Журнал учета трудовых книжек сотрудников

У каждого гражданина нашей страны, который хотя бы один раз был трудоустроен на работу в официальном порядке, имеется такой документ, как трудовая книжка. Она относится к бланкам строгой отчетности, которые действительно являются очень важными. Трудовая книжка характеризуется следующими особенностями:

Ее главным назначением является сбор всех важных сведений относительно профессиональной деятельности гражданина. В нее, прежде всего, включаются данные о трудоустройстве физического лица в ту или иную компанию, а также об увольнении.
Однако сведения о приеме и увольнении физического лица далеко не являются единственной информацией, которая вносится в данный документ. В соответствии с установленными правилами, там также должны фиксироваться сведения относительно таких событий, как: перевод сотрудника на иную должность, повышение его квалификации, награждение, присвоение определенного звания и т.д.
Сам процесс заполнения трудовой книжки является очень важной процедурой. Именно от грамотности ее выполнения напрямую зависит тот факт, будут ли все сведения, включенные в данный документ, обладать полноценной юридической силой.
В большинстве случаев заполнение данного документа осуществляется в отделе кадров предприятия. Именно кадровый работник включает в книжку всю требуемую информацию, а также выполняет иные необходимые действия.
Заведение новой трудовой книжки осуществляется у первого работодателя физического лица. В таком случае именно первый руководитель должен произвести все необходимые действия по оформлению данного документа. Следует отметить, что в такой ситуации работодателем дополнительно должна быть заполнена и отдельная часть трудового документа, а именно – титульный лист. В нем указываются личные сведения о сотруднике – ФИО гражданина, дата его рождения, должность, на которую он принимается, а также иная соответствующая информация.
И, наконец, отдельно следует упомянуть, что действующими нормами установлены достаточно строгие правила относительно учета и хранения трудовых книжек в организации. В частности, каждый работодатель обязан вести специальный журнал учета, в котором будет своевременно отражаться вся важная информация относительно движения трудовых книжек в данной организации.

Образец журнала учета трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек, а также вкладышей к ним должен вестись работодателями в строгом соответствии с Постановлением Правительства РФ №225. При этом следует учесть два основных требования:

Во-первых, книга должна иметь твердый переплет. Для этого может быть использована простая тетрадь формата А4. Главное, чтобы в ней присутствовала твердая обложка.
Во-вторых, документ обязательно должен быть прошнурован, а все его страницы пронумерованы.

В организации всегда должна вестись лишь одна книга учета. Второй документ может быть заведен только после того, как закончится место в первом.

Основная часть журнала учета состоит из поля, которое разлиновано на многочисленные графы. Их названия могут выглядеть следующим образом:

№ п/п». Сюда вносится информация относительно порядкового номера записи. Следует отметить, что все сведения должны вноситься в соответствующем порядке, без нарушений.
«Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее». Здесь указывается точное число, месяц и год, в которые данная запись вносится в журнал учета. Следует отметить, что все необходимые данные должны вноситься «по факту». То есть внесение записей «задним» число будет являться нарушением действующих требований.
«Фамилия, имя и отчество владельца». Здесь нужно указать полные данные о физическом лице, выступающем в роли законного владельца этого трудового документа. ФИО гражданина указывается полностью, без каких-либо сокращений.
«Серия и номер трудового документа». Как уже было сказано выше, трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Следовательно, у каждого такого документа должен иметься свой индивидуальный номер и серия. Он обязательно должен быть указан в журнале учета.
«Должность или профессия сотрудника, который сдал трудовую книжку». Здесь нужно указать полное наименование должности, в которой работает служащий данной организации.
«Наименование места работы». Здесь нужно указать название отдела или иного структурного подразделения, к которому был прикреплен сотрудник и теперь осуществляет там профессиональную деятельность. Например: «Отдел маркетинга» и т.д.
«Реквизиты приказа, на основании которого сотрудник был трудоустроен». В большинстве случаев главным документом для принятия служащего на ту или иную должность будет выступать именно официальное распоряжение руководства компании. Именно поэтому дата ранее созданного приказа, а также непосредственная дата его формирования обязательно должны быть указаны в журнале учета.
«Подпись ответственного лица, принявшего трудовой документ». В большинстве случаев данные обязательства возлагаются на сотрудника отдела кадров. Именно он и должен поставить свою подпись в положенном месте.
«Получено денежных средств за трудовую книжку». Здесь нужно указать определенную сумму денежных средств, которую работодатель получил от сотрудника. Эти деньги могут быть представлены руководителю за трудовую книжку. В таком случае точная сумма обязательно должна быть зафиксирована в журнале учета.
«Дата выдачи трудовой книжки». В соответствии с установленными требованиями трудовой документ может быть выдан на руки сотруднику только в случае его увольнения. Причем сама причина разрыва профессиональных отношений в данной ситуации никаким значением обладать не будет. Главное, чтобы дата выдачи трудового документа в обязательном порядке была зафиксирована в письменной форме.
«Подпись сотрудника, получившего трудовой документ на руки». Эта подпись является обязательным требованием. Служащий сам должен подтвердить тот факт, что он получил книжку и теперь она находится у него.

