому содержанию целиком и полностью возлагается именно на работодателя. Исполняет он данную обязанность с помощью начисления подчиненному специальных выплат, именуемых суточными. Фактически они представляют собой определенную денежную сумму, которая идет на погашение всех расходов служащего, непосредственно связанных с его служебной поездкой.

Кого можно отправить в командировку

Современные законодательные нормы устанавливают целый перечень особых категорий сотрудников, которые не могут быть направлены в служебные поездки ни при каких обстоятельствах. К таким служащим можно отнести:

женщин, ожидающих появления ребенка;
сотрудников, возраст которых еще не достиг совершеннолетней отметки. Исключением будут являться лишь работники, задействованные в сфере искусства и кинематографии, а также в цирке, спорте и т.д.;
работников, которые исполняют свои обязанности в данной организации на основании ранее заключенного ученического договора;
сотрудников, у которых имеется инвалидность в связи с особым состоянием здоровья. Исключением здесь будут являться ситуации, при которых командировка не будет противоречить действующей программе реабилитации физического лица;
работников, которые являются официальными кандидатами, на время проведения выборов.

Помимо этого, современными законодательными нормами устанавливается и дополнительный перечень особых категорий сотрудников, которые, при необходимости, все же могут быть направлены в командировку. Однако перед этим руководитель будет обязан получить у них официальное согласие. К таким сотрудникам можно отнести:

женщин, у которых имеется один ребенок либо несколько детей, в возрасте до 3 лет;
матерей или отцов, воспитывающих ребенка в одиночку, при условии, что возраст ребенка еще не достиг 5 лет;
сотрудников, занимающихся воспитанием ребенка с инвалидностью;
работников, которые осуществляют постоянный уход за больным родственником.

Если одного из вышеуказанных служащих необходимо будет направить в командировку, работодателю, еще перед составлением официального приказа, необходимо будет заручиться личным согласием от служащего. Более того, это согласие должно быть выражено в письменной форме. Только в этом случае у руководителя будет иметься подтверждение того факта, что его действия полностью соответствовали установленным нормам и не противоречили им.

Если же сотрудник, относящейся к вышеуказанной категории служащих, не захочет ехать в командировку, он будет обладать законным правом на выдачу официального отказа своему работодателю. Директор, в свою очередь, не сможет предъявить никаких претензий в адрес служащего.

Выплата суточных за заграничную командировку

Для того чтобы усвоить порядок и особенности начисления суточных, сначала необходимо определиться со значением данного понятия. Фактически суточные выплаты представляют собой компенсацию, которая выплачивается сотруднику за расходы, понесенные в командировке. Многие сотрудники полагают, что основным назначением суточных выплат является оплата служащему еды в командировке, однако это вовсе не так. Если говорить о главной цели начисления данной выплаты, здесь, безусловно, можно выделить компенсацию за проезд сотрудника до пункта назначения и обратно. Дополнительным назначением суточных также является и компенсация за расходы на проживание – аренду квартиры, снятие гостиничного номера и т.д.

Что же касается точного размера суточных – здесь директор компании может устанавливать наиболее оптимальные, по его мнению, суммы самостоятельно. Более того, размер суточных может быть как одинаковым для всех сотрудников, так и несколько различаться, например, в зависимости от конкретной должности служащего, а также от иных дополнительных факторов. Иногда точная сумма суточных выплат напрямую зависит от места нахождения пункта назначения, в который направляется сотрудник. Следовательно, чем дальше этот пункт – тем на более высокую сумму сможет рассчитывать подчиненный.

Желательно, чтобы точная схема начисления суточных, а также иные важные данные по этому вопросу были прописаны в локальных актах компании, а также в трудовых договорах, которые заключаются с новыми сотрудниками.

Во время заграничных командировок начисление суточных выплат должно осуществляться на основании главного документального подтверждения – загранпаспорта сотрудника, в котором ставятся отметки о прибытии в другое государство, а также о вылете из него. В случае отсутствия подобных отметок работодатель будет обладать законным правом отказать своему сотруднику в начислении денежной компенсации.

Проживание

В том случае, если сотрудник направляется в командировку на период, более чем один день, перед ним, скорее всего, встанет вопрос о проживании. Здесь многое будет зависеть от определенных правил, действующих в конкретной организации. Например, в некоторых случаях предварительным бронированием отелей или снятием жилья занимаются помощники руководителя. Директор, на основании полученной информации, вправе сразу выдать сотруднику денежные средства.

В иных ситуациях начисление компенсации станет возможным только после того, как сотрудник вернется из служебной поездки и представит соответствующие доказательства. Главными документальными подтверждениями при этом может являться чек из отеля либо иная квитанция. В будущем именно на основании представленной информации бухгалтерия произведет все необходимые начисления для установления точной суммы денежной компенсации.

