Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Штатное расписание по праву можно назвать важнейшим внутренним документом абсолютно любой организации. Именно в нем отражаются такие сведения, как численность, состав штата, в соответствии с действующим Уставом. Надлежащее формирование штатного расписания должно быть осуществлено сразу же после начала официальной деятельности компании.

Однако во время непосредственного функционирования организации в ее штате могут происходить самые различные перестановки. Иногда требуется их фиксирование в официальной форме. Именно в этом случае и возникает необходимость внесения некоторых поправок в существующий документ.

Решение о внесении соответствующих поправок может быть принято исключительно уполномоченным лицом организации. В большинстве случаев таким лицом является непосредственный руководитель компании либо его заместитель. Более того, данное решение всегда должно быть зафиксировано в письменной форме. Именно для этого уполномоченным лицом и составляется соответствующее распоряжение.

Сразу следует отметить, что официальной формы для приказа о внесении изменений в штатное расписание действующими нормами установлено не было. Следовательно, у каждого работодателя будет иметься законное право для ее самостоятельной разработки и последующего утверждения. Главное, чтобы готовый документ включал в себя всю важную информацию относительно самих поправок, которые вносятся в действующее расписание. Эти изменения могут касаться следующих аспектов:

исключения одной либо сразу нескольких вакантных должностей из существующего расписания. Как правило, подобные изменения могут быть связаны с серьезными переменами в ранее установленном порядке функционирования всей компании;
ввода новых должностей в ранее утвержденный список. Подобные решения нередко принимаются руководством в случае появления необходимости в расширении производства. В подобных ситуациях штату очень часто требуются новые специалисты и, соответственно, новые должности;
сокращения штата по соответствующему решению работодателя. В наше время с такой проблемой, как неожиданное сокращение, к сожалению, регулярно сталкивается огромное количество сотрудников. Как правило, это нередко обуславливается экономическим кризисом, существенным снижением регулярных заработков компаний и т.д.;
некоторых изменений в размерах выплат, которые регулярно предоставляются сотрудникам. Например, работодатель может принять решение о существенном увеличении оклада служащих, однако в таком случае ему придется внести определенные поправки в действующий штатный документ;
различных кадровых перестановок внутри конкретной компании. Сюда входит, например, переименование отделов, а также иных структурных подразделений и т.д.

Форма Т-3

Форма Т-3 была введена достаточно давно. До начала 2013 года применение данного документа являлось обязательным абсолютно для каждого работодателя. Однако в 2013 году в действующие тогда правила были внесены определенные изменения. В частности, теперь современные руководители не обязаны всегда использовать вышеуказанную форму. При желании они вполне смогут разработать и собственный формат документа. Главное, чтобы потом новая форма была утверждена внутри конкретной организации должным образом. Для этого уполномоченным лицом составляется соответствующее распоряжение, в котором указываются все важные сведения.

Несмотря на отсутствие обязательных требований по использованию вышеуказанной формы Т-3, она до сих пор остается весьма удобным видом бланка. Более того, абсолютно каждый уполномоченный руководитель вправе использовать его при необходимости.

Штатное расписание по унифицированной форме Т-3 должно включать в себя следующие важные сведения:

Точный перечень абсолютно всех структурных подразделений, которые имеются внутри конкретной организации. Необходимо отметить, что к таким подразделениям можно отнести различные отделы, офисы и т.д.
Наименования всех должностей, с обязательным указанием необходимых требований по квалификациям. Данную информацию нужно фиксировать достаточно точно. Именно на основании этих сведений работодатель, в свою очередь, сможет трудоустраивать сотрудников в свою организацию.
Сведения относительно точного количества штатных единиц, которое приходится на конкретную должность. Как известно, каждая должность может включать в себя неограниченное количество единиц. Это число, в свою очередь, в будущем может увеличиваться либо уменьшаться. Для этого работодателем и вносятся официальные изменения в действующее штатное расписание.
Информацию по денежным вопросам. Сюда можно отнести установленные в организации тарифные ставки, а также точные размеры окладов для каждой из них. Помимо этого, здесь должна содержаться информация относительно имеющегося в организации фонда оплаты труда и иные подобные сведения.

Как видно из всего вышесказанного, абсолютно в каждое расписание должны быть внесены достаточно подробные сведения относительно численности и состава конкретного предприятия. Однако, несмотря на данное правило, необходимо отметить, что никакие личные данные о сотрудниках в этот документ не вносятся. То есть напротив наименования должностей не нужно указывать ФИО подчиненных, которые сейчас их занимают и т.д.

Процесс утверждения

Каждому руководителю следует помнить о том, что само составление расписания еще не означает, что процедура по формированию данного документа была полностью закончена. Новое расписание обязательно нужно будет утвердить. В противном случае созданный документ не будет обладать необходимой правовой силой.