Где купить журнал учета трудовых книжек

Точная форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним уже достаточно давно была утверждена в официальном порядке. Обязанность по ведению данного документа была установлена действующими нормами закона в отношении следующих лиц:

Руководителей различных организаций и предприятий. Следует отметить, что сам форма компании, направление ее деятельности, а также иные дополнительные факторы в данном случае никаким особым значением обладать не будут. Документ все равно должен вестись надлежащим образом.
Физических лиц, которые ранее зарегистрировали свою предпринимательскую деятельность в налоговом органе и теперь осуществляют наем других сотрудников для выполнения ими соответствующих профессиональных обязательств. У многих предпринимателей почему-то существует мнение о том, что правила относительно ведения журнала учета на них не распространяются. Кто-то мотивирует этот факт слишком небольшим количеством людей в штате, кто-то – другими причинами. В любом случае, необходимо отметить, что подобное мнение является в корне ошибочным. Обязательство по постоянному ведению книги учета в нашей стране распространяется и на предпринимателей.

Многие современные работодатели задаются вопросами о том, где приобрести книгу учета движения трудовых книжек для организации. Данный документ нередко можно встретить в различных крупных канцелярских магазинах. Помимо этого, сейчас можно найти и огромное количество подобных предложений в интернете. Однако еще до оформления заказа необходимо проверить, действительно ли внутренняя часть журнала полностью соответствует установленной форме.

Правила заполнения журнала учета трудовых книжек

Во время заполнения книги учета ответственному лицу необходимо учесть ряд важных нюансов:

Заполнение данного документа всегда осуществляется по порядку. Сначала указывается номер вносимой записи. Нарушать ранее принятую нумерацию нельзя.
Особое внимание необходимо уделить и указанию правильных реквизитов самого трудового документа. Здесь указывается индивидуальный номер трудовой книжки, а также серия документа.
Следующим этапом становится указание сведений о самом сотруднике, который является непосредственным владельцем трудовой книжки. Сюда обязательно должны быть включены его ФИО, наименование подразделения, в котором он работает, а также иная важная информация.
И, наконец, в журнале учета в обязательном порядке должна содержаться информация относительно основного распоряжения, которое ранее было издано руководителем. Это может быть как приказ о трудоустройстве нового сотрудника в данную организацию, так и, наоборот, распоряжение о расторжении профессиональных отношений.

Как прошить журнал учета трудовых книжек

Действующие правила устанавливают, что у книги учета и движения трудовых книжек в обязательном порядке должен иметься твердый переплет. То есть, даже если работодателем была приобретена мягкая тетрадь, переплет для нее нужно подготовить соответствующий.

Прошивание страниц книги учета осуществляется с помощью обычной, грубой нити, никаких особых требований для данной процедуры действующими нормами установлено не было. Прошивку необходимо осуществлять в самом конце оформления книги, уже после нумерации ее страниц.

Во время проживания у многих кадровых сотрудников все же возникают вопросы о том, какие именно нити являются оптимальными для их использования в данных целях. Можно применять для этого банковский шпагат, однако нужно быть готовым к тому, что в этом случае получившаяся прошивка может быть несколько грубовата наощупь.

Для прошивания также можно использовать и обычные нитки, например, номер 10. Однако следует помнить, что они являются достаточно тонкими и для создания нормальной прошивки может потребоваться большое количество стежков. Некоторые кадровики предпочитают использовать тонкий шнурок. Такой тип прошивки можно назвать достаточно удобным и оптимальным.

Опломбирование журнала учета трудовых книжек

После окончания процедуры прошивки книги учета ответственному лицу необходимо сразу же приступать к процедуре опломбирования. Все эти требования нужно выполнять с одной главной целью – для обеспечения надлежащей защиты и сохранности конфиденциальных данных, указанных в журнале. Для опломбирования могут быть использованы следующие предметы:

стандартная сургучная печать. Следует отметить, что многие современные кадровики предпочитают постепенно отказываться от данного метода, так как сургучные печати нельзя назвать действительно прочными и долговечными;
использование специальных пломб. Разновидности данных пломб бывают разными. Все зависит от конкретного вида используемого оборудования. Наиболее актуальными являются пленочные пломбы, которые очень легко применять в современном делопроизводстве.

Следует отметить, что невыполнение всех вышеуказанных правил, а также просто отсутствие самой книги учета в конкретной организации будет являться серьезным нарушением. В таком случае в отношении ответственных лиц могут быть установлены определённые меры наказания.

Итоги

Таким образом, процедура ведения журнала учета трудовых книжек будет включать в себя следующие этапы:

Создание специального журнала учета.
Правильное и своевременное заполнение данного документа. Следует помнить, что наличие каких-либо ошибок в этом документе запрещено. В случае описок или введения некорректной информации, все исправления должны быть внесены в официальной форме, в соответствии с установленными правилами.
Каждая запись, внесенная в данный журнал, должна быть подтверждена подписью ответственного лица, а также самого владельца трудового документа.