Гарантии командированным работникам и возмещение расходов

Условно все гарантии командированных сотрудников можно разделить на два блока:

• социальные гарантии;
• материальные гарантии.

Социальные гарантии при направлении в рабочую поездку

Трудовое Законодательство чётко регламентирует, кого можно отправлятьв служебную поездку, а кого нельзя.

Категорически нельзя командировать:

• беременных женщин (ч.1 ст. 256 ТК РФ);
• несовершеннолетних работников, кроме людей творческих профессий или спортсменов (ст. 268 ТК РФ);
• учеников (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);
инвалидов, если им это противопоказано по здоровью (ст. 23 ФЗ № 181 от 24.11.1995).

В служебную поездку можно отправить следующие категории граждан при условии, что сами работники дадут на то письменное согласие:

• женщин с детьми до трёхлетнего возраста (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);
• родителей, у которых есть несовершеннолетние дети-инвалиды (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);
• семейных работников, ухаживающих за больными родственниками (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);
• отцов-одиночек (ст. 264 ТК РФ);
• опекунов (ст. 264 ТК РФ).

За отправленным по служебным делам сотрудником сохраняется должность, его место работы и заработная плата (ст. 167 ТК РФ).

Материальные гарантии

ТК РФ определяет, что возмещение расходов на командировку полностью ложится на работодателя. Возмещаются расходы на проживание, проезд и питание в рамках положенных суточных. Норма денежного довольствия сотруднику при направлении в трудовую поездку указывается во внутренних руководящих документах организации.

Оплата проезда заключается в покрытии всех расходов, связанных с перемещением к месту командировки и домой, а если поездка предполагает переезд из одного места в другое, то покрытие всех расходов и по таким переездам.

Если работник направляется за границу, то оплата расходов по командировкам производится в иностранной валюте, учитывая положения ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Внутренними документами, имеющими юридическую силу для конкретной организации, могут быть предусмотрены и другие материальные гарантии.

Документальное обоснование возмещения затрат

Основанием для отправления в служебную поездку является командировочное удостоверение, именно оно важно и его требует кадровый и налоговый учёт, остальных документов (приказ о направлении в поездку, служебная записка, смета командировочных расходов) может и не быть, всё зависит от внутренних нормативных документов (например, Положения о служебных поездках).

Постановление Правительства РФ от 13.01.08 №749 в п. 10 определяет, что денежные средства работнику должны быть выплачены перед отправлением в командировку.

По возвращении на место работы сотрудник должен подтвердить свои расходы на командировку. В п. 26 Постановления Правительства №749 подтверждающими документами указаны:

• авансовый отчёт;
• заполненное командировочное удостоверение;
• чеки и квитанции, договоры, подтверждающие оплату проезда, питания, жилья и прочего.

На составление авансового отчёта сотруднику даётся три дня. На основе него решается вопрос о доплате сотруднику недостающих средств (если командировка продлилась дольше) или возврате неизрасходованных денег в кассу организации.

Совместители и внештатные сотрудники

В рабочую поездку можно отправить только работников, оформленных по трудовому соглашению, работающих по иным (гражданско-правового характера) договорам отправить со служебным заданием куда-нибудь нельзя – п.2 Постановления Правительства №749.

Совместители отправляются в командировку на тех же основаниях, что и основные работники, только расходы возмещает им командировавший работодатель, и он же сохраняет ему средний заработок. Если в поездку отправляют сразу обе организации, то зарплату сохраняют тоже обе компании и командировочные расходы сотруднику компенсируют по договорённости.