Авансовый отчет по командировке

Необходимость направления сотрудника в командировку хотя бы один раз за все время деятельности появляется у каждого работодателя. Служебная поездка может представлять собой передвижение по городу, выезд в соседний населенный пункт и даже в другое государство. Существенно меняться может и время пребывания сотрудника в командировке. Кому-то может быть достаточно всего одного дня для урегулирования профессиональных вопросов, другим же может потребоваться значительно больше времени.

Если говорить о важных действующих правилах, которые имеют прямое отношение к командировкам в РФ, сюда можно отнести следующие:

в течение всего срока пребывания сотрудника в его служебной поездке работодатель будет обязан сохранить за служащим его рабочее место, а также средний размер заработка;
на подчиненного, в свою очередь, также будут наложены определенные обязательства. В частности, сотрудник должен внимательно исполнять все поручения руководства. Помимо этого, ему необходимо будет собирать все документы, которые способны подтвердить соответствующие денежные расходы.

Вне зависимости от всех вышеуказанных факторов, работодателю нужно помнить о главном – сам факт направления подчиненного в командировку должен быть оформлен надлежащим образом.

Одним из важных документов, оформление которого происходит во время направления служащего в поездку, можно назвать авансовый отчет. Он представляет собой особую бумагу, в которую сотрудник включает все важные сведения относительно понесенных расходов. Естественно, все эти расходы должны иметь прямое отношение именно к командировке и непосредственному исполнению профессиональных обязательств.

Составление авансового отчета всегда осуществляется уже после прибытия сотрудника из места назначения. Главным назначением данного документа является последующая выдача подчиненному положенной ему денежной компенсации. Дело в том, что на работодателя возлагаются прямые обязательства относительно компенсирования подчиненным тех затрат, которые были связаны с их служебными поездками.

Заполнение авансового отчета по командировке

У многих сотрудников, особенно если речь идет о тех, кто был направлен в командировку в первый раз, возникает множество вопросов относительно оформления авансового отчета. Сразу следует отметить, что данная процедура не вызовет много сложностей. При этом нужно следовать стандартным правилам:

Начальным этапом становится внесение в документ полного наименования организации, в которой трудится сотрудник.
Далее идут индивидуальные признаки данного документа – его номер, присвоенный во время регистрации, а также текущая дата заполнения бумаги.
Затем указывается вся необходимая информация о самом сотруднике. Сюда включаются следующие сведения: ФИО подчиненного, наименование занимаемой им должности, а также название структурного подразделения, в котором служащий занимается исполнением профессиональных обязательств.
Далее необходимо указать непосредственную причину составления отчета, а именно – «Командировка».
Следующим этапом станет внесение сотрудником основной информации относительно понесенных в командировке расходов. Точной формы для данного раздела не предусмотрено. Следовательно, все данные можно указать в произвольном порядке. Главное, чтобы весь текст и цифры документа были понятны читающим его лицам.
Далее уполномоченным лицом должны быть внесены все финансовые данные. Для этого документ направляется в отдел бухгалтерии, где и производится его дополнительное заполнение.

И, наконец, заключительным этапом станет предоставление сотрудником всех необходимых документов, которые способны будут подтвердить понесенные им расходы. В большинстве случаев такими документами будут являться проездные билеты. Помимо этого, в качестве подтверждений могут быть использованы различные чеки, накладные и т.д. Все эти бумаги должны быть наклеены на обратную стороны авансового отчета. После выполнения данного этапа составление документа будет считаться полностью завершенным.

Как только авансовый отчет будет полностью заполнен, документ снова нужно будет передать в отдел бухгалтерии. Там ответственным лицом должны быть внимательно изучены и проверены все представленные данные. Если у бухгалтера не имеется абсолютно никаких претензий относительно содержания документа – авансовый отчет утверждается. Далее, через определенное время, сотрудник сможет получить на руки положенную ему компенсацию.

Образец авансового отчета по командировке

Рассмотрим пример заполнения основной части авансового отчета после возвращения сотрудника из служебной командировки:

В самом верху листа указывается полное наименование организации, например: «Общество с ограниченной ответственностью «Максвелл».
Далее идет номер документа, а также текущая дата его составления: «№73-н от 23.04.2019 года».
Следующим этапом идет включение в документ сведений относительно самого сотрудника, который ранее направлялся в служебную поездку: «Соколов Антон Игоревич, табельный номер: 6312, структурное подразделение: It -отдел».
Далее идет указание назначения аванса: «Служебная командировка».
Затем идет изложение сотрудником основной информации относительно понесенных расходов:
- «15.04.2019 года – приобретение авиабилетов Москва-Санкт-Петербург;
- «16.04.2019 года – оплата гостиницы «Весна»;
- «20.04.2019 года – суточные в размере 4 дней».
В самом конце документа сотрудником должна быть проставлена его личная подпись. Рядом же указывается и расшифровка.

Следующим этапом становится сдача готового авансового отчета в отдел бухгалтерии. После рассмотрения представленной информации уполномоченным лицом должно быть принято решение об утверждении оплаты либо об отказе. Как правило, последнее решение принимается в том случае, если документ был представлен в отдел бухгалтерии с различными ошибками. Помимо этого, уполномоченное лицо может отказать в оплате и при отсутствии необходимых документов, которые должны подтверждать расходы.