Что же касается самой процедуры утверждения, ее начальным этапом всегда будет являться составление уполномоченным лицом соответствующего письменного распоряжения. В большинстве случаев это осуществляется руководителем конкретной организации либо иным лицом, при условии наличия у него требуемых полномочий.

Если говорить о самой форме приказа – он может быть сформирован работодателем в свободном порядке, так как обязательного образца для данного документа установлено не было. Готовый документ всегда должен содержать в себе следующие сведения:

Данные об организации, внутри которой происходит формирование приказа. Сюда можно включить полное наименование организации в соответствии с данными ее Устава, а также адрес ее текущего расположения.
Индивидуальные характеристики приказа – его порядковый номер, который присваивается документу во время его регистрации внутри компании, наименование города, в котором происходит его составление, а также текущую дату.
Краткую информацию о причине, по которой составлялся данный документ. Для этого указывается его наименование, а именно: «Приказ об утверждении штатного расписания».
Основную информацию об утверждении штатного расписания. Здесь обязательно должна быть указана ссылка на ранее подготовленный работодателем документ, а именно – номер расписания, дата его составления.

После того как приказ будет готов, уполномоченным лицом в обязательном порядке должна быть поставлена личная подпись в самом низу документа. Рядом указывается наименование должности лица, а также его ФИО.

Внесение изменений в штатное расписание

Несмотря на то, что расписание является важнейшим документом, который всегда должен присутствовать в любой организации, в некоторых случаях у работодателя может возникнуть срочная необходимость внесения в такой документ весьма важных изменений.

Вне зависимости от того, какие именно редакции вносятся в существующее расписание, к самой процедуре внесения данных изменений любой работодатель должен отнестись с максимальной ответственностью. Прежде всего, речь идет о надлежащем оформлении следующих основных документов:

Приказа о внесении изменений. Данный документ также может быть оформлен в свободном порядке. Главное, чтобы в него были внесены основные сведения относительно самих изменений и их сути.
Приказа об утверждении нового документа. В данном распоряжении указываются все реквизиты нового расписания, а именно – регистрационного номера документа и даты его оформления.

Следует отметить, что в определенных случаях процедура внесения редакций будет включать в себя и некоторые дополнительные обязательства со стороны работодателя. Прежде всего, речь идет об официальном предупреждении сотрудников относительно грядущих изменений. Такое предупреждение потребуется в следующих ситуациях:

если изменения выражаются в сокращении должностей или численности специалистов. В таком случае сотрудники должны заранее узнать об этих серьезных поправках, так как они обязательно отразятся на их текущем положении;
если вносимые поправки непосредственно касаются текущих размеров окладов подчиненных. В данном случае о подобных нюансах служащие также должны быть оповещены заранее.

Сама процедура оповещения включает в себя подготовку предварительного уведомления. Следует отметить, что данное уведомление обязательно должно быть составлено в письменной форме. Никакие устные новости от работодателя не будут обладать полноценной правовой силой.

Что касается сроков, в течение которых сотрудники должны получить вышеуказанное уведомление, – максимальные периоды также ограничиваются действующими законодательными нормами. В частности, получение подчиненными уведомления должно быть осуществлено как минимум за два календарных месяца до вступления соответствующих изменений в свою законную силу.

Введение новых штатных единиц

Необходимость введения в действующий документ новых единиц может появиться в следующих ситуациях:

Если работодателю потребовался новый специалист, позиция которого пока отсутствует на предприятии. В таком случае работодателю нужно будет лишь включить одну новую должность в документ. После этого он сможет трудоустроить нового подчиненного в официальном порядке.
Если внутри организации необходимо создать новый отдел или иное структурное подразделение. Подобные изменения, безусловно, потребуют внесения официальных поправок в ранее утвержденный штатный документ.

Во всех вышеуказанных ситуациях сама процедура внесения необходимых изменений будет проходить в стандартном порядке. Следует отметить, что для удобства работодателем может быть сразу сформирован новый документ. Такой метод нередко применяется в тех ситуациях, когда в текущее расписание необходимо вносить действительно много серьезных изменений. В таком случае после создания нового расписания работодателем должен быть сформирован грамотный приказ об утверждении документа.

Итоги

Таким образом, грамотное формирование приказа о внесении редакций в существующее расписание необходимо осуществлять по следующей оптимальной схеме:

Формирование данного документа может быть осуществлено в свободном порядке либо на основании уже существующего и утвержденного унифицированного бланка. Сначала в приказ включаются все стандартные сведения, а именно: место его составления, наименование организации, номер распоряжения, текущая дата и т.д. Здесь же обязательно нужно указать ссылку на соответствующее расписание, в которое нужно внести определенные редакции. В приказ помещается номер действующего документа, а также дата его раннего утверждения.
Далее указывается основная информация о том, какие именно изменения необходимо внести в текущее расписание. Их следует описать коротко, однако максимально четко, чтобы их смысл был полностью понятен.
После указания всей важной информации документ подписывается руководителем компании или иным уполномоченным лицом.