Все дополнительные документы, которые смогут подтвердить факт наличия иных, ранее не предусмотренных расходов, также сдаются в отдел бухгалтерии после возвращения сотрудника из его командировки. Сразу следует отметить, что обязанность по компенсации возникает у работодателя только в отношении тех расходов, которые были должным образом подтверждены со стороны подчиненного. Если же определенные траты остались без документальных доказательств – руководитель будет обладать законным правом на выдачу сотруднику официального отказа в оплате подобных расходов.

Дополнительные выплаты

Помимо основных командировочных расходов, таких как оплата проезда до пункта назначения и компенсация за проживание, сюда можно включить и некоторые дополнительные траты, с которыми может столкнуться подчиненный. К ним относятся:

расходы на оформление заграничного паспорта, а также иных дополнительных документов, которые могут потребоваться физическому лицу для того, чтобы правомерно пересечь границу нашего государства и вернуться обратно;
обязательные консульские или аэродромные сборы, установленные на законодательном уровне;
расходы на приобретение медицинской страховки, если это является обязательным условием;
пошлина за провоз транспорта;
иные дополнительные расходы, которые будут иметь прямое отношение к служебной поездке сотрудника.

Возмещение иных расходов может происходить в общем порядке, по аналогии с процедурой возмещения основных затрат сотрудника. Другой порядок выплаты компенсации при этом может устанавливаться положениями внутреннего коллективного договора либо иными локальными актами.

Длительная командировка

Многих работодателей интересуют вопросы о максимальной длительности командировки. Сразу следует отметить, что никакие ограничения действующими законодательными нормами не устанавливаются, однако у длительных заграничных командировок, безусловно, имеются свои особенности и нюансы. Прежде всего, необходимо заранее решить вопрос о финансировании заграничной поездки. Как правило, работодатели поступают следующим образом: выплачивают сотруднику заработную плату в соответствии с ранее установленной суммой, а также регулярно прибавляют к ней дополнительную компенсацию. Данная компенсация идет на оплату основных расходов, включая постоянное проживание, оплату различных транспортных расходов, например, если сотрудник постоянно передвигается в командировке из одного пункта в другой и т.д.

Оптимальным методом расчета в случае длительной служебной поездки физического лица, будет являться перечисление денежных средств на банковскую карту. Если определенные расходы необходимо будет подтвердить, сотрудник сможет использовать почтовое отправление и направить работодателю требующиеся квитанции, чеки либо иные документальные доказательства.

Однодневная командировка

Многие работодатели считают, что в случае отправки сотрудника в однодневную служебную поездку, она фактически не должна признаваться полноценной командировкой. Однако такое мнение является полностью ошибочным. Современные законодательные нормы устанавливают, что командировка может являться однодневной. Вне зависимости от точного времени пребывания сотрудника в пункте назначения, сама служебная поездка должна быть оформлена в соответствии со всеми существующими нормами.

Главным документальным основанием для направления сотрудника в командировку, безусловно, будет являться распоряжение руководства компании. Приказ составляется на основании существующей формы. Там указываются стандартные сведения, включая ФИО направляемого в командировку сотрудника, а также текущую должность и структурное подразделение, в котором он осуществляет свою трудовую деятельность, точное расположение пункта назначения и основную цель поездки.

Более того, в приказе о направлении в командировку могут быть указаны и иные дополнительные сведения, например, порядок предоставления служащему денежной компенсации, а также другая информация, если она имеет прямое отношение к будущей поездке.

После подписания распоряжения руководителем, с его содержанием, в обязательном порядке, должен быть ознакомлен и сам работник. В том случае, если у него не имеется абсолютно никаких претензий по поводу созданного приказа, он ставит свою подпись в положенном месте.

Отчет о командировке за границу

Заграничная командировка, безусловно, представляет собой важное и серьезное мероприятие. Неудивительно, что после ее окончания руководитель организации, в большинстве случаев, требует от сотрудников предоставления официального отчета. Данный документ может быть составлен подчиненным в свободной форме. Главное – чтобы там была указана вся основная информация. К важным сведениям можно отнести результаты поездки, а также перечень мероприятий, которые были осуществлены командированным работником.

К отчету о командировке сотрудником могут быть приложены и различные дополнительные бумаги. Такими документами могут являться: денежные квитанции и транспортные билеты, чеки о заселении в гостиницу и т.д.

На основании вышеуказанной информации, представленной служащим, бухгалтерия проводит все необходимые вычисления. После этого сотрудник получает на руки положенные денежные компенсации.