Если же оплата авансового отчета была утверждена – бухгалтерия передает соответствующие сведения директору компании либо иному уполномоченному лицу. Директор должен поставить на документе собственную подпись, а также указать следующие сведения:

Слово «Утверждаю» в самом начале текста.
Точную сумму финансового отчета, например: «Отчет в сумме 23 000 рублей».
Текущую дату, в которую происходит утверждение данного документа.

Документы необходимые для авансового отчета по командировке

Обязанность работодателей по своевременному возмещению всех расходов, которые были понесены сотрудниками в их командировках, закреплены на официальном законодательном уровне. Однако действующие нормы устанавливают и некоторые дополнительные требования. В частности, для того чтобы сотрудник действительно смог претендовать на получение соответствующих выплат, ему необходимо будет представить все подтверждающие документы.

Если говорить о наиболее распространенных видах расходов, которые чаще всего встречаются в командировках, к таковым можно отнести следующие:

Ориентируясь на существующую статистику, можно понять, что наиболее важными подтверждающими документами будут являться следующие бумаги:

Проездные документы. Сюда можно включить билеты как на наземный транспорт – автобусы, троллейбусы, электрички, так и на авиа-перелеты.
Документы из различных отелей и гостиниц, подтверждающие факт оплаты номера сотрудником.
Различные квитанции и товарные чеки, которые смогут подтвердить факт приобретения служащим различных вещей, включая, например, продукты питания, некоторые средства для жизни и т.д.
Иные документы, которые смогут подтвердить определенные расходы, например, об аренде зала для проведения там встречи, квитанции о заказах такси и т.д.

Выплата суточных

Под словом «суточные» следует понимать определенную денежную сумму, на которую сможет рассчитывать сотрудник за каждый свой день нахождения в служебной командировке. Помимо этого, суточные могут быть начислены за следующее время:

за выходные или официальные нерабочие дни при условии, что сотрудник в данный период времени находился в служебной поездке;
за время, которое было потрачено сотрудником на путь к пункту назначения либо на обратную дорогу.

Многих работников также интересуют вопросы и о том, будут ли им положены суточные при однодневной командировке. Сразу следует отметить, что подобное правило действующими законодательными нормами установлено не было. Следовательно, работодатель не обязан выплачивать суточные, если сотрудник за один день успел урегулировать все имевшиеся вопросы. Однако при возникновении такого желания руководитель может утвердить определенную сумму суточных, которая будет выплачиваться сотрудникам в случае их однодневных командировок. Для этого уполномоченным лицом создается официальное положение внутри компании.

Если же говорить о длительных командировках, следует отметить, что окончательный размер суточных может зависеть от самого пункта назначения. В частности, все служебные поездки сотрудник можно разделить на две основные категории: поездки по России и зарубежные командировки. Ориентируясь на современные законодательные нормы, можно увидеть, что ими были установлены четкие минимальные суммы суточных для дальних и близких поездок:

700 рублей в день – в случае направления служащего в служебную поездку по России;
2500 рублей – в случае пребывания сотрудника в зарубежной командировке.

Следует отметить, то вышеуказанные значения являются минимальными. То есть работодатель не вправе уменьшить эти суммы. Что же касается увеличения суточных – это сделать вполне можно. Главное, чтобы конкретный размер данной выплаты был зафиксирован в официальной форме.

Установленные сроки предоставления авансового отчета по командировке

После возвращения из командировки на сотрудника будут наложены обязательства относительно предоставления своему работодателю финансового отчета. Более того, следует помнить, что сроки для предоставления данного документа достаточно сжаты – они составляют всего 3 дня. Отсчет данного периода необходимо начинать:

со дня, следующего за моментом официального окончания служебной поездки;
со дня выхода служащего на работу. Если, например, сразу после командировки сотрудник заболел, то трехдневный период начнет свой отсчет только после выхода служащего с больничного.

Следует отметить, что нарушение вышеуказанных сроков сотрудником может являться полноценным основанием для вынесения работодателем отрицательного решение относительно предоставления всех компенсаций. Если же у служащего имеются определенные причины и обстоятельства, по которым он не может сдать отчет вовремя – о них обязательно нужно заранее предупредить работодателя. Так сторонам удастся избежать возможных споров и претензий друг к другу.

Итоги

Составление авансового отчета необходимо осуществлять по следующей схеме:

Сначала в специальную форму нужно внести абсолютно всю информацию относительно понесенных расходов. Все данные включаются в предназначенные для этого колонки, с указанием точно потраченной суммы.
Далее все сведения, которые были указаны в отчете, должны быть подкреплены соответствующими документами. Это могут быть различные билеты, чеки, квитанции и т.д. Их следует приклеить на обратную сторону отчета. Желательно подкреплять все подтверждения в том же порядке, в котором были перечислены расходы в отчете.
И, наконец, полностью готовый отчет предоставляется в отдел бухгалтерии. Там уполномоченным лицом осуществляется проверка указанной в нем информации. Если все сведения были представлены верно, оплата по данному документу утверждается в официальном порядке.